35 C 35 C/33 31 juillet 2009 Original anglais Point 12.1 de l ordre du jour provisoire STATUT ET RÈGLEMENT DU PERSONNEL Source : Article 12.2. PRÉSENTATION Contexte : Conformément à l'article susmentionné, «Le Directeur général fait rapport à la Conférence générale lors de chacune de ses sessions sur toute disposition du Règlement du personnel ou toute modification à ce Règlement qu'il a pu prescrire en application du présent Statut». Objet : Le présent rapport contient les modifications apportées par le Directeur général au Règlement du personnel depuis la 34 e session de la Conférence générale. Ces modifications concernent les dispositions relatives à certaines conditions de service des fonctionnaires de l'unesco. Le texte des modifications ainsi apportées au Règlement du personnel est reproduit en annexe. Décision requise : Paragraphe 6. 1. Dans l'introduction du Statut et Règlement du personnel, sous la rubrique «Mise en œuvre», il est stipulé que «Le Directeur général, en sa qualité de plus haut fonctionnaire de l'organisation, donne effet au présent Statut ; il édicte et applique les dispositions réglementaires compatibles avec les dispositions dudit Statut». En outre, la disposition 112.2 du Règlement du personnel prévoit que «Le Directeur général peut apporter aux dispositions du présent Règlement toutes modifications compatibles avec le Statut du personnel». 2. L'article 12.2 du Statut du personnel dispose à cet égard que «Le Directeur général fait rapport à la Conférence générale lors de chacune de ses sessions sur toute disposition du Règlement du personnel ou toute modification à ce Règlement qu'il a pu prescrire en application du présent Statut».
page 2 Objet 3. Conformément audit article 12.2, le Directeur général informe dûment la Conférence générale que les modifications indiquées ci-après ont été apportées au Règlement du personnel depuis sa 34 e session (octobre 2007). 4. Les modifications en question ainsi que leurs objectifs respectifs sont indiqués ci-après : Modifications entrées en vigueur le 31 juillet 2007 Les dispositions 103.11, 103.12 et 103.13 (Indemnité de mobilité et de difficulté des conditions de vie et de travail - indemnité de subsistance, Allocations pour frais d études et Allocations pour charges de famille) ont été modifiées afin de refléter les conditions d emploi du personnel soumis au régime commun des Nations Unies telles qu adoptées par l Assemblée générale des Nations Unies dans sa résolution 61/239 du 22 décembre 2006 et autorisées par la résolution 33 C/83 de la Conférence générale. En vertu de la résolution 61/239 susmentionnée, l Assemblée générale des Nations Unies a approuvé diverses mesures fondées sur les recommandations présentées par la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) dans ses rapports annuels pour 2005 et 2006 et s appliquant principalement aux administrateurs et aux fonctionnaires de rang supérieur. Disposition 103.11 (Indemnité de mobilité et de difficulté des conditions de vie et de travail - indemnité de subsistance) : En vertu des dispositions révisées, certains versements ont augmenté afin d encourager la mobilité du personnel et de tenir compte des difficultés des conditions de vie et de travail dans certains lieux d affectation. Disposition 103.12 (Allocation pour frais d études) : L Assemblée générale a approuvé la recommandation de la CFPI, qui entre en vigueur à partir de l année scolaire en cours au 1 er janvier 2007, modifiant la période pendant laquelle les fonctionnaires ont droit à l allocation pour frais d études. À l avenir, la période admissible pour bénéficier de cette allocation se terminera à la fin de l année scolaire au cours de laquelle l enfant achève sa quatrième année d études postsecondaires, même si un premier diplôme universitaire reconnu est obtenu avant cette date, l âge limite étant maintenu à 25 ans. Disposition 103.13 (Allocations pour charges de famille) : Des modifications sont introduites afin de tenir compte des changements intervenus en ce qui concerne les allocations pour enfant à charge et pour personne indirectement à charge pour les membres du personnel du cadre organique et de rang supérieur à compter du 1 er janvier 2007. Modifications entrées en vigueur le 19 septembre 2007 La disposition 103.12 (p), (q), (r) (Procédure de demande d allocation pour frais d