Instructions : Client SecureSafe pour PC / Mac DSwiss AG, Zurich, Suisse 1
Table des matières 1. INTRODUCTION 1.1 Aperçu de SecureSafe : compte en ligne, Client SecureSafe, applications mobiles 1.2 Comprendre la logique du Client SecureSafe 3 3 5 2. INSTALLATION DU CLIENT SECURESAFE 2.1 Installer le Client SecureSafe avec les options par défaut 6 6 3. UTILISATION DU CLIENT SECURESAFE 3.1 Trouver le dossier SecureSafe sur votre PC/Mac 3.2 Synchroniser les nouveaux dossiers et fichiers directement avec votre PC/Mac 7 7 7 4. MODIFIER LES PARAMÈTRES DE SYNCHRONISATION 4.1 Arrêter la synchronisation de dossiers SecureSafe individuels 4.2 Arrêter la synchronisation de sous-dossiers individuels 4.3 Renommer des dossiers 4.4 Déplacer des dossiers 8 8 9 10 11 2
1. Introduction 1.1 Aperçu de SecureSafe : compte en ligne, Client SecureSafe, applications mobiles SecureSafe propose une solution de haute sécurité pour l'enregistrement, le partage et la synchronisation de fichiers. SecureSafe est disponible sous forme de compte en ligne, de client pour PC/Mac et d'application ios/android pour tablettes et smartphones. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de nos trois offres de logiciels : Le compte en ligne (www.securesafe.com/mylogin) Vous pouvez vous connecter à votre compte en ligne depuis n'importe quel ordinateur disposant d'une connexion Internet. Pour cela, vous pouvez utiliser n'importe quel navigateur. Le compte en ligne vous permet de charger des fichiers (et des dossiers sous formes de fichiers zip) ou de télécharger des fichiers manuellement dans votre coffre-fort privé. Vous pouvez également partager des fichiers avec les membres de votre équipe si vous avez créé un Team-Space. Illustration 1 : interface utilisateur du compte en ligne 3
Le Client SecureSafe-Client pour PC/Mac Le Client SecureSafe pour PC/Mac vous permet de synchroniser automatiquement des fichiers et dossiers de votre ordinateur avec votre compte en ligne. Pour cela, le client doit être téléchargé et installé sur votre PC/Mac. Le client crée un dossier spécial SecureSafe sur votre PC/Mac et synchronise automatiquement toutes les modifications des dossiers avec votre compte en ligne. Si vous utilisez des Team-Spaces, tous les membres de l'équipe peuvent travailler avec les derniers fichiers que vous avez enregistrés. Notez bien que les intervalles de synchronisation automatique peuvent être modifiés dans les paramètres du client. Illustration 2 : interface utilisateur du Client SecureSafe Applications ios et Android pour smartphones et tablettes Les applications ios et Android pour smartphones et tablettes vous permettent d'accéder à vos données de manière mobile. Vous restez informé partout et toujours des activités des membres de votre Team- Space. Le «SecureViewer» et l'envoi de fichier sécurisé vous permettent même d'afficher des images et des PDF et d'envoyer des fichiers de manière mobile le tout avec une très haute sécurité. Image 3: User interface for the ios and Android apps 4
1.2 Comprendre la logique du Client SecureSafe Le Client SecureSafe pour PC/Mac reflète votre compte en ligne. C'est pourquoi vous devez d'abord créer un compte en ligne avant de pouvoir synchroniser des fichiers avec le Client SecureSafe. Par défaut, votre compte en ligne contient les zones suivantes : un coffre-fort de fichiers personnel, un coffre-fort de mots de passe et une boîte de réception. Vous pouvez y ajouter autant de Team-Spaces que vous voulez. Si vous utilisez le Client SecureSafe, les dossiers suivants sont créés sur votre PC/Mac : 1 dossier Private SecureSafe (représente le coffre-fort de fichiers privé) 1 dossier Mail-In (représente la boîte de réception d'e-mails intégrée dans votre compte en ligne) 1 dossier par Team-Space (doit tout d'abord être créé dans votre compte en ligne) Illustration 4 : 1 dossier SecureSafe est créé pour chaque zone de votre compte en ligne. 5
