Réseau rural Bourgogne «les outils d animation aux différents stades d un projet» Autun, 29 mai 2012 et Dijon, 2 juillet 2012 Passeport et inclusions Renseignement d une fiche passeport (contenu adaptable) La personne écrit sur un post it une attente / une crainte Rapide commentaire des post it, et consultation au fil de l eau Mur de passeport : permet de connecter au long de la journée + de faire réseau (postage d information possible via post-its. Occupe les temps informels. Règles de fonctionnement : «scrabble» Partir du mot PROJET (ou d un autre mot en fonction de la situation), et demander sur le principe du scrabble, de faire des propositions de mots/d attentes. Exemple : joie, repas, participation, respect, jeu, etc. Puis les intervenants donnent leur propres mots / règles. Exemple pour le mot PROJET décliné en Présence, Respect de la parole, Ouverture, Juste régulation des règles, Equilibre entre théorie et pratique, Transmission Ligne de temps projet Indiquer sur une ligne de temps les grandes étapes du projet (préparation, réalisation, évaluation) Faire produire des groupes de travail : quelles sont les sous étapes pour chaque grande étape? Les groupes échanges leurs regards (apprentissage par les pairs) pour identifier les sous-étapes Ensuite : ça peut se répercuter dans un rétroplanning, un diagramme de Gant Bien refaire valider, permet aussi d être un outil de suivi dans le temps. Ateliers du futur L «atelier du futur» est une méthode d animation où tous les participants ont l opportunité de s exprimer sur un problème donné, pour proposer et s organiser pour agir. Robert Jungk, à l initiative de cette méthode dans les années 50 en Allemagne, proposait ainsi de réinventer le futur démocratique à une échelle locale et concrète. Trois temps distincts composent l Atelier d avenir : 1- Un premier temps pour faire un état des lieux critique de la situation, en libérant la parole et en laissant émerger les différents points de vue et toutes les opinions. 2- Un second temps d utopie pour libérer l imagination et la créativité des participants. 3- Un troisième temps d élaboration des actions concrètes et réalisables, organisées de manière stratégique à partir de la matière produite dans les 2 premiers temps, et en intégrant les champs de contraintes. Phase 1 : diagnostic / critique Objectif : débattre, mettre à plat les représentations, création d une culture commune, identifications de thématiques de travail. Outil possible : AFOM (Atouts et Forces : on peut agir dessus, Opportunités et Menaces : externes et structurel), avec post-its : animateur commente et fait des regroupements. Difficultés : n est pas un vrai diagnostic / créé une zone d inconfort pour l animateur (on peut se retrouver embarqué dans des regroupements peu évidents par ex) / risque de dispersion Autre outil possible (à la place de l AFOM): café urbain (ou l AFOM est un outil de diagnostic (issu des programmes européens), basé sur une matrice : Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces. Il permet d identifier les influences externes ou internes d un projet, d une stratégie, d une politique et ainsi de déterminer les leviers sur lesquels il faut agir, tout en tenant compte du contexte particulier.
world café). Permet de dépasser les idées reçues en faisant débattre sur des propositions polémiques. Permet de montrer les convergences / divergences entre des acteurs qui vont devoir travailler ensemble sur un projet. Est aussi très convivial et très productif. Le world café est un processus créatif qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage de connaissances et d'idées, en vue d élaborer une vision partagée. Ce processus reproduit l'ambiance d'un café dans lequel les participants débattent d'une question ou d'un sujet en petits groupes autour de tables. Il implique de mêler réflexion et convivialité.des rotations sont proposées, garantissant une énergie dynamique. À intervalles réguliers, les participants changent de table. Un hôte reste à la table et résume la conversation précédente aux nouveaux arrivés. Les conversations en cours sont alors fertilisées avec les idées issues des conversations précédentes avec les autres participants. Au terme du processus, les principales idées sont résumées au cours d'une assemblée plénière et les possibilités de suivi sont soumises à discussion. Phase 2 : phase utopique Objectif : Trouver des idées en considérant que tout est possible (idées pouvant devenir des projets) Support possible : photolangage (par exemple photos avec des héros pour pousser à prendre de la distance). Dans cette phase, privilégier les méthodes créatives, permettant de détourner les codes, de mettre en décalage, qui favorisent la production créative utopiques. Ex : bourse aux idées (en détournement des codes de la bourse). Attention : peut marcher avec des élus, mais bien anticiper en explicitant le cadre pour ne pas insécuriser. Priorisation des idées : faire choisir chaque participant une à deux idées maxi en utilisant un vote par gommettes (par exemple 3 gomettes par personne à répartir). Veiller à lister l ensemble des idées : faire trace. Bourse aux idées. Il s agit de proposer un espace-temps dédié à la production et à la valorisation d idées, qui détourne les codes de la finance et des places boursières en les recyclant pour une économie de projets innovants, «cotés» entre pairs et dont la valeur augmente au regard d une expertise que chacun détient. La bourse aux projets est un dispositif qui nécessite une installation spécifique. Ce dispositif peut être mobilisé sur une réunion publique, sur un forum, en parallèle d autres interventions. Il crée de la valorisation pour des réflexions individuelles et collectives. Il s adapte à tous types de publics porteurs d initiatives. Cette méthode décalée et ludique permet de donner corps aux échanges en groupes, tout en produisant du sens. Phase 3 : réalisation Objectif : passage du souhaitable à la réalisation. Quelles sont les conditions pour que les idées retenues se réalisent / se transforment en scénario probable (leviers, conditions, actions à mener, etc.)