51 PROPOSITION ASSEMBLEE PLENIERE 16 DECEMBRE 2016 RAPPORT DU PRESIDENT DU CONSEIL REGIONAL RESSOURCES HUMAINES Comité des Oeuvres Sociales (COS) Subvention Convention annuelle 2017
- 2 - EXPOSE DES MOTIFS Le Comité des Œuvres Sociales (COS) de la Région Provence-Alpes-Côte d'azur est une association régie par la loi du 1 er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901. Cette association a pour but de créer, de développer, de gérer directement ou indirectement des prestations sociales au bénéfice des agents régionaux. Ces activités et prestations interviennent dans les champs social, culturel, sportif, éducatif. Ainsi, afin que le COS puisse réaliser les prestations et activités attendues par l'ensemble des agents au titre de l année 2017, la Région Provence-Alpes-Côte d'azur propose d allouer, par convention, une subvention d exploitation d un montant de 2 250 000 pour l exercice 2017, permettant de maintenir le niveau des prestations envisagées par le COS tout en participant à l effort général de maitrise des dépenses de fonctionnement. En conséquence, je vous propose d'adopter la délibération suivante :
- 3 - PROPOSITION DE DELIBERATION VU le Code général des collectivités territoriales ; VU l article 9 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires ; VU l article 88-1 de la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée relative à la fonction publique territoriale ; VU la délibération n 14-1354 du 12 décembre 2014 du Conseil régional relative aux prestations d action sociale ; VU l'avis de la commission "Finances, Administration générale et Ressources Humaines" réunie le 9 décembre 2016 ; Le Conseil régional Provence-Alpes-Côte d'azur réuni le 16 décembre 2016. CONSIDERANT - que l article 9 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires précise que «L Etat, les collectivités locales et leurs établissements publics peuvent confier à titre exclusif la gestion de tout ou partie des prestations dont bénéficient les agents à des organismes à but non lucratif ou à des associations nationales ou locales régies par la loi du 1 er juillet 1901 relative au contrat d association» ; - que le Comité des Œuvres Sociales de la Région Provence-Alpes-Côte d'azur (C.O.S.) est une association type loi de 1901, qui a pour objet, pour le compte de la Région, de créer, de développer, de gérer directement ou indirectement les prestations sociales au bénéfice des agents régionaux relevant administrativement et financièrement de la Région et au bénéfice de leurs ayants droit ; - que ces activités et prestations portent notamment d une part sur les activités sociales, culturelles tendant à l amélioration des conditions de bien-être, d accès aux loisirs et à la pratique sportive et d autre part sur les activités compatibles avec la compétence sociale et éducative du C.O.S. ; - qu'il convient de fixer par convention les modalités d attribution de la subvention annuelle au Comité des Œuvres Sociales pour les activités se déroulant du 1 er janvier au 31 décembre 2017 ;
DECIDE - d'approuver les termes de la convention particulière pour 2017 régissant les relations entre la Région et le Comité des Œuvres Sociales, dont un exemplaire est annexé à la présente délibération ; - d'autoriser le Président du Conseil régional à signer cette convention ; - d'attribuer au Comité des Œuvres Sociales de la Région Provence-Alpes-Côte d'azur une subvention d exploitation de 2 250 000 au titre de son fonctionnement et de la mise en œuvre des activités pour l'exercice 2017 ; - de prélever les crédits correspondants sur le chapitre 65 du budget régional 2017. - 4 - Le Président, Christian ESTROSI
CONVENTION 2017 ENTRE LA REGION PROVENCE-ALPES COTE D'AZUR ET LE COMITE DES ŒUVRES SOCIALES DE LA REGION PROVENCE-ALPES-COTE D AZUR Entre La Région Provence-Alpes-Côte d Azur, représentée par le Président du Conseil régional, Christian ESTROSI dûment habilité par délibération n 16- du Conseil régional en date du 16 décembre 2016. Ci-après dénommée «La Région», d une part, Et Le Comité des œuvres sociales (C.O.S.) de la Région Provence-Alpes-Côte d'azur et des organismes associés, association régie par la loi du 1 er Juillet 1901 et déclarée en Préfecture des Bouches-du- Rhône le 7 janvier 2005, ayant siège social à l Hôtel de Région, 27 place Jules Guesde 13481 Marseille Cedex 20 - représentée par le Président du C.O.S., dûment habilité par la décision du Conseil d administration en date du 15 janvier 2015. Ci-après dénommée «le C.O.S.», d'autre part, Vu la loi n 83-634 du 11 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, Vu