PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif: Agent de la gestion financière (formation continue) Professionnel 222-AGGFIN001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Service de l organisation de l enseignement, de la formation continue et des services aux entreprises Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Personnel du service Ministère de l enseignement supérieur, de la recherche, de la science et de la technologie (MESRST) Emploi-Québec Service de la comptabilité Service de l approvisionnement Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 5
NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du coordonnateur à la formation continue, la personne occupant l emploi d agent de la gestion financière réalise des activités financières reliées aux programmes et à l administration du secteur de la formation continue. Elle fournit assistance aux personnes du service concernant la gestion financière liée aux activités de la formation continue et du service aux entreprises. Elle participe activement à la planification budgétaire et à la réalisation de la révision budgétaire. Elle effectue les contrôles et produit les rapports et les états financiers. Spécifique au poste: Notamment, elle assume les activités reliées au processus de préparation et de révision du budget du service, des états financiers intérimaires et de fin d'année en conformité des normes et des échéanciers établis par le Gouvernement du Québec. Elle analyse les différents postes budgétaires de dépenses et de revenus. Elle effectue des calculs pour l utilisation des différentes enveloppes budgétaires de la formation continue et s assure que les périodes élèves (PES) déclarées correspondent au type de financement et à la planification budgétaire. Elle vérifie et contrôle les opérations comptables du service : facturation, encaissement, contrats, demandes d achats et de paiements. Elle effectue les projections nécessaires à l'établissement de coûts d'opération. Elle est responsable d'établir et de contrôler l application des normes et des procédures administratives reliées aux opérations du service de la formation continue. Elle élabore et met en place des mécanismes de contrôle et en assure le suivi. Elle évalue les méthodes de travail, identifie les lacunes et soumet les recommandations appropriées. Elle vérifie les processus afin de répondre aux exigences et recommande les actions requises. Elle agit à titre de personne ressource auprès du directeur du service pour la préparation de documents et de rapports. Elle réalise différentes études. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 5
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Réaliser différentes activités reliées à la gestion financière du service de la formation continue et de l'organisation de l'enseignement. 1.1 Préparer les budgets et la révision budgétaire; 1.2 Produire les états financiers intérimaires et de fin d'année tels qu exigés par le Gouvernement du Québec; 1.3 Effectuer des calculs pour l utilisation des différentes enveloppes budgétaires de la formation continue et s assurer que les périodes élèves (PES) déclarées correspondent au type de financement et à la planification budgétaire ; 1.4 Analyser et vérifier diverses opérations comptables du service (facturation, encaissement, contrats, demandes d achats et de paiements); 1.5 Développer et maintenir à jour des outils de gestion budgétaire facilitant l analyse du budget; 1.6 Saisir les données relatives aux différents postes budgétaires du service; 1.7 Examiner les écarts entre les résultats réels et le budget établi; 1.8 Assurer le contrôle de la perception des revenus et des paiements; 1.9 Effectuer diverses analyses des postes et des résultats; 1.10 Remplir les pages du service de la formation continue du rapport financier annuel; 1.11 Évaluer les processus de gestion financière du service et recommander les améliorations nécessaires tout en assurant le suivi; 1.12 Réaliser différentes études pour le service de la formation continue. 2. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Réaliser différentes activités reliées à la gestion financière du service de la formation continue, du service aux entreprises et de l'organisation de l'enseignement. Notamment en lien avec: 1.1 La préparation de budget, la révision budgétaire et la 35% production des états financiers; 1.2 L'analyse et la vérification d'opérations comptables du service; 30% 1.3 Effectuer les calculs selon les enveloppes de 15% financement et vérifier le type de financement lors de la déclaration de la clientèle; 1.4 Le développement et l'actualisation d'outils de gestion 10% budgétaire; 1.5 Diverses autres activités. 8% 2. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 2% Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 5
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, notamment en sciences comptables. Autres conditions exigées: Maîtrise de la langue française orale et écrite ainsi que des habiletés rédactionnelles. Qualifications souhaitées Connaissance des lois et règlements liés à son domaine d activité; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire; Excel (particulièrement); Access; Outlook (agenda et courrier électronique). Système informatisé de gestion financière. Très bonne connaissance des règles de financement de la formation continue; Doigté au clavier numérique; Tolérance face aux échéanciers serrés; Méthodique, rigueur et minutie de mise; Orientation service à la clientèle; Esprit d'analyse et de jugement face à des situations complexes et ambigües afin de dégager des éléments essentiels et de proposer des solutions appropriées; Autonomie, initiative, sens développé de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 5
INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 5