Guid de de numé érisation des documents administratifs Janvier 20144
Suivi des versions Version Date Auteur 1.0 Juillet 2010 Hugues St-Louis 2.0 Novembre 2013 Cynthia Savard 2.1 version large public Janvier 2014 Carole Saulnier Nous tenons à remercier le Service du greffe de la Ville de Québec pour nous avoir permis d utiliser ses outils (Matrice décisionnelle et Déclaration de numérisation) et de les adapter aux besoins de l Université. Nous remercions également la Crépuq pour le travail effectué par le Sous-comité des archivistes et la vérification légale effectuée par le Sous-comité des affaires juridiques
1 Table des matières Introduction... 2 1.1 Objectifs... 3 1.2 Définitions... 3 1.3 Rôles et responsabilités... 5 1.4 Présentation des composantes du système... 6 1.5 Cadre juridique... 7 1.5.1 Loi sur les archives... 7 1.5.2 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information... 8 1.5.3 Code civil du Québec... 11 1.5.4 Loi sur le droit d auteur... 11 1.5.5 Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels... 11 2. Procédure de numérisation... 13 2.1 Politique de décision... 13 2.2 Préparation... 14 2.2.1 Préparation intellectuelle... 14 2.2.2 Préparation matérielle... 15 2.3 Contrôle de l accès... 15 2.4 Procédures de travail... 16 2.4.1 Directives techniques... 16 2.4.2 Procédure pour numériser... 16 2.4.3 Procédure pour indexer... 17 2.5 Contrôle de la quantité et de la qualité... 18 2.6 Déclaration de numérisation... 19 2.7 Gestion des documents sources... 20 Bibliographie... 21 Annexes... 23
2 Introduction Depuis quelques années, la numérisation de documents sur support analogique a beaucoup gagné en popularité auprès des organisations. Elle est devenue un élément important de leur gestion documentaire. À la Division de la gestion des documents administratifs de l Université Laval, c est en avril 2007 que la numérisation de documents administratifs a débuté. Ce service est depuis en continuelle croissance. Dans ce contexte, il importe de bien encadrer la numérisation afin, non seulement de mieux prévoir les développements à venir, mais également d assurer l intégrité et la valeur juridique des documents numérisés. Ce guide vise donc à normaliser le processus de numérisation des documents administratifs et à le rendre conforme au cadre juridique des organismes publics québécois, dont fait partie l Université Laval. Il s agit d un outil de référence destiné aux unités qui désirent numériser certaines séries de documents. De plus, le présent guide, complété par la Déclaration de numérisation (voir annexe), sert à documenter le processus de transfert au sens de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information. Cette documentation permet d attester de l intégrité et de la valeur juridique des documents reproduits et donc d éliminer des documents sources sur support papier. Il est à noter que le présent guide s applique exclusivement aux documents administratifs. Le guide se sépare en deux grandes parties. La première consiste en une présentation générale des éléments de contexte de la numérisation. Il y est question des objectifs poursuivis, de quelques définitions utiles, des rôles et des responsabilités de chacun des intervenants, des composantes du système utilisé et du cadre juridique applicable. La seconde partie traite du processus de numérisation, de la décision de numériser jusqu à la gestion des documents originaux une fois ceux-ci reproduits. Les procédures de travail avec le logiciel choisi sont également traitées dans cette partie. Enfin, se retrouvent en annexes des exemples de formulaires et autres fiches techniques qui devraient documenter les aspects de la numérisation dans les unités concernées.
3 1. Présentation générale et mise en contexte Dans cette première partie du guide, sont présentés les principaux éléments de contexte du processus de numérisation. 1.1 Objectifs La présente procédure de numérisation vise à : Respecter la législation en matière de transfert, de diffusion, de conservation et de destruction des archives numérisées à l Université Laval; Normaliser les processus de travail en matière de numérisation; Documenter le transfert de documents analogiques sur support numérique afin d en assurer l intégrité ainsi que la valeur juridique, notamment en répondant à l article 17 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information; Développer des outils de travail permettant de rationnaliser la sélection des projets de transfert de support; Permettre l élimination de certains documents après leur reproduction sur support numérique. 1.2 Définitions Il importe de donner les définitions de quelques concepts clés abordés dans le présent guide. Ceux-ci sont présentés par ordre alphabétique. Calendrier de conservation : Instrument de gestion qui regroupe les règles de conservation adoptées par une organisation ou un État et qui permet de les diffuser, de les appliquer, de les administrer et de les contrôler (suivi, mise à jour, maintien). 1 Document : Au sens de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information : «Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.» 2 1 Jean-Yves Rousseau et al., Les fondements de la discipline archivistique, Presses de l Université du Québec, Sainte-Foy, 1994, p. 282. 2 Gouvernement du Québec, L.R.Q., chapitre C-1.1, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information, [en ligne], Adresse URL : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file=/c_1_1/c1_1. html (page consultée le 17 juin 2010).
