LE DROIT INDIVIDUEL A LA FORMATION

LE DROIT INDIVIDUEL A LA FORMATION Mars 2006

SOMMAIRE EXEMPLE LETTRE D INFORMATION LE DROIT INDIVIDUEL A LA FORMATION DE A à Z ORGANIGRAMME DEMARCHE D ACCESSION EXEMPLE LETTRE SALARIE : DEMANDE DE D.I.F. EXEMPLE LETTRE ENTREPRISE : ACCORD EXEMPLE LETTRE ENTREPRISE : REFUS EXEMPLE RELEVE ANNUEL D.I.F. Mars 2006

EXEMPLE DE LETTRE D INFORMATION Madame, Monsieur, La loi du 4 mai 2004 a renforcé le droit au salarié à la formation tout au long de la vie professionnelle en créant notamment un nouveau dispositif : le Droit Individuel à la Formation (D.I.F.). Le principe du D.I.F. est de permettre aux salariés de bénéficier d actions de formation réalisées principalement en dehors du temps de travail, ou à titre dérogatoire, pendant le temps de travail si un accord collectif ou un accord d entreprise le permet. CAS DE L ENTREPRISE Si les actions de formation sont réalisées en dehors du temps de travail, les salariés bénéficieront alors d une allocation versée par l employeur égale à 50% de la rémunération nette moyenne des 12 derniers mois. Selon le principe du D.I.F., c est le salarié qui est à l initiative de la formation mais il n en demeure pas moins que le chef d entreprise doit donner son accord ; la formation devant être en rapport avec l activité professionnelle du salarié. Désormais donc, tous les salariés, comptant au moins un an d ancienneté à la date du 7 mai 2005, bénéficieront d un D.I.F. de 20 heures par an et ce, avec un plafond de 120 heures (CHANGER LE NOMBRE D HEURES SELON LE CAS DE L'ENTREPRISE). Pour les salariés à temps partiel, ce droit est calculé au prorata du temps de travail. EN FONCTION DE L ACCORD COLLECTIF, MENTIONNER SI L ACQUISITION DE CE DROIT EST ANTERIEURE A LA DATE DU 7 MAI 2005. Des dispositions spécifiques sont prévues pour les contrats à durée déterminée. En effet, tout salarié en CDD, à l exception des contrats de formation en alternance tel que le contrat d apprentissage, peut, à l issue d un délai de 4 mois, bénéficier d un D.I.F. calculé au prorata de son temps de présence dans l entreprise. Quelle que soit la nature du contrat, la loi impose à l employeur de communiquer au salarié le droit acquis au titre du D.I.F. à une périodicité variable selon qu il s agisse d un contrat à durée indéterminée ou d un contrat à durée déterminée (SUGGESTION : INTEGRER CETTE NOUVELLE INFORMATION SUR LES FICHES DE PAIE DE FACON A SIMPLIFIER LA GESTION DE LA COMMUNICATION). Ce droit n est acquis qu à terme échu. En conséquence, le salarié partant en cours d année ne bénéficiera pas d un droit supplémentaire au titre des mois effectués depuis la fin de la dernière période de référence. Dans le but de construire un véritable partenariat employeur/salarié et pour vous permettre d optimiser ce temps de formation mis à votre disposition, le présent outil est à votre disposition. Ce dernier vise à vous aider dans votre prise de décision et, en ce sens, explique le D.I.F. de «A à Z», vous présente des formations diversifiées (tertiaires, développement personnel / communication, techniques) et vous propose plusieurs fiches techniques pour faciliter vos démarches. En terminant, rappelons que le D.I.F. ne constitue qu un volet des modalités d accès à la formation. D autres dispositifs existent tels que le congé individuel à la formation, le plan de formation, la période de professionnalisation. Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l expression de nos salutations les meilleures. NOM DU RESPONSABLE, SERVICE Mars 2006

