Animation interactive d une réunion Dominique CHARMS RC Paris Quai d Orsay Responsable de la commission Formation
Objectifs d une réunion Une réunion est organisée dans un(des) but(s) précis même si elle est récurrente. lle doit apporter quelque chose aux participants Chacun doit pouvoir participer lle doit informer, motiver, créer, mettre en avant le travail fait, impliquer, créer du sens et de l amitié Oui NON Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 2
Dans le cadre d un club Rotary Réunion statutaire Réunion de comité Réunion de commission Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 3
Réunion statutaire Chaque semaine ou non n présentiel ou en virtuel Avec tous les membres Présidée par le Président Avec un ordre du jour : Accueil Présentation des visiteurs Infos du jour par le protocole, menu si repas Récapitulatif des actions en cours par leurs responsables Avec un certain rituel rotarien t un compte rendu après! A quoi peuvent s ajouter Minute rotarienne Conférence statutaire Conférence Échanges de fanions Minute de l emploi Infos métier Intronisation Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 4
Réunion de comité Avec : le président, le secrétaire, le trésorier, le protocole et les responsables de commission et d action et/ou leurs représentants Avec un OJ précis qui reprend les thèmes à traiter Avec prise de décision(s) Avec un CR pour les rotariens Thèmes hors actions ffectifs Cotisations et dons Suivi communication du club Traitement des problèmes internes (hors CR si conflit) Relations avec clubs contacts Relations avec bénéficiaires Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 5
Réunion de commission Avec : le responsable de commission et les membres de celle-ci Le président en cas de prise de décision impliquant le club Le trésorier pour le suivi des comptes associés à l action t tout membre du comité impliqué dans le champs de la commission Quelles commissions? Commission jeunesse (bourses, RYLA, échanges, Rotaract, Interact, ) Commission recrutement/fidélisation Commission conférences Commission action X Commission fonctionnement interne Commission fondation Commission relations avec club(s) contact(s) Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 6
Étapes communes à toute réunion Préparation en amont pour OJ complet et explicite Travail en groupe avec chacune des personnes présentes Conclusion et compte rendu Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 7
La communication en générale Réaction en retour Différée ou immédiate M T T U R C O D Cadre de référence MSSAG SUPPORT C O D Cadre de référence R C P T U R Réaction à la réaction en retour Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 8
La communication en réunion L animateur est là pour assurer le suivi de l OJ et l expression de chacun Il doit le faire avec bienveillance mais fermeté Chacun peut intervenir pour apporter ses idées ou ses commentaires dans le respect des autres Couper la parole ou la monopoliser doit être régulé La courtoisie doit être la règle Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 9
5 principes d une communication efficace 1. Mieux vaut en dire moins que plus et s interrompre pour laisser l autre poser des questions. 2. Questionner quelqu un et reformuler ce qu il vient de dire sont deux façons de maintenir un bon dialogue. 3. Éviter l expression d opinions. Privilégier l expression des faits, des sentiments personnels et des intentions d action. 4. Les mots n ont pas tous le même sens. S assurer que les interlocuteurs utilisent le même langage. 5. Penser à prendre sur soi la responsabilité de l incompréhension. Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 10
Rôles de «parasites» en réunion (1) Ces personnes ont un positionnement qui satisfait un besoin personnel. Ce positionnement peut engendrer des obstacles au cours de la réunion. L agressif déprécie les autres, exprime son désaccord, attaque le groupe L opposant systématique est toujours contre tout. L intéressant cherche à attirer l attention sur lui. Celui qui prend le groupe pour un tribunal va exprimer ses opinions personnelles, ses sentiments sans rapport avec le groupe. Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 11
Rôles de «parasites» en réunion (2) L ironique dévalorise toute proposition et démoralise le groupe. Le dominateur cherche à prendre le pouvoir en manipulant le groupe. Le battu d avance qui pense qu il n y a rien à faire. L avocat d intérêts particuliers est souvent étranger au groupe, il peut s embourber dans ses préjugés et déforme les opinions des autres. Il détourne de l objectif fixé. Le plaisantin forcené fait rire tout le monde sur tout, à tout moment et finit par démobiliser le groupe en cassant le rythme de travail Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 12
La communication interactive en réunion Le président doit assumer son rôle Le responsable de la réunion doit animer Les participants agissent en fonction de leur cadre de référence, des objectifs et connaissance du sujet Les points abordés doivent être courts, clairs et concis pour capter l attention La réunion doit être limitée dans le temps (2h. maxi) Laisser s exprimer les moments de creux ludique (agitation, rires, etc.) Prévoir une place aux échanges individuels Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 13
Quelques astuces Préparer la réunion avec les personnes concernées. S assurer que les décideurs et les experts sont présents. Préserver des moments d échanges amicaux. n cas d attaque : ne prenez rien pour vous. Restez calme. Accepter des moments de silence. n cas de conflit, limiter le nombre de personnes pour la résolution et éviter les courriels. L interactivité doit être là en réunion et non dans des échanges courriels «ping pong». Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 14
Nos réunions rotariennes de belles opportunités de rencontres de projets communs de moments d enthousiasme partagés de galères surmontées de réussites partagées Alors en route pour de belles réunions productives! Animation interactive d'une réunion - 20 mai 2017 15