? Ecriture plurielle (en variante du world café) Diviser en 4 tables et en sous groupes. A chaque table correspond les 4 grandes axes d un cadre logique de projet : objectifs, résultats attendus, activités, moyens. Chaque groupe tourne et contribue aux 4 tables, modifiant au fur et à mesure ce qui a été produit. A chaque rotation quelqu un reste et restitue puis regagne son groupe (mémoire de table). Un rapporteur final par table restitue en grand groupe Mise en chantier en entonnoir (vers une vision partagée Méthode d aide à la prise de décision collective et au partage des tâches / des responsabilités (voir apport théorique en annexe : 1. En RIP (réflexion individuelle préalable) : Pourquoi ce projet est important pour moi (mes enjeux personnels interne et externe)? Comment je contribue à la réaliser? 2. Par 2 : Partager sur la question 1, puis Quels sont les impacts anticipés de ce projet pour ma structure, pour mon territoire à 3 ans? 3. Par 4 : Partage sur la question 3, puis quelles sont les actions / chantiers prioritaires à mettre en œuvre dès maintenant (20 )
4. En grand groupe : Listing des actions à entreprendre, priorisation avec système de vote par gommettes (cf supra), puis organisation en groupes de travail, chacun étant sollicité d abord pour poser un post-it avec les choses importantes à soumettre au groupe qui va travailler Débriefing Demander aux participants : «comment vous sentez vous par rapport à l outil?» (ex : content, frustré, perplexe, ) puis «quelle analyse faites-vous?» et «comment cela modifie votre pratique?». Permet de voir comment les participants s approprient le projet ou la méthode de conduite de projet, d inclure les personnes qui n adhèrent pas. Théâtre Forum Poser les fondamentaux d une animation de réunion : objectifs de la réunion / cadre du projet / rôles et responsabilités. Privilégier d être plutôt en direction du processus qu être expert alimentant le contenu. Savoir manier adroitement les 3 dimensions : - sens (de la réunion : pourquoi on en est là, objet, où on en est?) à diriger - Processus : être directif - Contenu : si le sens et le processus sont tenus, le contenu est flexible. Le théâtre-forum, inspiré du théâtre de l opprimé d Augusto Boal est un théâtre réaliste ou l acteur et le spectateur se mélangent. A partir de scènes vécues ou possibles, chacun est invité à devenir un personnage, à entrer dans la scène pour la faire évoluer, à intervenir sur une situation pour mieux la comprendre. Une manière de raconter le réel de situations conflictuelles, de situations personnelles ou professionnelles, de se mettre à la place de l autre (son collègue, son partenaire, son voisin, ) et d analyser les enjeux. Evaluation Outil : «la main» Pouce : ce qu on a aimé - sentiment que les outils vus sont opérationnels Index : Ce qu on veut pointer du doigt j ai remarqué spécifiquement que Majeur : pas aimé : frustration de ne pas avoir été assez loin dans l utopie Annulaire : quelque chose / quelqu un avec quoi on est en phase, une alliance Auriculaire : mon petit doigt me dit que : besoin sur la méthodologie de projet Les blobs Choisir parmi les personnages celui qui vous parait correspondre à votre état. Pourquoi lui et pas un autre? Faites-le parler : j aurais aimé / je n ai pas aimé / j aurais aimé
Annexes Tableau outils enjeux Créer une cohésion de groupe Passeport Enclencher une dynamique de groupe Permettre la connaissance réciproque Faciliter l expression des attentes et des demandes Mettre en réseau Transmettre des informations de manière alternative Sécuriser le cadre de travail Identifier les différentes étapes d un projet Présentation prezi Règles scrabble Time line projet Se mettre d accord sur une chronologie Ne pas oublier les étapes importantes Distinguer ce sur quoi on peut agir ou non AFOM (Atout-Faiblesse-Opportunités-Menaces) Partager un diagnostic Prendre en considération les réalités du territoire Libérer la parole World café / café urbain Laisser s exprimer les controverses Eviter les langues de bois en acceptant la polémique Favoriser l esprit critique Se décentrer et sortir de sa posture Théâtre Forum Problématiser collectivement Développer de l empathie et de la compréhension Faciliter l appropriation collective Libérer la créativité des participants Ecriture plurielle Atelier du futur Structurer une réflexion collective Produire des idées sans contraintes Prioriser les actions Décrire une action Vote par gommettes Fiche projet / fiche idée
Identifier les partenaires et entrer en relation Permettre un recueil exhaustif des attentes et craintes Situer les participants dans le processus Classer les réflexions et les idées Evaluer le degré de satisfaction des participants Débriefing (ressenti, analyse, mise en perspective) Réflexion individuelle préalable sur post-its La main de l évaluation Prendre le pouls du groupe Partager les représentations Photolangage Libération de la parole Stimuler la créativité Mener une discussion en réunion Prendre conscience des enjeux Affermir sa posture et prendre confiance en soi
Le cadre logique de projet le cadre logique Un instrument qui permet de cibler sur les objectifs, la planification, l analyse, l appréciation, le suivi et l évaluation de projets et de programmes. Cet outil peut être utilisé en situation de formation. Il s agit de structurer et d insérer dans une suite logique le but, les objectifs opérationnels, les moyens et les indicateurs. En animation, une grille aussi précise permet d identifier les divergences et les convergences au-delà d un discours généraliste et bienveillant.
La prise de décision