CEX-81 E.2015.03 COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL 81 e RÉUNION EXTRAORDINAIRE : Certifié le 28 avril 2015
Table des matières 1. VÉRIFICATION DU QUORUM ET OUVERTURE DE LA RÉUNION... 1 2. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR... 1 3. CAPITALISATION À LA SOCIÉTÉ À RESPONSABILITÉ LIMITÉE DU CENTRE D ÉTUDES UNIVERSITAIRES CANADIENNES AU MAROC... 1 4. NOMINATION D UNE DIRECTRICE PAR INTÉRIM DU BUREAU DES AFFAIRES PUBLIQUES... 2 5. OUVERTURE DU POSTE ET FORMATION DU COMITÉ DE SÉLECTION POUR LE CHOIX DU DIRECTEUR OU DE LA DIRECTRICE DU BUREAU DES AFFAIRES PUBLIQUES... 3 6. NOMINATION DU REGISTRAIRE... 4 7. DÉSIGNATION D UN SIGNATAIRE POUR LES CONVENTIONS DE STAGE À L INTERNATIONAL... 5 8. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE... 6
Procès-verbal de la quatre-vingt-unième (81 e ) réunion extraordinaire du Comité exécutif de l'université du Québec à Chicoutimi, tenue le, à 11 h 30, au local H7-1070 du Pavillon Alphonse-Desjardins. 1. VÉRIFICATION DU QUORUM ET OUVERTURE DE LA RÉUNION Sont présents : S est excusé : Vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général : Attachée d'assemblée : M. Martin Gauthier recteur, président d'assemblée M. Dominique Bouchard vice-recteur aux ressources M. Bruno Bouchard professeur M. Serges Chamberland membre socioéconomique M. Mustapha Elayoubi chargé de cours M. Mustapha Fahmi vice-recteur à l enseignement, à la recherche et à la création M. Carl Parent étudiant M. Martin Côté Mme Marie-Julie Potvin Le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général constate le quorum et le président déclare l'ouverture de la réunion. Conformément à l article 3 du Règlement n o 1 «Régie interne», une réunion extraordinaire a été convoquée. 2. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Sur PROPOSITION de M. Bruno Bouchard, APPUYÉE par M. Mustapha Elayoubi, il est RÉSOLU à l'unanimité d'approuver l'ordre du jour tel que présenté. 3. CAPITALISATION À LA SOCIÉTÉ À RESPONSABILITÉ LIMITÉE DU CENTRE D ÉTUDES UNIVERSITAIRES CANADIENNES AU MAROC Le président rappelle aux membres que lors de la réunion tenue le 11 mars 2014, le Conseil d administration autorisait l acquisition de parts de la Société à responsabilité limitée du Centre d études universitaires canadiennes au Maroc (CÉUCM), et ce, afin de proposer une offre de formation élargie dans cette région du Maghreb et de conserver un contrôle complet du volet académique. Par ailleurs, il indique que le démarrage tardif du projet ainsi que le nombre limité de cohortes a occasionné un déficit lors du premier exercice d activité. Afin de redresser la situation, l assemblée annuelle du CÉUCM a résolu d approuver une augmentation du capital de l ordre de 1 000 000 de dirhams marocains pour le porter à 2 000 000 pour l exercice 2015. Plus précisément, la quotepart de l Université dans ce déficit représente une somme de 35 000 $ CAN. D autre part, il indique que les surplus réalisés au Maroc dans le cadre de l offre de programmes à l Université Hassan II de Casablanca de même qu à l École supérieure internationale de gestion du Maroc (ESIG) excèderont la contribution de l Université, ce qui permettra de pallier à ce déficit. Il demande aux membres d approuver la capitalisation de l ordre de 260 000 dirhams (35 000 $ CAN) provenant du compte budgétaire du Comité de gestion de l international à la Société à responsabilité limitée du CÉUCM. Enfin, pour l année 2015-2016, il signale que les délocalisations autorisées par nos instances permettront le démarrage de plus de six cohortes et contribueront à l équilibre financier de ce projet. Par la suite, la résolution suivante est adoptée :
CEX-81 E.2015.3 2 RÉSOLUTION CEX-3844 Capitalisation à la Société à responsabilité limitée du Centre d études universitaires canadiennes au Maroc la Procédure relative à la réalisation de projets ou d accords de coopération internationale; la résolution CAD-10434 du Conseil d administration relative au développement académique au Maroc; l assemblée annuelle du Centre d études universitaires canadiennes au Maroc (CÉUCM) à Casablanca le 13 mars 2015 au cours de laquelle il a été résolu d approuver une augmentation du capital pour l exercice 2015; la recommandation du recteur; Sur PROPOSITION de M. Bruno Bouchard, APPUYÉE par M. Mustapha Elayoubi, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- D approuver une capitalisation de l ordre de 260 000 dirhams marocains (35 000 $) du compte budgétaire du Comité de gestion de l international à la Société à responsabilité limitée du Centre d études universitaires canadiennes au Maroc; 2- D autoriser M. Martin Gauthier, recteur, à signer, au nom de l Université du Québec à Chicoutimi, tout document nécessaire afin de donner suite à la présente résolution et y insérer toute stipulation, convention ou modification compatible avec les présentes qu il jugera utile ou nécessaire. 