études) a été modifiée afin d aligner les pratiques de l UNESCO sur celles des autres organisations du système des Nations Unies et de simplifier et rationaliser la gestion de la procédure de demande de cette allocation. Ces modifications permettent aux membres du personnel qui peuvent prétendre à l allocation et sont tenus de payer tout ou partie des frais de scolarisation à plein temps de leur enfant au début de l année scolaire de demander une avance sur l allocation à laquelle ils ont droit. Modifications entrées en vigueur le 28 avril 2008 La disposition 104.2 bis (Annonce des vacances de poste et conditions requises pour faire acte de candidature à des postes annoncés en interne) est une nouvelle disposition qui définit les conditions permettant de se porter candidats aux postes annoncés en interne. L article 4.4 du Statut du personnel, tel qu amendé par la Conférence générale à sa 33 e session (2005,
page 3 résolution 33 C/82, p. 153), confère au Directeur général l autorité de déterminer les conditions requises pour faire acte de candidature à des postes vacants annoncés en interne. Modifications entrées en vigueur le 29 septembre 2008 Les dispositions 100.2, 101.3 et 103.5 (Heures de travail et Heures supplémentaires) ont été modifiées en vue de refléter la décision du Directeur général de ramener la durée de la semaine de travail normale de 40 à 37,5 heures. Modifications entrées en vigueur le 16 mars 2009 Les dispositions 103.4, 103.7, 103.9,,, 103.11, 103.11 bis, 103.17,, et 103.22,,, (Traitements et indemnités) ont été modifiées afin de rendre les dispositions relatives aux traitements et indemnités conformes aux pratiques du régime commun des Nations Unies. Disposition 103.4 : Afin de s aligner sur le régime commun des Nations Unies, les avancements d échelon seront accordés à l avenir aux membres du personnel le premier jour du mois au cours duquel ils ont accumulé la période de service requise et non plus le premier jour du mois suivant la fin d'une période de 12 mois de service (ou 24 mois de service dans certains cas). Disposition 103.7 : La date effective d entrée en vigueur des modifications des conditions d octroi des indemnités et allocations aux membres du personnel était jusqu à présent le premier jour du mois suivant lesdites modifications. Depuis la mise en place de STEPS, les modifications des conditions d'octroi des indemnités et allocations sont désormais appliquées à la date à laquelle elles interviennent. Disposition 103.9,, : Des modifications sont introduites afin de clarifier la définition des personnes à charge et l obligation faite aux membres du personnel concernés de produire les preuves documentaires attestant qu ils assurent en permanence la majeure partie des moyens d existence du ménage. Disposition 103.11 : Afin de tenir compte des frais initiaux que les membres du personnel peuvent avoir à engager lors d affectations de courte durée, des IJS sont dues en lieu et place de l ajustement pour affectation pour une durée maximale de trois mois ainsi que lors d un engagement initial au Siège. Disposition 103.11 bis : La formule utilisée pour calculer l allocation de logement déduite du traitement du membre du personnel concerné est révisée afin de la rendre conforme au régime commun des Nations Unies. Disposition 103.17,, : Des modifications sont introduites afin d éviter de morceler l indemnité spéciale de fonctions en petites sommes, dues à un ou plusieurs membres du personnel en même temps, et de mieux s aligner sur le régime commun des Nations Unies ; une indemnité spéciale de fonctions à taux plein sera due au membre du personnel s il ou elle assume l ensemble ou la plupart des fonctions afférentes à un poste de classe supérieure pendant plus de trois mois. Disposition 103.22,,, : Des modifications sont introduites afin de clarifier, simplifier et rationaliser la gestion des dispositions relatives aux avances sur traitement et de s aligner sur le régime commun des Nations Unies faisant l objet de modifications. 5. Le texte des dispositions du Règlement du personnel ainsi modifiées est reproduit en annexe.
page 4 Décision requise 6. La Conférence générale souhaitera peut-être adopter un projet de résolution conçu comme suit : La Conférence générale, Ayant examiné le document 35 C/33, Prend note des informations fournies dans ledit document.
