Chapitre III I. Impression...1 I.1. Zone d'impression...1 I.2. Aperçu avant impression...1 I.3. La commande Mise en page...2 II. Les graphiques...9 II.1. Les types de graphes...9 II.2. Création d un graphe...10 I. IMPRESSION Dans un logiciel comme Microsoft Word, les impressions ne posent pas de problèmes particuliers. Par contre, dans Excel, l'impression doit être préprogrammée puisqu'une feuille EXCEL peut prendre plusieurs pages. Le plus souvent, l'utilisateur augmente la hauteur des lignes et la largeur des colonnes. Les possibilités d'impressions d'excel vont nous faciliter la tache. Les commandes d'impressions sont toutes dans le menu Fichier. I.1. Zone d'impression. Pour définir la zone d impression : Sélectionnez une zone de cellule le menu Fichier > Zone d'impression -> Définir. NB. : Si vous définissez une zone d'impression, lors d'une impression de la feuille, seule cette zone sera imprimée. I.2. Aperçu avant impression Avant d'imprimer ; Il est indispensable de vérifier l'aspect final du document que vous venez de créer. Cette vérification s'obtient à d'aide du menu : Fichier < aperçu avant impression. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 1/14
En haut de l'écran des boutons se substituent aux menus EXCEL. Ces boutons déclenchent les actions suivantes : SUIV PREC ZOOM IMPRIMER PAGE MARGES FERMER Permet d'afficher la page suivante (si le document comporte plusieurs pages) Permet d'afficher la page précédente (si le document comporte plusieurs pages) Permet d'agrandir (ou réduire) l'image de l'aperçu Correspond au menu Fichier > imprimer Correspond au menu Fichier => Mise en page Affiche les marges du document Ferme l'aperçu et revient à l'écran normal pour effectuer d'éventuelles modifications Le nombre total de pages, que comporte le document, s'affiche en bas à gauche de l'écran dans la barre d'état. Le curseur est remplacé dans l'aperçu par une loupe. Cette loupe remplace le bouton ZOOM (voir plus haut). Pour agrandir une partie de l'aperçu, on amène le curseur à l'endroit désiré et on clique sur le bouton gauche de la souris. Pour revenir à l'aperçu normal, on clique de nouveau sur le bouton gauche de la souris. NB. : Si l'aperçu ne s'avère pas concluant, il faut modifier le document (bouton FERMER) ou préparer la mise en page (bouton PAGE). I.3. La commande Mise en page La mise en page du document s'obtient à l'aide du bouton PAGE de l'aperçu ou du menu Fichier > mise en page. Dans les deux cas la boîte à onglets s ouvre. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 2/14
Les différentes options sont les suivantes : I.3.a. Mise en page - onglet Page L onglet page présente les paramétrages suivants : Orientation Le document peut être orienté de deux façons au moment de l'impression : En portrait, le papier sera lisible verticalement. En paysage, le papier sera lisible horizontalement. Echelle Si la taille du tableau réalisée est trop importante ou au contraire trop petite, on peut réduire ou agrandir celui-ci en modifiant la valeur par défaut (100%) dans la zone correspondante. Attention, avant d imprimer, il faut vérifier dans l'aperçu avant impression On dispose également d'un ajustement automatique d'un tableau trop grand aux dimensions de la feuille. On clique alors sur l'option "ajuster". Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 3/14
I.3.b. Mise en page - onglet Marges L onglet page présente les paramétrages suivants : Marges du document imprimé. Les marges de la feuille représentent la zone dans laquelle le document sera Marges d en-tête et pied de page Les marges de d en-tête et pied de page représentent la zone dans laquelle ceux-ci seront imprimés. Plus les marges seront petites, plus l'espace réservé à l entête ou au pied de page sera faible. NB. : Attention, les imprimantes exigent une marge minimale sur les quatre cotés de la feuille. Il faut donc éviter de mettre les marges à zéro. Attention également à ne pas recouvrir l emplacement de l en-tête et du pied de page éventuels Centrage automatique Il est également possible de centrer automatiquement le tableau à l'intérieur de la page. Pour obtenir le centrage désiré, on clique sur l'option correspondante. Le centrage peut être demandé : Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 4/14
Horizontalement, c'est à dire par rapport aux bords droits et gauches de la feuille. Verticalement, c'est à dire par rapports aux bords supérieurs et inférieurs de la feuille. Soit les deux à la fois. NB. : L aperçu disponible dans la boîte de dialogue permet de se rendre compte des ajustements opérés. I.3.c. Mise en page - onglet En-tête/Pied de page L onglet page présente les paramétrages suivants : En-tête et pied de page automatiques. L en-tête et le pied de page possèdent des caractéristiques identiques et fonctionnent donc de la même façon. Le contenu de l'en-tête et du pied de page s'inscrira à l'intérieur des marges supérieures et inférieures. Il faut donc veiller à ce que ces marges ait une taille suffisante On dispose d un certain nombre d en-têtes ou pieds de pages préprogrammés que l on obtient en déroulant la liste à l aide de la flèche a droite de chaque zone. En-tête et pieds de pages personnalisés Il est également possible de créer son propre en-tête ou pied de page en utilisant les boutons suivants : Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 5/14