2. Installation du Client SecureSafe 2.1 Installer le Client SecureSafe avec les options par défaut Vous êtes maintenant prêt à télécharger le Client SecureSafe pour l'installer sur votre PC/Mac. Cliquez sur les liens suivants pour obtenir plus d'instructions sur le téléchargement et l'installation : o Téléchargement du Client SecureSafe o Instructions d'installation en vidéo Par défaut, tous vos dossiers SecureSafe sont créés dans un dossier commun (appelé «SecureSafe») sur votre PC/Mac. o Chemin d'accès sur PC : C:/Users/Jean-Dupont/SecureSafe/ o Chemin d'accès sur Mac : Macintosh HD/Users/Jean-Dupont/SecureSafe/ Si vous souhaitez stocker les dossiers synchronisés dans un emplacement spécifique, vous pouvez le définir pendant l'installation du Client SecureSafe (étape 2/5 - voir illustration). Illustration 5 : étape 2/5 de l'assistant d'installation du Client SecureSafe En fonction de la quantité de données, la première synchronisation peut nécessiter plusieurs heures. Veuillez ne pas interrompre le processus de synchronisation initiale. Vous pouvez suivre la progression dans le client, à l'option «Coffre-fort de fichiers > Activités». REMARQUE Nous vous recommandons de ne plus déplacer ou renommer les dossiers SecureSafe sur votre ordinateur (désignés par le logo SecureSafe) après la synchronisation initiale. Vous devez donc choisir dès le début un nom de dossier adapté. 6
3. Utilisation du Client SecureSafe 3.1 Trouver le dossier SecureSafe sur votre PC/Mac Dès l'achèvement du processus de synchronisation initiale, vous disposez d'un ou plusieurs dossiers SecureSafe sur votre PC/Mac. Ceux-ci sont dotés du logo SecureSafe (voir illustration). Parcourez les étapes qui suivent pour trouver votre dossier SecureSafe sur votre PC/Mac : Connectez-vous à votre Client SecureSafe. Cliquez sur l'option de menu «Coffre-fort de fichiers» et sélectionnez l'onglet «Dossiers synchronisés». Vous voyez maintenant une liste de tous les dossiers SecureSafe synchronisés. Un double clic sur un dossier de cette liste vous permet d'accéder directement au dossier SecureSafe local sur votre PC/Mac. Illustration 6 : dossier SecureSafe avec logo SecureSafe : le contenu de ce dossier est synchronisé avec votre compte en ligne. 3.2 Synchroniser les nouveaux dossiers et fichiers directement avec votre PC/Mac Les dossiers SecureSafe et l'ensemble de leurs contenus sont synchronisés avec votre compte en ligne. Les fichiers et dossiers que vous déplacez dans un dossier SecureSafe seront synchronisés automatiquement. Pour cela, il vous suffit d'être connecté à votre Client SecureSafe. REMARQUE Attendez que tous les fichiers soient complètement synchronisés avant de vous déconnecter du client. Vous pouvez vérifier que l'opération est terminée dans votre compte en ligne et sur votre PC/Mac. 7
4. Modifier les paramètres de synchronisation 4.1 Arrêter la synchronisation de dossiers SecureSafe individuels Vous souhaitez peut-être disposer de certains dossiers SecureSafe uniquement en ligne et ne plus les stocker localement sur votre PC/Mac. Dans ce cas, procédez comme suit : Connectez-vous à votre Client SecureSafe. Cliquez sur «Coffre-fort de fichiers» puis sur l'onglet «Dossiers synchronisés». Cliquez ensuite sur le dossier souhaité pour le sélectionner. Cliquez maintenant sur le bouton Moins pour supprimer un dossier de la liste de synchronisation (voir illustration). Confirmez que vous souhaitez supprimer le dossier. Dès lors, ce lien de synchronisation n'existe plus, c'est-à-dire que vous pouvez supprimer des documents localement sans qu'ils soient supprimés en ligne. Illustration 7 : Le «bouton Moins» vous permet de supprimer des dossiers SecureSafe de la liste de synchronisation du Client SecureSafe. 8