la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée relative à la fonction publique territoriale, Vu le règlement financier, Vu la délibération n 14-1354 du 12 décembre 2014 relative aux prestations d action sociale, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT PREAMBULE En application de l article 9 de la loi n 83-634 du 11 juillet 1983, les collectivités locales peuvent confier à titre exclusif la gestion de tout ou partie des prestations dont bénéficient les agents à des organismes à but non lucratif ou à des associations nationales ou locales régies par la loi du 1 er juillet 1901 relative au contrat d'association. L article 88-1 de la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 précise que l'assemblée délibérante de chaque collectivité territoriale détermine le type des actions et le montant des dépenses engagées pour la réalisation des prestations prévues à l'article 9 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, ainsi que les modalités de leur mise en œuvre. Sous réserve des dispositions propres à chaque prestation, le bénéfice de l'action sociale implique une participation du bénéficiaire à la dépense engagée. Cette participation tient compte, sauf exception, de son revenu et de sa situation familiale. Les prestations d'action sociale solidaires, individuelles ou collectives, sont distinctes de la rémunération et sont attribuées indépendamment du grade, de l'emploi ou de la manière de servir. Dans le cadre des dispositions précitées et de la délibération n 14-1354 du 12 décembre 2014 relative aux prestations d action sociale, la Région a décidé de confier une partie de la gestion des prestations d action sociale au C.O.S. La nature et les conditions d octroi des prestations délivrées par le C.O.S au bénéfice des agents régionaux sont fixées dans le cadre de la présente convention et ses annexes conclue entre la Région et le C.O.S.
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION La présente convention a pour objet de définir, pour l année 2017, les conditions dans lesquelles la Région Provence-Alpes-Côte d'azur apporte son soutien aux activités d intérêt général que le C.O.S. entend poursuivre conformément à ses statuts et telles que précisées à l article 2 ci-après. ARTICLE 2 : ACTIVITES DU C.O.S. PRISES EN COMPTE Les missions du C.O.S. sont, pour le compte de la Région, de créer, développer, gérer directement ou indirectement des prestations sociales au bénéfice des agents régionaux relevant administrativement et financièrement de la Région et au bénéfice de leurs ayants droit. Ces activités et prestations interviennent dans les champs social, culturel, sportif, éducatif. Le programme prévisionnel des activités et prestations envisagées en 2017 est présenté en annexe. ARTICLE 3 : SUBVENTION D EXPLOITATION 3-1 : Pour l exercice 2017 Pour les activités et prestations se déroulant du 1 er janvier au 31 décembre 2017, la Région attribue une subvention d exploitation d un montant de 2 250 000 au C.O.S. pour son fonctionnement et la mise en œuvre des activités et prestations mentionnées à l article 2 de la présente convention, pour un montant subventionnable de 3 339 720, correspondant aux dépenses éligibles prévues dans le budget prévisionnel présenté par le C.O.S. et annexé à la présente convention. Sont exclues du calcul du montant subventionnable les charges financières, les charges exceptionnelles les dotations aux amortissements et provisions et les fonds dédiés. Le versement de la subvention attribuée au titre de l année 2017 sera effectué selon les modalités suivantes : d une avance de 70% soit 1 575 000, versée dès l entrée en vigueur de la convention, après notification ; du versement du solde (pour un montant maximum de 675 000 ) sur présentation des justificatifs définitifs de réalisation, à savoir la production de rapports d activité et financier rendant compte de l activité réalisée au cours de l exercice pour lequel la subvention a été attribuée et d un compte de résultat définitif certifié et approuvé, datés et signés. Le Comptable assignataire est Monsieur le Payeur Régional et les versements s effectueront sur le compte suivant : Crédit Mutuel Banque 10278 - Guichet 07944 compte n 00020074401 Clé 44, Soit l IBAN : FR76 1027 8079 4400 0200 7440 144 3-2 : Calcul du montant définitif de la subvention Si les dépenses justifiées s avèrent inférieures au montant subventionnable, le montant définitif de la subvention est calculé au prorata du montant des dépenses justifiées, rapportées au montant subventionnable et dans la limite de la subvention votée.