Mars 2006

A comme ACQUIS Ai-je des droits acquis au D.I.F.? Au 7 mai 2005, tous les salariés en C.D.I. comptant au moins un an d ancienneté bénéficient d un D.I.F. de 20 heures. B comme BENEFICIAIRES Puis-je bénéficier du D.I.F.? Tous les salariés en C.D.I. (temps plein et temps partiel) peuvent bénéficier du D.I.F. après un an d ancienneté dans l entreprise. Les salariés en C.D.D., sauf accord de branche*, bénéficient du D.I.F. dès qu ils peuvent justifier de 4 mois d activité consécutifs ou non dans les 12 derniers mois. Les personnes bénéficiaires d'un contrat d apprentissage ou d'une formation en alternance n ont pas droit au D.I.F. * Pour les C.D.D. en métallurgie, le DIF peut être demandé dès que le salarié a un mois d ancienneté, son droit est de 1h30 par mois travaillé. Si le salarié ne demande pas à bénéficier de son D.I.F. dès la fin de son contrat les heures sont perdues. Exception est faite si le salarié voit son C.D.D. renouvelé. Dans ce cas les heures de formation se cumulent. C comme CHOIX de la formation CUMUL des heures Comment choisir ma formation? Le choix des formations est à l initiative du salarié mais doit être accepté par l employeur. En effet, la formation doit répondre à des objectifs d employabilité en lien avec le métier ou l activité de l entreprise. L employeur peut refuser la formation choisie par le salarié et lui proposer d autres choix. Le salarié peut alors refuser cette proposition et reformuler, l année suivante, sa demande (voir la lettre R comme Refus).

Peut-on cumuler les heures acquises au titre du D.I.F.? Les heures sont cumulables sur une période de 6 ans, soit 120 heures, pour les salariés en C.D.I. à temps plein. Une fois le plafond de 120 heures atteint, il n est plus possible de cumuler les heures de formation. Pour les salariés à temps partiel, seul le plafond de 120 heures est applicable (on ne compte pas les années). D comme D.I.F. DEMANDE de formation DELAI de réponse DEMISSION Qu est-ce que le D.I.F.? Le Droit Individuel à la Formation (D.I.F.) a pour objectif de permettre à tout salarié de se constituer un crédit d heures de formation de 20 heures par an, sur 6 ans, dans la limite de 120 heures. L initiative d utiliser les droits à la formation ainsi acquis appartient au salarié, mais la mise en œuvre du D.I.F. requiert l accord de l employeur sur le choix de l action de formation. La formation a lieu hors du temps de travail sauf disposition conventionnelle contraire. Elle est prise en charge par l employeur selon des modalités particulières (voir la lettre P comme Prise en charge). Le D.I.F. étant un droit reconnu au salarié, celui-ci est libre ou non de l utiliser. S il décide de ne pas l utiliser, il ne peut pas demander de compensation financière à son employeur au titre des heures acquises et non utilisées. Comment doit être formulée ma demande de formation? Le salarié présente sa demande par écrit au moins 2 mois avant le début de la formation souhaitée par lettre recommandée ou contre remise en main propre (Un modèle de lettre est joint en annexe). Quel est le délai de réponse de mon employeur? L employeur dispose d un délai maximum d'1 mois pour donner sa réponse. A l expiration de ce délai, la non réponse vaut acceptation du choix de la formation.

Que devient le D.I.F. si je démissionne? En cas de démission, l employeur n a pas obligation de faire connaître ses droits au salarié. Si le salarié en fait la demande, l employeur ne peut pas lui refuser la formation demandée au titre du D.I.F. Toutefois la demande et la formation doivent être faites et commencées avant la fin du préavis. F comme FONGECIF FONGECIF : Fonds de gestion du congé individuel de formation. H comme HEURES de formation calcul des HEURES de formation Quel est le nombre d heures de formation dont peut bénéficier le salarié en C.D.I.? Et celui en C.D.D.? Salarié en C.D.I. à temps plein ou à temps partiel à 80% et plus : Depuis le 04 mai 2004, tout salarié peut bénéficier de 20 heures de formation par an. En ce qui concerne la première année (2004) le nombre d heures s apprécie en fonction des accords de branche interprofessionnels ou d entreprise. En cas de non accord, il est calculé au prorata du nombre de mois de présence dans l entreprise. (De nombreuses conventions collectives et accords de branche ont statué pour que l année 2004 soit prise en compte en totalité et donne droit à 20 heures de formation.) Pour simplifier le calcul des heures, la majorité des entreprises se base sur l année civile. Ainsi, seule la première année est calculée au prorata. Salarié en C.D.I. à temps partiel inférieur à 80% : Pour les salariés à temps partiel, le calcul des heures du D.I.F. se fait au prorata.