4 Format : Structure définie de données contenues sur un support magnétique ou autre, établie selon des règles qui régissent le stockage, l'affichage, la manipulation, l'impression ou la transmission de ces données. 3 Imagerie numérique : Ensemble des procédés relatifs à la création et à la diffusion des images numériques. 4 Indexation : Caractérisation du contenu d'un document par des descripteurs de langage contrôlé. Toute caractérisation d'un document donné au moyen de mots empruntés à un vocabulaire généralement limité, pour en décrire la source (auteur, date, références, etc.) ou le contenu (sujet traité). 5 Lot (de documents) : Groupe de données rassemblées en vue d'être traitées les unes après les autres dans la même phase de traitement. Désigne un ensemble de documents groupés par une fonction commune. 6 Métadonnée : Données pour nommer, identifier, décrire et classifier une ressource documentaire au moment de son enregistrement institutionnel comme, par exemple, le titre d un document, son auteur, sa date de création, etc. 7 Numérisation : Processus effectué par les lecteurs optiques et consistant en la conversion des images en données numériques (suites de bits) en vue de leur conservation sur support numérique ou optique et de leur traitement par ordinateur. 8 Numériseur : Périphérique d'entrée permettant de convertir des informations analogiques (son, image, texte) en valeurs numériques correspondantes, manipulables par ordinateur. 9 Règle de conservation : Norme fixée à partir de l évaluation administrative, légale, financière, probatoire et patrimoniale des documents. Elle en établit la durée de conservation jusqu à leur élimination ou leur versement aux archives définitives 10. Résolution : Nombre de points ou de pixels, par unité de longueur, que peut comporter une image reproduite sur un écran ou une feuille de papier. 11 La résolution est la capacité à distinguer les détails fins dans l'espace. La fréquence spatiale à laquelle une image 3 Office québécois de la langue française, Grand dictionnaire terminologique, Gouvernement du Québec, [en ligne], Adresse URL : http://www.oqlf.gouv.qc.ca/ressources/gdt.html (page consultée le 17 juin 2010). 4 Office québécois de la langue française, op. cit. 5 Ibid. 6 Ibid. 7 Nicole Lemay, Profils de métadonnées gouvernementaux, CRGGID, 2005, [en ligne], Adresse URL : http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/crggid/presentation_courte_profils.ppt#272,3,diapositive 3 (page consultée le 26 juillet 2010). 8 Office québécois de la langue française, op. cit. 9 Office québécois de la langue française, op. cit. 10 Jean-Yves Rousseau et al., op cit., p.290. 11 Office québécois de la langue française, op. cit.
5 numérique est échantillonnée (fréquence d'échantillonnage) est généralement un bon indicateur de la résolution. C'est pourquoi les termes points par pouce ou pixels par pouce (ppp ou dpi et ppi en anglais) sont les expressions courantes et synonymes indiquant la résolution des images numériques. 12 1.3 Rôles et responsabilités Les rôles et responsabilités des différents intervenants dans le processus de numérisation sont ici détaillés afin d éviter toute confusion et de s assurer que tous les éléments sont pris en compte par le personnel concerné. La Direction de l unité désigne un ou des commis qui seront chargés de la reproduction des documents. Elle s assure également de posséder les ressources nécessaires (financières, humaines, technologiques) pour mener à bien les projets de numérisation. Enfin, elle émet les lignes directrices en matière de numérisation et détermine les projets prioritaires. Le responsable dans l unité, après entente avec les secteurs concernés, détermine les séries de documents qui seront numérisées et évalue la pertinence des projets soumis pour déterminer s il est rentable ou non de numériser les documents selon la matrice décisionnelle (Annexe 1). Il évalue également, au besoin avec l aide d un archiviste de la, toute valeur archivistique, historique ou patrimoniale que les documents peuvent revêtir et détermine les dispositions à mettre en place afin d assurer leur sauvegarde. Le responsable s assure que les engagements de confidentialité et de non divulgation (Annexe 2) sont signés, il détermine les accès et fixe la stratégie de numérisation (substitution, sécurité, diffusion). Il contacte l archiviste responsable du calendrier de conservation à la Division de la gestion des documents administratifs afin qu elle révise la règle de conservation concernée et la fasse approuver. Enfin, il effectue la préparation intellectuelle du projet, assure un suivi des travaux et participe à la veille technologique. Le technicien en informatique crée et configure les bases de données qui accueilleront les documents numérisés. Il installe le logiciel choisi sur les postes des usagers et gère les accès. Enfin, il veille au bon fonctionnement de l équipement et de l environnement logiciel et assure le soutien technique. Le commis à la numérisation prépare les documents, effectue la reproduction des documents selon les méthodes recommandées par la présente procédure et s assure de remplir assidûment les formulaires de Déclaration de numérisation une fois la reproduction effectuée. 12 De la théorie à la pratique Didacticiel d imagerie numérique, Cornell University, [en ligne], Adresse URL : www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-french/contents.html (page consultée le 17 juin 2010).
