M a r c h e à s u i v r e A t o M : O b j e t s n u m é r i q u e s, l i e n s o u i m p o r t s Date : 29 septembre 2015 Distribution : Expéditeur : (Destinataire) DF Les objets numériques sont des fichiers qui peuvent être importés et publiés par AtoM. Ces objets numériques peuvent être des images scannées, des photographies numériques, des fichiers sons, des fichiers de films ou d'autres éléments scannés ou créés numériquement. AtoM permet à l'utilisateur de lier un simple objet numérique à une description archivistique, ou d'importer de multiples objets numériques dans des niveaux de descriptions inférieurs. Tout objet numérique doit être associé à une description archivistique, typiquement, au niveau du dossier ou de la pièce. Pour tout objet importé, AtoM crée deux objets dérivés de l'objet numérique maître: une petite image (thumbnail) et une copie de référence de l'objet. L'objet numérique maître est une version non altérée de l'objet numérique qui a été importé dans AtoM. A noter que seuls les utilisateurs autorisés (log-in) peuvent voir l'objet numérique maître par défaut (mais ceci peut être modifié par l'édition des permissions accordées aux utilisateurs non-autorisés; voir Editer les autorisations). Aux niveaux supérieurs des descriptions, la vue de la page d'un élément apparenté inclura les petites images (thumbnails) de tous les objets numériques enregistrés aux niveaux inférieurs. Ils seront présentés sous forme d'un défilé en carrousel qui permet de passer aisément de l'un à l'autre. Si vous cliquez sur l'une des images, vous serez automatiquement redirigé sur la page de description à laquelle l'image est associée. Si plus de 10 objets numériques apparaissent aux niveaux inférieurs, AtoM présentera les 10 premiers dans le carrousel et indiquera un lien permettant d'accéder aux autres si nécessaire.
1. Lier un seul objet numérique à une description archivistique Un objet numérique unique peut être lié à une description archivistique existante dans AtoM grâce à la possibilité offerte sur chaque fiche de saisie: "Lier un objet numérique". Cette possibilité permet d'illustrer le propos relaté par la fiche descriptive. Attention! On ne peut lier qu'un seul objet numérique à la fois à une description archivistique. Si vous désirez importer ou lier plusieurs objets, vous devez créer des niveaux de description inférieurs. AtoM inclut un workflow pour automatiser la création de ces niveaux inférieurs. Voir - Upload multiple digital objects pour davantage d'informations. Pour lier un objet qui se trouve sur internet, entrez l'url de l'objet externe que vous désirez lier. Important: Pour pouvoir lier un objet numérique qui se trouve sur le web, il faut entrer une URL qui se termine par l'extension du fichier que vous essayez de lier. Par exemple, pour lier une image, l'url doit se terminer par.jpg,.png etc. Vous pouvez généralement atteindre cette URL en cliquant sur la ressource directement, ou en cliquant avec le bouton droit et sélectionnant "Voir l'image" etc., dans votre browser. Exemple:
Résultat:
2. Import d'un objet numérique Sélectionnez "Importer des objets numériques" (cf. flèche bleue) pour naviguer et sélectionner le fichier sur votre ordinateur ou machine. Sélectionnez "Ouvrir" une fois que la référence de l'objet a été sélectionné dans la fenêtre qui apparaîtra.
Si l'on clique ensuite sur l'image qui s'affiche, une fiche de description spécifique à cette image a été jointe:
3. Import de plusieurs objets numériques Dans AtoM, il y a une relation 1:1 entre la description archivistique et les objets numériques - cela signifie que seul un objet numérique peut être associé à une description archivistique et tous les objets numériques requièrent une description associée. Toutefois, pour permettre un flux rapide où les utilisateurs peuvent importer de multiples objets numériques sans devoir d'abord créer des descriptions associées, AtoM inclut une option pour importer de multiples objets en une fois, comme "enfants" de la description archivistique sélectionnée. Les utilisateurs peuvent choisir quel niveau de description est utilisé quand les fiches de description sont créées. Un intitulé peut aussi être ajouté à chaque objet numérique importé, qui sera ensuite utilisé comme intitulé pour la description y relative. 1 Naviguer ou chercher dans AtoM la page de description archivistique existante 2 Cliquer sur le bouton "Plus" 3 Choisir un titre pour les objets - il sera utilisé comme titre pour la description archivistique associée qui sera créée pour chaque objet importé. Chaque objet aura aussi son propre champ de titre une fois sélectionné, mais si vous désirez ne pas nommer individuellement chaque objet, un titre automatique sera ajouté à tous les objets utilisant le champ titre au sommet de la page importée. Par défaut, l'image est intitulée "image 01", image 02, etc. 4 Choisir un niveau de description. Contrairement à l'option "lier une description archivistique à un objet numérique", qui attache l'objet numérique directement à la description archivistique à ce niveau, la fonction "importer plusieurs objets numériques" requiert que l'utilisateur désigne un niveau de description. 5 Cliquez le lien bleu "Sélectionner les fichiers" et sélectionner les multiples fichiers à importer 6 Une fois sélectionnés, la page présentera tous les objets. Si vous le désirez, vous pouvez éditer le titre de chaque objet pour chaque vue. Souvenez-vous que le titre que vous entrez sera le titre utilisé pour la fiche descriptive associée, qui sera créée pour chaque objet numérique importé. 7 Vous pouvez quitter le processus d'importation à n'importe quel moment en cliquant sur le bouton "annuler"; tout objet numérique déjà importé ne sera pas sauvé. Notez que le simple fait de naviguer hors de la page par tout autre moyen, sans d'abord cliquer sur le bouton "importer", aura aussi pour résultat d'annuler l'import des objets numériques. 8 Cliquez sur le bouton "Importer" quand vous êtes satisfait de vos changements; Lorsque vous retournez sur la page de visualisation, vous verrez que les objets ont tous été attachés à la description archivistique comme "enfants" de cette description et qu'une fiche de description propre leur est consacrée.
