Rapport de surveillance des politiques de Limites des pouvoirs de la direction Période de référence : Septembre à décembre 2014 Période de référence précédente : 30 septembre 2014 Nom de l auteur : K. Allen Type de politique : Limites des pouvoirs de la direction Titre de la politique : LPD-5 Planification ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE DU CONSEIL Le chef de la direction ne permettra pas que la planification affecte les ressources d une manière qui s écarte substantiellement des priorités de Fins établies par le conseil, qui représente un risque budgétaire ou ne découle pas d un plan pluriannuel. Un plan pluriannuel est en place et le budget découle de ce plan. Le «plan pluriannuel» est le plan stratégique du chef de la direction, appelé «Plan pour réaliser les Fins». Le «risque budgétaire» signifie la violation de la politique PG-14 Fonds de réserve. Un écart substantiel correspond à ±10 % des affectations établies dans les politiques de Fins F-1, F-2, F-3 et F-4. Les ressources budgétées sont mises en correspondance avec les Fins à l aide de l outil de mappage Ressources-Fins. o Les dépenses sont mises en correspondance avec des responsabilités. o Les salaires et les avantages sociaux sont mis en correspondance avec les feuilles de temps. o Les dépenses en coûts indirects sont imputées proportionnellement aux Fins. o Les rentrées/sorties sont exclues. L interprétation et les preuves de conformité de cette politique, autres que les affectations aux Fins, sont présentées ci-dessous, à chaque article. Justification du caractère raisonnable : Les activités et les ressources peuvent contribuer à plus d une Fin. La mise en correspondance des ressources et des activités avec les Fins passe par un processus d affectation. L exactitude du modèle présente un écart de ±10 %, de sorte que les écarts qui correspondent à l exactitude du modèle sont considérés comme mineurs. Le budget se situe à ±10 % des affectations établies dans les politiques de Fins. Le budget 2015 a été approuvé le 15 décembre 2014. Fin Affectations prioritaires Budget 2015 F1 40 % 58 % F2 15 % - 25 % 21 % F3 15 % - 25 % 17 % Page 1 de 7
F4 10 % 4 % Cette information, tirée de l outil de mappage Ressources-Fins, a été fournie le 27 janvier 2015 par la chef de pratique, Finances et Administration, et confirmée par le vice-président, Développement et services d affaires. En outre, sans limiter la portée de ce qui précède, le chef de la direction ne doit pas : 1. Agir en l absence d un plan stratégique pluriannuel dont on peut s attendre qu il réalise une interprétation raisonnable des Fins. Un plan pluriannuel, le «Plan pour réaliser les Fins», qui tient compte des facteurs ayant une incidence sur l avenir de l organisation est en place. Justification du caractère raisonnable : Le Plan pour réaliser les Fins établit la plus récente interprétation raisonnable des Fins. Un plan pluriannuel le Plan pour réaliser les Fins est en place. L équipe de leadership 1 s est réunie le 17 septembre 2014 pour examiner le Plan pour réaliser les Fins afin de cerner les priorités pour le budget 2015. La vice-présidente, Affaires réglementaires, et le vice-président, Développement et services d affaires, ont examiné le Plan pour réaliser les Fins et confirmé qu il est de nature pluriannuelle, tient compte des facteurs susceptibles d avoir des incidences sur l avenir de l organisation et a été utilisé pour élaborer le budget 2015. 1.1 Planifier sans tenir compte des facteurs internes et externes susceptibles d avoir une incidence sur l avenir à court et à long terme de l organisation. Le Plan pour réaliser les Fins tient compte des facteurs susceptibles d avoir une incidence sur l avenir de l organisation. Justification du caractère raisonnable : Pour améliorer le processus de planification, le document de Réflexion globale a été étendu et est maintenant appelé Avenir envisagé partagé. Il décrit comment les éléments issus de l analyse de l environnement et de la réflexion globale du conseil seront incorporés dans le Plan pour réaliser les Fins. Le Plan pour réaliser les Fins tient compte des facteurs qui ont une incidence sur l avenir de Le 17 septembre 2014, la vice-présidente, Affaires réglementaires, et le vice-président, Développement 1 L équipe de leadership est composée de l équipe de direction (chef de la direction, vice-présidents et adjointe exécutive principale du chef de la direction) et des chefs de pratique. Page 2 de 7