6 1.4 Présentation des composantes du système Le système de numérisation se compose principalement de quatre éléments : le numériseur, le poste informatique, le serveur (dépôt électronique) et l environnement logiciel. Ceux-ci doivent être documentés dans les paragraphes qui suivent. Le numériseur utilisé pour la reproduction des documents papier à la Division de la gestion des documents administratifs est le modèle. Celui-ci permet de numériser X pages par minute, recto ou recto-verso, grâce au plateau d alimentation automatique (documenter ici les possibilités de numérisation de l appareil). La fiche technique complète du numériseur se trouve en annexe (Annexe 3). Le poste de travail utilisé pour la numérisation se trouve dans le local XXXX. Il est à noter que ce poste sert uniquement à la numérisation, de manière à assurer la plus grande qualité possible des images, et à éviter des bogues informatiques pouvant faire perdre les documents numérisés. L ordinateur est un PC de marque fonctionnant avec le système d exploitation. Le processeur est un. La mémoire vive est de. La carte graphique incluse est. Du côté du moniteur, il s agit d un modèle configuré pour un affichage optimal de et sa résolution est de pixels. Ces paramètres assurent un contrôle de qualité adéquat. Le serveur qui emmagasine les images numériques se nomme XXX et est situé dans un local à accès restreint, sous la responsabilité du technicien en informatique de (unité concernée). Il s agit d un. Sa mémoire vive est de. Ce serveur sert uniquement à l entreposage des documents numérisés. Les images sont stockées dans des répertoires spécifiques à chaque base de données. L indexation, quant à elle, se trouve dans une base de données. Des copies de sauvegarde («backups») sont réalisées toutes les nuits. Le logiciel utilisé pour la numérisation des documents administratifs est (http://www....html). Celui-ci est un logiciel de numérisation et de gestion électronique de documents. Il permet de numériser en lot une série de documents et d indexer ces derniers afin de les rendre accessibles à plusieurs usagers simultanément. Il permet également d archiver les documents numérisés sur un support qui assure la conservation à long terme. Les différentes applications du logiciel sont. Dans le processus de numérisation, ce sont les applications qui sont utilisées. Le logiciel permet de numériser les documents papier et de les indexer. Le logiciel permet de faire des recherches et de modifier les images ou les clés de
7 recherche (métadonnées). La procédure de numérisation avec le logiciel se trouve à la section 2.4 du présent guide. Le manuel de l utilisateur, fourni par la firme, est ajouté en annexe (Annexes 6 et 7). Le logiciel qui optimise la qualité des images est, fourni avec le numériseur et développé par la firme (http ://www..com/). 1.5 Cadre juridique Dans cette partie, nous présentons les principales lois et obligations juridiques qui s appliquent et dont il faut tenir compte pour chaque projet de numérisation. 1.5.1 Loi sur les archives À l instar des autres organismes publics québécois, l Université Laval est assujettie à la Loi sur les archives et doit, entre autres, «établir et tenir à jour un calendrier de conservation». 13 En vertu de cette loi, aucun document ou dossier ne peut être éliminé ou transféré de support sans avoir fait l objet, au préalable, d une règle de conservation. À l Université, c est la et des archives qui assure, auprès de toutes les unités, les services reliés à l élaboration des règles de conservation et à la diffusion du Calendrier de conservation. Article 7 La Loi sur les archives oblige l inscription de la mention du support de conservation des documents dans le calendrier de conservation. Le service responsable de la gestion documentaire de l organisation doit mettre à jour son calendrier de conservation des documents afin d indiquer la présence de documents sur support numérique, que les documents originaux sur support analogique soient conservés ou non. Article 18 Un document inactif à conservation permanente ne peut être détruit que si le calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) le prévoit. Le document peut aussi être éliminé, après autorisation de BAnQ s il a été transféré sur un autre support. Mise en application : Informer le service responsable de la gestion des documents de tout projet de numérisation de documents au sein de l université afin d effectuer les mises à jour nécessaires ; Vérifier la règle de conservation concernant les documents à numériser et les conditions qui s y appliquent ; Mettre à jour, s il y a lieu, la règle de conservation concernée 13 Gouvernement du Québec, L.R.Q., chapitre A-21.1, Loi sur les archives, [en ligne], Adresse URL : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file=/a_21_1/a21_ 1.htm (page consultée le 18 juin 2010).
8 La durée active des documents sources doit d ailleurs comprendre la période requise pour effectuer un contrôle de qualité exhaustif. Ces règles doivent nécessairement être acceptées par la direction d une unité avant d être approuvées officiellement, à l interne, par le Comité de gestion des documents administratifs et, à l externe, par le ou la ministre de la Culture et des Communications, par l intermédiaire de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, et ce, avant le début du projet de numérisation. Seule cette approbation permet de détruire les documents sources visés par une opération de numérisation. De plus, une règle de conservation spécifie que la documentation qui soutient la numérisation (déclaration de numérisation, formulaire de contrôle de la qualité, etc.) doit être conservée durant la même période de vie que les documents reproduits (voir la règle de conservation 509-XXX (en approbation)). 1.5.2 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information L intégrité du document, élément qui constitue le cœur de la valeur probante, est assurée lorsqu on peut vérifier que : l information est intégrale et n a pas été altérée; et que le support de l information lui assure stabilité et pérennité. Il est donc crucial de mettre en place des mécanismes de sécurité afin de maintenir cette intégrité tout au long du cycle de vie du document. Plusieurs articles de cette Loi doivent être pris en considération lors de l élaboration ou de la mise en œuvre d un projet de numérisation. Certaines sections des grilles d évaluation et de conformité présentées se basent sur les articles énumérés ci-dessous : Valeur juridique et intégrité des documents Article 5 Il reconnaît une équivalence juridique aux documents technologiques, à condition que leur intégrité soit assurée. Article 6 Il spécifie que l intégrité du document technologique doit être préservée tout au long de son cycle de vie. Celle-ci est assurée à deux conditions : Intégralité et non-altération de l information ; Stabilité et pérennité du support. Mise en application : Suivre les procédures de numérisation ; Vérifier la gestion de la numérisation et de l indexation, le processus de transfert et de stockage des données ainsi que la qualité des documents numérisés (se rapporter aux grilles de contrôle de qualité correspondantes) ; Effectuer un entretien préventif, mettre en place des politiques de protection physiques des locaux et des équipements, sensibiliser le personnel sur les aspects sécuritaires et sur les risques d attaques actives sur l information et procéder à un contrôle de qualité après chaque saisie manuelle; Effectuer une veille technologique et juridique.
