MANUEL UTILISATEUR EXCEL 2003 Tableau Croisé Dynamique et Graphique croisé dynamique OFADIS Organisme de formation Siège Sociale : 49 grande rue 91290 Arpajon R.C.S d Evry 529 924 417 Tel : 01 83 64 25 11 Fax : 01 79 75 23 56 http://www.ofadis.fr
Ce guide a été conçu pour vous permettre de retrouver facilement les manipulations à effectuer pour telle ou telle commande désirée. Nous vous en souhaitons une bonne lecture et espérons qu'il vous apportera toute l'aide nécessaire dans l'accomplissement de vos travaux. L équipe d OFADIS Réserve de propriété Bien que ce manuel vous ait été confié et que vous puissiez le conserver à l'issue de votre formation, ce guide reste notre propriété. Il ne doit être ni prêté, ni vendu, ni échangé, ni reproduit sous peine de poursuites. Nous vous remercions de respecter cette consigne. OFADIS Organisme de formation Siège Sociale : 49 grande rue 91290 Arpajon R.C.S d Evry 529 924 417 Tel : 01 83 64 25 11 Fax : 01 79 75 23 56 http://www.ofadis.fr
TABLE DES MATIÈRES 1. LE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE... 4 1.1. CONSTRUIRE UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE... 5 1.2. DEFINIR LA STRUCTURE DU TABLEAU CROISÉ... 6 1.3. Modifier un tableau croisé dynamique... 8 1.4. Personnaliser le tableau croisé dynamique... 13 1.5. Modifier le champ de synthèse... 16 1.6. Obtenir le détail d un total ou d un sous-total sur une nouvelle feuille... 18 1.7. Modifier la feuille de calcul source du tableau croisé dynamique... 19 1.8. Mettre en forme le tableau croisé dynamique... 22 1.9. Représenter les données du tableau croisé dynamique sous la forme d UN GRAPHIQUE... 24 2. CONSTUIRE UN GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE... 27 2.2. GROUPER LES DONNées numérique d un champ... 28 2.3. PERSONNALISER la présentation du graphique... 29 Ofadis 2011 Page 3 sur 29
TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE 1. LE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Un tableau croisé dynamique est un tableau interactif permettant de synthétiser rapidement les données contenues dans ce tableau. Un tableau croisé est appelé dynamique car il est évolutif : une fois créé, il permet de faire pivoter les titres de colonnes et de lignes pour obtenir différentes vues des données source. Il peut être constitué à partir d une liste d Excel, d un fichier ou d une table de données créés dans une autre application qu Excel ou de données d un tableau croisé dynamique existant. Le tableau de données permettant la création d un tableau croisé dynamique doit avoir impérativement les caractéristiques suivantes : 1. La 1 ère ligne du tableau doit être une ligne composée de noms de champs 2. La 2 ème ligne du tableau et les suivantes sont des lignes d enregistrements comportant au moins une donnée saisie sur chacune de ces lignes Ce tableau de données se termine dès qu Excel trouve une colonne vide ou une ligne vide. Pour mieux comprendre la procédure de construction d un tableau, cette dernière va être expliquée à partir du tableau ci-dessous : (l image ci-dessous donne un extrait de ce tableau) Ofadis 2011 Page 4 sur 29
1.1. CONSTRUIRE UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Il n est pas nécessaire de nommer le tableau. Dans ce cas, Excel sélectionnera automatiquement le tableau. 1. Activer tout d abord une cellule du tableau 2. Cliquer sur le menu «Données» puis sur l option «Rapport de Tableau croisé dynamique» 3. L assistant «Tableau et graphique croisés dynamiques» s active proposant 3 étapes 1.1.1. ETAPE 1 : DEFINIR LA SOURCE DE DONNEES 1. L option «Liste ou base de données Microsoft Excel» est déjà sélectionnée 2. Vérifier que l option type de rapport «Tableau croisé dynamique» est active 3. Cliquer sur le bouton pour activer l étape n 2 1.1.2. ETAPE N 2 : SELECTION DES DONNEES Excel a automatiquement détecté les données du tableau et la zone de sélection clignote autour de ce tableau 1. Vérifier si la sélection proposée est correcte. La sélection des données détectée est affichée en références absolues. Ofadis 2011 Page 5 sur 29