Comment se calcule le nombre d heures du D.I.F. pour un salarié en C.D.D.? La règle de calcul est la suivante : nbre d heures accordées dans le cadre du D.I.F. (20) x le nbre de mois de travail par le nombre de mois dans l année civile (12) Exemple : Un salarié embauché pour une période de 5 mois demande à bénéficier du D.I.F. La base de calcul sera 20x5/12 = 8,33. Ce salarié aura ouvert un droit à la formation de 8 heures 30 minutes dans le cadre du D.I.F. à la fin de son C.D.D. I comme INITIATIVE A qui appartient l initiative de la mise en œuvre du D.I.F.? C est une volonté qui appartient seulement et uniquement au salarié qui en fait la demande à l employeur lorsqu il le souhaite. L comme LICENCIEMENT - LOI Si je suis licencié, est ce que je peux utiliser mon D.I.F.? et comment? Lorsque le licenciement fait suite à une faute grave ou lourde, le D.I.F. est perdu. Si le licenciement intervient pour une autre cause, l employeur a obligation d informer le salarié par écrit de son droit au D.I.F.. Si le salarié le souhaite, il doit faire connaître son intention d utiliser le D.I.F. avant la fin de son préavis. Une fois la demande faite, la formation peut se dérouler après le préavis. L employeur ne peut pas refuser de verser l allocation formation (après remise du justificatif d assiduité et de réussite aux évaluations). Si le licenciement est de nature économique, le droit au D.I.F. est doublé si le salarié accepte la convention de reclassement professionnel.

Comment est né le D.I.F.? Le Droit Individuel à la Formation (D.I.F.) est une des actions de la réforme de la formation professionnelle continue du 04 mai 2004, mise en application au 07 mai 2005. O comme OBJECTIF - OPACIF Quel est l objectif du D.I.F.? Le D.I.F. a pour objectif premier de développer l employabilité du salarié et d engager un partenariat avec l employeur pour choisir des formations qualifiantes ou diplômantes et en relation avec l emploi exercé dans l entreprise ou pouvant permettre au salarié d évoluer dans l entreprise vers d autres postes de travail. OPACIF : Organisme Paritaire Agréé au titre du Congé Individuel de Formation. P comme PRISE EN CHARGE de la formation Comment se fait la prise en charge de la formation? Pour les salariés en C.D.I. : Frais pédagogiques : Ils sont pris en charge par l employeur. Allocation formation et salaire : Lorsque la formation se déroule partiellement ou en totalité pendant le temps de travail, les heures faites sont considérées comme du travail effectif et donc payées normalement (pas de perte de salaire). Lorsque la formation se déroule en dehors du temps de travail, une indemnité forfaitaire d un montant de 50% net du taux horaire est versée au salarié pour le nombre d heures faites en dehors du temps de travail selon la méthode de calcul suivante : Total des rémunérations nettes versées lors des 12 derniers mois Nombre total d heures rémunérées au cours de cette période Frais de transport, d hébergement et de restauration : Ils sont remboursés par l employeur (selon accord de branche ou à défaut selon la réglementation en vigueur).

Pour les salariés en C.D.D. : Dès qu il y a accord de l employeur sur le chois de la formation, une demande de prise en charge doit être adressée au FONGECIF qui assure la prise en charge des frais de formation, de transport et d hébergement ainsi que l allocation de formation. Q comme QUAND se déroule la formation Quand se déroule la formation? Sauf accord de branche, interprofessionnel ou d entreprise, la formation se déroule en dehors du temps de travail. R comme REFUS de la formation par l employeur Que faire en cas de REFUS - RETRAITE L employeur peut-il refuser la formation que j ai choisie? L employeur peut refuser 2 fois (2 années civiles) la formation demandée. Quels sont mes recours en cas de refus de l employeur? En cas de refus, le salarié peut déposer sa demande de formation auprès de l OPACIF auquel son entreprise cotise. Une priorité d instruction et de prise en charge du dossier est faite au titre du congé individuel de formation sous réserve que la demande corresponde aux priorités et critères définis par l OPACIF. Lors du départ à la retraite, que deviennent les heures de D.I.F. acquises? Lors du départ à la retraite, les heures de D.I.F. sont perdues.