9 Note : Les causes susceptibles d altérer l intégrité d un document sont les suivantes 14 : Cause naturelle : défaillance du support ou d un matériel (fin de vie ou mauvais entretien du support) ; Suite à une action frauduleuse : modification du contenu du document, de sa date, de son créateur ; Suite à une erreur humaine : Saisie de donnée erronée. L enjeu de la pérennité de l information est majeur, les technologies de l information étant en évolution constante. Des mesures, telle la migration de format, doivent être prévues pour préserver la lisibilité du document tout au cours de sa durée de vie. Équivalence de documents servant aux mêmes fonctions Article 9 Cet article reconnaît une équivalence fonctionnelle des documents sur supports différents, c'est-à-dire qu un même document existant sur deux supports a la même valeur s il comporte la même information, si son intégrité est assurée et s il respecte les règles de droit qui le régissent. De plus, en cas de perte, un document peut servir à reconstituer l'autre. Mise en application : Vérifier l intégrité des documents numérisés ; Respecter les règles de droit, si applicables. Maintien de l intégrité du document au cours de son cycle de vie Transfert du document Article 17 En vertu de cet article, le transfert de support doit être documenté. Le document résultant du transfert doit comporter la même information que le document source et son intégrité doit être assurée. La documentation relative au transfert doit comporter minimalement la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir. Cette documentation doit être conservée durant tout le cycle de vie du document résultant de ce transfert. Mise en application : Contrôler les différentes activités reliées au projet à l aide des grilles de contrôle de qualité correspondantes ; Appliquer la règle de conservation des documents numérisés à la documentation relative au transfert de support. 14 Caidi, 2003
10 Conservation du document Article 19 Selon cet article, un document doit être intègre et lisible tout au long de sa période de conservation, y compris la conservation permanente le cas échéant. L établissement universitaire, par son service responsable de la gestion documentaire, doit donc s assurer de la disponibilité du matériel qui permet de rendre accessible et intelligible le document. Mise en application : S assurer de l intégrité des documents numérisés ; Si l équipement permettant la lecture des documents est fonctionnel, par exemple un lecteur de microfiche, conservez-le; Transférer le document sur un autre support en assurant son intégrité, le cas échéant. (Principe d équivalence de documents). Article 20 En vertu de cet article, la destruction des documents après leur transfert sur un autre support est admise, à condition que les règles préalables à la destruction soient tenues à jour, que les renseignements confidentiels et personnels soient détruits de manière sécuritaire et que le calendrier de conservation des documents soit respecté. Mise en application : Vérifier la règle de conservation reliée aux documents et la mettre à jour si nécessaire ; S assurer de l intégrité des documents numérisés; Article 21 En vertu de cet article, toute modification à un document numérique durant la période où il doit être conservé, doit être documentée. Afin de conserver l intégrité du document, des renseignements relatifs à l identité de la personne qui a fait la demande de modification, le moment où cette modification a eu lieu, la raison qui justifie cette modification ainsi que l identité de la personne ayant effectué la modification devront être consignés et conservés aussi longtemps que le document lui-même. Transmission du document Article 30 Dans le cas d une transmission de document, cet article exige que le mode de transmission choisi permette de préserver l intégrité du document transmis et du document reçu. La documentation établissant la capacité d'un mode de transmission d'en préserver l'intégrité doit être disponible pour production de preuve, le cas échéant. De plus, il stipule que le fait que le document ait subi une fragmentation ou une compression en cours de transmission pour un temps limité afin de la rendre plus efficace n'emporte pas la conclusion qu'il y a atteinte à l'intégrité du document. Mise en application : Suivre le même principe applicable pour le transfert du document (intégrité + documentation)
11 1.5.3 Code civil du Québec C est le Code civil, qui régit ce qui est admissible en preuve et ce qui ne l est pas au Québec. Article 2837 Cet article précise que l écrit est un moyen de preuve, quel que soit son support. Article 2838 Dans le cas d un document technologique, celui-ci doit conserver son intégrité pour qu il puisse avoir une valeur probante. Article 2841 La reproduction d un document technologique peut être acceptée à condition qu elle soit certifiée et documentée. Article 2842 La copie certifiée est appuyée par une déclaration qui établit les circonstances et la date de reproduction et le fait que la copie porte les mêmes informations que le document reproduit ainsi que les moyens utilisés pour garantir l intégrité de la copie. 1.5.4 Loi sur le droit d auteur Selon la Loi sur le droit d auteur, la reproduction est le droit exclusif de l auteur. Ainsi, il faut s assurer, avant de procéder à la numérisation, de détenir les droits d auteur sur les documents à reproduire ou d avoir obtenu le consentement du titulaire des droits 15. 1.5.5 Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels En matière d accès à l information, la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, à laquelle est assujettie l Université Laval, prévoit que les documents des organismes publics doivent être identifiables et repérables de façon à pouvoir être, sur demande, communiqués en tout temps. Les documents numérisés n échappent pas à cette obligation. Ils doivent, comme tout autre document, être classés selon le plan de classification de l Université pour être repérables et rapidement communiqués 16. 15 Gouvernement du Canada, L.R., ch. C-42, Loi sur le droit d auteur, [en ligne], Adresse URL : http://laws.justice.gc.ca/fr/pdf/c-42.pdf (page consultée le 22 juin 2010). 16 Gouvernement du Québec, L.R.Q., ch. A-2.1, Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, [en ligne], Adresse URL : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file=/a_2_1/a2_1. html (page consultée le 22 juin 2010).
12 Au préalable à l opération de numérisation, une attention particulière doit être accordée aux renseignements confidentiels ou personnels susceptibles de se retrouver dans les documents, renseignements qui ne peuvent en aucun cas être divulgués sans autorisation. La Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels précise ce que sont et ne sont pas les renseignements personnels à protéger. Elle mentionne également à l article 63.1 qu il est nécessaire de «prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits» 17. De même, il faut instaurer, pendant et après la numérisation, des mécanismes de contrôle physiques d accès aux documents et aux installations de numérisation 18. La destruction des documents contenant des renseignements personnels doit aussi être faite selon des méthodes sécuritaires. 17 Ibid. 18 Bibliothèque et Archives nationales du Québec, La numérisation des documents administratifs, Méthodes et recommandations, Juin 2010 (Septembre 2009), [en ligne], Adresse URL : http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/numerisation_des_documents_administratifs _Methodes_et_recommandations_v2.pdf (page consultée le 23 juin 2010).