Annexe ANNEXE MODIFICATIONS APPORTÉES AU RÈGLEMENT DU PERSONNEL DE L'UNESCO Modifications entrées en vigueur le 31 juillet 2007 Disposition 103.11 Indemnité de mobilité et de difficulté des conditions de vie et de travail - indemnité de subsistance Après cinq années de service ininterrompu dans le même lieu d affectation, l élément de mobilité et l élément «non-déménagement du mobilier» de l indemnité de mobilité et de difficulté des conditions de vie et de travail cessent d être versés. Supprimé. Supprimé. Disposition 103.12 Allocation pour frais d études L allocation pour frais d études est payable jusqu à la fin de la quatrième année d études postsecondaires, sans pouvoir être payée au-delà de la fin de l année scolaire au cours de laquelle l enfant atteint l âge de 25 ans. Disposition 103.13 Allocation pour charges de famille Pour les membres du personnel du cadre des services organiques ou de rang plus élevé, le montant de l allocation pour chaque enfant à charge et pour chaque personne indirectement à charge est établi par le Directeur général sur la base des recommandations de la Commission de la fonction publique internationale. Les montants payables sont indiqués à l Annexe B-II. Supprimé. Modifications entrées en vigueur le 19 septembre 2007 Disposition 103.12 (p) Allocation pour frais d études Les avances sur l allocation pour frais d études et les demandes de règlement final s effectuent conformément aux conditions fixées par le Directeur général. Les versements sont opérés sur présentation de la demande, accompagnée de factures pro forma ou de factures acquittées. Une seule demande d avance sur l allocation pour frais d études et une seule demande de règlement final peuvent être présentées au cours d une année scolaire. Disposition 103.12 (q) Allocation pour frais d études Tout enfant au titre duquel les frais de pension sont remboursables au titre du paragraphe (j) ci-dessus peut effectuer, une fois par année scolaire, un voyage aller et retour aux frais de l Organisation entre le lieu où il fait ses études et le lieu d affectation du membre du personnel, à condition que : (i) le voyage envisagé ne soit pas déraisonnable, en raison soit de sa proximité avec un autre voyage autorisé du membre du personnel, de son conjoint ou des enfants à sa charge, soit de la brièveté du séjour ; la période de fréquentation de l établissement d enseignement ne soit pas inférieure aux deux tiers de l année scolaire.
Annexe page 2 Disposition 103.12 (r) Allocation pour frais d études Si le membre du personnel est en poste dans un lieu d affectation figurant sur une liste établie à cet effet par la Commission de la fonction publique internationale, l enfant peut effectuer, aux frais de l Organisation, deux voyages aller et retour entre le lieu où il fait ses études et le lieu d affectation au cours de l année scolaire où le membre du personnel ne bénéficie pas du congé dans les foyers, sous réserve de la condition prévue au paragraphe (q) (i) ci-dessus. La période de fréquentation de l établissement d enseignement ne doit pas être inférieure à la moitié de l année scolaire pour ouvrir droit à chacun des deux voyages au cours de la même année scolaire. Modifications entrées en vigueur le 28 avril 2008 Disposition 104.2 bis Annonce des vacances de poste et conditions requises pour faire acte de candidature à des postes annoncés en interne Aux fins de l article 4.4 du Statut du personnel, l expression «recrutement interne» signifie que des postes vacants sont annoncés à l intérieur de l Organisation, d une façon générale et en tant que de besoin. Les postes du cadre des directeurs et fonctionnaires de rang supérieur au Siège sont annoncés en externe pendant deux mois, sans préjudice du pouvoir discrétionnaire du Directeur général d autoriser, dans des cas bien précis, l annonce d autres postes également en externe. Ne peuvent faire acte de candidature à des postes annoncés en interne que les candidats suivants : (i) les membres du personnel préalablement nommés conformément à la disposition 104.1 (i) du Règlement du personnel sur recommandation du Comité consultatif pour les questions individuelles de personnel et ayant achevé avec succès la période probatoire ; les membres du personnel préalablement nommés par mise en concurrence de candidatures et ayant achevé avec succès la période probatoire. Lorsque des membres du personnel de l UNESCO et des membres du personnel de l Organisation des Nations Unies ou d autres institutions spécialisées font acte de candidature à des postes annoncés en externe, priorité est donnée aux membres du personnel de l UNESCO et à d anciens membres du personnel comptant au moins une année d ancienneté de service et ayant quitté l Organisation depuis moins de deux ans en raison de la suppression de leurs postes, sans préjudice des dispositions 109.5 et 104.15 du Règlement du personnel. Priorité est ensuite donnée aux membres du personnel déjà au service de l Organisation des Nations Unies ou d autres institutions spécialisées, à charge de réciprocité pour le recrutement de membres du personnel de l UNESCO, comme pourrait le prévoir le Statut et Règlement du personnel des organisations respectives. Modifications entrées en vigueur le 29 septembre 2008 Disposition 100.2 Définitions (les modifications figurent en italiques) Aux fins du Règlement du personnel et à moins que le contexte n indique qu il en est autrement, il faut entendre :