2. Si par hasard la sélection n était pas bonne, sélectionner à nouveau toutes les données du tableau 3. Cliquer sur le bouton pour activer l étape n 3 1.1.3. ETAPE N 3 : DEFINIR LA DESTINATION Cette fenêtre va permettre de déterminer la destination du tableau croisé 1. Soit demander que ce tableau se créée dans «une nouvelle feuille» 2. Soit spécifier dans la zone «Feuille existante», quelle sera la feuille de destination 3. Valider en cliquant sur le bouton Une structure vide de ce tableau s affiche ainsi dans la feuille ainsi définie.. Si c est une nouvelle feuille, il est préférable de la renommer 1.2. DEFINIR LA STRUCTURE DU TABLEAU CROISÉ Cette étape est essentielle. Elle va donner le sens à votre tableau. La zone centrale est vide et les noms de champs apparaissent sous forme de bouton. Une barre d outils «tableau croisé dynamique» s est activée et affiche la liste des champs. Cette dernière va permettre la construction du tableau Ofadis 2011 Page 6 sur 29
La construction consiste à faire glisser les boutons de champs voulus vers leurs emplacements. Au moins un champ est nécessaire dans la zone «données» et au autre, soit dans la zone «Ligne», soit dans la zone «Colonne». Néanmoins, plusieurs champs peuvent être insérés dans une même zone. Lorsque que l on positionne un champ dans la zone donnée, Excel adapte la fonction mathématique utilisée, qui est «Somme» pour les valeurs numériques et «Nb» pour les autres. Pour créer un tableau croisé à partir de notre liste de données : 1. Glisser le bouton «Séjours» présent dans la barre d outils et le relâcher dans la zone «Déposer champs de colonne ici» 2. Glisser le bouton «Date commande» dans la zone «Déposer champs de ligne ici» 3. Glisser le bouton «Total CA» dans la zone «Déposer données ici» 4. Glisser le bouton «Agence» dans la zone «Déposer champs de page ici» On obtient le tableau croisé dynamique suivant Pour masquer les champs disponibles, cliquer sur le bouton «masquer la liste des champs» de la barre d outils «tableau croisé dynamique». Ofadis 2011 Page 7 sur 29
Les données sont ainsi organisées en ligne, en colonne et en page selon la structure définie dans les étapes précédentes. 1.3. MODIFIER UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE La première fois que le tableau croisé est construit, il se peut que le résultat affiché ne corresponde pas à l idée précise que l on avait au départ. L utilisation de tableau croisé dynamique permet à tout moment de modifier aisément les données qui s y trouvent. Ainsi, il est possible de redisposer, ajouter ou supprimer les champs de ce tableau. 1.3.1. DEPLACER LES CHAMPS AFFICHES A tout moment, il est possible de placer un champ affiché dans une autre zone. Pour cela : 1. Cliquer sur le bouton à déplacer 2. Le maintenir enfoncé et le glisser vers la zone de destination. Le pointeur se transforme : 3. Relâcher ce champ sur la nouvelle destination 1.3.2. MODIFIER L ORDRE DES CHAMPS DANS UNE ZONE Pour modifier l ordre des champs contenus dans une même zone : 1. Cliquer glisser le champ à déplacer et le glisser devant ou derrière le champ où il doit être rangé Ofadis 2011 Page 8 sur 29
2. Le relâcher pour valider 1.3.3. FILTRER LES DONNEES DU TABLEAU Si un champ est déplacé dans la zone «Page» (située à l extérieur du tableau, au dessus de ce dernier), il sera alors possible de filtrer les données du tableau. 1. Si aucune zone page n a été insérée lors de la création du tableau, créer à nouveau cette zone en pointant le champ à déplacer 2. Puis le cliquer glisser au dessus du tableau sur une cellule vide en haut à droite du tableau 3. Lâcher la souris pour valider. Ce champ est affiché dans la zone page et il est doté d une flèche de défilement 4. Le terme «Tous» signifie que toutes les valeurs du champs sont affichées et qu aucun filtre n est actif. Pour filtrer les données, cliquer sur la flèche du champ et sélectionner le critère à afficher Ofadis 2011 Page 9 sur 29