13 2. Procédure de numérisation Dans cette seconde partie du guide, il est question de la procédure de numérisation des documents administratifs, depuis la décision de numériser jusqu à la disposition finale des documents sources. Les étapes du processus de numérisation sont l évaluation des projets, la préparation physique et matérielle, le contrôle de l accès aux documents, la numérisation, l indexation, le contrôle de la qualité et de la quantité, la Déclaration de numérisation et la gestion des documents originaux. 2.1 Politique de décision La première étape de tout projet de numérisation est l évaluation de la pertinence de numériser la série documentaire donnée et la définition des objectifs, qui donnent lieu au type de numérisation à privilégier. Cette évaluation est faite par la personne responsable dans l unité, qui s aide de la matrice décisionnelle (Annexe 1). La première page présente la grille qui se compose de 25 questions auxquelles elle devra répondre par une note allant de 0 à 4 (0 signifiant «Pas du tout» et 4 signifiant «Tout à fait»). Le total sur 100 points donne un aperçu de la rentabilité du projet. Par la suite, la matrice permet de cerner le type de numérisation à privilégier, les objectifs visés ainsi que le cadre juridique qui s applique. Une décision finale est rendue. La seconde page permet à la responsable de documenter chacune des questions auxquelles elle répond et d y ajouter les notes qu elle juge utiles. Cet outil sert avant tout d aide-mémoire pour en arriver à une décision éclairée et objective. Les types de numérisation offerts auxquels mène la matrice décisionnelle sont la numérisation de diffusion, la numérisation de sécurité et la numérisation de substitution. La numérisation à des fins de diffusion vise simplement à améliorer l accès à une masse documentaire donnée et à faciliter son utilisation. Les documents originaux sont alors conservés. Ce type de projet ne requiert pas un encadrement aussi strict que les deux autres, puisqu il n est pas question d utiliser les documents numérisés pour des fins de preuve. La législation en matière de droit d auteur et de protection des renseignements personnels est toutefois respectée. La numérisation de sécurité consiste à faire une copie des documents afin de s assurer de protéger l information en cas de catastrophe. Comme l image numérique est appelée à jouer le même rôle que l original, l intégrité doit être assurée. Le cadre légal à considérer est le même que pour la numérisation de diffusion, auquel il faut ajouter le Code civil du Québec et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information. Un tel type de projet implique la conservation du support original, ce dernier possédant une valeur intrinsèque. Enfin, la numérisation de substitution suppose que la reproduction numérique remplace le document original, qui est détruit après vérification de l intégrité. Ce type de projet vise à
14 rationaliser l espace et les coûts et à se prémunir contre l obsolescence des technologies. Le cadre légal s appliquant est identique à celui de la numérisation de sécurité. Peu importe le type de numérisation retenu, les mêmes règles et procédures s appliquent aux projets. Il en va de même pour les mesures de sécurité et la veille technologique à mettre en place. 2.2 Préparation Le projet étant jugé rentable et intéressant, il s agit par la suite de l étape de préparation. Celle-ci se découpe en deux parties : la préparation intellectuelle et la préparation matérielle. 2.2.1 Préparation intellectuelle Le niveau de réussite du projet réside essentiellement dans la planification et l encadrement. Ainsi, après avoir pris la décision d enclencher un projet de numérisation, le responsable dans l unité prévoit un certain nombre d éléments afin de faciliter le travail subséquent. En premier lieu, il identifie clairement les objectifs. Ceux-ci vont déterminer non seulement le type de projet à effectuer ainsi que le choix du format et de la résolution des documents numérisés, mais aussi les coûts associés au projet, sa durée et les ressources nécessaires pour le réaliser. Une numérisation en vue d une conservation permanente exige une qualité supérieure (taille, résolution, format) à une numérisation pour diffusion. S il s agit d une numérisation de sécurité ou de substitution, il faut s assurer que les règles de conservation des documents visés prévoient la numérisation. Ces règles doivent nécessairement être acceptées par la Direction d une unité avant d être approuvées officiellement, à l interne, par le Comité de gestion des documents administratifs et, à l externe, par le ou la ministre de la Culture, des Communications et de la Condition féminine par l intermédiaire de Bibliothèque et Archives nationales du Québec avant le début du projet de numérisation. S il s agit d une numérisation de diffusion, il n est pas nécessaire de revoir la règle de conservation. Par la suite, le responsable détermine quels sont les documents à numériser, dans quel ordre et combien de temps durera le projet. Il s agit en fait de fixer les priorités. Une fois cette étape franchie, le responsable prépare le terrain, c est-à-dire qu il réfléchit à la classification des documents numérisés et aux profils de métadonnées à développer. Il doit déterminer le nom de la base de données et les groupes de documents qui s y retrouvent en se basant sur le plan de classification institutionnel. Pour chaque groupe, il prépare un profil d indexation qui permet d entrer les clés de recherche (métadonnées). Ces informations sont ensuite transmises au technicien en informatique qui crée et configure les bases de données à partir du logiciel choisi. Avant d entreprendre la numérisation, le responsable réalise un projet pilote pour tester l équipement, les méthodes de contrôle des images, l ajout de métadonnées et la création de copies de sécurité des données, le rythme de réalisation, etc. En fonction des résultats