3-3 : Formalisation de la demande pour l exercice 2018 La demande d attribution de la subvention d exploitation pour l année suivante devra être adressée à la Région au plus tard le 30 septembre 2017. Cette demande devra obligatoirement être accompagnée : du programme prévisionnel des activités et prestations pour l année à venir, complété par une note de présentation des objectifs visés avec des indicateurs de mesure, d un budget prévisionnel analytique (par activités et prestations) et comptable (par nature de dépenses) détaillé, établi au titre de l année à venir, dans lequel devront figurer notamment les financements et les subventions attendus et détaillés de tout autre organisme ou partenaire, d un plan prévisionnel de trésorerie. ARTICLE 4 : CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE DE LA REGION En complément de la subvention d exploitation, la Région apporte des contributions volontaires en nature au C.O.S., constituées par la mise à disposition de locaux, de moyens en personnel et de moyens matériels. Les mises à disposition de personnel font l objet d une convention particulière. 4-1 : Mise à disposition de locaux La Région met gratuitement à disposition les locaux suivants : cinq bureaux au deuxième étage du bâtiment Présentines, un bureau au bâtiment Grand Horizon, la mise à disposition d une salle (ou d un bureau) dans chaque Maison de la Région, pour assurer les permanences mensuelles de proximité nécessaires au bon fonctionnement des activités à organiser. Le C.O.S. prend les locaux dans l état actuel, déclarant avoir connaissance de leurs avantages et défauts. La Région s engage à prendre en charge des frais correspondant à l entretien des bâtiments et à assumer directement la responsabilité de l équipement et des installations techniques. La Région s engage à prendre en charge les frais d eau, de gaz et d électricité, de chauffage et de téléphone des locaux mis à disposition. Ces locaux sont destinés au seul exercice des activités de l Association. Le C.O.S. se conformera aux règles régissant l accès au bâtiment administratif de l Hôtel de la Région. 4-2 : Mise à disposition de moyens matériels La Région met à la disposition du C.O.S., pour la durée de la présente convention des moyens matériels nécessaires à la réalisation des actions du C.O.S. mentionnées à l article 4.1 ci-dessus. Ces moyens sont d ordre mobilier, informatique, téléphonique et divers consommables. Au niveau informatique, la mise à disposition du matériel inclut la maintenance et l assistance technique à l exclusion de formations et des processus de développement. Le C.O.S. est tenu de veiller à la conservation du matériel mis à disposition ainsi qu à ses conditions d usage. Il ne peut s en servir qu à l usage de ses missions déterminées par la convention. Les biens demeurent en tout état de cause la propriété de la Région.
