La mise en place du tableau de gestion des documents courants de l Agence d État des archives à l heure de la coexistence de documents électroniques et classiques Roumiana Nedialkova, Bulgarie
Environnement technologique et administratif Nous sommes les témoins du développement foudroyant des technologies d information qui ont amené à la création de nouveaux types de documents et à l accumulation d une énorme quantité d information sous différents formats. Des problèmes surgissent qui mettent en question le développement ultérieur des archives comme part entière du temps moderne et en même temps provoquent la réflexion et l analyse du chemin déjà parcouru et de celui que l on devra parcourir demain. La structure et le contenu des documents à préserver changent en permanence avec une accélération difficile à réaliser.
Tâche de sauvegarde La tâche des AB comme d ailleurs de tous les services nationaux d archives est de conserver pour les générations à venir les archives qui représentent la mémoire historique de la société et de l État. Pour ce faire, l acquisition de nouveaux savoirs est nécessaire. On constate l existence de traditions dans les contacts avec les administrations
Contexte juridique au début Le Décret de 1951 sur la création du Fonds d archives de l État statue sur la politique et la stratégie relatives aux archives historiques et aux archives contemporaines. Il définit le rôle de l Agence d État des Archives et des Archives centrales et territoriales relatif au contrôle sur tous les services d archives de l administration, des entreprises, des associations en fonction, c est à dire toute la documentation courante de l État. Le champ d action des archivistes d État est devenu très vaste, presque immense.
Contexte juridique au fil des ans La Loi de 1974 sur le Fonds d Archives de l État et le règlement relatif à son application stipulaient les compétences et les relations entre les Archives de l État et les institutions publiques concernant la sauvegarde des documents jusqu à leur versement aux Archives de l État. A partir de 1976, la direction des Archives bulgares est sous le contrôle du Conseil des ministres. En principe, ce haut niveau de hiérarchie administrative est un moyen assez puissant pour effectuer un contrôle vertical et horizontal sur les services d archives de toutes les institutions versantes.
Contexte juridique actuel La Loi de 2007 sur le Fonds national d archives ne comprend plus la responsabilité des archivistes quant à l organisation du fonds documentaire des administrations La charge était prise par le Ministère de l administration publique qui s occupait également de la gestion électronique Depuis le remaniement ministériel, après les dernières élections de juillet, le ministère fut dissous et le e- gouvernement n est toujours pas fonctionnel Les archivistes sont toujours prêts à venir en aide aux administrations pour l organisation de leurs fonds documentaires
L organisation du fonds documentaire des administrations A l époque de l ancien régime socialiste, quand l État supervisait tous les processus de la vie humaine, l administration était le champs d application de principes et de modèles unifiés et parmi eux l activité des bureaux de gestion des documents. Un tableau de gestion modèle fut dressé dans lequel ont été formulé les types de dossiers que l on créait dans presque toutes les administrations. Ce modèle s appelait La nomenclature unifiée des dossiers pour les activités générales dans les établissements, les organisations et les entreprises. Sur cette base, les archivistes des Archives d État devaient, de pair avec des spécialistes des institutions citées, dresser la nomenclature individuelle après avoir étudié la situation des dossiers de l administration.
Structure du tableau de gestion : Schéma de classement où les différents secteurs de l administration correspondent à la filière des groupes de dossiers. Délai de conservation défini selon l importance des documents : délai permanent délai temporaire : d utilisation de référence (3,5, 10), d utilisation pratique (40, 100) délai temporaire avec signe CE (commission d experts) exigeant la revue obligatoire et le tri des documents du dossier pour préserver les documents d intérêt historique.
Structure du tableau de gestion (2): Remarque : Indexation des dossiers : pour identifier les dossiers, chacun reçoit un index qui peut avoir 4 ou 6 signes : les deux premiers peuvent être en lettres correspondant à la nomination du secteur de l administration et les suivants suivent l ordre numérique ascendant : 01, 02
Notre maison : les archives Le tableau de gestion de l Agence d État des archives aurait dû être le modèle à suivre par les administrations Dommage qu il ne reflète guère l existence parallèle de documents classiques et électroniques La conscience archivistique de chaque archiviste devenu administrateur est d organiser ses fichiers de la façon à ce qu ils puissent un jour devenir part entière du fonds d archives de l Agence d État des Archives