Cahier des charges Création et gestion du document Unique Sommaire 1- Introduction...2 2- Création du document Unique...2 a- Fiche d identité...3 b- Grilles d évaluation...3 C Plan de prévention...6 3- Accès au document unique...7 Dès que toutes les actions préventives sont planifiées, un bouton permet de prévenir chaque salarié de lire le document unique...7 a- Consultation interne des grilles d évaluation par situation de travail...7 b- Traçabilité des diffusions à des personnes externes à l entreprise...8 4- Révision du document unique...9 5- Paramétrage des éléments du document unique... 10 Rédacteur Vérificateur(s)/correcteur(s) Approbateur Sabine Génin Chargée de Projet Qualité RDQ du réseau Comité de pilotage qualité représenté par Didier Benchetrit Jérôme Ménage, directeur NETIKA Page : 1/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
1- Introduction L élaboration du document Unique d inscrit dans une démarche réglementée par plusieurs textes : - Le code du travail : L 230-2 - Le décret du 5 novembre 2001 n 2001-1016 - La circulaire n 6 DRT du 18 avril 2002 Pour élaborer ce cahier des charges les documents et logiciel suivants ont été utilisés : - Logirisk - Guide d évaluation des risques Laboratoire de biologie médicale CRAM des pays de Loire - Document unique d évaluation des risques professionnels chambre de commerce et de l industrie - Documents de l INRS 2- Création du document Unique Dans Kalilab il existe déjà un embryon d une fonction concernant l hygiène et la sécurité, accessible par l Administration Générale, pour créer des liens avec des documents et des fichiers et afficher des données issues des contacts L évolution proposée pour accéder au document unique est la suivante : NB : si la gestion du DU devient une fonctionnalité à part entière, peut être serait il plus judicieux de l introduire dans le menu générale présentant l ensemble des fonctionnalités - Gestion de l affichage en page d accueil (pour conserver la fonctionnalité existante) - Ajout/modification du document unique - Suivi des actions de prévention - Paramétrage des éléments du document unique - Traçabilité des diffusions Après avoir cliqué sur «Ajout/modification du document unique» on accède à la page suivante : - avec un bouton pour créer la toute première version du document unique - un menu déroulant pour consulter une version Ajouter Choisissez la version Page : 2/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
a- Fiche d identité La page suivante s affiche - La version s affiche automatiquement et possibilité de la modifier si le laboratoire souhaite saisir un document unique déjà existant - Possibilité de faire un document unique mono ou multi-sites - Possibilité d indiquer le rédacteur ou les rédacteurs du document - Possibilité d associer un rédacteur extérieur à l entreprise : consultant, médecin du travail - Item pour indiquer le nombre de salarié de l entreprise concernés par le document unique. - texte libre pour indiquer les documents consultés et utilisés pour élaborer le document unique, tel que les fiches données sécurités, les rapports de contrôles et de vérifications, déclarations d accident du travail ) - Possibilité de mettre en pièce jointes les documents pré-cités. - Pouvoir faire des liens avec d autres éléments déclencheurs gérés dans Kalilab : lier un élément d un audit, de la revue de direction, des fiches qualité b- Grilles d évaluation Un deuxième onglet permet de créer autant de grilles souhaitées selon le type d association suivant : - Association à des situations de travail paramétrées dans Kalilab tels que : les fonctions (module gestion du personnel), des services ou des locaux (arborescence), des postes (Module gestion du planning), les équipements (module gestion du matériel), les fournisseurs (module gestion des stocks et des commandes) - Association libre : (texte libre) Page : 3/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
- Type d association : Possibilité de créer une grille par situation de travail au sens large du terme en lien avec des informations déjà paramétrées dans le logiciel : exples : service prélèvement ou fonction Technicien ou poste Centaur, à un équipement etc. ces informations sont disponibles dans un menu déroulant ou possibilité d inscrire directement la situation de travail qu on évalue - Situation de travail : Il s agit ici de décrire les faits observés ou pouvant conduire à un risque pour les salariés en lien avec le type de danger sélectionné - Date d évaluation : la date du jour s affiche par défaut et possibilité de la modifier - Rédacteur : le nom de la ou des personnes mentionnées dans la fiche d identité s