4. NOMINATION D UNE DIRECTRICE PAR INTÉRIM DU BUREAU DES AFFAIRES PUBLIQUES Le président mentionne qu à la suite de l annonce du départ à la retraite de M. Jean Wauthier, le poste de directeur du Bureau des affaires publiques est devenu vacant. Afin d assurer sans interruption le suivi des activités de ce service, il recommande la nomination de Mme Guylaine Boivin à titre de directrice par intérim du Bureau des affaires publiques rétroactivement au 16 mars 2015, et ce, jusqu à la nomination officielle d un nouveau directeur. À cette fin, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3845 Nomination de Mme Guylaine Boivin à titre de directrice du Bureau des affaires publiques par intérim les dispositions du protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l Université du Québec à Chicoutimi; l annonce du départ à la retraite de M. Jean Wauthier à titre de directeur du Bureau des affaires publiques; qu il y a lieu d assurer sans interruption le suivi des activités au Bureau des affaires publiques, et ce, en attente du processus de sélection pour la désignation d un directeur ou d une directrice; la recommandation du recteur;
CEX-81 E.2015.3 3 Sur PROPOSITION de M. Serges Chamberland, APPUYÉE par M. Bruno Bouchard, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- DE nommer Mme Guylaine Boivin à titre de directrice du Bureau des affaires publiques par intérim, rétroactivement à compter du 16 mars 2015, et ce, jusqu à ce que le poste soit pourvu; 5. OUVERTURE DU POSTE ET FORMATION DU COMITÉ DE SÉLECTION POUR LE CHOIX DU DIRECTEUR OU DE LA DIRECTRICE DU BUREAU DES AFFAIRES PUBLIQUES Le président indique que la nomination de Mme Guylaine Boivin à titre de directrice par intérim du Bureau des affaires publiques étant une mesure transitoire, il y aurait lieu de procéder à l ouverture du poste. Suite à l entente intervenue avec l Association du personnel cadre, les membres conviennent d afficher ce poste simultanément à l interne et à l externe. Le président mentionne qu en vertu de la Procédure en matière d embauche du personnel cadre, le comité de sélection doit être formé du recteur, qui le préside, d un membre du personnel cadre, d un membre du Comité exécutif et de toute autre personne que le Comité exécutif jugera à propos de désigner. Le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général mentionne que M. Carl Parent, bien qu absent a néanmoins manifesté, par courrier électronique, son intérêt pour siéger audit comité. Le président suggère de nommer les personnes suivantes : - Mme Guylaine Boivin, à titre de membre du personnel cadre; - M. Mustapha Elayoubi, à titre de membre du Comité exécutif; - M. Carl Parent, à titre de membre du Comité exécutif; Par la suite, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3846 Ouverture du poste et formation du comité de sélection pour le choix du directeur ou de la directrice du Bureau des affaires publiques le Règlement général 6 «Ressources humaines»; les dispositions du Protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l'université du Québec à Chicoutimi; la Politique relative à l'engagement, l'évaluation et la gestion du personnel cadre; la Procédure en matière d'embauche du personnel cadre; l annonce du départ à la retraite de M. Jean Wauthier à titre de directeur du Bureau des affaires publiques; la résolution CEX-3845 du Comité exécutif relative à la nomination de Mme Guylaine Boivin à titre de directrice par intérim du Bureau des affaires publiques;
CEX-81 E.2015.3 4 l entente intervenue avec l Association du personnel cadre à l effet de procéder simultanément à l affichage interne et externe du poste; la recommandation du recteur; Sur PROPOSITION de M. Serges Chamberland, APPUYÉE par M. Bruno Bouchard, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- DE procéder à l'ouverture du poste de directeur ou directrice du Bureau des affaires publiques; 2- DE nommer au comité de sélection pour le choix d un directeur ou d une directrice les personnes suivantes: - M. Martin Gauthier, recteur, qui le préside - Mme Guylaine Boivin, membre du personnel cadre - M. Mustapha Elayoubi, membre du Comité exécutif - M. Carl Parent, membre du Comité exécutif 6. NOMINATION DU REGISTRAIRE Le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général informe les membres que le Comité de sélection pour le choix d un registraire a complété sa démarche et qu il est en mesure de formuler une recommandation au Comité exécutif. Il rappelle aux membres que le registraire actuel, M. Claudio Zoccastello, a