l organisation. et services d affaires, ont examiné le Plan pour réaliser les Fins et confirmé qu il tenait compte des facteurs susceptibles d avoir des incidences sur l avenir de l organisation. Nota : Une analyse de l environnement a été effectuée pour cerner les tendances et les enjeux nationaux et internationaux qui pourraient avoir un impact sur Ingénieurs Canada et la profession. Les avis de parties prenantes nationales et internationales, y compris les membres du conseil ainsi que les présidents et chefs de direction des ordres constituants ont été sollicités. Le rapport sera publié en mars 2015. 2. Permettre une planification qui mette en péril la santé financière des années futures ou qui ne vise pas à bâtir des capacités organisationnelles suffisantes pour réaliser les Fins dans les années à venir. La planification à long terme respecte les niveaux des fonds de réserve établis dans la politique PG-14 Fonds de réserve. Justification du caractère raisonnable : De par les exigences établies dans la politique PG-14, le conseil s assure que des ressources financières seront disponibles pour répondre aux besoins opérationnels spéciaux d Ingénieurs Canada. Respecter les limites cibles établies dans la politique PG-14 garantit la solidité financière des années à venir. Les niveaux des réserves établis dans la politique PG-14 Fonds de réserve sont respectés. Le 9 janvier 2015, la chef de pratique, Finances et Administration, et le vice-président, Développement et services d affaires, ont confirmé que le budget 2015 respectait les exigences énoncées dans la politique PG-14 Fonds de réserve. 3. Agir en l absence d un budget qui découle du Plan pour réaliser les Fins pour toute période financière ou pour le reste d une période financière. Les budgets annuels d opérations et d immobilisations découlent du Plan pour réaliser les Fins. Les activités prioritaires pour l année à venir sont tirées du Plan pour réaliser les Fins et servent de base au budget. L équipe de leadership a tenu un atelier de planification le 17 septembre 2014 pour déterminer les priorités de l organisation à partir du Plan pour réaliser les Fins. Le 16 décembre 2014, la vice-présidente, Affaires réglementaires, et le vice-président, Développement et services d affaires, ont confirmé que le budget découlait des priorités de l organisation. 3.1 Omettre de préparer des prévisions crédibles des revenus et des dépenses, de séparer les dépenses en immobilisations des dépenses opérationnelles, de prévoir le flux de trésorerie et de divulguer les hypothèses de planification. Les budgets opérationnel et d immobilisations comprennent les hypothèses de planification et des Page 3 de 7
prévisions des revenus et des dépenses. Les prévisions du flux de trésorerie sont préparées pour assurer la conformité à la politique LPD-3. Les budgets opérationnel et d immobilisations sont approuvés. Les prévisions de flux de trésorerie sont préparées dans le respect des limites établies dans la politique LPD-3. Le 16 décembre 2014, les budgets opérationnel et d immobilisations 2015 ont été présentés par le viceprésident, Développement et services d affaires, examinés par l équipe de direction et approuvés par le chef de la direction. Le 28 janvier 2015, le vice-président, Développement et services d affaires, a confirmé que les prévisions de flux de trésorerie préparées par la chef de pratique, Finances et Administration, respectaient les limites établies dans la politique LPD-3. 3.2 Risquer de provoquer des situations ou conditions décrites comme étant inacceptables dans la politique du conseil intitulée «Situation financière» (LPD-3). : Les limites financières établies dans la politique du conseil LPD-3 Situation financière doivent être respectées. La conformité à la politique LPD-3 est respectée. Voir le Rapport de surveillance de la politique LPD-3. 3.3. Prévoir un montant moindre que celui déterminé chaque année par le conseil comme étant directement nécessaire à ses activités annuelles, tels les coûts d audit financier, le développement du conseil, les réunions du conseil et des comités, les frais juridiques du conseil, et les liens avec les propriétaires. Le budget prévoit les coûts de l audit financier, du développement du conseil, des réunions du conseil et des comités, et des liens avec les propriétaires. Les coûts de l audit financier, du développement du conseil, des réunions du conseil et des comités, et des liens avec les propriétaires sont compris dans le budget. Le 9 janvier 2015, la chef de pratique, Finances et Administration, et le vice-président, Développement et services d affaires, ont confirmé que le budget 2015 prévoyait 24 000 $ pour l audit financier, le développement du conseil, les réunions du conseil et des comités, et les liens avec les propriétaires. 4 Agir en l absence d un plan à long terme qui prévoit de façon réaliste et prépare le remplacement et l ajout de besoins en capitaux de l organisation. Page 4 de 7