15 obtenus, il apporte les correctifs nécessaires. Cette étape peut paraître longue, mais s avère nécessaire pour la bonne marche du projet et sa rentabilité. 2.2.2 Préparation matérielle Dans le but d optimiser l opération de numérisation et de réduire les risques de détérioration des documents et de l équipement, il est important de préparer physiquement les documents. Ainsi, le commis désigné : Enlève toutes les attaches (agrafes, trombones, pinces, boudins ); Retire les post-it et en fait une photocopie qui sera numérisée; Déplie les documents; Élimine les doubles; Classe les pages dans le bon ordre et organise les documents en insérant des pages séparatrices au besoin ou en apposant un code barre 19. Les lots ainsi constitués, il est possible de joindre un bordereau à un groupe de documents afin de préciser certaines informations pertinentes à l indexation, qui ne se retrouvent pas nécessairement sur les documents. Si un tri est à effectuer, il peut être fait en même temps que la préparation physique. Les documents sélectionnés pour la numérisation sont alors regroupés de façon claire sur le dessus, à l intérieur de chaque dossier. 2.3 Contrôle de l accès Comme il a été mentionné dans la section portant sur le cadre juridique, il est primordial de porter une attention particulière aux renseignements personnels et confidentiels lors de la numérisation. Dans le but de protéger ces renseignements, quelques mesures simples de sécurité doivent être adoptées par l unité. Exemple de bordereau informatif joint à un lot à numériser pour le Bureau du registraire. En premier lieu, tous les employés assignés à la numérisation signent un engagement de confidentialité et de non divulgation avant de commencer à travailler (Annexe 2). En deuxième lieu, le local de numérisation (XXXX) et les locaux où sont entreposés les documents papier en attente de numérisation ou de destruction doivent n être accessibles qu au personnel de l unité. En dehors des heures de bureau, les locaux sont verrouillés. Aussi, le poste informatique servant à la numérisation est protégé par un mot de passe et n est utilisé que par le commis à la numérisation, dûment autorisé par la Direction. 19 Bibliothèque et Archives nationales du Québec, op. cit., p.14 et Julie Bouchard, La numérisation : comment gagner des mètres linéaires en toute légalité?, 2009 (présentation Power Point dans le cadre de la journée de perfectionnement pré-congrès de l Association des archivistes du Québec, Victoriaville, le 3 juin 2010).
16 L accès aux bases de données est également configurable et contrôlé. Ainsi, le responsable détermine une liste d usagers qui utiliseront une base de données précise. Le technicien en informatique s assure alors d octroyer les accès à ces usagers. Si le contrôle de l accès aux documents est important quant à la confidentialité des renseignements, il est également pertinent afin de protéger le travail de préparation. En effet, il importe de contrôler rigoureusement, sinon d interdire temporairement, la consultation et la circulation des documents jusqu à ce que la numérisation soit terminée et vérifiée, afin d éviter l absence ou le déplacement d une pièce ou d un dossier dans la séquence 20. 2.4 Procédures de travail Les procédures qui suivent se veulent générales et englobent l ensemble des projets de numérisation des documents administratifs. Toutefois, il est possible et même souhaitable d élaborer, à partir du présent guide, des procédures spécifiques à chaque projet, notamment en ce qui concerne les données à indexer. 2.4.1 Directives techniques Avant de dévoiler la procédure de travail, il importe de préciser les directives techniques qui encadrent la numérisation dans l unité. Ces directives portent sur le format des fichiers, la résolution et le mode colorimétrique. Le format préconisé pour les documents administratifs reproduits est le TIFF (Tagged Image File Format), celui-ci étant un standard reconnu internationalement ayant fait ses preuves et présentant une bonne souplesse. Aussi, il a été convenu que les documents textuels numérisés à la Division de la gestion des documents administratifs auraient une résolution de 300 dpi. Celle-ci est suffisante pour reproduire les documents à leur taille originale 21. Enfin, le mode colorimétrique privilégié est le noir et blanc (1 bit), puisque cela permet d économiser de l espace sur le serveur et que, de toute façon, les documents à numériser ne nécessitent pas une plus grande profondeur de bit. Ces exigences techniques valent pour tous les documents administratifs numérisés à la Division de la gestion des documents administratifs et sont configurées par le technicien en informatique, avant que le projet de numérisation démarre. 2.4.2 Procédure pour numériser La procédure, point par point, illustrant le démarrage et la réalisation de l application devrait être produite ici sous forme de détails pas à pas. Par exemple : 1. Ouvrir (Nom de la base de données) à l aide du raccourci sur le bureau. 20 Archives nationales du Québec, Guide d imagerie numérique Numérisation de l information consignée sur des supports traditionnels, Archives nationales du Québec, février 1998 (version corrigée), p.25. 21 Bibliothèque et Archives nationales du Québec, op. cit., p.26.
17 2. Identifier, au besoin, le groupe de documents dans lequel on veut déposer les images numérisées. 3. Cliquer sur le bouton «Numériser». 4. Compter et noter le nombre de pages à numériser sur la Déclaration de numérisation (partie 2.5 pour plus de précisions). Placer les pages sur le plateau d alimentation, recto vers le bas et haut de la page vers le numériseur, puis cliquer sur «Numériser». 5. Numériser par lot et vérifier les pages à la sortie du numériseur pour être certain que les feuilles ne s entremêlent pas et qu il n y a pas de verso si on numérise uniquement le recto. 6. Quand la numérisation est terminée, cliquer sur le bouton «Annuler» pour arrêter le numériseur. Dans le cas d un lot important de documents, ne pas dépasser 1000 images avant d arrêter la numérisation. Ceci permet d éviter de surcharger la mémoire vive de l ordinateur, ce qui minimise les risques de pertes d information pouvant en résulter. 7. Important : Noter le nombre de pages numérisées et de dossiers produits à la fin du processus et s assurer que ce nombre coïncide avec celui des documents papier. Le contrôle de la quantité est important puisqu intrinsèquement lié à la valeur légale des documents, mais peut également être utile à des fins de statistiques. Ne pas oublier de remplir le formulaire de Déclaration de numérisation et plus spécifiquement les champs «Quantité de dossiers produits», «Nombre d images» et cocher «Contrôle de la quantité». 8. Lorsque la procédure d indexation est distincte de l opération de numérisation il est suggéré de replacer les bordereaux regroupant les documents d un même type ensembles, dès la fin de la numérisation d un lot et dans l ordre de la numérisation. Ceci assurera que le contrôle de qualité subséquent sera plus facilement réalisé par les personnes impliquées dans le processus. 2.4.3 Procédure pour indexer La procédure pour l indexation doit également être précisée dans une manière pas à pas afin d assurer un contrôle. Par exemple : 1. Ouvrir la base de données et cliquer sur le bouton «Indexer».