En cliquant sur le bouton ou, on obtient la même boîte de dialogue : Sur le document, le texte saisi dans les sections se présentera comme suit : Section gauche le texte est aligné sur le bord gauche de la feuille Section centre le texte est centré par rapport aux bords droit et gauche de la feuille Section droite le texte est aligné sur le bord gauche de la feuille Il est possible de modifier la police de caractères de tout ou partie du texte saisi dans les sections. Pour ce faire on sélectionne le texte désiré et on clique sur le bouton. La boîte de dialogue qui s'ouvre permet de choisir la police Les autres boutons à disposition au dessus des sections permettent d'utiliser des variables, c'est à dire des codes qui permettront d'imprimer sur le documents des informations variables (numéro de la page imprimée, date du jour, nom du document, etc.). Ces codes sont les suivants : Bouton Code utilisé Résultat à l'impression &[Page] Numéro de la page imprimée &[Pages] &[Date] &[Heure] Nombre total de page que comporte le document Date du jour où le document est imprimé Heure à laquelle le document est imprimé &[Chemin d'accès]&[fichier] &[Fichier] &[Onglet] Emplacement du fichier Nom du document imprimé Nom de la feuille imprimée Insérer une image Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 6/14
Mise en page - Onglet Feuille L onglet page présente les paramétrages suivants : Impression des titres En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, on pourra ensuite définir à la souris les lignes ou colonnes de votre feuille de calcul qui devront être automatiquement répétées sur chaque début de page à l impression Quadrillage Le quadrillage fictif de la feuille de calcul ne s'imprime pas. Pour demander son impression, il faut cliquer sur l'option «quadrillage». Ordre des pages Si on désire demander la numérotation des pages d'un document, le sens de l'impression aura une importance. Par défaut, l'impression se fera verticalement c'est à dire vers le bas puis vers la droite : Impression Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 7/14
L'impression s'obtient, soit à partir de l'aperçu avant impression en cliquant sur le bouton "IMPRIMER", soit par le menu Fichier > Imprimer. Dans les deux cas la boîte de dialogue suivante s'ouvre : Les renseignements importants sont les suivants : Etendue Par défaut, tout le document sera imprimé. On possède néanmoins la possibilité de n'imprimer qu'une fourchette de pages sur la totalité. Dans ce cas on choisira l'option «Pages» en précisant le numéro de la première et de la dernière page à imprimer. Impression Par défaut seule la feuille active sera imprimée, et ce, en totalité. Il est néanmoins possible de faire un autre choix : Sélection : n imprime que la plage de cellules préalablement définie à la souris avant de demander l impression. Cette commande peut se substituer à la notion de zone d impression Feuilles sélectionnées : seront imprimées les feuilles dont les onglet auront été sélectionnés Classeur entier : permet d imprimer la totalité des feuilles du classeur. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 8/14
Copies Par défaut, un seul exemplaire du document sera imprimé. Si on désire en imprimer davantage, on écrira le nombre désiré dans la zone "Copies" II. LES GRAPHIQUES Un graphique permet une représentation visuelle des données d une feuille de calcul ou d une base de données. Cette représentation peut être incorporée dans la feuille ou dans une feuille graphique. II.1. Les types de graphes Excel permet de faire 15 types de graphiques : Airs, Barres, Histogrammes, Courbes, Secteurs, Nuages de points, Combinaisons, Histogramme 3D Chaque type de graphique peut faciliter l analyse globale des données et surtout leur interprétation. L objectif fondamental d un graphique n est pas de montrer les détails mais de ressortir les tendances. Les histogrammes sont des représentations permettant d étudier facilement les comparaisons de différentes données. Les courbes sont plus adaptées à des variations de données dans le temps surtout si le nombre de points par série est important à représenter Ci dessous quelques exemples de cequ on paut faire avec les graphiques de Excel : Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 9/14