5. Valider en cliquant sur le bouton «OK» 6. Seules les données correspondantes à ce critère s affichent : Il est possible de créer plusieurs champs de page dans la zone page 1.3.4. GROUPER DES DONNEES NUMERIQUES Pour synthétiser encore plus le tableau, il est possible de grouper des données en les totalisant selon un critère défini : 1. Faire un clic avec le bouton droit de la souris dans une cellule devant être incluse dans ce groupe puis valider la commande «Grouper et afficher le détail» 2. Sélectionner ensuite la commande «Grouper» 3. Une boîte de dialogue s affiche 4. Excel propose un critère de groupage (dans l exemple ci-dessus : par mois). La zone «début» tient compte de la plus petite valeur existante contenue dans le tableau de données selon le critère défini (par mois) et la zone «fin» tient compte de la plus grande valeur existante. 5. Pour ces données numériques qui sont des données ayant un format date, la zone «Par» permet d ajouter un nouveau champ. Cliquer alors sur le critère à afficher 6. Valider Ofadis 2011 Page 10 sur 29
1.3.5. GROUPER DES DONNEES ALPHA-NUMERIQUES 1. Sélectionner les données du champ à grouper (sélection contigües ou discontigües) (exemple champ «Séjours») 2. Faire un clic avec le bouton droit de la souris dans une des cellules sélectionnées puis valider la commande «Grouper et afficher le détail» 3. Sélectionner ensuite la commande «Grouper» 4. Un nouveau champ se crée automatiquement (Séjours2) 5. Refaire une nouvelle sélection pour les autres données du champ initial (Séjours), puis les grouper. 1.3.6. MODIFIER LE NOM D UN CHAMP CREE Il est préférable de renommer un champ créé par des données groupées 1. Cliquer sur ce champ pour l activer 2. Dans la barre des formules, remplacer la saisie de ce champ par son nouveau nom. Ofadis 2011 Page 11 sur 29
Pour renommer un champ dynamique (champ grisé) il est également possible de le sélectionner, puis d activer le bouton «Paramètres de champ» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique». Renommer le champ en surbrillance, puis valider la boîte de dialogue. 1.3.7. AJOUTER UN CHAMP DYNAMIQUE Pour ajouter un nouveau champ dynamique 1. Activer une cellule du tableau 2. Dans la barre d outils «tableau croisé dynamique» cliquer sur le bouton «Afficher la liste des champs» pour obtenir : 3. Sélectionner le champ dynamique à ajouter 4. Le cliquer glisser dans la zone concernée Après avoir ajouter un ou plusieurs champs dynamique, il est préférable de cliquer sur le bouton «Masquer champs» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» pour réduire cette barre d outils. 1.3.8. SUPPRIMER UN CHAMP 1. Pointer le champ dynamique à supprimer 2. Le cliquer glisser vers une cellule vide à l extérieur du tableau 3. Le pointeur se transforme Ofadis 2011 Page 12 sur 29
4. Le relâcher pour le supprimer Un champ n est supprimé que dans le tableau croisé dynamique, mais pas dans la feuille de calcul d origine. A tout moment, il est possible de l ajouter en cliquant sur le bouton «Afficher champs» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 1.4. PERSONNALISER LE TABLEAU CROISE DYNAMIQUE 1.4.1. AFFICHER/MASQUER UN SOUS-TOTAL 1. Double cliquer sur le champ concerné (par exemple Trimestres) Ou le sélectionner puis cliquer sur le bouton «Paramètres de champ» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 2. Dans la boîte de dialogue, activer l option «Personnalisés» 3. Sélectionner le ou les sous-totaux souhaités Ofadis 2011 Page 13 sur 29
4. Valider pour afficher le résultat Pour masquer ces sous-totaux, double cliquer sur le champ concerné et désélectionner les sous-totaux souhaités, ou cliquer sur le bouton «Aucun» pour ôter tous les soustotaux. 1.4.2. MASQUER LES DONNEES D UN CHAMP DYNAMIQUE Pour ne visualiser qu une partie affichée des données, il est possible de masquer un champ 1. Cliquer sur la flèche déroulante du champ concerné 2. Désactiver les données à masquées 3. Valider en cliquant sur le bouton «OK» Ofadis 2011 Page 14 sur 29
Pour les afficher à nouveau, dérouler à nouveau la liste déroulante, puis cocher les cases des données à afficher. Pour masquer un champ dynamique, double cliquer sur son bouton, puis cliquer sur le bouton «Masquer» et valider. Pour l afficher à nouveau, ajouter son bouton en utilisant le bouton «Afficher la liste des champs» de la barre d outils 1.4.3. MASQUER LE DETAIL D UN CHAMP DYNAMIQUE GROUPE EN PLUSIEURS CHAMPS Utilisé notamment pour un groupement sur des dates 1. Sélectionner la donnée du champ concerné Ofadis 2011 Page 15 sur 29
