AVANT LE RECRUTEMENT Recrutement / 01 AVANT LE RECRUTEMENT... Attractivité de l entreprise La fiche «Attractivité de l Entreprise» est un document à utiliser dans le cadre d un recrutement avec une notion Ressources Humaines. Elle doit être rédigée en amont de l entretien de recrutement. Elle peut être le point de départ d une Fiche d Attractivité, plus large, utilisée dans un autre contexte : (par exemple Information client, plaquette publicitaire ). Donner à la personne ou au candidat que l on recrute toutes les informations et tous les éléments positifs lui permettant d apprécier l entreprise pour accepter la proposition que l on lui fait. Faire ressortir des éléments et des Points Forts qui ne sont pas connus de l extérieur et mettre en avant des critères positifs de différenciation. Décrire les éléments en rapport avec les différentes rubriques du Tableau de l'outil : «Attractivité de l Entreprise».
Recrutement / 02 Présentation du poste et des compétences requises La fiche «Présentation du poste et des compétences requises» est un document à utiliser dans le cadre d un recrutement interne ou externe. Elle doit être rédigée avant de s engager dans la phase de recrutement. Permettre à l employeur de définir, en amont du recrutement, le poste à pourvoir et le profil du candidat recherché. Cette fiche ainsi que la fiche d attractivité de l entreprise serviront de base à la rédaction de l annonce d offre d emploi. Mieux cibler et attirer les candidats par une description précise du poste à pourvoir et du profil recherché. Rubriques de l outil à compléter : Description détaillée du poste à pourvoir : Renseigner les rubriques. Intitulé : Nommer le poste. Finalité : Expliquer à quoi sert le poste dans l entreprise. Position hiérarchique : Indiquer le poste auquel le titulaire de l emploi sera rattaché et préciser, le cas échéant, le(s) poste(s) qui seront rattachés au titulaire de l emploi. Relations internes et externes : Préciser les relations que le titulaire de l emploi aura avec les autres services de l entreprise et avec les structures externes. Autonomie et responsabilité : Préciser de quoi est responsable le titulaire de l emploi, s il encadre du personnel, quand peut-il agir seul et quand doit-il consulter son responsable hiérarchique. Principales missions : Récapituler les missions qui seront confiées au titulaire de l emploi. Description des activités : Lister les tâches à réaliser par le titulaire de l emploi avec des verbes d actions (réaliser, assurer, organiser, vérifier ). Nommer, le cas échéant, les consignes de sécurité liées au poste. Environnement de travail : Mentionner le lieu principal de travail, les horaires, ARTT, les congés, les contraintes liées au poste (déplacement, bruit ), les moyens mis à disposition (véhicule, téléphone portable, PC, matériel ).
Nature du contrat de travail : Indiquer s il s agit d un CDD ou CDI, temps complet ou temps partiel, contrat aidé. Eléments de rémunération : Indiquer la rémunération mensuelle brute, les avantages (13ème mois ), la position au niveau de la grille de classification (surtout lorsque l entreprise applique une convention collective) Attraits du poste : Expliquer ses atouts (évolution professionnelle, accès formation, tutorat ) Description détaillée du profil du candidat recherché : Renseigner les rubriques. Formation / habilitation : Indiquer le niveau de formation exigée et les habilitations exigibles pour ce poste (CACES SST, permis de conduire, habilitation électrique H1 ). Compétences requises : Lister les savoirs théoriques et techniques nécessaires à la réalisation des missions confiées au titulaire de l emploi. Expérience professionnelle : Distinguer l expérience indispensable et souhaitable. (Dans le même secteur d activité, sur un poste identique, durée de l expérience requise). Qualités comportementales : Choisissez et complétez les savoir-être nécessaires à la réalisation des missions. Informations complémentaires : Lister vos requêtes spécifiques en veillant à respecter le devoir de nondiscrimination. Cette rubrique peut-être utilisée dans le cas d un contrat spécifique qui impose certains critères (contrat aidé, obligation emploi handicapé ) ou si le poste nécessite des aptitudes particulières (port de charge).