18 2. Saisir les données dans les différents champs du profil d indexation selon les directives propres à chaque projet. Certaines règles en matière d indexation ont été établies : exemple : informations saisies en majuscules, accents respectés, dates avec l année en premier (4 chiffres), suivie du mois (2 chiffres) et du jour (2 chiffres) séparés par des tirets 22. Ex : 2004-12-25 etc. 2.5 Contrôle de la quantité et de la qualité Pour assurer la valeur légale et une conservation adéquate des documents, il est nécessaire de maintenir une évaluation serrée et constante des images numériques. Ce contrôle est de deux ordres : le contrôle de la quantité et celui de la qualité. Ainsi, il faut s assurer que chacune des pages a été numérisée. Pour ce faire, le commis à la numérisation compte manuellement le nombre de pages avant de procéder à la numérisation. Puis, avant d exporter les fichiers, il compare ce nombre avec celui indiqué par le logiciel. Lorsque la vérification est faite et que ces deux nombres coïncident, le commis note les résultats sur le formulaire de Déclaration de numérisation. Il est essentiel de contrôler l intégrité du contenu du document. Il faut s assurer que le texte est bien lisible, qu aucune phrase ou ligne n est coupée, que la résolution est suffisante, etc. En bref, la reproduction numérique doit être fidèle au document source. En plus de porter une attention particulière au contenu du document, le commis à la numérisation vérifie la qualité de la reproduction (luminosité, contraste, couleurs, etc.). Bibliothèque et Archives nationales du Québec relève les erreurs récurrentes, qui surviennent lors de la numérisation, à contrôler : «la perte de détails dans les points d ombre et les éléments éclairés; l apparition d artéfacts d acquisition ou de compression (bruit, pixellisation); une mauvaise luminosité et un mauvais contraste; des variations dans l équilibre des teintes; la sous-exposition ou la surexposition des images; des images floues, mal orientées ou mal découpées; des erreurs de mode (ex. : photographie couleur transformée en photo noir et blanc).» 23 En fait, pour attester de l intégrité des images numériques et les substituer aux documents sources, une vérification visuelle exhaustive de chacune d elles doit être effectuée. Cette vérification est faite à deux moments : avant d exporter les images vers le module 22 Cette façon de faire est inspirée de la norme ISO 8601. Organisation internationale de normalisation, ISO 8601 Éléments de données et formats d'échange Échange d'information Représentation de la date et de l'heure, 2004, [en ligne], Adresse URL : http://www.iso.org/iso/fr/date_and_time_format (page consultée le 27 juillet 2010). 23 Bibliothèque et Archives nationales du Québec, op. cit., p.16.
19 d indexation et lors de l indexation elle-même. Si des anomalies sont constatées, celles-ci sont documentées dans la Déclaration de numérisation et corrigées aussi tôt que possible. 2.6 Déclaration de numérisation Dans l objectif d assurer l intégrité et la valeur juridique des documents numérisés et de répondre à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information en matière de documentation du transfert, la Division de la gestion des documents administratifs s est dotée d un formulaire de Déclaration de numérisation. Celui-ci est assidûment rempli par le commis désigné pour la numérisation et accompagne chaque lot de documents reproduits. Le formulaire se divise en sept sections. La première permet d identifier les documents numérisés. Les informations à y inscrire sont le titre de la série documentaire, sa cote de classification (selon le plan institutionnel), les dates extrêmes, le support d origine, le numéro et le titre de la règle de conservation qui s applique, l unité administrative détentrice des documents, la quantité de dossiers produits, le nombre d images et la dénomination des fichiers. Cette dernière information est facultative, puisqu il peut être pratiquement impossible de la retracer comme, par exemple, si le numéro attribué par le logiciel est encrypté ou aléatoire. La seconde partie du formulaire traite de la numérisation comme telle. Le type de numérisation, l appareil utilisé, les logiciels utilisés, le format des fichiers, l orientation des images et les paramètres techniques de numérisation et de compression constituent les informations à fournir. La troisième section traite du transfert et stockage des données. Il s agit d identifier si les données ont été transférées au serveur dès la fin du contrôle de qualité, si elles ont fait l objet d un chiffrement et d identifier le lieu de stockage. Le contrôle de la qualité fait l objet de la quatrième partie. Il s agit tout simplement de préciser si ce contrôle a été effectué sur 100 % des images numériques ou sur un pourcentage moindre et d expliquer pourquoi, s il y a lieu. La zone «Notes sur la numérisation» sert à cette fin. Il faut ensuite préciser de quelle façon on a disposé des documents originaux. La cinquième section précise les autorisations d accès, alors que la sixième zone laisse place à d éventuelles notes sur le processus de numérisation. Enfin, le commis à la numérisation signe la déclaration et indique les dates de numérisation et de vérification pour chacun des lots. Une fois rempli, le formulaire est ajouté au dossier de documentation du projet de numérisation spécifique.
