Code de la série VI. Population Série Délai de conservation administrative Destination définitive après expiration du délai 1. Généralités Lois et instructions reçues de l autorité supérieure Règlements et instructions communaux 2. Registres de population Correspondance générale concernant la population 10 ans Remarques Statistiques concernant la population et l état civil Ne conserver qu un exemplaire Doubles de factures transmises au service finances 10 ans Extraits de compte (doubles) 10 ans Doubles de bons de commande 10 ans Registres des lettres reçues et envoyées 10 ans Conserver Quel que soit le support Double de copie-lettre 10 ans Minutes et brouillons des lettres envoyées 1 an Dossiers de documentation (coupures de presse, revues, ) Registres de population et index (modèle 2 jusqu en 1846 puis modèle 1) Selon les besoins du service Registre ou fichier des demeures (fichier d habitation) 3. Documents relatifs aux domiciles Dressés après chaque recensement. Parfois sur fiches. Actuellement, sous format électronique Bulletins de ménage 30 ans Conserver/ Critère de tri : Conserver les bulletins antérieurs à 1948 Mutations Documents en rapport avec la (re)numérotation des immeubles Certificat ou déclaration de changement de résidence (modèle 2, puis 4) 10 ans Prescrit par la loi de 1856. Certificat d inscription (modèle 3) 10 ans Prescrit par la loi de 1856. Avis de non-inscription (modèle 5 puis modèle 4) 10 ans Prescrit par la loi de 1900.
Entrées et sorties Certificat d établissement de seconde résidence (modèle 2 bis) ou certificat d inscription de seconde résidence (modèle 3 bis) ou avis d établissement de seconde résidence (modèle 4 bis) ou avis de non-inscription de seconde résidence (modèle 5 bis puis 4bis) Lettre de rappel ou d avertissement ou prière de communiquer les modèles n 3 ou 4 ou 5 (modèles n 7 et 8 avant 1960) Requête pour la transmission des formulaires ou renseignements en vue de la régularisation d un habitant noninscrit (modèles n 8 et 9, 9 et 9bis avant 1961) Transmission d un extrait des actes de l état civil concernant des personnes étrangères à la commune où les intéressés ont leur résidence (modèle n 10) 10 ans Déterminé par la commune Extraits des actes de l état civil 10 ans Registre auxiliaire des domestiques et des ouvriers (modèle 6) Registre des entrées (modèle 6 depuis 1901 puis 5 à partir de 1961) Registre des sorties (modèle 7 depuis 1866 puis 6 à partir de 1961) Prescrits par la loi de 1900 et supprimé en 1960 ou 1981. Prescrit par la loi de 1866. 10 ans Prescrit par la loi de 1866. 10 ans Prescrit par la loi de 1960. Prescrit par la loi de 1856 et supprimé en 1901. Prescrit par la loi de 1900 et supprimé en 1981. Prescrit par la loi de 1866. Doivent être retranscrits dans le registre de population Courriers électroniques d entrée 1 an Une copie papier existe Dossiers des entrées 10 ans Dossiers des sorties 10 ans Registre des naissances et des décès survenus dans une autre commune 10 ans Prescrit par la loi de 1954. Enquêtes de police relatives aux entrées ou aux sorties 10 ans Dossiers des entrées renvoyées pour non-inscription 10 ans Radiations, mutations, déchéances Registre des radiations Dossiers des radiations et des mutations 10 ans Dossiers d administration provisoire 4. Documents relatifs aux étrangers 10 ans après le décès de la personne Registre des étrangers (modèle 6 depuis 1901 puis 5 à partir de Prescrit par la loi de 1865. Y compris les enquêtes préalables aux radiations Administration des droits et biens d une personne déclarée en incapacité. Information provenant des instances judiciaires.
1961) Registre des certificats d inscription dans le registre des étrangers Bulletins de renseignements (modèle 6 depuis 1901 puis 5 à partir de 1961) Fichier alphabétique des anciens dossiers d étranger Base de données des étrangers Dossiers des étrangers Prescrit par la loi de 1865. 80 ans après la date de naissance Cartes d identité des étrangers (périmées) 3 ans Déclarations de perte des cartes d identité d étranger 10 ans Déclarations d arrivée dans la commune Certificats d hébergement 5 ans Mutations intérieures 10 ans Entrées, sorties, radiations et inscriptions d office des étrangers 10 ans Enquêtes de police sur les étrangers de la commune Demandes de visas 10 ans Engagement de prise charge d un étranger par un tiers 10 ans Mariages mixtes (demandes d enquête et rapports) Preuves de la délivrance du permis de travail et souches des cartes professionnelles 10 ans Annexe 33 relative aux étudiants étrangers Extraits d actes et correspondance 10 ans Avis de prison 10 ans Numéros de sécurité publique 5 ans Enquêtes de salubrité et de capacité d accueil des logements pour obtention d un visa (logements suffisants) 6. Carte d identité et passeport Carte d identité Registre des cartes d identité et registre des pièces ou titres d identité 10 ans Échu Prescrit par la loi de 1942 mais tenus souvent dès 1919. Supprimé en 1985. Ces cartes reprennent des données succinctes concernant les dossiers individuels. Notamment un numéro de renvoi au registre. Dossier complet conservé par l Office des étrangers Ces dossiers sont conservés au Ministère de l Intérieur Ces dossiers sont conservés au Ministère de l Intérieur Comprend la date d arrestation et la date d écrou
Passeports Registre des cartes d identité et registre des pièces ou titres d identité pour enfants Demande de duplicata de cartes d identité 10 ans Cartes d identité électroniques : annexe 10 (modèle d activation ou de révocation des certificats après expiration) Passeports : 7. Permis de conduire - fiche de renseignements et pièces présentées en cas de refus (modèle A) 12 ans Prescrit par la loi de 1955. 10 ans 6 ans - registre en double (modèle D) 11 ans - fiche par passeport (modèle B) après le décès - pièces comptables et souches 6 ans Doubles des bordereaux (normaux et urgents) 5 ans Passeports périmés 1 mois après la remise États trimestriels 10 ans Formulaire de demande de permis provisoire ou de permis de conduire 10 ans (non compris celle de leur présentation) Registres des licences d apprentissage délivrées et permis de conduire Formulaire de déchéance du permis de conduire 10 ans Registres des déchéances de conduire 10 ans Dossier d échange de permis de conduire étranger 10 ans 8. Statistiques Matériel statistique sur le mouvement de la population Si publiés dénombrements dans le cadre de recensements sur les chefs de ménage, les réfugiés, les logements, etc. Registre des livrets d ouvrier Prescrit par la loi de 1948 et 1977 Circulaire du SPF Mobilité et Transports -Transport routier et Sécurité routière du 11 octobre 2013 Introduit par Napoléon puis remis en vigueur en 1845. Registre des cartes d ouvrier frontalier et d ouvrier saisonnier Prescrit par la loi de 1928. Registre des habitants titulaires d une pension Si données dans registres de population Prescrit par la loi de 1920. Également les rapports établis lors de la perte de la carte d identité Double de celui du SPF Affaires étrangères
9. Recensement général décennal Carte de contrôle (modèle 13) 10 ans Documents relatifs à l organisation et au personnel chargé du recensement Fiches relatives au recensement de 1980 ayant servi à l encodage des données dans le fichier du Registre National 10 ans Prescrit en 1907 dans le cadre du recensement Moyennant l avis favorable du Registre National