affiche par défaut et possibilité de le modifier - Nombre de salarié : indiquer le nombre de salarié concerné par la situation de travail- Intérêt : passer tout le monde en revue : Alarme si nombre total de salarié est différent du nombre de salarié par situation de travail - Type de danger : menu déroulant permettant de choisir les dangers liés à la situation de travail et une petite bulle permet d informer plus précisément le type de danger. Possibilité de renseigner un type de danger, si la sélection du type de danger est «autres» Exple : Danger biologique (risque d infection ou d allergie lié à l exposition à un agent biologique ) - Danger ou situation dangereuse : Exple : manipule ou est en contact avec des produits biologiques (sang, urines ) Page : 4/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
Selon le type de danger sélectionné, le logiciel propose les situations dangereuses associées. Si «autres» a été sélectionné, la situation dangereuse peut être décrite par l utilisateur. Si l utilisateur ne trouve pas la situation dangereuse associée au type de danger qu il a choisi, possibilité de la créer au moment de la création du document unique. - Gravité = critère 1: Possibilité de paramétrer des critères permettant de hiérarchiser le danger = critères L évaluateur pourra indiquer par exemple une échelle de gravité, une bulle ou légende d aide permet de rappeler les stades de gravité qui ont été paramétrés par l administrateur ou ceux donné par défaut par Kalilab Exple : 1- faible = accident ou maladie sans arrêt de travail 2- Moyen = accident ou maladie avec arrêt de travail 3- Grave = accident ou maladie entrainant une incapacité permanente ou partielle 4- Très grave = accident ou maladie mortel Laisser la possibilité de personnaliser les niveaux de gravité. Ceux mentionnés ci-dessus pourraient être paramétrés par défaut - Probabilité d apparition du risque = critère 2 : pouvoir choisir entre 4 niveaux de probabilité d exposition (paramétrables) Exples : 1- faible 2- Moyenne 3- Fréquente 4- Très fréquente Laisser la possibilité de personnaliser les niveaux de fréquence. Ceux mentionnés ci-dessus pourraient être paramétrés par défaut - Priorité : en fonction de l indice de gravité et de la fréquence choisie, la priorité s affiche automatiquement et s échelonne de 1 à 3 Le bouton permet d ajouter autant de ligne de danger associée à une fonction, à un poste, à un service Le bouton permet d ajouter autant de grille de situation de travail souhaitée Les types de dangers ainsi que les situations dangereuses, doivent être paramétrables. Des listes types sont proposées par Kalilab et peuvent être modifiées, supprimées et l utilisateur peut en ajouter. Voir annexe (document Excel) Page : 5/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
C Plan de prévention Suite à l évaluation des risques, le logiciel crée automatiquement une matrice pour établir un plan de prévention : Les situations dangereuses apparaissent par ordre de priorité. - Possibilité d indiquer les mesures préventives qui existent déjà au laboratoire et de mettre en document lié le document du SMQ qui permet de formaliser l action préexistante. - Possibilité d indiquer la mesure préventive à prévoir ou la choisir dans un menu déroulant (par association type de danger et actions préventives) - Possibilité de sélectionner la personne en charge de mettre en place l action dans un menu déroulant qui propose la liste du personnel - Possibilité d indiquer une date butoir. Si cette date est dépassée la personne concernée sera prévenue par messagerie, ainsi que le ou les rédacteurs du document unique mentionnés dans la fiche d identité. Les personnes concernées par les actions préventives sont prévenues en page d accueil de consulter le plan de prévention. Un lien leur permet de tracer la date de la réalisation de l action, de mettre un commentaire et d ajouter une pièce jointe si nécessaire ou de mettre en document lié le document du SMQ qui permet de formaliser l action préventive. Les informations ainsi renseignées sont incrémentées automatiquement dans le suivi du plan d actions préventives Dans le masque de présentation des documents du SMQ gérés dans Kalilab un icône permet d identifier les documents qui sont liés au DU et/ou Dans la page Hygiène et Sécurité de Kalilab la liste des documents liés au document unique apparaissent au même titre que la liste des produits pour lesquels ont a associé une fiche donnée sécurité par exple. Intérêt : penser à mettre le DU à jour si évolution de la documentation et vis et versa Page : 6/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