A l expiration de la présente convention par suite, soit de la survenance du terme fixé, soit de la résiliation, soit de toute autre cause, ces biens seront immédiatement et gratuitement restitués à la Région en état normal d entretien. Ils seront pareillement restitués à la Région en cas de dissolution du C.O.S. ARTICLE 5 : CONTROLE & PIECES JUSTIFICATIVES Le bénéficiaire d une subvention peut être soumis au contrôle des services de la collectivité qui l a accordée. A cet effet, la Région peut se faire communiquer sur simple demande tout acte, contrat, facture ou document attestant de la bonne exécution du projet et faire procéder par ses services à toute vérification sur pièce ou sur place. Sur simple demande de la Région, le C.O.S. devra lui communiquer tout document de nature juridique, fiscale, comptable et de gestion utile. Dans ce cadre, le C.O.S. s engage en particulier à lui communiquer les procès-verbaux des Assemblées générales et du Conseil d administration, ainsi que la composition du Conseil d administration et du Bureau. Le bénéficiaire d une subvention d exploitation dispose d un délai de dix-huit mois à compter de l entrée en vigueur de la convention, conformément aux dispositions prévues à l article 10 de la présente convention, pour transmettre les pièces justificatives, le cachet de la poste ou le récépissé de dépôt délivré par les services régionaux faisant foi. Toutes les pièces justificatives doivent être signées par le Président, ou par la personne dûment habilitée à engager l organisme, et préciser le nom et la qualité du signataire. 5-1 : Pièces justificatives pour le contrôle à remettre avant le 30 septembre 2017 : Le C.O.S. communiquera à la Région un rapport d activités semestriel en septembre (relatif à l activité du 1 er semestre 2017). Ce rapport devra comporter un suivi quantifié des activités et prestations (par types d activités et prestations définies préalablement dans le budget prévisionnel : nombre d activités et prestations, nombre de bénéficiaires, type de bénéficiaires, unité de mesure de la prestation ). Par ailleurs, le C.O.S. présentera une note de synthèse sur les consultations réalisées sur l exercice en cours en référence à l article 56 de l ordonnance n 2015-899 du 23 juillet 2015 et à l article 107 du décret 2016-360 du 25 mars 2016. 5-2 : Pièces justificatives pour le paiement à remettre avant le 30 juin 2018 : Le C.O.S. transmettra à la Région, après leur approbation, les comptes annuels de l exercice écoulé (bilan, compte de résultat et annexes) certifiés par un Commissaire aux Comptes. De la même façon, le C.O.S. transmettra également à la Région le rapport financier ainsi que le rapport d activité annuel pour l année écoulée. Ce rapport devra comporter un suivi quantifié des activités et prestations, les bénéficiaires détaillés, les unités de mesure des prestations, les difficultés rencontrées, et les évolutions à anticiper. Le compte-rendu financier (ou rapport financier) est règlementairement constitué d'un tableau des dépenses et des recettes affectées à la réalisation des activités et prestations subventionnées. Il fait apparaître les écarts éventuels, exprimés en euro et en pourcentage, constatés entre le budget prévisionnel et les réalisations.
Le compte-rendu financier est accompagné de deux annexes : la première annexe comprend un commentaire sur les écarts constatés entre le budget prévisionnel et la réalisation des activités et prestations ainsi qu'un tableau de répartition entre le budget principal et le compte-rendu financier des charges communes indiquant les critères utilisés à cet effet ; la seconde annexe comprend une information qualitative décrivant, notamment, la nature des activités et prestations entreprises et les résultats obtenus par rapport aux missions du C.O.S. Le C.O.S. devra informer la Région des libéralités reçues (la date et la nature du ou des reversements), et communiquer à la Région les éventuels documents associés. De même, le C.O.S. devra transmettre une note de synthèse annuelle sur les consultations réalisées sur l exercice précédent. ARTICLE 6 : MISE EN ŒUVRE DES ACTIONS 6-1 Diffusion de l information L information sur les activités et prestations mises en place par le C.O.S. sera diffusée, par l intermédiaire de correspondants et par tout autre moyen de communication nécessaire, afin de permettre à tous les bénéficiaires de profiter de ces activités et prestations. 