Recrutement / 03 Rédaction d'une annonce d'offre d'emploi La fiche «Rédaction d une annonce d offre d emploi» est un document à utiliser dans le cadre d un recrutement interne ou externe afin de définir les caractéristiques de l emploi, du profil recherché et valoriser les atouts de l entreprise. Pour l employeur, il s agit d identifier, en amont du recrutement, ses besoins afin de les exprimer de façon synthétique et valorisante au niveau de son annonce. Pour les candidats, connaître précisément les caractéristiques de l emploi et vérifier s ils répondent aux critères mais aussi connaître l entreprise qui est également un élément déterminant dans leur choix final. Valoriser l Entreprise, le poste et son environnement pour mieux attirer et cibler les candidats en respectant les mentions légales (principe de non-discrimination) au niveau d une annonce d offre d emploi. Décrire les éléments en rapport avec les différentes rubriques du Tableau de l Outil : «Rédaction d une annonce d offre d emploi» en reprenant les informations mentionnées au niveau de la fiche «Attractivité de l entreprise» et de la fiche «Présentation du poste et des compétences requises». > CONSEILS et REGLES à OBSERVER L annonce doit être rédigée en français si le lieu de travail est en France. Toute offre d emploi doit être datée et vous devez mentionner le nom de l employeur. S il s agit d une offre anonyme diffusée par un intermédiaire, ce dernier doit connaître la raison sociale de l entreprise. Ne pas indiquer de mentions discriminatoires, notamment celles fondées sur le sexe et l âge. Par exemple, il est interdit d écrire «vendeuse sérieuse», «entre 25 et 35 ans»
PENDANT LE RECRUTEMENT... Recrutement / 04 Sélection des CV et des lettres de motivation La fiche «Sélection des CV et des lettres de motivation» est un document à utiliser dans le cadre d un recrutement interne ou externe. Elle doit être préparée au moment de la rédaction de l annonce d offre d emploi et peut-être complétée, si besoin, en fonction des spécificités de l entreprise ou du poste concerné. Permettre à l employeur de disposer d une grille de sélection des CV et des lettres de motivation cohérente avec les critères fixés au niveau de l annonce de son offre d emploi, se référer à la fiche «Rédaction d une annonce d offre d emploi», et lui permettre ainsi de réaliser une première sélection des candidatures. Mieux sélectionner et plus rapidement les candidatures en tenant compte de tous les critères fixés au niveau de son annonce d offre d emploi. Rubriques de l outil à compléter : Utiliser cette fiche recto verso par candidature. Les personnes et le poste concerné : Renseigner les rubriques et indiquer votre décision : convocation à un entretien, réponse négative ou mise en attente après l analyse de toutes les candidatures. Pour rédiger vos réponses, reportez-vous aux fiches correspondantes «Lettre type de convocation à un entretien de recrutement» ou «Lettre type de réponse négative à une candidature». Concernant les candidatures mises en attente, après avoir mené les premiers entretiens de recrutement, vous pourrez prendre votre décision de les convoquer si vous n avez pas trouvé le profil recherché ou de répondre négativement si votre recrutement est finalisé. Grille de sélection des CV : évaluer les candidatures par rapport à l annonce d offre d emploi Les CV ont souvent, en général, une présentation assez similaire. Le CV apporte des informations sur la formation, les domaines de compétences, l expérience professionnelle, la mobilité géographique antérieure et des informations complémentaires sur le candidat. Comparer les informations mentionnées au niveau du CV avec les exigences que vous vous êtes fixées au niveau de la fiche «Rédaction d une annonce d offre d emploi» et indiquer le degré de maîtrise estimé du candidat pour chacune des rubriques. Il est possible de solliciter une copie des diplômes ou habilitations requis pour le poste car un certain nombre de CV sont erronés. Dans ce cas, effectuer cette demande auprès des candidats sélectionnés à l entretien de recrutement.
Grille de sélection des lettres de motivation : évaluer les candidatures par rapport à l annonce d offre d emploi La lettre de motivation explicite, en général, les différentes rubriques du CV et permet de pondérer la notation de ces rubriques déjà réalisée à partir du CV. Il s agit de la formation, des domaines de compétences et de l expérience professionnelle. Elle permet également d appréhender l intérêt du candidat pour l entreprise et pour le poste par la description qu il en fait et sa réactivité pour poser sa candidature. Elle permet également de se rendre compte si le candidat a bien compris le poste par les compétences qu il a choisi de valoriser dans sa lettre de motivation. Elle reflète également un peu la personnalité du candidat par les qualités comportementales qu il valorise et la présentation générale de la lettre (clarté, soin). Elle permet également d appréhender son niveau de maîtrise du français, capacité rédactionnelle et orthographe, s il est bien l auteur de la lettre car il existe de nombreux modèles de lettre de motivation. Comme pour le CV, vous devez comparer les informations mentionnées au niveau de la lettre de motivation avec les exigences que vous vous êtes fixées au niveau de la fiche «Rédaction d une annonce d offre d emploi» et indiquer le degré de maîtrise estimé du candidat pour chacune des rubriques. Pour les candidats sélectionnés, tous ces points seront approfondis au cours de l entretien de recrutement.