3- Accès au document unique Dès que toutes les actions préventives sont planifiées, un bouton permet de prévenir chaque salarié de lire le document unique Prévoir plusieurs consultations et impressions possibles a- Consultation interne des grilles d évaluation par situation de travail Par l icône «hygiène et sécurité» en page d accueil, le personnel pourrait accéder au document unique - Ajouter une rubrique : accès au document unique parmi les items déjà présent : cf ci-dessous - Selon le type d association réalisée, les dangers possibles seront affichés par l arborescence des services et des locaux dans Kalilab : prévoir un encart «dangers liée à la localisation/au service» Un tri par situation de travail sera possible pour l impression : par fonction/poste/service/locaux/autres ou tout le document unique Le document pourra s imprimer sous Pdf selon le masque de présentation suivant par exple Page : 7/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
Logo Laboratoire XXXX Adresse Tél Situation de travail : Rédacteur : Date de l évaluation : Nombre de salarié concerné : Version : Il s agit ci de décrire (texte libre) la situation ou le fait pouvant induire un risque sur la sécurité du personnel en lien avec le type de danger associé. Priorité Type de danger Situation dangereuse Actions préventives (existante et prévues dans le plan ) 1 2 3 b- Traçabilité des diffusions à des personnes externes à l entreprise Possibilité de renseigner à qui le document unique a été diffusé, le nombre d exemplaire et la date de la diffusion et le motif éventuel. Page : 8/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
4- Révision du document unique Le document unique doit pouvoir être révisé à la date anniversaire déduite de la fréquence de révision paramétrée ou à tout moment si des changements dans l organisation, réglementation ou incidents apparaissant au laboratoire. On accède à sa révision par : Ajout/modification du document unique - Gestion de l affichage en page d accueil - Ajout/modification du document unique - Suivi des actions de prévention - Paramétrage des éléments du document unique - Traçabilité des diffusions Après avoir cliqué sur «Ajout/modification du document unique» on accède à la page suivante : - un menu déroulant pour consulter la version en cours Ajouter Choisissez la version En sélectionnant la version en cours : deux boutons apparaissent : «réviser» ou «modifier» S il n y a pas d évolution du document unique : on clique sur le bouton «réviser» et la traçabilité de la révision, la date et l auteur sont enregistrés. Page : 9/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab
Il est recommandé de réviser le document unique annuellement. Par conséquent, prévoir : - de définir la fréquence de révision choisie par le laboratoire - d activer en page d accueil une alarme à la date anniversaire de la dernière évaluation et selon la fréquence préconisée. Possibilité pour le personnel d indiquer un risque potentiel non décrit dans le DU au cours de l année, afin qu à chaque révision, ce type d information puisse être introduit dans le DU (même principe que l ajout d un commentaire au niveau de la page d accueil d un document dans Kalilab). Lors de la révision (modification) du document unique, la version de l année antérieure est archivée, et une nouvelle version est créée en dupliquant le DU de l année antérieure. L administrateur pourra sur cette copie, et risque par risque : - supprimer le risque s il n est plus d actualité - modifier l évaluation du danger : repasser en revue les différents critères pour hiérarchiser à nouveau le danger, car le risque d apparition et de gravité par exemple ont pu évoluer. - valider l efficacité d une action préventive associée à un danger - ajouter des dangers 5- Paramétrage des éléments du document unique - Gestion de l affichage en page d accueil - Ajout/modification du document unique - Suivi des actions de prévention - Paramétrage des éléments du document unique - Traçabilité des diffusions Dans la sous rubrique «Paramétrage des éléments du document unique», prévoir la personnalisation des items suivants : - Fréquence de révision : pouvoir indiquer la durée du cycle de révision - Les types de danger : pouvoir afficher un type de danger et les situations dangereuses, ainsi que les actions préventives associées. Puis possibilité de les supprimer/modifier/ ou ajouter d autres types de danger/ situations dangereuses/ les actions préventives associées. - les critères de hiérarchisation (la gravité, la probabilité d apparition du danger) - le mode de calcul des priorités Page : 10/10 LABCO Diagnostic 27 avenue de l Opéra, 75001 Paris, France CDC Document Unique/Kalilab