2. Cliquer sur le bouton «Masquer» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» Pour afficher à nouveau le détail, cliquer sur le bouton «Afficher les détails» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 1.4.4. RETIRER LES TOTAUX GENERAUX Pour ne plus avoir de total général en ligne et/ou en colonne 1. Sélectionner une cellule du tableau 2. Cliquer sur la flèche du bouton de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 3. puis sur la commande «Assistant» 4. Cliquer sur le bouton 5. Désactiver l option «totaux des lignes» et/ou «totaux des colonnes» 6. Cliquer sur le bouton «OK» puis pour valider. 1.5. MODIFIER LE CHAMP DE SYNTHESE Les cellules calculées du tableau ont été obtenues par l insertion du champ «Total CA» dans la zone des données. Ce champ a pris le nom de «Somme total CA» et est devenu un champ de synthèse. Ofadis 2011 Page 16 sur 29
1.5.1. MODIFIER LA FONCTION D UN CHAMP DE SYNTHESE 1. Activer une cellule du tableau 2. Cliquer sur le bouton «Paramètres de champ» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» Ou Double cliquer sur le champ de synthèse à modifier «Somme de total CA» 3. Sélectionner une autre fonction 4. Valider sur le bouton «OK» pour afficher le résultat 1.5.2. MODIFIER L AFFICHAGE DES DONNEES D UN CHAMP DE SYNTHESE 1. Activer une cellule du tableau 2. Cliquer sur le bouton «Paramètres de champ» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 3. Sélectionner à nouveau la fonction «Somme» 4. Cliquer sur le bouton 5. Dans la zone «Afficher les données», sélectionner le type de données à afficher Ofadis 2011 Page 17 sur 29
6. Valider en cliquant sur le bouton «OK» 1.5.3. MODIFIER LE FORMAT DES DONNEES NUMERIQUES 1. Activer une cellule du tableau 2. Cliquer sur le bouton «Paramètres de champ» 3. Cliquer sur le bouton 4. Sélectionner la catégorie à modifier (exemple : pourcentage) 5. Modifier l affichage du nombre en s aidant de l aperçu (exemple : 0 décimale) 6. Valider 1.6. OBTENIR LE DETAIL D UN TOTAL OU D UN SOUS-TOTAL SUR UNE NOUVELLE FEUILLE 1. Double cliquer dans la cellule calculée dont on veut avoir le détail 2. Une nouvelle feuille de calcul concernée s insère dans le classeur, (à gauche de la feuille de calcul où se trouve le tableau croisé dynamique), affichant le détail de la cellule calculée. Ofadis 2011 Page 18 sur 29
1.6.2. IMPRIMER TOUS LES FILTRES D UN CHAMP PAGE Quel que soit le filtre en cours dans le champ de page, seul le tableau correspondant au filtre est imprimé. Pour imprimer en une seule fois les tableaux correspondants à toutes les valeurs du champ de page, il faut demander l affichage des pages dans des feuilles distinctes du classeur. 1. Cliquer avec sur le bouton «Afficher les pages» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 2. Sélectionner le champ page concerné 3. Autant de nouvelles feuilles que de valeurs contenues dans ce champ page s insèrent dans le classeur. Ces nouvelles feuilles portent le nom de chacune de ces valeurs. 1.7. MODIFIER LA FEUILLE DE CALCUL SOURCE DU TABLEAU CROISE DYNAMIQUE A tout moment, le tableau à partir duquel à été construit le tableau croisé dynamique, peut être modifié (ajout modification ou suppression de données) 1.7.1. MODIFIER UNE DONNEE DU TABLEAU DES DONNEES 1. Activer la feuille de calcul contenant les données d origine 2. Modifier une donnée (remplacer un séjour en Egypte par un séjour en Afrique) 3. Activer une cellule du tableau croisé dynamique Ofadis 2011 Page 19 sur 29
4. Cliquer sur le bouton «Actualiser les données» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique) 5. Vérifier si le champ dynamique concerné par cette nouvelle valeur s est mis à jour 1.7.2. AJOUTER UN NOUVEL ENREGISTREMENT à l intérieur du tableau 1. Activer la feuille de calcul contenant les données d origine 2. Insérer une nouvelle ligne à l intérieur du tableau Par exemple : 01/05/2002 Afrique Nice 2 Non 10000 3. Activer une cellule du tableau croisé dynamique 4. Cliquer sur le bouton «Actualiser les données» 5. Le Compagnon office s active. Valider en cliquant sur le bouton «OK» 6. Vérifier si tableau contient cette nouvelle donnée. à la fin du tableau Ofadis 2011 Page 20 sur 29