Recrutement / 05 Lettre-type de convocation à un entretien de recrutement La «Lettre type de convocation à un entretien de recrutement» est un document à utiliser lorsque vous souhaitez confirmer par écrit la convocation d un candidat à un entretien de recrutement. Dans la pratique, de plus en plus de convocations s effectuent par une prise de rendez-vous téléphonique. Cependant, ce procédé peut entraîner des risques d erreur de compréhension du candidat sur la date, l horaire, la durée ou le lieu de cet entretien. Ce modèle de lettre peut également servir de support si vous souhaitez confirmer par téléphone la convocation du candidat à un entretien de recrutement ou l utiliser pour effectuer une confirmation par mail. Pour l employeur, notifier par écrit la convocation d un candidat à un entretien de recrutement en précisant tous les éléments pour éviter les risques d erreur. Pour les candidats, disposer de tous les éléments pour se rendre à l entretien de recrutement. Disposer d une lettre type qui facilitera la rédaction des convocations à un entretien de recrutement et limitera les risques de confusion du candidat sur la date, l horaire et le lieu du rendez-vous. Compléter les rubriques indiquées au niveau de la fiche : «Lettre type de convocation à un entretien de recrutement».
Recrutement / 06 Lettre-type de réponse négative à une candidature La «Lettre type de réponse négative à une candidature» est un document à utiliser lorsque vous souhaitez répondre négativement à une candidature spontanée ou à une candidature suite à une annonce d offre d emploi. Pour l employeur, notifier par écrit sa réponse négative. Pour les candidats, connaître rapidement la réponse négative de l entreprise. Disposer d une lettre type qui facilitera la rédaction des réponses négatives et valorisera l entreprise par une gestion transparente et rapide des candidatures. Compléter les rubriques indiquées au niveau de la fiche : «Lettre type de réponse négative à une candidature».
Recrutement / 07 Guide d entretien de recrutement La fiche «Guide d entretien de recrutement» est un document à utiliser dans le cadre d un recrutement interne ou externe. Elle permet de préparer, en amont, le plan de déroulement de l entretien de recrutement à partir de la grille de sélection des CV et des lettres de motivation. Disposer d une trame pour conduire les entretiens de recrutement afin d approfondir les points identifiés lors de la sélection des CV et des lettres de motivation à l aide de la fiche «Sélection des CV et des lettres de motivation». Minimiser les risques d erreur au niveau du recrutement par une approche pragmatique et objective. Optimiser ce premier contact qui est souvent déterminant pour le recruteur et la personne recrutée. Rubriques de l outil à compléter : Utiliser cette fiche recto verso par candidature. Les personnes et le poste concerné : Renseigner les rubriques et indiquer votre décision, poursuite du processus de recrutement, arrêt ou mise en attente après l analyse de tous les entretiens. Pour rédiger votre réponse négative, reportez-vous à la fiche correspondante «Lettre type de réponse négative à un entretien».concernant les candidatures mises en attente, après avoir mené les premiers entretiens de recrutement, vous pourrez prendre votre décision de les convoquer si vous n avez pas trouvé le profil recherché ou de répondre négativement si votre recrutement est finalisé. Plan de l entretien de recrutement : compléter les informations déjà obtenues par le CV & la lettre de motivation Phase A : mettre le candidat à l aise afin d assurer un échange constructif et respecter la durée de l entretien. Phase B : cette phase permet d illustrer la grille de sélection du CV et de la lettre de motivation du candidat. S assurer que le candidat s exprime sur tous les points identifiés, sinon le questionner. Ne pas éluder des contraintes liées au poste ou à l entreprise. Phase C : présenter le poste et l entreprise. S assurer d avoir, lors de l entretien de recrutement, les fiches : «Attractivité de l entreprise», «Présentation du poste et des compétences requises», «Annonce de l offre d emploi», «Sélection des CV et des lettres de motivation». Valoriser l entreprise et le poste. Phase D : Reformuler avec le candidat les points clés de l entretien pour éviter une incompréhension des objectifs de l entreprise et un départ prématuré du salarié en cas de recrutement. Phase E : Indiquer au candidat la suite du processus de recrutement, le délai pour obtenir une réponse à sa candidature et le raccompagner.