6-2 Réalisation de prestations à caractère marchand Le C.O.S. agit pour sa démarche d achat dans le cadre réglementaire fixé par l ordonnance n 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et le décret 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. 6-3 Conditions d utilisation de la subvention Le C.O.S. s engage à utiliser les sommes attribuées par la Région conformément à l objet de la subvention, décrit dans la demande de subvention présentée à la Région. En outre, le C.O.S. s engage à informer la Région par écrit, dans les meilleurs délais, de toute modification administrative le concernant (adoption de nouveaux statuts, changement de dénomination sociale, d adresse, de RIB etc ) ou de toute modification matérielle, financière ou technique du projet subventionnée. Cette modification doit être formellement acceptée par la Région. Conformément à l article 1611-4 du CGCT, il est interdit au bénéficiaire d une subvention d en employer tout ou partie en subventions à d autres associations, œuvres ou entreprises, sauf lorsque cela est expressément prévu dans la convention d attribution conclue entre la Région et le bénéficiaire. ARTICLE 7 : ASSURANCES Le C.O.S. exerce les activités et prestations mentionnées à l article 2 ci-dessus sous sa responsabilité exclusive. Le C.O.S. s engage à souscrire toutes les polices d assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité, soit de son fait, soit des usagers des locaux mis à disposition et pour que la responsabilité de la Région ne puisse être recherchée. Le C.O.S. devra être en mesure de justifier à tout moment à la Région de la souscription de ces polices d assurances et du paiement effectif des primes correspondantes.
ARTICLE 8 : LITIGES En cas de difficultés liées à la conclusion ou l exécution de la présente convention, quelle qu en soit la cause ou l objet, il est expressément convenu, et ce avant tout recours contentieux, que les parties tenteront de procéder par voie de règlement amiable. Pour ce faire, l une des parties au moins déclenche une procédure de conciliation par courrier recommandé adressé à l autre partie. Les parties s engagent à fixer une date de réunion dans les quinze jours à compter de la réception de la première saisine et à désigner deux représentants chacun pour assister à cette réunion. En cas de refus express d une des parties pour participer à cette réunion ou en cas d échec des négociations, le litige pourra être soumis aux juridictions compétentes de Marseille. ARTICLE 9 : NON-RESPECT PAR LE BENEFICIAIRE DES DISPOSITIONS DE LA CONVENTION OU DU REGLEMENT FINANCIER En cas de non-respect du délai de validité prévu à l article 10 de la présente convention, le bénéficiaire : ne peut prétendre à un quelconque versement au titre de la subvention concernée ; doit rembourser les sommes indûment perçues, calculées en rapportant les dépenses justifiées au montant subventionnable retenu. En cas de non-respect par le bénéficiaire de l une des dispositions du règlement financier ou si le contrôle des pièces transmises ou les contrôles sur place effectués par les services de la Région conduisent cette dernière à constater la non-exécution totale ou partielle du projet subventionné, le bénéficiaire : ne peut prétendre à un quelconque versement au titre de la subvention concernée ; doit rembourser les sommes indûment perçues. ARTICLE 10 : DATE D EFFET, DUREE ET RESILIATION La présente convention entre en vigueur, après signature et notification, à compter du 1 er janvier 2017 pour une durée de 12 mois, pour la réalisation d activités et prestations entre le 1 er janvier 2017 et le 31 décembre 2017. La convention prend fin par la résiliation de la convention à l initiative du bénéficiaire renonçant à la subvention ou par la résiliation unilatérale et de plein droit par la Région, en cas de dissolution de la structure bénéficiaire ou lorsque les engagements visés par la présente convention ne seraient pas respectés par le C.O.S. Dans ce dernier cas, cette résiliation prend effet à l expiration d un délai de 90 jours après sa notification par lettre recommandée avec accusé de réception au C.O.S. Fait à Marseille, le Fait à Marseille, le Pour le Comité des Œuvres Sociales de le Région Provence-Alpes-Côte d Azur Le Président du Conseil régional Le Président Jean VIPERAI Christian ESTROSI