REGLEMENT DE LOCATION DE LA GRANDE SALLE DE L ESPACE MONTANGLOS A DES PARTICULIERS SANTENOIS/EXTERIEURS ET ASSOCIATIONS EXTERIEURES Préambule Les dispositions du présent règlement sont prises en application des articles L2212 2 et suivants du code Général des Collectivités Territoriales et concernent la location de la grande salle de l Espace Montanglos. Cette dernière de par sa polyvalence ne peut être privatisée. Cette salle communale est gérée et entretenue par la Commune avec pour objectif la mise à disposition de lieux de rencontre et de rassemblement permettant réunions et autres manifestations. Dans ce cadre, la municipalité se réserve le droit de refuser une location pour toute manifestation susceptible de troubler l ordre public. La municipalité reste prioritaire sur l utilisation des salles pour des manifestations communales. Article 1 : les Bénéficiaires La Commune : La Commune de Santeny se réserve un droit de priorité sur la salle Montanglos, notamment pour l organisation d élections, de campagnes électorales, de plans d urgence d hébergement, d organisation de centre de loisirs, de réunions publiques, de manifestations municipales, en cas d extrême urgence, évènement imprévu au moment de la réservation ou travaux importants à réaliser. Par ailleurs, la Commune peut immobiliser les salles pour des raisons de sécurité. Les associations santenoises : La Commune met à disposition, à titre gratuit, la salle Montanglos au bénéfice des associations santenoises pour l organisation d activités régulières et de manifestations ponctuelles. La mise à disposition se fera sous la responsabilité du président. Du lundi au vendredi l espace Montanglos est mis sous alarme par un agent municipal à 22h30. Les associations extérieures non santenoises : Les associations extérieures peuvent utiliser les salles municipales, selon leur disponibilité, pour des activités ponctuelles. Cette utilisation est soumise à la signature d un contrat de location et implique le versement d une redevance. Le tarif des locations est fixé par délibération du conseil municipal. La location se fera sous la responsabilité du président. 1
Les particuliers Les particuliers Santenois : La salle Montanglos est louée aux particuliers santenois pour des réunions à caractère familial ou amical. Les particuliers non résidents sur la commune : Après examen au cas par cas, l usage de la salle est autorisé aux particuliers non résidents sur la commune. Ces utilisations sont subordonnées à la signature d un contrat de location. Le tarif des locations est fixé par délibération. Toute sous location est strictement interdite. Article 2 : Les Conditions de location aux particuliers santenois/extérieurs et aux associations extérieures Les préinscriptions de location de la salle Montanglos s établissent par demande écrite déposée auprès du Service Sport et Vie Associative de la Mairie. La réservation ne sera acquise qu à la réception, par la ville d un dossier complet comprenant les pièces suivantes : * Le contrat dûment signé par les deux parties, * Le présent règlement de location dûment signé par le bénéficiaire, * Attestation d assurance Responsabilité Civile fournie par le locataire, * Versement des chèques de caution. 150 pour le ménage et 600 pour les dégradations éventuelles. La signature du règlement de location suppose que le bénéficiaire en a bien pris connaissance, et s engage à en respecter strictement les dispositions. Article 3 : La durée de la location La salle Montanglos est louée du samedi matin au lundi matin : retrait des clés et état des lieux «entrant» le samedi entre 9h30 et 11h30 ; retour des clés et nouvel état des lieux «sortant» le lundi matin entre 8h30 et 9h00. Article 4 : Les Conditions financières Tarifs Une délibération du Conseil Municipal fixe les tarifs de location, du taux d acompte ainsi que le montant des différentes cautions. Ce montant est notifié aux locataires au moment de la réservation. Ces tarifs peuvent être modifiés par délibération du Conseil Municipal. Un premier acompte de 50% doit être acquitté au moment de la réservation, puis le solde de 50% au moment de la remise des clés et de l état des lieux entrant. Paiement Une fois le dossier complet reçu par la ville, un premier titre de paiement correspondant au versement de l acompte, sera adressé au loueur par le Trésor Public. 2
Un second titre de paiement sera adressé au moment de la location pour le paiement du solde. En cas de désistement, le demandeur est tenu d informer, par écrit le service Sport et Vie Associative de la Mairie. Si le désistement a lieu moins d un mois avant la date de location, l acompte ne pourra être restitué. Les Cautions : Afin de responsabiliser le bénéficiaire de la location, deux cautions seront exigées : L une est de 600 euros et vise à garantir d éventuelles dégradations du matériel, du mobilier et des locaux. Cette caution, en cas de dégradation constatée, ne sera restituée qu après paiement par le bénéficiaire de l intégralité des dommages. Si les dégradations dépassaient le montant de la caution, la ville se réserve le droit de poursuivre le bénéficiaire pour le solde du restant dû. L autre est de 150 euros, pour garantir la prestation de ménage. Si le lieu n est pas rendu dans un état satisfaisant il sera notifié dans l état des lieux et ce chèque de caution sera encaissé. Si aucun dommage n a été constaté, les chèques de caution seront restitués le jour de l état des lieux sortant. Article 5 : Assurances Le bénéficiaire des locaux doit contracter une assurance couvrant les biens lui appartenant, les dommages causés aux personnes, aux biens immobiliers et mobiliers, et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats. Dans ce cadre, la Commune de Santeny ne pourra être tenue pour responsable en cas de perte, vol ou accident, concernant les effets ou objets laissés dans les locaux. Sur l attestation d assurance, faisant partie du dossier d inscription, devra apparaître le nom et adresse de la salle, les jours et horaires d utilisation. Article 6 : Rangement et Nettoyage Le locataire s engage à restituer les locaux dans l état de propreté dans lequel il les a trouvés. Le locataire devra amener son propre matériel de ménage, aucun balai, seau ou autre produit n étant mis à disposition. Tables et chaises : Les tables et chaises devront être, après nettoyage, rangées et empilées dans le local prévu à cet effet. Cuisine WC Lavabos Electroménager : Ils doivent être nettoyés et en parfait état de propreté et de fonctionnement au moment de l état des lieux. La salle : Le bénéficiaire devra procéder au rangement et devra balayer et laver la salle. Les abords : Le nettoyage des abords est à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots..). Les sacs poubelles devront être portés dans le local prévu à cet effet. 3