4.2 Arrêter la synchronisation de sous-dossiers individuels Vous souhaitez désactiver la synchronisation de certains sous-dossiers et les stocker exclusivement sur votre compte en ligne? Procédez comme suit : Connectez-vous à votre compte en ligne. Créez un nouveau Team-Space spécifique pour les dossiers que vous ne souhaitez plus conserver sur votre ordinateur. Chargez les dossiers (sous forme de fichiers zip) dans le nouveau Team-Space. Supprimez ensuite le dossier local sur votre PC/Mac. Lorsque le Client SecureSafe découvrira que vous avez ouvert un nouveau Team-Space, il vous demandera si vous souhaitez créer un dossier SecureSafe correspondant sur votre ordinateur. Décochez la case (voir illustration) pour que le Client SecureSafe ne crée pas de dossier local pour la synchronisation. Illustration 8 : comme indiqué ci-dessus, décochez la case sur votre nouveau Team-Space si vous ne souhaitez pas stocker localement sur votre PC/Mac les dossiers qu'il contient. REMARQUE Vous avez la possibilité de réorganiser les paramètres de synchronisation des dossiers SecureSafe (y compris les sous-dossiers qu'ils contiennent) (pour les experts). Ceci vous permettra de ne plus avoir à créer de nouveaux Team-Spaces. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans notre FAQ. 9
4.3 Renommer des sous-dossiers Pour renommer un sous-dossier synchronisé (non désigné par un logo SecureSafe), procédez comme suit : Déconnectez-vous de votre PC/Mac depuis votre Client SecureSafe (si vous êtes connecté). Connectez-vous à votre compte en ligne avec n'importe quel navigateur. Recherchez le dossier que vous souhaitez renommer. Renommez le dossier directement dans votre compte en ligne. Connectez-vous maintenant à votre Client SecureSafe. Le client lance la synchronisation et applique automatiquement toutes les modifications. REMARQUE Notez bien que lorsqu'un dossier commun est renommé, l'ensemble de son contenu fait l'objet d'une nouvelle synchronisation. En fonction de la quantité de données, ceci peut prendre un certain temps. Évitez d'interrompre la synchronisation des données et informez les membres de l'équipe des modifications. REMARQUE Nous vous recommandons de ne plus renommer les dossiers SecureSafe (désignés par le logo SecureSafe) après la synchronisation initiale. Vous devez donc choisir dès le début un nom de dossier adapté. 10
4.4 Déplacer des dossiers SecureSafe Pour déplacer un dossier SecureSafe (doté du logo SecureSafe), procédez comme suit : Déplacez tout d'abord les dossiers SecureSafe concernés vers l'emplacement de stockage souhaité sur votre PC/Mac. Vous devez à présent informer le Client SecureSafe du nouvel emplacement du dossier. Pour cela, connectez-vous à votre Client SecureSafe. Sélectionnez l'option de menu «Coffre-fort de fichiers» et cliquez sur l'onglet «Dossiers synchronisés». Dans la liste de synchronisation, sélectionnez le dossier que vous venez de déplacer. Cliquez sur le «bouton Moins» pour supprimer le dossier (avec l'ancien chemin d'accès) de la liste de synchronisation. Cliquez maintenant sur le «bouton Plus». Sélectionnez le dossier déplacé et ajoutez-le à nouveau à la liste de synchronisation. Mettez à jour le chemin d'accès (voir illustration ci-dessous). REMARQUE Notez bien que lors du déplacement de dossiers partagés, vous devez informer tous les membres d'un Team-Space de ces modifications afin qu'ils puissent procéder aux modifications correspondantes sur leur ordinateur. Illustration 9 : mise à jour du chemin d'accès du dossier SecureSafe déplacé REMARQUE Vous pouvez déplacer les sous-dossiers (non dotés d'un logo SecureSafe) sans opération supplémentaire à condition qu'ils restent dans le dossier SecureSafe. Le client procédera automatiquement aux modifications correspondantes. 11