Un plan d immobilisations à long terme est en place pour répondre aux besoins d Ingénieurs Canada. Le budget d immobilisations prévoit des ressources pour financer le remplacement et l ajout de TI, de mobilier et d aménagement des bureaux. Le 27 janvier 2015, la chef de pratique, Finances et Administration, et le vice-président, Développement et services d affaires, ont confirmé que le plan à long terme prévoyait la mise à niveau des ordinateurs au moins tous les cinq ans, le remplacement du mobilier de bureau selon son état d usure et l aménagement des nouveaux bureaux. Le budget d immobilisations pour 2015 comprend : 30 150 $ - ordinateurs 413 000 $ - mobilier 500 000 $ - aménagement 5 Agir en l absence de processus de planification en place qui facilitent la continuité des opérations lors des transitions de personnel clé et assurent le bon fonctionnement à long terme de tous les aspects de l organisation. Les descriptions de postes, y compris les responsabilités et les paramètres de mesure, sont définies et à jour, un processus de recrutement rigoureux est suivi et les employés sont formés et tenus responsables d assurer le bon fonctionnement à long terme. Les tâches et responsabilités sont assurées pendant les transitions de personnel clé. Les postes ont des descriptions à jour qui définissent les responsabilités, ainsi que les qualités de leadership et les compétences requises. Nous utilisons un processus de recrutement rigoureux. Le personnel a accès à des possibilités de formation et de développement. Le 22 janvier 2015, la chef de pratique, Ressources humaines, a confirmé que tous les postes avaient des descriptions à jour. Le 22 janvier 2015, la chef de pratique, Ressources humaines, a confirmé que, durant la période de référence, notre processus de recrutement avait comporté les activités suivantes : Révision des descriptions de postes Affichage interne et dans le site Web Affichage dans des sites Web externes Élaboration d une matrice de sélection correspondant à la description de poste Évaluation des candidats par un évaluateur de carrière externe et à l aide d outils d évaluation en ligne (lorsqu il y a lieu) Une série d entrevues En 2014, outre la formation et l orientation offerte aux nouveaux employés, le personnel a reçu de la formation sur : Page 5 de 7
la gestion du changement la gouvernance par politiques (ateliers) SharePoint. Des évaluations du rendement sont effectuées chaque année pour discuter du rendement de chaque employé et déterminer ses besoins de formation et de développement. Les tâches et responsabilités sont assurées pendant les transitions de personnel clé. Le 22 janvier 2015, le chef de la direction, les viceprésidents, et la chef de pratique, Ressources humaines, ont examiné le rendement et les évaluations du personnel pour 2014, et approuvé les primes de rendement. Le 22 janvier 2015, la chef de pratique, Ressources humaines, a confirmé que du personnel temporaire, des entrepreneurs, des consultants et la réaffectation et le partage des tâches étaient utilisés pour assurer le bon déroulement des opérations durant les transitions de personnel clé. 6 Permettre que l organisation se trouve dépourvue de capacités organisationnelles suffisantes pour assurer son bon fonctionnement continu, advenant la perte soudaine des services du chef de la direction. Les vice-présidents connaissent suffisamment bien les politiques du conseil, les enjeux organisationnels et les responsabilités du chef de la direction pour poursuivre les opérations jusqu à ce que le conseil avise. Le chef de la direction a évalué que les viceprésidents possédaient les connaissances nécessaires pour assurer la poursuite des opérations. Les rapports annuels d évaluation du rendement effectués en janvier 2015 démontrent une compréhension globale des enjeux organisationnels et des responsabilités du chef de la direction. Le 26 janvier 2015, les vice-présidents ont confirmé que la participation aux réunions hebdomadaires de l équipe de direction assurait une compréhension complète des enjeux organisationnels. Les procès-verbaux confirment que les viceprésidents ont participé aux réunions du conseil et des comités du conseil, à l élaboration des politiques et aux rapports de surveillance durant la période de référence. ÉNONCÉ DES RESSOURCES ET DE LA DOCUMENTATION EXAMINÉES OU UTILISÉES : Plan stratégique 2011-2016 Plan pour réaliser les Fins Avenir envisagé partagé Rapports sur la réflexion globale Données réelles 2014 Budget 2015 Plan d immobilisations 2015 Évaluations annuelles du rendement - 2014 Page 6 de 7
Présentation sur le budget Ententes/contrats avec des entrepreneurs et consultants ATTESTATION Je soumets, par la présente, mon rapport de surveillance de la politique de Limites des pouvoirs de la direction LPD-5 Planification. Je certifie qu il s agit d une représentation exacte des données disponibles pour démontrer la conformité. Original signé Kim Allen 30 janvier 2015 Page 7 de 7