Comment démontrer le respect des réglementations lors d'un processus de certification?
Je me présente Mathieu Vanhaelen HSE advisor Gestionnaire de publications Mon job: Registres législatifs sur mesure Audit réglementaires sécurité/enviro Missions de support HSE en entreprise Gestion du site sentral
Legal compliance & management systems certifications Revue de direction -Effectuer les ajustements nécessaires -Tirer les leçons de l expérience Politique Environnement/Sécurité/ Santé Act Plan Planification - Identification des aspects environnementaux, des dangers et risques - Exigences légales et autres - Objectifs et cibles - Programme environnemental - Plan annuel et quinquennal Contrôle -Surveillance et mesurage -Non conformité, action corrective et préventive -Enregistrements -Audit du SMSE Check Do Amélioration continue Mise en œuvre et fonctionnement -Ressources et responsabilités -Gestion des compétences -Communication -Documentation du SMSE -Maîtrise de la documentation -Maîtrise opérationnelle -Prévention des situations d'urgence
Legal compliance & management systems certifications La norme ISO 14001 n'établit pas d'exigences absolues en matière de performance environnementale, mais elle impose de se conformer à la législation et aux réglementations applicables: 6.1.3 Obligations de conformité L organisme doit : a) identifier et avoir accès aux obligations de conformité relatives à ses aspects environnementaux ; b) déterminer de quelle manière ces obligations de conformité s appliquent à l organisme. L organisme doit tenir à jour des informations documentées sur ses obligations de conformité.
Pour démontrer le respect des réglementations, il faut un système qui permette de 1. Connaître les réglementations applicables 2. Connaître l impact de ces réglementations sur le fonctionnement de votre entreprise 3. Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations 4. Planifier et documenter les actions d amélioration 5. Rester actuel
Pour démontrer le respect des réglementations, il faut un système qui permette de
Connaître les réglementations applicables
Connaître les réglementations applicables Il existe des milliers de textes légaux en HSE, pas toujours évident de s y retrouver
Connaître les réglementations applicables - Visite de l entreprise, analyse des activités, installations et risques présents, discussion avec les responsables HSE => Profil
Connaître les réglementations applicables - En fonction des risques, activités, installations, on sélectionne les textes législatifs applicables à l entreprise => Registre législatif sur mesure - Travail compliqué sans l aide de spécialistes: - Réglementations européennes, nationales, régionales, communautaires - Difficulté d obtenir les versions coordonnées des législations - Cadre législatif en constante (r)évolution: impositions européennes, régionalisation des compétences, passage du RGPT au code, etc. EX: Nous travaillons avec un outil où toute la législation HSE est répertoriée et classée (Topics/sub topics, champ d application, type de législation ) En fonction du profil de l entreprise, il est alors facile de sélectionner la législation applicable. A partir de ce profil, on peut aussi proposer à l avenir les nouvelles législations pertinentes.
Connaître l impact des réglementations
Connaître l impact des réglementations Un registre c est bien mais ca ne suffit pas Comment faites-vous pour saisir l impact des législations sur vos activités?
Connaître l impact des réglementations - Articles de presse (presse généraliste, éditeurs spécialisés, fédérations, autorités) - Permet de voir si on est concerné et d avoir une idée globale de ce qui change
Connaître l impact des réglementations Examen détaillé de la législation => application dans les procédures de l entreprise, formulaires, etc.
Connaître l impact des réglementations
Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations
Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations - Examen systématique des dispositions légales - Confrontation des exigences légales avec les procédures internes - inventaire des documents et analyses des risques disponibles, - Pour faciliter les audits, on peut travailler avec des check-lists : - Lors de l analyse de la législation HSE, on extrait les exigences pertinentes et on les mets en questions. - Lors de l audit, il ne reste plus qu à parcourir les questions et y répondre ou bien de confier le travail à un expert!
Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations
Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations
Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations - Un audit global, même avec des listes de questions, c est un travail d envergure => Procéder avec ordre et méthode! Par exemple, pour un audit de la législation sécurité, commencer par la loi du 4 août 1996 n est pas la meilleure idée Il vaut mieux commencer par les différents arrêtés d exécution, en les groupant par thème!
Planifier et documenter les actions d amélioration - Compilation et analyse des résultats aux questions => Synthétiser les résultats dans un rapport détaillé, reprenant pour chaque texte légal audité l inventaire des non-conformités détectées lors de l audit et les commentaires associés - En fonction du rapport, planifier les actions pour corriger les points noirs. - Prioriser en fonction - de la gravité des non-conformités et de leurs impacts possibles - des ressources disponibles - Attribuer les tâches, fixer les échéances, définir des plans d action,
Continuité du système et mise à jour
«L organisme doit tenir à jour des informations documentées sur ses obligations de conformité» Il faut tout documenter et pouvoir le montrer à l auditeur!
Gestion de l information - Utilité d un système centralisé
Gestion de l information - Caractéristiques d un bon système centralisé: - En ligne, accessible de partout, 7j/7, 24h/24 (cloud) - Droits d accès personnalisables, permet le partage facile de l information, permet à plusieurs personnes de travailler - Tout sous la main, permet de consulter les lois, les procédures, indiquer les statuts, les dates des contrôles, les actions à entreprendre, les échéances, lier des documents, - Facilité pour extraire des rapports, exporter vers Excel - Permet le suivi des actions, des non-conformités - Facile à montrer lors d un audit!
Gestion de l information Solutions Sharepoint/Excel, intranet,
Logiciels Gestion de l information
Gestion de l information
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