annoncé récemment son intention de prendre sa retraite. Étant donné la nécessité de pourvoir au remplacement, le Comité exécutif, lors de la réunion du 10 février dernier, décidait d ouvrir ce poste et formait le comité de sélection pour le choix d un registraire. Il énumère les différentes étapes du processus de sélection. Il précise que dès 45 candidatures reçues, sept personnes ont été rencontrées en entrevue et que deux d entre elles ont été invitées à se soumettre aux tests psychométriques. Suite à ces exercices, le comité de sélection recommande unanimement l engagement de Mme Josée Bélanger à titre de registraire, et ce, à compter du 15 avril 2015. Il indique que ce premier contrat est d une durée de deux ans. Enfin, le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général apporte des précisions au questionnement des membres quant au parcours professionnel de la candidate retenue et signale que Mme Bélanger œuvre dans le monde de la comptabilité depuis plus de 20 ans au sein de milieux renommés dont Samson Bélair/Deloitte et Touche, Centre de santé et de services sociaux de Chicoutimi (CSSSC) et est actuellement à l emploi de la MRC du Fjord-du- Saguenay depuis quatre ans déjà. Elle agit également comme chargée de cours au Département des sciences économiques et administratives de l UQAC. À la suite de la période de discussion, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3847 Nomination d un registraire la Politique relative à l engagement, l évaluation et la gestion du personnel cadre; la Procédure en matière d embauche du personnel cadre; les dispositions du Protocole des cadres de l Université du Québec à Chicoutimi;
CEX-81 E.2015.3 5 l annonce du départ à la retraite de M. Claudio Zoccastello à titre de registraire; la résolution CEX-3840 du Comité exécutif relative à l ouverture du poste et la formation du comité de sélection pour le choix d un registraire; la recommandation dudit comité de sélection; la recommandation du vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général; Sur PROPOSITION de M. Mustapha Elayoubi, APPUYÉE par M. Serges Chamberland, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- DE procéder à l engagement de Mme Josée Bélanger, à titre de registraire, pour un mandat d'une durée de deux (2) ans débutant le 15 avril 2015 et se terminant le 14 avril 2017; 2- DE mandater le recteur pour fixer les conditions d engagement et de travail de Mme Bélanger. 7. DÉSIGNATION D UN SIGNATAIRE POUR LES CONVENTIONS DE STAGE À L INTERNATIONAL Le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général informe les membres que dans le cadre des nouvelles dispositions réglementaires de Citoyenneté Immigration Canada (CIC), entrées en vigueur en février dernier, l Université doit désormais présenter une offre de stage directement à CIC préalablement à la demande de permis de travail effectuée par le futur stagiaire. Il rappelle que les stages à l étranger se concrétisent, par la signature d une convention qui établit les modalités particulières de collaboration des universités partenaires et la planification des activités liées au stage international. La convention constitue la garantie que le stage se déroule dans le respect de la loi en vigueur et dans le cadre du cursus pédagogique. Il propose de désigner M. Marc Gravel, secrétaire exécutif du Comité de gestion de l international, à conclure lesdites offres de stage et à respecter toutes les conditions fixées par CIC à cet effet. Il s agit d une mesure transitoire d une période d un an. À cette fin, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3848 Désignation d un signataire pour les conventions de stage à l international le Règlement général 2 «Les études de premier cycle»; le Règlement général 3 «Les études de cycles supérieurs»; que les stages à l étranger sont encadrés par des conventions établissant les modalités de collaboration entre les universités partenaires; la recommandation du vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général; Sur PROPOSITION de M. Bruno Bouchard, APPUYÉE par M. Mustapha Elayoubi, il est RÉSOLU à l'unanimité :
CEX-81 E.2015.3 6 DE mandater M. Marc Gravel, secrétaire exécutif du Comité de gestion de l international, pour signer, au nom de l Université du Québec à Chicoutimi, toute convention de stage à l international et y insérer toute stipulation ou convention non incompatible avec les présentes qu il jurera utile ou nécessaire, et ce, à compter du 31 mars 2015 au 30 mars 2016. 8. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE L ordre du jour étant épuisé, la réunion se termine à 12 h. Martin Côté, vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général Martin Gauthier, président d'assemblée