20 2.7 Gestion des documents sources Une fois la numérisation effectuée, les documents indexés et exportés sur le serveur et la Déclaration de numérisation remplie et signée, il reste une dernière étape au processus de numérisation : la gestion des documents originaux papier. D abord, comme il a été mentionné dans la procédure de numérisation, les pages, une fois passées dans le numériseur, sont réorganisées et regroupées afin de constituer les documents. Cette opération permet la réutilisation des documents et un retraçage efficace. Par la suite, il faut savoir s il s agit d une numérisation de préservation ou de substitution. Dans le cas d une conservation des documents originaux, ceux-ci peuvent être envoyés, dans le même état qu à leur arrivée, à l unité détentrice. Ils peuvent être envoyés à l entrepôt de documents semi-actifs ou encore, être remis et traités aux archives historiques. Si cette dernière option est retenue, cela doit se faire conformément aux politiques en vigueur à la et des archives. La peut également mener des projets de numérisation de substitution. Le présent guide et les formulaires de Déclaration de numérisation assurent l intégrité et la valeur juridique des documents numériques de sorte qu il est possible de détruire les documents papier. La destruction doit néanmoins être effectuée selon les procédures de destruction établies par la Division, notamment en ce qui concerne les documents confidentiels, et être prévue par la (ou les) règle de conservation dûment approuvée.
21 Bibliographie Archives nationales du Québec, Guide d imagerie numérique Numérisation de l information consignée sur des supports traditionnels, Archives nationales du Québec, février 1998 (version corrigée), 67p. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, La numérisation des documents administratifs, Méthodes et recommandations, Juin 2010 (Septembre 2009), [en ligne], Adresse URL : http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/numerisation_des_document s_administratifs_methodes_et_recommandations_v2.pdf (page consultée le 23 juin 2010). BOUCHARD, Julie, La numérisation : comment gagner des mètres linéaires en toute légalité?, 2009 (présentation Power Point dans le cadre de la journée de perfectionnement précongrès de l Association des archivistes du Québec, Victoriaville, le 3 juin 2010). Canada, Gouvernement du, L.R., ch. C-42, Loi sur le droit d auteur, [en ligne], Adresse URL : http://laws.justice.gc.ca/fr/pdf/c-42.pdf (page consultée le 22 juin 2010). Conseil canadien des archives, Numérisation et archives, Octobre 2002, [en ligne], Adresse URL : http://www.cdncouncilarchives.ca/digitization_fr.pdf (page consultée le 5 juillet 2010). CÔTÉ, Carole et Jérôme BÉGIN, La mise en place d un système de numérisation dans une organisation, Ville de Québec, Service du greffe Division de la gestion des documents, 2010 (présentation Power Point dans le cadre de la journée de perfectionnement pré-congrès de l Association des archivistes du Québec, Victoriaville, le 3 juin 2010). De la théorie à la pratique Didacticiel d imagerie numérique, Cornell University, [en ligne], Adresse URL : www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-french/contents.html (page consultée le 17 juin 2010). DE RICO, Jean-François et Dominic JAAR, Le cadre juridique des technologies de l information, Barreau du Québec, 2008, 38p. JAAR, Dominic, Numérisation de substitution Considérations juridiques, Ledjit, 2010 (présentation Power Point dans le cadre de la journée de perfectionnement pré-congrès de l Association des archivistes du Québec, Victoriaville, le 3 juin 2010). LEE, Stuart D., Decision Matrix for Proposed Digitization Projects, University of Oxford, [en ligne], Adresse URL : http://www.bodley.ox.ac.uk/scoping/matrix.pdf (page consultée le 5 juillet 2010). LEMAY, Nicole Profils de métadonnées gouvernementaux, CRGGID, 2005, [en ligne], AdresseURL:http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/crggid/ presentation_courte_profils.ppt#272,3,diapositive 3 (page consultée le 26 juillet 2010).
22 Office québécois de la langue française, Grand dictionnaire terminologique, Gouvernement du Québec, [en ligne], Adresse URL : http://www.oqlf.gouv.qc.ca/ressources/gdt.html (page consultée le 17 juin 2010). Organisation internationale de normalisation, ISO 8601 Éléments de données et formats d'échange Échange d'information Représentation de la date et de l'heure, 2004, [en ligne], Adresse URL : http://www.iso.org/iso/fr/date_and_time_format (page consultée le 27 juillet 2010). Québec, Gouvernement du, L.R.Q., ch. A-2.1, Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, [en ligne], Adresse URL : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file =/A_2_1/A2_1.html (page consultée le 22 juin 2010). Québec, Gouvernement du, L.R.Q., chapitre A-21.1, Loi sur les archives, [en ligne], Adresse URL : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file =/A_21_1/A21_1.htm (page consultée le 18 juin 2010). Québec, Gouvernement du, L.R.Q., chapitre C-1.1, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information, [en ligne], Adresse URL : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file =/C_1_1/C1_1.html (page consultée le 17 juin 2010). Québec, Gouvernement du, L.R.Q., Code civil du Québec, [en ligne], Adresse URL : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file =/CCQ/CCQ.html (page consultée le 22 juin 2010). ROUSSEAU, Jean-Yves et al., Les fondements de la discipline archivistique, Presses de l Université du Québec, Sainte-Foy, 1994, 348p. Selection for Digitizing : A Decision-Making Matrix, Harvard University Library, 1997, [en ligne], Adresse URL : http://www.clir.org/pubs/reports/hazen/matrix.html (page consultée le 5 juillet 2010).
23 Annexes 24 24 Ces annexes devraient être constituées de la matrice décisionnelle, du formulaire d engagement de confidentialité et de non divulgation, du manuel du numériseur, du formulaire de déclaration de numérisation et des manuels du ou des logiciels utilisés pour la numérisation.