7. Activer la feuille de calcul contenant les données d origine 8. Insérer une nouvelle ligne à fin du tableau et y saisir les données du nouvel enregistrement Par exemple : 01/12/2002 Afrique Paris 1 Non 800 9. Sélectionner une cellule du tableau 10. Cliquer sur la flèche du bouton de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 11. Puis sur la commande «Assistant» 12. La boîte de dialogue de l étape n 3 s affiche. Cliquer sur le bouton 13. Ajouter cette nouvelle ligne d enregistrement dans la zone de sélection en utilisant le bouton de réduction 14. Cliquer sur le bouton 15. Le tableau s actualise automatiquement. Vérifier si ce tableau a bien été modifié Ofadis 2011 Page 21 sur 29
Si lors de la création du tableau croisé dynamique, la zone de sélection a été définie par l insertion de cellules nommées, il faut mettre à jour la sélection du tableau nommé en cliquant sur le menu «Insertion Nom Définir» puis actualiser le tableau croisé dynamique. 1.8. METTRE EN FORME LE TABLEAU CROISE DYNAMIQUE 1. Activer une cellule du tableau croisé dynamique 2. Cliquer sur le bouton «Mettre en forme le rapport» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 3. Sélectionner la mise en forme à appliquer 4. Valider pour afficher la mise en forme Ofadis 2011 Page 22 sur 29
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1.9. REPRESENTER LES DONNEES DU TABLEAU CROISE DYNAMIQUE SOUS LA FORME D UN GRAPHIQUE 1. Présenter le tableau croisé dynamique telles que les données doivent être représentées 2. Cliquer sur le bouton «Assistant graphique» de la barre d outils «Tableau croisé dynamique» 3. Le graphique suivant s affiche sur une nouvelle feuille Ofadis 2011 Page 24 sur 29
1.9.2. MODIFIER LE TYPE DE GRAPHIQUE 1. Travailler directement à partir du graphique en s aidant de la barre d outils graphique 2. ou cliquer sur le bouton «Assistant graphique» de la barre d outils «tableau croisé dynamique» pour visualiser toutes les étapes et modifier celles concernées 1.9.3. FILTRER LES DONNEES DES CHAMPS DYNAMIQUES DE LA ZONE «PAGE» 1. Cliquer sur la liste déroulante des boutons de champs dynamique dont on veut filtrer les données 2. Désélectionner les champs qui ne doivent pas être insérés dans le graphique 3. Valider en cliquant sur le bouton «OK» Ofadis 2011 Page 25 sur 29
4. Le graphique se met à jour automatiquement Pour masquer les données d un champ dynamique situé dans une autre zone que la zone «Page», activer la liste déroulante du bouton concerné puis désactiver les données à masquer. 1.9.4. MASQUER BOUTONS CHAMP DE GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE 1. Cliquer sur la flèche déroulante du bouton de la barre d outils «tableau croisé dynamique» 2. Cliquer sur l option «Masquer les boutons champ de graphique croisé dynamique» pour l activer. Ofadis 2011 Page 26 sur 29
GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE 2. CONSTUIRE UN GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE 1. Activer une cellule de la liste des données 2. Menu «Données rapport de tableau croisé dynamique». L assistant s active avec les 3 étapes à réaliser 3. Dans l étape n 1, sélectionner «Rapport de Graphique croisé dynamique (avec le tableau)» puis cliquer sur le bouton «Suivant» 4. Dans l étape n 2, vérifier la sélection puis cliquer sur le bouton «Suivant» 5. Dans l étape n 3, sélectionner la destination puis cliquer sur le bouton «Terminer» 6. Construire le graphique en utilisant les boutons contenus dans «la liste des champs de tableau croisé» 7. Après utilisation, fermer cette liste Ofadis 2011 Page 27 sur 29
2.2. GROUPER LES DONNEES NUMERIQUE D UN CHAMP 1. Pour grouper les données d un champ dynamique, faire un clic avec le bouton droit de la souris sur le champ concerné 2. Sélectionner la commande «Grouper et afficher le détail» puis sur la commande «Grouper» 3. Sélectionner le ou les groupes à appliquer (dans cet exemple un seul groupe!) puis inverser si nécessaires les boutons de champ pour modifier la présentation du graphique 4. Valider Ofadis 2011 Page 28 sur 29
2.3. PERSONNALISER LA PRESENTATION DU GRAPHIQUE Utiliser la barre d outils «Graphique» ou cliquer sur le bouton «Assistant graphique» de la barre d outils «tableau croisé dynamique» pour personnaliser la présentation du graphique Ofadis 2011 Page 29 sur 29