4. Import d'un pdf Un utilisateur peut lier un simple PDF et importer plusieurs PDF dans AtoM. Une recherche plein-texte du contenu du PDF est accessible depuis la boîte de recherche principale. Les PDFs qui ont une couche de texte fonctionneront, inclusivement tous les OCR PDFs et les PDFs nés numériquement qui incluent une couche de texte (documents word exportés en PDF). Les réslutats de recherche référeront au PDF qui contient le(s) terme(s) de recherche, mais ne révéleront pas l'emplacement précis de ce terme dans le PDF. Actuellement, la version AtoM 2.0 tronque les fichiers PDF après les documents de plus de 65,535 bytes. Comme mentionné plus haut, il est possible d'importer des fichiers TIFF ou PDF de plusieurs pages avec une page de vue et de télécharger chaque page comme un objet enfant de la page "parent". Pour permettre ceci, voir les "paramètres". 5. Editer un objet numérique, éditer ses droits etc. Tout objet numérique qui a été importé et lié à une description archivistique peut être édité à n'importe quel moment par un utilisateur authentifié. Pour cela: 1. Naviguer de façon à trouver la page de description à laquelle un objet numérique est attaché; 2. Cliquer sur le bouton "Plus"; du menu qui apparaît, sélectionner "Editer l'objet numérique"; 3. Vous serez redirigé vers la page d'édition de l'objet numérique; Sur cette page, toutes les représentations de l'objet numérique sont listées, avec des informations sur le nom du fichier, la taille du fichier et le type de média. 4. Les droits pour toutes les versions peuvent être édités; Les actions peuvent être autorisées ou réduites selon les besoins. Pour faire cela, sélectionner le bouton "Ajouter nouveau" qui apparaît à la fin de chaque section de représentation, sous la table "Rights records": - Sélectionner l'action (i.e. Détruire, Découvrir, Migrer, Modifier, Répliquer etc.) - Placer la restriction (i.e. Autoriser ou Interdire) - Choisir une ligne temporelle en incluant une date de début et une date de fin - Inclure un propriétaire des droits. Un menu déroulant apparaîtra lorsque vous commencerez la saisie) - Inclure une/des note/s relatives aux droits si nécessaire. - Choisir une base pour la permission (i.e. Copyright, Licence, Statut, Policy ou Donor) 5. Quand la permission a été créée et les champs remplis, cliquer sur "submit". La nouvelle entrée apparaîtra dans la table des droits. 6. Les permissions peuvent être éditées en cliquant sur l'icône du crayon à la fin du champ. Elles peuvent être détruites en cliquant sur le "x" situé à côté de l'icône du crayon. 7. Editer la référence et la représentation en petite taille (Thumbnail) Si vous désirez utiliser une image différente comme version de Thumbnail ou référence, c'est aussi une possible par le biais de l'édition de l'objet numérique. Il faut d'abord cliquer sur "détruire" sur la représentation de référence ou la zone du Thumbnail
8. AtoM demandera à l'utilisateur de confirmer s'il veut détruire l'image de référence. Après confirmation, l'écran d'édition de l'objet numérique permettra à l'utilisateur d'importer une nouvelle référence en cliquant sur "browse" et sélectionnant un document de leur ordinateur ou d'auto-générer une nouvelle représentation par le "Master image". 9. Vous pouvez quitter le processus d'édition à n'importe quel moment en cliquant sur le bouton "annuler"; toutes les modifications seront ainsi annulées. A noter que si vous naviguez à l'extérieur de la page par tout autre moyen, sans avoir préalablement cliqué sur le bouton "Sauver", aucune modification ou objet n'aura été modifié / importé. 10. Une fois que tous les changements ont été faits, cliquez sur le bouton "sauver". Vous serez redirigé sur la page de "vue de description archivistique". 6. Détruire des objets numériques Pour détruire un objet numérique qui a été importé et lié à une description archivistique: 1. Naviguer sur la page de la description archivistique qui possède un objet numérique; 2. Cliquer sur "Plus"; depuis le menu, sélectionner "Editer l'objet numérique"; Vous serez directement redirigé vers la page d'édition de l'objet numérique; 3. Descendre au bas de la page et cliquer sur "détruire". Vous devrez confirmer que vous désirez détruire l'objet numérique; cliquer sur "détruire" une seconde fois. Vous serez redirigé vers la page de vue de l'institution. 7. Conservation des objets numériques Dans AtoM, les administrateurs peuvent "tracker" l'enregistrement d'objets numériques par dépôt. Les limites peuvent être placées sur des dépôts individuels ou sur la base d'accords de serveur hôtes. Si vous utilisez AtoM sur une base multi-institutionnelle (portail), vous devrez vérifier avec l'administrateur du site pour connaître les limites du dépôt de stockage des objets numériques. Pour davantage d'informations, voir "Managing digital object storage". 8. Formats des fichiers Un grand nombre de formats de fichiers sont acceptés dans AtoM comme objets numériques. Des fichiers dans d'autres formats peuvent aussi être importés. Ils ne pourront toutefois pas être accessibles dans AtoM même. Dans ces cas, l'utilisateur doit les télécharger d'atom dans son propre environnement. Formats pouvant être lus dans AtoM: