01 09 12 ROCK POULIN, demandeur, c. CAISSE POPULAIRE DE SAINTE- MARGUERITE DE LINGWICK, entreprise. L'OBJET DU LITIGE Le 3 mai 2001, le procureur de M. Rock Poulin veut obtenir au nom de son client «[ ] la lettre dont lecture fut faite à une séance ordinaire du conseil d administration de la caisse le 25 avril 2001.» Le 22 mai 2001, le procureur de M. Poulin conteste le refus qui lui a été signifié en vertu de l article 39 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 (la «Loi») par la Caisse populaire de Sainte- Marguerite de Lingwick (la «Caisse»), le 17 mai précédent, de ne pas lui donner accès à la lettre. Une audience a lieu à Sherbrooke le 20 septembre 2002. COMMENTAIRES PRÉLIMINAIRES suivantes : Les parties acceptent de consentement le dépôt en preuve des pièces 1 L.R.Q., c. P-39.1.
01 09 12-2 - Pièce E-1 : Reproduction de la lettre de plainte en litige La procureure de la Caisse, M e Annie Garon, remet à l audience à M. Poulin copie d une reproduction de cette lettre, à l exception des six mots qui ont été masqués. Pièce D-1 en liasse : Lettre du 13 septembre 2002 du procureur de la Caisse à celui de M. Poulin, lettre de la Caisse à M. Poulin du 24 septembre 2001 et lettre de la Confédération des caisses populaires et d économie Desjardins du Québec (la «Confédération») au procureur de M. Poulin du 17 mai 2001. La procureure de la Caisse avise la Commission que sa cliente renonce à soulever l article 39 de la Loi comme motif de refus. Elle soumet que les six mots ayant été retranchés de la lettre exigée par M. Poulin sont cependant protégés par l article 40 de la Loi. Elle explique que la lettre est une plainte visant M. Poulin, ayant été déposée au conseil d administration de la Caisse (le «Conseil») par la présidente le 25 avril 2001. Elle précise que M. Poulin était à cette époque membre du Conseil. LA PREUVE De la Caisse M me Louise Lapointe, présidente du Conseil, relate avoir fait une lecture intégrale de la plainte à la fin de la séance du Conseil le 25 avril 2001, après avoir requis l exclusion de M. Poulin. Elle mentionne avoir pris les précautions nécessaires pour que personne ne voie cette lettre et qu elle l a conservée dans un coffre-fort à la Caisse. Elle signale que la municipalité où se trouve la Caisse compte 450 habitants. Elle affirme qu elle n a jamais mentionné le nom du plaignant pendant ou après la séance du Conseil. Elle affirme également que la directrice de la Caisse, M me Régine Ward, et la présidente du Comité de déontologie de la Caisse, M me Suzanne Blais, sont les seules personnes qui ont vu
01 09 12-3 - le document original. Elle précise que le Comité de déontologie a examiné cette plainte. Interrogée par le procureur de M. Poulin, M e François Fisette, M me Lapointe lui confirme avoir rencontré son client le 25 avril 2001, avant la séance du Conseil, pour l informer de la plainte à son endroit. Lors des séances du Conseil, elle reconnaît que M. Poulin est assis à côté d elle, mais qu il n a pas vu cette lettre de plainte. Elle révèle que M. Couture de la Confédération a pris connaissance de la plainte et que M. Poulin n a pas été avisé par écrit de sa suspension à titre de membre du Conseil. Elle reconnaît la lettre de la Caisse du 24 septembre 2001 (pièce D-1 en liasse) qui propose à M. Poulin de réintégrer ses fonctions au sein du Conseil, sous réserve de respecter les règles de déontologie et de confidentialité. Elle atteste que la plainte originale est manuscrite et que la lettre remise à M. Poulin est la reproduction fidèle de cette plainte. M me Suzanne Blais, présidente du Comité de déontologie de la Caisse, confirme avoir pris connaissance de la plainte et en avoir fait lecture aux deux autres membres du Comité de déontologie lors de la «réunion spéciale» tenue à cet effet le 30 avril 2001. Elle affirme n avoir jamais dévoilé l identité du plaignant ni divulgué copie de la plainte aux autres membres du Comité de déontologie. Interrogée par M e Fisette, M me Blais indique que les deux autres membres du Comité de déontologie sont M mes Gisèle Guillemette et Jacqueline Bouffard. Elle certifie ne pas avoir conservé une copie de la plainte et en avoir discuté avec M. Couture de la Confédération. Elle ne sait pas si M. Poulin a reçu une lettre confirmant la suspension de ses fonctions comme membre du Conseil ni si M. Couture a obtenu copie de la plainte.