Annexe page 3 bis (g) «Par «rémunération horaire» au Siège le 1/1 950 e de la rémunération. Dans les lieux d affectation hors Siège, le montant de la rémunération horaire est fixé par le Directeur général ; Disposition 101.3 Heures de travail La semaine normale de travail au Siège est de 37,5 heures, sauf durant les sessions de la Conférence générale et du Conseil exécutif. Les membres du personnel au Siège de l Organisation travaillent normalement du lundi au vendredi inclus : de 9 heures à 17 h 30 avec une heure pour le déjeuner, ou de 9 heures à 18 heures avec une heure et demie pour le déjeuner, ou de 9 h 30 à 18 heures avec une heure pour le déjeuner, ou de 9 h 30 à 18 h 30 avec une heure et demie pour le déjeuner. bis Il incombe aux supérieurs hiérarchiques directs de fixer les heures de travail des membres du personnel placés sous leur supervision et de veiller à ce qu elles soient respectées. Toute dérogation aux heures de travail ainsi établies doit être approuvée à l avance par les supérieurs hiérarchiques respectifs. ter Les responsables des services appelés à travailler par équipes fixent les horaires des équipes pour les membres du personnel concernés. Le Directeur général fixe la durée de la semaine de travail et l horaire normal de travail pour chaque lieu d affectation hors Siège conformément aux pratiques et conditions locales du système des Nations Unies et porte cet horaire à la connaissance des membres du personnel intéressés. Disposition 103.5 Heures supplémentaires Par heures supplémentaires, on entend toute période de travail venant en excédent de la semaine de travail normale laquelle est considérée, aux fins des heures supplémentaires, comme étant de 37,5 heures au Siège de l Organisation, sauf durant les sessions de la Conférence générale et du Conseil exécutif, et comme fixée par le Directeur général pour les lieux d affectation hors Siège.
Annexe page 4 Modifications entrées en vigueur le 16 mars 2009 Disposition 103.4 Augmentation de traitement (les modifications figurent en italiques) Si leurs services ont donné satisfaction, une augmentation de traitement à l'intérieur des classes définies dans la disposition 103.1 est accordée aux membres du personnel, sous réserve des stipulations de la disposition 104.13 applicables aux promotions, le premier jour du mois au cours duquel ils ont accumulé la période de service requise, et annuellement par la suite. Toutefois, une période de 24 mois de services satisfaisants est exigée pour le passage aux échelons supérieurs à l'échelon 11 dans la classe P-2, à l'échelon 13 dans la classe P-3, à l'échelon 12 dans la classe P-4, à l'échelon 10 dans la classe P-5, à l'échelon 4 dans la classe D-1 et à l'échelon 1 dans la classe D-2. Disposition 103.7 Conditions d'octroi des indemnités et allocations (les modifications figurent en italiques) (g) Chaque membre du personnel a droit, dès son engagement initial, aux indemnités et allocations pour lesquelles il remplit les conditions fixées dans le Statut et Règlement du personnel, avec effet à compter de la date de sa nomination ; par la suite, sous réserve du paragraphe ci-dessous, les changements survenus à cet égard porteront leurs effets le jour même. Disposition 103.9 Définition des personnes à charge (les modifications figurent en italiques) Pour que le conjoint d'un membre du personnel soit reconnu à charge au cours d'une année donnée, ses revenus professionnels, impôt non déduit, au cours de l'année considérée ne doivent pas dépasser le traitement brut afférent au premier échelon de
