PRATIQUES INGÉNIEUSES EN SANTÉ PSYCHOLOGIQUE CH RÉGIONAL DE LANAUDIÈRE (CHRDL) Programme de gestion intégrée de la présence au travail Problématique L augmentation fulgurante des coûts d assurance-salaire oblige à remettre en question les façons de faire dans la gestion de la présence au travail. Les statistiques du PAE révèlent la présence de plus en plus grande des problématiques à caractère psychologique et pointent le stress comme agent principal de consultation. Les heures supplémentaires et l instabilité des équipes en croissance. Objectifs Mettre en place une démarche préventive qui puisse atténuer les pressions diverses auxquelles sont confrontés les employés. Contribuer à la rétention des ressources humaines. Améliorer le dossier financier de l établissement. Investir dans l environnement de travail pour une plus grande qualité des services dispensés en améliorant les communications interpersonnelles ; en accroissant l esprit d équipe ; en augmentant la mobilisation et la solidarité ; en améliorant l organisation du travail. Indicateurs de réussite/d impacts Une mesure de l assurance-salaire/csst : atteindre le niveau de 3 % des heures travaillées pour le dossier de l assurance-salaire. Une mesure pour les assignations temporaires et les retours progressifs. Une mesure pour les heures supplémentaires. Une mesure pour la dotation/recrutement. Une mesure pour l absence de longue durée. Une mesure pour l absence de courte durée. 1
Facteurs de risque Frustration de ceux qui n ont pu profiter des départs à la retraite. Épuisement à la suite de la perte d expertise (technique et de gestion) jumelée à des attentes de performance non ajustées et à des besoins et des exigences en perpétuelle augmentation. Réduction du personnel d encadrement : absence de personnes significatives dans le service et difficultés de référence en cas de problèmes de fonctionnement. Conflit de rôle du gestionnaire : coach ou contrôle. Autres conflits de rôles générés par des tâches et des responsabilités mal définies. Règles et procédures à clarifier, à mettre à jour. Gestion réactive pour assurer les remplacements (continuité des services) plutôt qu une recherche des causes de l absence entraînant ainsi une augmentation des heures supplémentaires pour pallier la pénurie de personnel ou des embauches à la hâte. Conflits de génération entre les nouvelles recrues et le personnel en place. Multiples changements technologiques. Manque de formation. Solutions Mise en place de ressources dédiées spécifiquement à l amélioration de la qualité de vie au travail : psychologue-conseil, physiothérapeute-conseil, massothérapeute, technicien en hygiène industrielle. Services facilitant la présence au travail dans le contexte travail-famille : une garderie adaptée aux besoins des employés, un service de gardiennage (centre de la petite enfance) pour le jour et pour le soir. Programme de formation des gestionnaires sur la gestion de la présence au travail. Étude sur l optimisation des processus de travail dans les services et les unités de soins (accompagnement externe). Mise sur pied de comités d amélioration de la qualité de vie au travail AQVT (voir document sur la démarche AQVT). 2
Révision de la gestion clinico-administrative des absences et de la gestion du retour au travail. PAE intégré au programme. Mise sur pied d un groupe d aidants naturels (alcoolisme, toxicomanie, jeu). Initiatives du comité paritaire SST : activités de conditionnement physique et organisation d activités pour le bien-être psychologique. Formation en gestion du stress (D r Serge Marquis). Processus de mise en œuvre / Utilisation Projet-pilote de mise en place d une démarche d amélioration de la qualité de vie au travail dans un département. Conception du programme de la gestion intégrée de la présence au travail. Embauche des ressources professionnelles : psychologue-conseil (réalisé), physiothérapeute-conseil (réalisé), massothérapeute (réalisé), technicien en hygiène industrielle (à venir). Clarification du rôle, du fonctionnement et des «règles et procédures d utilisation» des ressources professionnelles. Mise en place du programme : déploiement ; formation octroyée au comité paritaire SST sur la prévention de la détresse psychologique pour assurer leur partenariat ; formation octroyée aux gestionnaires pour les sensibiliser et les outiller pour la gestion de la présence au travail et migration des 17 comités de prévention existants vers des comités AQVT. Révision annuelle du programme prévue. Acteurs clés La DRH dans son ensemble et le Service de santé et de sécurité du travail en particulier sont les maîtres d œuvre. Un comité de concertation-qualité (la DRH et les 14 représentants syndicaux) se rencontre une fois par mois pour information et mises au point. Un comité paritaire de relations de travail mandaté spécifiquement pour éliminer les heures supplémentaires se rencontre une ou deux fois par semaine et initie des «forums de postes» au besoin. 3
Le comité paritaire SST qui agit à titre de comité consultatif à certains niveaux et qui initie et fait la promotion des actions et des activités à d autres niveaux. Le diagnostic a été réalisé par le service de santé. Le programme a été conçu par le service de santé. Le plan d action est implanté par le service de santé. Le plan d action est suivi par la DRH et le conseil d administration. Le plan d action est évalué par le service de santé. Soutien Coûts de la démarche et investissements requis ou prévus : 170 000 $/année pour les ressources ajoutées (psychologue, physiothérapeute et massothérapeute) ; les coûts de libération représentent 200 000 $/année au démarrage pour 60 comités ; lors de la consolidation des comités d AQVT, le coût sera de 64 800 $. Facteurs de réussite L appui du CA, du comité de direction et des gestionnaires. L adhésion des partenaires syndicaux. L adhésion du comité paritaire SST. La gestion de la présence au travail doit être la préoccupation de la DRH et non seulement du Service de santé et de sécurité du travail. Toutes les dimensions RH doivent intégrer la dimension de la gestion de la présence au travail. Difficultés Le maintien de la cohérence et de la rigueur dans le suivi et surtout après l atteinte des objectifs. Les mêmes éléments ci-haut mentionnés et le maintien du sous-comité paritaire du bien-être psychologique. Ne pas perdre le niveau de cohésion de l équipe et s assurer que la raison d être de la démarche guide l élaboration des processus. 4
Le secteur «développement» est mis à contribution pour fournir les outils aidant les gestionnaires et leurs équipes à faire face aux événements : gestion de conflits, groupe de codéveloppement (cadres), psychopathologies organisationnelles, résolution de problèmes et créativité. Toute formule paritaire doit être favorisée pour identifier et résoudre les irritants fonctionnels. Toujours maintenir un lien avec l équipe de D.O. pour nous guider et nous assurer de bien définir les besoins des équipes en lien avec les diagnostics établis. Toujours favoriser la contribution des intervenants concernés à tous les niveaux des activités RH. Retombées et bénéfices / Impacts Le projet est encore jeune, mais on peut déjà constater, sur trois périodes, une diminution de l absentéisme, chez les infirmières entre autres. Cette diminution équivaut à 10 ressources à temps plein. Depuis le mois d août, nous avons connu une baisse de 125 ETP à 99 ETP pour l ensemble des titres d emploi. Bibliographie Document de présentation réalisé dans le cadre du colloque AHQ 2002. Document sur la démarche AQVT. Années de réalisation Le projet a débuté en août 2001 et doit s étaler jusqu en septembre 2003. Cependant, une évaluation du programme sera réalisée en janvier 2003 et une décision sera prise à l effet de le rendre permanent ou non. Coordonnées de l établissement Centre hospitalier régional de Lanaudière (CHRDL) Contact : Alain St-Pierre, chef de service du bureau de santé Téléphone : 450 759-8222, poste 2101 5