TERMES DE REFERENCE POUR PRESTATAIRE INDIVIDUEL ET CONSULTANT Titre: Consultance pour l intégration du Logiciel GESIS CSB et le transfert de compétence en vue de sa pérennisation Type de contrat: SSA Période de consultation et durée: 2 mois de Juin Juillet 2014 (30 jours ) Section: Santé (PASSOBA) Lieu d affectation: Antananarivo 1. CADRE DE LA CONSULTATION: Depuis la réforme du système national d information sanitaire, le pays dispose d un système officiel de gestion des données et d un cadre institutionnel sur la collecte et le circuit des informations. Pour mieux gérer le SIS de routine, l informatisation des outils de traitement des informations essentiels de routine a été mise en place au niveau district, régional et central dont le point focal national est le Service des Statistiques Sanitaires (SSS) rattaché à la Direction du Système d Information (DSI). Ainsi, les logiciels GESIS Rapport Mensuel des Activités (RMA) ont été créés en 1998, par une équipe de consultants portée par le bureau d étude AEDES, sis à Belgique. Ces logiciels traitent mensuellement les données d activités de routine des formations sanitaires publics et privés (CSB, CHRD, CHU/CHRR) et sont utilisés au niveau des 112 SDSP, 22 DRSP, 146 CHRD, des 25 CHU/CHRR/ES, et de quelques CSB privés. Afin de répondre aux nouveaux besoins des programmes de santé (nationaux ou internationaux) mis en œuvre dans le pays, la mise à jour de ces logiciels de traitement des données est indispensable. Cette révision périodique est fonction des nouvelles informations ou de nouveaux indicateurs de suivi et évaluation utilisés par les différents programmes pour mesurer le niveau d atteinte des objectifs fixés. Or, la dernière réactualisation a été réalisée en 2011 avec l appui financier du Projet VIH/SIDA de JICA avec une focalisation sur les données concernant VIH/SIDA et a suscité une réflexion à la pérennisation de cette intervention. En effet, pour garantir le principe d appropriation de ces logiciels en vue de leur pérennisation, sans recours incessamment au consultant développeur du Logiciel à chaque réactualisation, des techniciens du Service des Statistiques Sanitaires ont reçu une formation sur le paramétrage du GESIS pour répondre périodiquement aux besoins d actualisation des bases de données en matière d information sanitaire. Cependant, encore aujourd hui, les indicateurs de certaines programmes (citons la Nutrition, le PEV, lutte contre la lèpre et la tuberculose, les maladies non transmissibles ) ne sont pas pris en compte dans le système. En conséquence, chaque programme utilise son propre canevas de rapport, ce qui augmente les nombres de rapports mensuels gérés par le chef CSB. Suite aux recommandations de ces acteurs du système de santé, le GESIS devrait être adapté au nouveau canevas de RMA CSB intégré et révisé qui sont déjà finalisés et validés pendant les ateliers financés par OMS et UNFPA en 2014. C est dans ce contexte qu ont été élaborés ces TdRs pour un transfert de compétence à une équipe technique plus élargie afin d assurer le paramétrage du logiciel GESIS de façon efficace selon les besoins des programmes de santé, y compris des partenaires. Ce consultant ainsi développera un test pour mesurer les niveaux de compétence des personnels techniciens du Ministère de la Santé Publique afin de suivre l évolution de compétence avant et après son transfert. Egalement, une grille simple d auto évaluation sera développée pour assurer l environnement informatique afin que le logiciel GESIS soit fonctionnel. 1
La constitution d un pool de techniciens du Ministère de la Santé Publique pour le paramétrage du GESIS sera une stratégie permettant sa révision périodique et sa pérennisation. 2. OBJECTIFS: 1 - Disposer des ressources humaines, au sein du Ministère de la Santé, capables d effectuer périodiquement la mise à jour du logiciel GESIS CSB pour intégrer les nouvelles données nécessaires au suivi des programmes. 2- Disposer d un logiciel GESIS CSB mis à jour dit intégré répondant aux besoins des programmes de santé et fonctionnel à tous les niveaux. 