Article 7 : les Conditions d utilisation La responsabilité du bénéficiaire : Pendant la location, la présence du bénéficiaire dans la salle est impérative. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaires. En cas de manquement, de tapage nocturne ou diurne, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée. La sécurité et capacité de la salle Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter la capacité maximum de la salle (150 personnes). En cas de dépassement, la responsabilité personnelle du bénéficiaire sera engagée. D une manière générale, le bénéficiaire interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d hygiène et de sécurité, en particulier ; La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l intérieur de la salle et à proximité des issues de secours ; Les sorties de secours doivent être dégagées à tout moment, le non respect de cette consigne engagera la responsabilité du bénéficiaire et pourra entraîner l arrêt immédiat de la manifestation ; Les blocs autonomes, les issues de sécurités doivent rester visibles ; Les installations techniques, de chauffage, ventilation, projection, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électriques ne doivent pas être modifiées, surchargées ou encore modifiées. Il est interdit de se brancher ailleurs que sur les prises prévues pour les sonos. Les objets apportés par les bénéficiaires devront être retirés de la salle avant la fin de la période de location. Le matériel (tables et chaises) doit rester dans la salle. Le tout sera comptabilisé lors des états des lieux. Le matériel manquant sera facturé. (Selon tarif donné) Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans les salles municipales (four, barbecue, bouteille de gaz ). Il est interdit d y utiliser des produits psychotropes et stupéfiants L utilisation de pétards et feux d artifice est interdite, sauf autorisation expresse de la Mairie. En cas de sinistre le bénéficiaire doit obligatoirement : Prendre toutes les mesures nécessaires pour maîtriser la panique, Assurer la sécurité des personnes, Ouvrir les portes de secours, Alerter les pompiers (18), SAMU (15), Police secours (17) Alerter l astreinte communale. Tout abus sera facturé. De plus, le bénéficiaire se doit d éviter toutes nuisances sonores pour les riverains de la salle. Il garantit l ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking. Il évite les cris et tout dispositif bruyant. Baisse du niveau sonore à 22 heures et fin des festivités à 3 heures. Il est, en outre rappelé qu il est interdit de fumer dans les lieux publics, (même dans les halls d entrée), que les dispositions relatives à l ivresse publique sont applicables, notamment l interdiction de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 16 ans, que l accès aux équipements est interdit aux personnes en états d ébriété. Enfin, les salles municipales ne peuvent abriter des activités contraires aux bonnes mœurs. 4
Article 8 : La fermeture des lieux Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s assure de l absence de risque d incendie, d inondation ou d intrusion, il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie en particulier que les lumières sont éteintes, les portes et fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées, que les ordures ont déposées dans les containers ou poubelles prévus à cet effet situés à l extérieur et que l alarme est activée. Article 9 : L état des lieux et les clés Les clés de la salle et un code alarme seront remis au locataire lors de l état des lieux entrants du samedi matin. Les clés seront rendues le lundi 9h après l état des lieux en présence du bénéficiaire et d un agent municipal. Si la salle n est pas correctement nettoyée ou rangée, le représentant de la Commune le stipulera dans l état des lieux, un exemplaire sera remis au locataire, un autre sera transmis en Mairie pour suite à donner. Si la salle n est pas débarrassée à l horaire demandé, le représentant de la Commune sera autorisé à sortir le matériel pour laisser libre les lieux. En cas de perte des clés, il sera facturé le changement de barillet, ainsi que le nombre de jeux de clés de la salle. Article 10 : Autres obligations S il y a lieu, le bénéficiaire s acquitte de ses obligations vis à vis de la SACEM. En cas d ouverture d un débit de boisson temporaire, le bénéficiaire sollicite une demande d autorisation auprès de la ville et effectue les déclarations nécessaires. Article 11 : Conditions d annulation La Commune se réserve la possibilité d annuler une réservation en cas de circonstances particulières ou de nécessités, sans que le bénéficiaire puisse prétendre à une quelconque indemnité. En cas d évènement exceptionnel (élections, campagnes électorales, plan d hébergement d urgence ) la location de salle pourra être annulée sans préavis. La Commune pourra dans la mesure du possible aider le locataire à retrouver une salle. Le bénéficiaire se verra rembourser le montant des sommes versées sans contrepartie ou pourra bénéficier d un report de location. Fait à Santeny le : Jean Claude GENDRONNEAU Maire de SANTENY Sophie DEL SOCORRO Maire Adjoint de SANTENY Gestionnaire des salles de l Espace Montanglos Le locataire, M. et/ou Mme. Atteste avoir pris connaissance des dispositions du présent règlement Date et signature : 5