Guide Financier Affichage de demandes Assurance-maladie Pour voir les demandes Assurance-maladie d un patient, on peut regarder les transactions dans le dossier démographique. On peut configurer cette fenêtre pour voir les demandes envoyés et non-envoyés. 1. Cliquer Modifier le patient et chercher le patient en question. 2. Cliquer Transactions et ensuite Modifier pour créer un filtre qui montrera toutes les demandes. 3. Dans la fenêtre Filtres, cliquer Nouveau pour créer un nouveau filtre et cliquer Afficher les items non demandés; ensuite Appliquer. 4. Toutes les demandes seront maintenant visibles dans l affichage principal.
Affichage de demandes privées On peut aussi utiliser la fenêtre Transactions afin de voir toutes les factures privées pour un patient. On devrait premièrement créer quelques filtres dans le but de travailler efficacement. Filtres suggérés pour voir les factures privées Transactions détenues pour le patient Transactions détenues pour les tiers Toutes les transactions pour le patient Toutes les transactions pour les tiers
On peut aussi créer un filtre pour voir seulement les factures envoyées aux tiers Transactions détenues pour la Croix Bleue
Trouver les transactions Trouver les transactions vous permet de chercher une transaction qui conforme à une liste de critères. 1. Du menu Financier, cliquer Trouver les transactions. 2. Définir les critères de la transaction et cliquer Trouver. Les transactions qui conforment à vos critères sont affichées. 3. Double cliquer la transaction pour voir la facture associée.
Trouver les comptes Dans le Centre de contrôle, la fonction Trouver les comptes permet aux utilisateurs de voir les tous comptes en souffrance. 1. Ouvrir le centre de contrôle et cliquer l onglet Financier et ensuite Trouver les comptes. 2. Cliquer Régénérer la liste des comptes pour ouvrir la liste des comptes dépendant du filtre utilisé. À noter : on peut créer des filtres séparés pour les tiers et les patients.
Correction de factures Terminologie importante Journal de crédit : une transaction pour diminuer le montant due. Journal de débit : une transaction pour augmenter le montant due. Radier : une transaction pour rendre nul la dette du patient. Créances irrécouvrables : une transaction pour éliminer la dette du patient car le montant est irrécouvrable. Radier une facture impayée 1. Ouvrir les Transactions (Modifier le patient Transactions) et cliquer avec le bouton droit sur la transaction à annuler ou supprimer. 2. Cliquer Créer une écriture de journal et Radier. 3. Un Journal de crédit sera entré et le montant dû ne sera plus visible dans la colonne Non correspondant.
Rembourser un paiement 1. Ouvrir les Transactions (Modifier le patient Transactions) et cliquer avec le bouton droit sur le paiement à rembourser. 2. Cliquer Remboursement. 3. Un remboursement sera ajouté au paiement. Si vous inverser la facture aussi, une note de crédit sera ajoutée à la facture. Ne supprimer pas les transactions Supprimer une transaction peut causer des problèmes lors du rapportage et du rapprochement.
Ajout de paiements Les paiements peuvent être ajoutés lors de la facturation ou plus tard quand le paiement est reçu. Payer maintenant 1. Une fois la facture complétée, cliquer pour ajouter le paiement tout de suite. 2. Dans la fenêtre Paiement, indiquer le montant et le type dans le champ comme. Ajouter des renseignements supplémentaires au besoin. À noter : Le montant de la facture est placé automatiquement. Le montant dû total sera affiché au haut de la fenêtre. 3. Assurer que la boîte Imprimer est cochée si on veut imprimer un reçu. À noter : Cocher aussi Avec facture pour imprimer la facture en même temps.
Payer plus tard Si on clique après avoir facturé, on peut ajouter un paiement plus tard en utilisant une des méthodes ci-dessous. Rendez-vous 1. Sélectionner le patient et cliquer Paiement. 2. Dans la fenêtre Paiement, entrer le montant et le type de paiement dans comme. Dans le champ Payé à, entrer le code de la personne qui accepte le paiement. 3. Agrandir le panneau Items non correspondants et cliquer dans la colonne à côté de la facture payée. Cliquer Allouer et ensuite OK.
Transactions 1. Cliquer Afficher la transaction et chercher le patient en question. 2. Transactions du dossier démographique s ouvre. 3. Sélectionner la transaction à payer et cliquer Payer la transaction. 4. Dans la fenêtre Paiement, entrer le montant et le type de paiement dans comme. Dans le champ Payé à, entrer le code de la personne qui accepte le paiement.
Paiement par les tiers On peut aussi ajouter un paiement par un tiers. 1. Dans le menu Financier, cliquer Organisations. Double cliquer pour ouvrir l Organisation et sélectionner Transactions. 2. Sélectionner la transaction à payer et cliquer Payer la transaction. 3. Dans la fenêtre Paiement, entrer le montant et le type de paiement dans comme. Dans le champ Payé à, entrer le code de la personne qui accepte le paiement. 4. Agrandir le panneau Items non correspondants et cliquer dans la colonne à côté de la facture payée. Cliquer Allouer et ensuite OK.
Créer un nouveau paiement 1. Dans Transactions, cliquer Paiement et entrer le montant et le type de paiement dans comme. Entrer le code approprié dans payé à et cliquer OK.
Rapports financiers Les rapports sont créés à partir de vos paramètres. Les divers rapports varieront dans leurs paramètres mais certains paramètres sont souvent utilisés : Intervalle (type), Intervalle (date), Présentation (groupe), Détails, et Colonne. On accède aux rapports du menu Rapport. Cliquer Rapports financiers et ensuite le rapport à exécuter. Intervalle (type) vous permet de choisir le type de date ou de transaction; Type de date est généralement un choix entre date de transaction ou de création. Date de transaction donnera un rapport basé sur la date de la facture et date de création donnera un rapport basé sur la date de création. Type de facture est généralement un choix entre facture ou paiement. Intervalle (date) vous permet de spécifier les paramètres de date. Présentation (groupe) vous permet de classer les résultats. On classe souvent les résultats par factures aux patients et aux tiers. Inclure tous les détails vous permet de voir tous les détails si coché. Colonne vous permet de personnaliser ce qu on voit sur le rapport. On inclut souvent Date du service car elle n a pas de coche par défaut. Autres filtres : On peut aussi configurer des filtres pour voir seulement un fournisseur ou un payeur en particulier. On peut aussi imprimer plusieurs rapports pour un seul fournisseur. À noter : On peut sauvegarder les paramètres choisis pour utilisation future. Exemples de rapports communs :
Revenu : Affiche le revenu prévu.
Créances : Affiche les comptes en souffrance.
Paiements : Affiche le vrai revenu.
À noter : le rapport de paiements peut être utilisé pour imprimer le rapport de rapprochement de l Assurance-maladie. 1. Indiquer la période de facturation dans les champs À compter du (date). 2. Indiquer que le Payeur est l Assurance-maladie. 3. Cocher Inclure tous les détails. 4. On peut aussi inclure la Date du service dans le rapport. 5. Au besoin, indiquer le Dispensateur en question s il y a plusieurs fournisseurs de soins dans votre clinique.
Services : Affiche les totaux payés pour chaque type de service.
Sessions : Semblable au rapport des revenus mais ce rapport est basé sur la date du service et non la date de la transaction. Utile pour payer un locum.
Soumissions : Affiche les factures à l Assurance-maladie par soumission ou par service.