NOTES COMPLEMENTAIRES : Les frais occasionnés par le versement de l allocation de formation entrent dans la contribution de 0,9% au titre du plan de formation. Les frais pédagogiques, de déplacement et d hébergement entrent dans la contribution des 0,5 % si l OPACIF. a donné son accord (si formation prioritaire). Ne pas oublier d informer le salarié en cas de licenciement de son droit au D.I.F. (sauf faute grave et / ou lourde). En cas de refus d une formation par l employeur et acceptation par l OPACIF, ce dernier verse le montant de l allocation de formation correspondant aux droits acquis et aux frais de formation sur la base de forfait horaire de 9,15 euros (si le coût dépasse le montant des droits, la différence est à la charge de l employeur). Dans tous les cas, il est conseillé de consulter : - les conventions collectives - les accords de branche, interprofessionnels ou d entreprise - les OPACIF

DEMARCHE D ACCESSION AU DIF ETAPE PAR ETAPE Salarié CDI 1 an d ancienneté 20h/an sur 6ans Information écrite et annuelle de l employeur au salarié Salarié CDD 20h/an au prorata temporis Demande écrite du salarié Concertation sur l action de formation Réponse écrite de l employeur Maximum 1 mois Attention le défaut de réponse dans le délai de 1 mois vaut acceptation ACCEPTATION DESACCORD Formaliser les modalités de mise en œuvre : Nature de l action, organisme, dates, nombre d heures pendant ou hors temps de travail Versement de l allocation formation si hors temps de travail. Paiement des frais pédagogiques. Paiement des frais de déplacement et d hébergement. Formaliser une lettre de désaccord sur le choix de formation. Le salarié peut formuler sa demande 2 années de suite puis: ACCORD OPACIF REFUS OPACIF Versement forfaitaire de l'employeur à l'opacif: 9,15 par heure de formation + allocationformation hors temps de travail. La prise en charge des frais de déplacement et d'hébergement relève de la décision de l'opacif.

Nom et prénom du salarié Adresse M. (Mme) le (la) Directeur (trice) Adresse de l entreprise Objet : Demande de formation DIF Lettre recommandée avec A.R. (ou remise en main propre) Date Madame, Monsieur, Je souhaite utiliser les heures que j ai acquises au titre du DIF afin de suivre la formation suivante : Intitulé de la formation : Date de début : Date de fin : Durée en heures : Organisme de formation (nom et adresse) : Coût pédagogique : Vous trouverez ci-joint le programme de cette formation. Dans l attente de votre réponse, veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes sincères salutations. Signature.

Nom et adresse de l entreprise Coordonnées du salarié Objet : Accord demande de DIF Lettre recommandée avec A.R. (ou remise en main propre) Date Madame, Monsieur, Vous avez demandé, par courrier en date du bénéficier de votre DIF pour la formation suivante : Intitulé de l action : Date de début : Date de fin : Durée en heures : - Nombres d heures hors temps de travail - Nombre d heures pendant le temps de travail Organisme de formation (nom et adresse) :, à Coût pédagogique : Coûts annexes : Allocation de formation : Nous avons le plaisir de vous faire part de notre accord pour cette formation. Afin d organiser les modalités de réalisation de votre DIF, veuillez prendre contact avec (contact service du personnel) pour convenir d un rendez-vous. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations. Signature.

Nom et adresse de l entreprise Coordonnées du salarié Objet : Refus demande de DIF Lettre recommandée avec A.R. (ou remise en main propre) Date Madame, Monsieur, Vous avez demandé, par courrier en date du pour la formation suivante : Intitulé de l action : Date de début : Date de fin : Durée en heures : - Nombres d heures hors temps de travail - Nombre d heures pendant le temps de travail Organisme de formation (nom et adresse) :, à bénéficier de votre DIF Coût pédagogique : Coûts annexes : Allocation de formation : Nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons donner une suite favorable à votre demande compte tenu de la formation sollicitée. Vous pouvez, si vous le souhaitez, nous présenter un nouveau projet et / ou discuter de votre projet lors d un prochain entretien. Pour cela nous vous invitons à prendre contact avec (contact service du personnel) pour convenir d un rendez-vous. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations. Signature.

RELEVE ANNUEL DIF Relevé annuel au Mme/Melle/M NOM PRENOM Date d'embauche Date d'ouverture des droits Nombre de mois d'ancienneté Type de contrat Durée du Travail CDI CDD Temps complet Temps patiel (préciser la durée hebdomadaire, mensuelle ou annuelle) + - Report solde des droits acquis heures Droits consommés au cours de la période de heures 12 mois Droits acquis au cours des 12 20 hres si temps complet ou temps partiel* depuis 1 an ou derniers mois Nbre d'h travaillées** x 20 Nbre d'heures d'un tps complet Totaux (A) (B) Nouveau solde au [A - B] (plafonné à 120 h) * Salariés en CDI, à tps partiel dont la durée de travail est au moins égale à 80% de la durée légale de travail, ou salarié en CDD ** Salariés en CDD.