3. DOMAINE D ACTIVITES ET PROJETS SPECIFIQUES IMPLIQUESETACTIVITES A ACCOMPLIR: Il s agit d un Renforcement du Système d Information Sanitaire au niveau du Ministère de la Santé Publique dans le cadre de la mise en œuvre de la Stratégie Nationale décrite dans le Plan Stratégique de Renforcement du Système d Information sanitaire : réduction de canevas de rapports au niveau CSB par l intégration du SIS. Activité 1 : Evaluer le niveau de compétence avant et après son transfert et établir la liste de pool des techniciens disponibles pour le paramétrage de l application. Former les membres du pool de techniciens sur les principes de base du GESIS, sur l architecture du GESIS et sur les outils de paramétrage. Transférer aux membres du pool de techniciens les modalités de paramétrage (masque de saisie, traitement et présentation des données) en utilisant le nouveau canevas de RMA CSB intégré et révisé. Assister le pool de techniciens au paramétrage des masques de saisies et des tableaux/graphiques de retro information. Assurer la fonctionnalité du produit fini (logiciel GESIS CSB Intégré) Elaborer la grille simple d auto évaluation de l environnent informatique pour assurer la fonctionnalité du logiciel GESIS Activité 2 : Tester le logiciel GESIS CSB intégré. 2
4. ATTRIBUTIONS DU CONSULTANT: Le consultant sera chargé de : Transférer au pool de techniciens les principes de base du GESIS (fonctionnalité, limites et contraintes), l architecture du GESIS et les outils de paramétrage. Former le pool de techniciens sur les modalités de paramétrage des écrans d encodage du logiciel GESIS CSB (modification, suppression, création de masque de saisies) en se référant au nouveau canevas de RMA CSB (intégré et révisé). Assister au paramétrage par l équipe du pool de techniciens des masques de saisie à modifier, à créer ou à supprimer dans la base de données selon le nouveau canevas de Rapports Mensuels d Activités du CSB. Former le pool de techniciens sur les modalités de paramétrage des écrans de sorties du logiciel GESIS CSB (modification, suppression, création de tableaux de retro information) en se référant à la nouvelle liste des indicateurs essentiels sous forme de tableaux pré établis pour la retro information. Assister au paramétrage par l équipe du pool de techniciens des tableaux de retro information, à créer, à supprimer ou à modifier dans la base de données selon les tableaux pré établis de retro information. Montrer aux membres du pool de techniciens le mode d installation/désinstallation du logiciel et le paramétrage correct du MS office nécessaire au bon fonctionnement du logiciel. Assurer une assistance technique au Service des Statistiques Sanitaires soit sur place soit par courrier électronique et/ou par téléphone seulement en cas de dysfonctionnement du logiciel GESIS CSB intégré, inhérent aux modifications de structure et de programmation apportées à ce logiciel. Cette assistance portera sur une durée de trois mois après le test de bonne fonctionnalité du logiciel au niveau du district sanitaire et au niveau régional. Préserver les fonctionnalités antérieures de ce logiciel : sécurité de la base de données, codification des structures, contrôle de la qualité des données introduits, gestion des entités géographiques, gestion des structures, gestion des différentes périodes d activités des FS, gestion des nouvelles années, archivage des données, saisie et retro information, exportation et importation des données, facilité d utilisation (interface convivial, ne nécessitant pas une connaissance préalable en Access de l utilisateur). Assurer les fonctionnalités du logiciel GESIS CSB suivantes : Les données saisies au niveau des districts devront être intégrées dans la base de données de la région et du niveau central. L exportation/importation des données se fera soit par entité géographique, soit par structure. Le transfert des données d un niveau à un autre (fichiers d exportation des structures et des données) pourra se faire sur des supports électroniques: CD, flash disk, et par e-mail. Possibilité de mise à jour ultérieurement si besoin pour sa pérennisation. Transférer toute documentation technique afférente au paramétrage de l application. Transférer au pool de techniciens la maintenance évolutive du logiciel. 3
5. PRINCIPALES ACTIVITES ET RESULTATS ATTENDUS/LIVRABLES : Les dates de remise des livrables et les détails sur la façon dont le travail doit être soumis (par exemple la soumission sous forme électronique, copie papier, les logiciels qui devront être utilisés, etc) et les indicateurs de performance pour l'évaluation des résultats (par exemple la rapidité, la valeur des services rendus par rapport à leurs coûts, etc). Tous les détails spécifiés dans le tableau ci-dessous sont obligatoires. Activités clés Méthodologie attendue Produitsfinaux/livrables Délai prévu Evaluer les niveaux de compétence du liste du pool de pool de techniciens à travers le pré test et techniciens post test développé par le consultant 1-Formation de pool de techniciens pour transfert de compétence àl intégration du Logiciel GESIS CSB Former les membres du pool