Annexe page 5 la classe la moins élevée du barème appliqué par les Nations Unies dans la région du lieu d'affectation au 1 er janvier de l'année en cause ; toutefois, pour le conjoint d'un membre du personnel du cadre des services organiques ou de rang plus élevé, le plafond ne pourra être inférieur au traitement brut afférent à la classe G-2 échelon 1 à New York. Si la période considérée ne représente qu'une partie de l'année civile, les gains professionnels et le plafond sont calculés au prorata ; Pour qu'un enfant soit reconnu à la charge d'un membre du personnel, il faut : (i) (iii) que le membre du personnel ait déclaré par écrit qu il/elle assure en permanence la majeure partie des moyens d'existence de l enfant. Le membre du personnel devra produire les preuves documentaires attestant qu il assure les moyens d existence de la personne en question, dans le cas où celle-ci est : (i) (iii) Disposition 103.11 Indemnité de mobilité et de difficulté des conditions de vie et de travail - indemnité de subsistance (les modifications figurent en italiques) Lorsqu'un membre du personnel est affecté pour une période inférieure à un an, il a droit à une indemnité journalière de subsistance, conformément aux conditions, barèmes et taux établis par le Directeur général en vertu de la disposition 107.7. L'indemnité est due, excepté lorsque le membre du personnel s'absente du lieu d'affectation en voyage officiel et a droit à une indemnité journalière de subsistance en application de la disposition 107.7, pendant une durée de trois mois. Disposition 103.11 bis Allocation de logement et retenue au titre du loyer (les modifications figurent en italiques)
Annexe page 6 (g) (h) (i) Si un membre du personnel est logé par le gouvernement, une institution ou une organisation moyennant un loyer sensiblement inférieur au loyer type pris en considération pour calculer l'indice de l'ajustement pour affectation, une retenue est opérée sur sa rémunération. Le membre du personnel qui bénéficie d'un logement dans ces conditions est tenu d'en informer l'organisation. Le montant de la retenue est égal à 80 % de la différence entre le loyer effectivement payé par le membre du personnel et le seuil individuel fixé pour la retenue, qui correspond à 64 % du seuil individuel applicable dans le cas de l'allocation-logement. La retenue peut être réduite de moitié et, dans des cas exceptionnels, supprimée si le logement est manifestement au-dessous de la norme. Disposition 103.17 Indemnité spéciale de fonctions (les modifications figurent en italiques) Un membre du personnel appelé à assumer temporairement, pour plus de trois mois, l ensemble ou la plupart des fonctions afférentes à un poste de classe supérieure, reçoit, à partir du début du quatrième mois d'exercice ininterrompu des fonctions en cause, sous réserve des paragraphes et ci-après, une indemnité spéciale de fonctions qui n'est pas prise en considération aux fins de pension, égale à l'augmentation de rémunération qu'il ou elle aurait perçue s'il ou elle avait été promu à la classe assignée à ce poste. Un membre du personnel muté temporairement, pour plus de trois mois mais moins d'un an, à un poste vacant de classe supérieure, reçoit l'indemnité spéciale de fonctions prévue au paragraphe ci-dessus, à partir de la date de sa mutation temporaire. Un membre du personnel qui, ayant déjà exercé l ensemble ou la plupart des fonctions afférentes à un poste de classe supérieure pendant plus de trois mois dans les conditions prévues au paragraphe ci-dessus, est appelé à exercer l ensemble ou la plupart des fonctions afférentes à ce même poste pendant une nouvelle période de trois mois ou plus, reçoit l'indemnité spéciale de fonctions appropriée à partir du premier jour de cette nouvelle période. Disposition 103.22 Avances sur traitement (les modifications figurent en italiques) Une avance sur traitement peut être consentie dans les cas énumérés ci-après, et aux conditions fixées au paragraphe ci-dessous : (i) sans changement ; lors de l'engagement ou de la mutation d'un membre du personnel du cadre des services organiques ou de rang plus élevé ;
Annexe page 7 (iii) à un membre du personnel du cadre des services organiques ou de rang plus élevé tenu de payer à l avance plusieurs mois de loyer. Les conditions suivantes s'appliquent à l'octroi des avances sur traitement : (i) sans changement ; (iii) le montant d'une avance consentie en vertu du paragraphe (i) ou ci-dessus ne peut dépasser deux mois de rémunération, y compris, le cas échéant, l'indemnité spéciale de fonctions (disposition 103.17) ; l avance de loyer ne saurait être inférieure à trois mois et supérieure à 24 mois. Le recouvrement de toute avance sur traitement consentie en vertu du paragraphe (i) ou s effectue par retenue mensuelle pendant une période maximale de 12 mois ou jusqu à la date d expiration de l engagement du membre du personnel, la période la plus courte étant retenue. Le recouvrement de toute avance consentie en vertu du paragraphe (iii) s effectue pendant la période de location pour laquelle l avance a été accordée ou jusqu à la date d expiration de l engagement du membre du personnel, la période la plus courte étant retenue. Si les services de l'intéressé cessent avant remboursement intégral d'une avance sur traitement, le solde est déduit des sommes qui lui sont dues lors de la cessation de service. Ce document est imprimé sur du papier recyclé