Grille de synthèse de l entretien de recrutement : la compléter à l issue de l entretien Compléter la grille de synthèse de l entretien de recrutement à chaud, c est-à-dire tout de suite à l issue de l entretien de recrutement pour ne rien oublier. Prévoir environ 15 minutes. Pour compléter cette grille de synthèse de l entretien de recrutement, reprendre les informations échangées au cours de l entretien qui viennent étayer la grille de sélection du CV et de la lettre de motivation. Prévoir de faire la synthèse des entretiens de recrutement pour déterminer si une ou plusieurs candidatures se distinguent et la suite du processus de recrutement avec une embauche ou un nouveau rendez-vous pour départager des candidats. Autres techniques de recrutement : tests, recrutement par simulation D autres techniques de recrutement existent mais elles sont difficiles à utiliser sans formation adéquate. Dans ce cas, il est conseillé de s orienter vers des professionnels du recrutement. Ces outils peuvent être utiles pour des postes spécifiques (difficulté à trouver de la main d œuvre, niveau de responsabilité élevée ).
Recrutement / 08 Lettre-type de réponse négative à un entretien La «Lettre type de réponse négative à un entretien» est un document à utiliser lorsque vous souhaitez répondre négativement à un entretien. Pour l employeur, notifier par écrit sa réponse négative. Pour les candidats, connaître rapidement la réponse négative de l entreprise. Disposer d une lettre type qui facilitera la rédaction des réponses négatives et valorisera l entreprise par une gestion transparente et rapide des candidatures. Compléter les rubriques indiquées au niveau de la fiche : «Lettre type de réponse négative à un entretien».
APRES LE RECRUTEMENT... Recrutement / 09 Accueil & intégration d un nouveau salarié La réussite d un recrutement ne s arrête pas à la fin du processus de recrutement. Une étape souvent négligée et pourtant primordiale dans la réussite complète d un recrutement concerne la phase d intégration du nouveau salarié. C est au responsable hiérarchique d accueillir le nouveau salarié, aussi il doit s interroger, dès le choix final du candidat, sur les conditions à mettre en œuvre pour réussir l intégration de ce nouveau salarié. Permettre au responsable hiérarchique de recenser les différentes étapes pour réussir l adaptation du salarié à son poste de travail et au sein de l entreprise. La fiche «Accueil et d intégration d un nouveau salarié» prévoit les points à vérifier avant l arrivée d un nouveau salarié et l établissement d un programme d intégration. Optimiser les conditions de réussite d un recrutement car un échec est à la fois coûteux et démobilisateur. Deux étapes clés : préparer l arrivée d un nouveau salarié et intégrer ce nouveau salarié. Rubriques de l outil : Les points à vérifier avant l arrivée d un nouveau salarié : Cocher les rubriques à l issue de la réalisation des actions. Le responsable hiérarchique doit s assurer que tous les points listés ont bien été réalisés avant l arrivée d un nouveau salarié. Il peut être amené à désigner une autre personne que lui, un référent, pour assurer cette phase d intégration pour diverses raisons, manque de disponibilité, plusieurs recrutements.
Recrutement / 10 Suivi d un nouveau salarié La fiche «Suivi d un nouveau salarié» est un document à utiliser durant la période d intégration d un nouveau salarié. En fonction du poste, de la personne nouvellement recrutée et de la durée de la période d essai, ce suivi aura lieu toutes les semaines ou toutes les quinzaines. Instituer un suivi régulier entre le responsable hiérarchique et le nouveau salarié afin de : Mesurer la progression du salarié et évaluer les activités qu il maîtrise ; Identifier les difficultés qu il rencontre et mettre en place des actions correctives (formation, aide d autres salariés) ; Connaître son intérêt pour l emploi et l entreprise ; Recueillir ses remarques et ses suggestions. Permettre au responsable d être en mesure de réaliser un bilan avec le salarié avant la fin de la période d essai pour confirmer ou non l embauche du salarié. Renseigner les rubriques concernant le responsable hiérarchique et le nouveau salarié Compléter le tableau de suivi du nouveau salarié par un échange constructif entre le responsable hiérarchique et le salarié à l aide de la fiche «Présentation du poste et des compétences requises» et de la fiche «Accueil et intégration d un nouveau salarié». L intégration réussie, il convient de fidéliser le salarié. L entretien d évaluation est un moment privilégié pour connaître les motivations et les aspirations du salarié. Consultez la fiche sur l entretien d évaluation.