01 09 12-4 - Du demandeur M e Fisette fait témoigner M me Régine Ward, directrice de la Caisse depuis 25 ans. Elle atteste avoir pris connaissance de la plainte lors de la réunion du Conseil et l'avoir conservée au coffre-fort de la Caisse. Elle a communiqué cette lettre, par télécopie, à M e Alain Lacroix, du Service juridique à la Confédération, pour savoir comment procéder dans ce type de dossier (pièce D-1 en liasse). Elle signale que la Confédération a fait une enquête interne. Elle affirme que la Caisse n a pas d autres documents que l original de la plainte. M. Poulin prétend avoir vu la lettre de plainte parce qu il était assis à côté de M me Lapointe à la séance du Conseil le 25 avril 2001, sans toutefois, admet-il, connaître le nom du plaignant. Il mentionne que la présidente du Conseil est venue chez lui, avant la séance du Conseil du 25 avril, pour lui reprocher d avoir dévoilé des informations, obtenues comme membre de ce Conseil, au sujet de l Abattoir Rousseau et du Festival des Écossais. Il a discuté de cette plainte avec M me Blais. Il soutient que le caractère confidentiel de la plainte aurait été respecté si celle-ci n avait été déposée qu au Comité de déontologie de la Caisse. Il est d avis que la Confédération n aurait pas dû recevoir cette lettre de plainte. Il allègue avoir refusé toutes les propositions lui ayant été soumises pour réintégrer le Conseil parce qu il veut copie de cette plainte. Il spécifie que l obtention de celle-ci lui permettra de répondre aux accusations portées contre lui. M. Poulin répond à la procureure de la Caisse qu il n a pas présenté sa candidature à un poste au sein du Conseil, à l échéance de son terme, parce qu il n y a pas été invité. LES ARGUMENTS M e Garon fait valoir que le document original est une plainte, manuscrite, discutée à huis clos à une séance du Conseil, conservée confidentiellement,
01 09 12-5 - n ayant pas été rendue publique et connue par seulement quatre personnes. En vertu de l article 40 de la Loi, la Caisse refuse de communiquer l original de cette plainte parce M. Poulin pourrait identifier le plaignant 2. M e Garon plaide que M. Poulin a des soupçons, mais ne connaît pas la personne qui a porté plainte. Elle avance que M. Poulin a l intention de s adresser au plaignant et cette situation, si elle se réalise, pour une petite communauté de 500 personnes, peut avoir un impact négatif. M e Garon invoque l article 106 de la Loi sur les coopératives de services financiers 3 et les articles 3.01 et 3.02 du Code de déontologie des caisses et de la Fédération pour refuser à M. Poulin la communication des six mots cachés : 106. Un dirigeant ne peut communiquer un renseignement concernant la coopérative des services financiers ou l un de ses membres que dans la mesure déterminée par les règles adoptées par le conseil de déontologie de la fédération ou par le conseil de vérification et de déontologie, s il s agit d une caisse qui n est pas membre d une fédération. 3.01. Sous réserve de l article 3.03, tout renseignement relatif à un membre, incluant le fait même d être membre, est confidentiel. Aucune divulgation n est permise sans le consentement du membre, à moins que ces renseignements ne soient de notoriété publique ou que leur divulgation ne soit requise ou permise par une loi, une ordonnance ou un jugement d un tribunal. 3.02. Tout dirigeant ou employé ne doit jamais divulguer de renseignements confidentiels non plus que des informations touchant les affaires de la caisse ou de la Fédération et susceptibles dans ce dernier cas de nuire à ses intérêts autrement que de la façon permise par l article 3.01, et ce, même après avoir cessé d occuper sa fonction ou son emploi, selon le cas. M e Garon rappelle que M. Poulin a obtenu une fidèle reproduction de la plainte, à l exception des mots ayant été cachés. 2 3 Mercier c. Office municipal d habitation de Saint-Damien-de-Buckland, [1995] C.A.I. 144; Rousseau c. Centre hospitalier régional de l Outaouais, [1988] C.A.I. 35; Forgues c. Nav Canada, [2001] C.A.I. 45. L.R.Q., c. C-67.3.
01 09 12-6 - M e Fisette prétend au caractère public de la plainte, laquelle a été lue lors d une réunion du Conseil. Il ajoute que cette même plainte a été lue par la présidente du Conseil à M. Poulin lors de la rencontre préalable à la séance du Conseil le 25 avril 2001. Ainsi, selon lui, la jurisprudence citée par la Caisse ne peut trouver application. Il prétend également que beaucoup de personnes ont pris connaissance de cette plainte venant justifier la remise de celle-ci à M. Poulin. APPRÉCIATION L examen du document en litige confirme que M. Poulin a reçu une reproduction dactylographiée identique à la plainte manuscrite le concernant. Le litige se limite donc à déterminer si M. Poulin peut obtenir copie des six mots masqués au troisième paragraphe de la plainte et le nom du signataire du plaignant. L article 27 de la Loi consacre le principe pour une personne de recevoir des renseignements personnels, tel qu'il a été défini à l article 2, à son sujet détenus par une entreprise : 27. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l'existence et lui donner communication des renseignements personnels la concernant. 2. Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier. La Commission d'accès à l'information (la «Commission»), vu la preuve, partage les arguments de la procureure de la Caisse que la plainte manuscrite, la signature ou le nom du plaignant sont des renseignements permettant d identifier une personne physique et bénéficiant, dans ce cas-ci, de la protection impérative prévue à l article 40 de la Loi :
01 09 12-7 - 40. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement personnel la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l'existence d'un tel renseignement et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa communication ou qu'il ne s'agisse d'un cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée. Les six renseignements masqués au troisième paragraphe ne sont toutefois pas de la nature de renseignements touchant des personnes physiques au sens de l article 2 de la Loi. La Commission comprend aisément les règles de confidentialité en vigueur auxquelles sont soumis les membres siégeant au Conseil, incluant M. Poulin. Il ne faut toutefois pas confondre l actuelle demande d accès à des renseignements personnels et celle donnant un caractère public à des renseignements prévus à l article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 4 (la «Loi sur l'accès») : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. D une part, la Commission peut difficilement, des faits soumis en la présente, partager les arguments soumis par le procureur de M. Poulin sur le caractère public de la plainte. D autre part, il ne s agit pas pour la Commission de sanctionner de façon hypothétique un manquement aux obligations prévues à la loi et aux règlements de la Caisse régissant la conduite des parties. Clairement, M. Poulin est tenu à la 4 L.R.Q., c. A-2.1.
01 09 12-8 - confidentialité des renseignements en lien avec sa fonction de membre de la Caisse, ce qu il a d ailleurs confirmé sous sa signature le 9 juin 1999. La Commission est en conséquence d avis que M. Poulin pourra obtenir les six renseignements du troisième paragraphe qui le concernent personnellement parce qu ils ne renferment pas de renseignements sur une personne physique et ne bénéficient pas de restrictions prévues à la Loi. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CONSTATE que la Caisse à remis à M. Poulin une copie dactylographiée identique de la plainte manuscrite le concernant; ORDONNE à la Caisse de communiquer à M. Poulin les six renseignements qui ont été masqués au troisième paragraphe de la plainte; REJETTE donc, quant au reste, la demande d examen de mésentente. MICHEL LAPORTE Commissaire Montréal, le 23 octobre 2002 GÉRIN, LEBLANC & ASSOCIÉS (M e François Fisette) Procureurs du demandeur MONTY, COULOMBE (M e Annie Garon) Procureurs de l'entreprise