de techniciens sur les principes de base, architecture, outils de paramétrage Transférer aux membres du pool de techniciens les modalités de paramétrage (masque de saisie, traitement et présentation des données) Assister le pool de techniciens au paramétrage des masques de saisies et des tableaux/graphiques de retro information en utilisant le nouveau canevas de RMA CSB intégré et révisé. Assistance pour la fonctionnalité du logiciel Gesis CSB Intégré (installation/désinstallation/paramétrage office si besoin) Participants compétents sur les principes de base, l architecture, outils de paramétrage Participants compétents sur les modalités de paramétrage Masques de saisies et tableaux de retro information disponibles dans la BDD selon le nouveau canevas de RMA CSB intégré Logiciel Gesis CSB Intégré fonctionnel 4 jours 4 jours 15 jours 2 jours 2- Test du logiciel GESIS CSB intégré. Descente sur terrain pour tester le logiciel Gesis CSB Intégré Logiciel Gesis CSB Intégré testé 5 jours 6. PERIODE DE LA CONSULTATION ET DUREE: 2 mois de Juin Juillet 2014 (30 jours QUALIFICATION ET COMPETENCES: Diplôme de Master en Sciences Sociales Etre Expert en Système d Information Sanitaire dans les pays en développement Etre Spécialiste en épidémiologie, en statistiques et informatique appliqués à l épidémiologie Avoir de bonnes connaissances en développement de logiciels appliqués à la santé publique, surtout en bases de données relationnelles sous Access, Visual Basic Avoir de bonnes connaissances de la problématique du Système National d Information Sanitaire de Madagascar Connaître les principes de fonctionnement, les modalités de paramétrage et les capacités du logiciel GESIS utilisé actuellement au niveau central, régional et district. Plus de cinq ans (05) d expériences dans le domaine de la santé publique Solides Expériences et confirmées de plus de cinq ans (05) dans le domaine de la gestion du système d information sanitaire de Madagascar 4
Avoir été formé sur le développement des logiciels Gesis RMSD, Gesis CSB, Gesis CHD et Gesis CHU_CHRR appliqués pour la gestion des données des structures sanitaires de Madagascar et ayant participé au paramétrage et à la mise à jour des logiciels Gesis Madagascar dans les dix dernières années Expériences Internationales en formation de cadres sur le paramétrage du logiciel Gesis dans un pays en développement serait un atout Certifié en conduite de formation de formateurs selon la méthode andragogique Expériences confirmées en conduite de formation d un Personnel composite de différents niveaux d instruction, de différentes catégories et de différents statuts Parler couramment le Français et avoir une bonne connaissance de l Anglais Professionnel Avoir de bonnes qualités relationnelles, sociable et ouvert à l esprit d équipe Avoir le sens de la confidentialité Etre de Nationalité Malagasy. 7. CONDITIONS DE TRAVAIL: Le consultant se chargera de son propre espace de travail et des installations qu il va utiliser lui-même pendant la formation, par exemple ordinateur, véhicule, et autres équipements. 8. SUPERVISION: La supervision se fera par une spécialiste S&E PASSOBA UNICEF en collaboration avec Chef SSS lors de la formation pour transfert de compétence et pendant le test. L évaluation sera effectuée à la fin par l équipe (UNICEF et SSS). 9. TERMES DU CONTRAT/COUT ESTIMATIF (incluant les honoraires, Perdiem (DSA, TE), etc): - Selon appel d offre restreint, - Evaluation des offres selon les critères requis, - Sélection au plus expérimenté et au moins disant - Le consultant proposera 2 offres : une Offre technique décrivant la méthodologie de travail et une Offre financière qui détaillera les honoraires du consultant. 10. VOYAGE RENTRANT DANS LE CADRE DU CONTRAT (si nécessaire): L Unicef prendra en charge les frais de voyage si nécessaire pour les missions en dehors d Analamanga 11. SOUMISSION DE CANDIDATURE Les candidats intéressés sont priés d adresser sous pli fermé les documents suivants : (i) une demande lettre de motivation, un CV détaillé, une copie du diplôme le plus élevé, une offre financière détaillée (cfr point 9) ; un formulaire des Nations Unies (P11) dûment rempli (disponible sur http://www.unicef.org/about/employ/files/p11.doc). Les dossiers de candidatures sont à envoyer à l attention de la Chargée des Ressources Humaines, UNICEF Antananarivo, Madagascar, Maison Commune des Nations Unies, Zone Galaxy Andraharo ou à l adresse mail hrantananarivo@unicef.org avec la référence : SSA/14 Consultance pour l intégration du Logiciel GESIS CSB et le transfert de compétence en vue de sa pérennisation 5