Courbe à deux dimensions Représentation secteurs 3D non éclatée. II.2. Création d un graphe II.2.a. Assistant graphique L assistant graphique vous aide à créer ou à modifier un graphique en générant le graphique à partir de vos réponses. Pour créer un graphe il faut : Sélectionner le champ de données par la cellule en haut à gauche du champ. On commence par le champ des cellules constituant les titres souhaités sur l axe des X. (On appuie sur la touche CTRL pour une sélection multiple. Cliquer ensuite sur l assistant graphique ou sur le menu Insertion > Graphique. Suivez les conseils et faites les choix au fur et à mesure des 4 étapes de création ; Les boutons Suivant, précèdent permettent de progresser étape par étape: L étape 1 : L assistant graphique propose en 1ère étape de choisir le type de graphique et le sous type.. L étape 2 : permet de modifier la sélection des cellules à représenter (Plages des données et séries). L étape 3 : concerne toutes les options de titre, de quadrillage etc.. L étape 4 : concerne la manière dont il faut insérer le graphique (objet ou graph). Si on choisit de mettre le graphe dans la feuille de calcul c est un graphe incorporé. Il est déplaçable et modifiable en taille. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 10/14
Pour modifier la présentation d un graphique, Excel possède une barre d outils spécifique aux graphiques. Pour le faire apparaître on clique par le bouton droit sur l une des barres d outil, le menu contextuelle apparaît, puis on sélectionne Graphique. Objet du graphique Plier le texte vers le bas ou le haut Par colonne Format Type de graphique Table de données Par ligne Légende Pour modifier l échelle, les motifs, les options des axes, le pas ou autre chose, il suffit de double cliquer sur l endroit précis du graphe par exemple les axes. Une boite de dialogue s affiche, et on fait les changements désirés. L ordre de sélection des cellules est important pour obtenir le graphe voulu, puisque cet ordre détermine entre autres l orientation initiale du graphique, les textes de l axe x. Le graphe est en liaison dynamique avec le tableau de données. La mise à jour des données modifie automatiquement le graphe. II.2.b. Changement dans un graphe Changement du type de graphe en utilisant la barre des outils On choisit la dimension du graphique 2D ou 3D, en cliquant sur l un des types proposés. On sélectionne le graphique en question, puis avec la barre d outils, on choisit le graphe dans la liste fourni en utilisant le bouton type de graphique Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 11/14
Changement du format en utilisant la barre des outils graphique : On doit sélectionner l objet à formater, (Axes des abscisses, ordonnées, série de données, courbes, quadrillage, panneaux, plancher, zone de traçage, zone de graphique, légende...), en cliquant dessus, ou on le sélectionnant dans la zone défilement Objet du graphique, puis on appuie sur le bouton Format de l objet qui nous propose une boite de dialogue qui diffère selon l objet à formater, il suffit de pointer l onglet voulu et faire le changement. Autre boutons de la barre d outils graphique Pour afficher ou masquer la légende, il suffit d appuyer sur le bouton légende de la barre d outils. Pour changer le format de la légende, il faut sélectionner la zone légende, puis on double clique dessus. Une boite de dialogue formé de trois onglets qui sont motifs, police, emplacement, apparaît. Le bouton table des données permet d afficher en bas du graphe d une table des données schématisées. Les boutons par ligne et par colonne permettent de prendre comme axe des abscisses les données de ligne ou de colonne. Les boutons plier le texte vers le bas ou le haut permettent d écrire les inscriptions de l échelle obliquement vers le haut ou vers le bas. Pour cela il faut cliquer sur l axe à mettre en forme, puis on appuie sur le bouton plier de notre choix. II.2.c. Gérer les étiquettes sur les graphiques Chaque élément graphique peut être mis en forme. Il suffit de le sélectionner avec la souris (un simple clique sur l élément), puis lui appliquer la commande du menu Format ou double cliquer dessus. Le nom de l élément apparaît dans la barre de formule et il est sélectionné dans la zone défilante de la barre d outils graphique. Titres Pour ajouter un titre, on doit sélectionner le graphique en cliquant dessus, puis on doit activer la commande Option de graphique/graphique. La boite de dialogue suivante s affiche : Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 12/14
Ensuite on fait la saisie du titre du graphique, et ceux des axes x, y et z. On peut aussi choisir les autres onglets et ajuster les choix. Pour ajouter un texte indépendant du graphique, on clique en dehors de tout objet défini sur le graphe, puis fait la saisie du texte, qui apparaît sur le graphique dans un cadre. Personnalisation des textes Il est possible de modifier l apparence des titres et textes du graphique. Pour cela il faut utiliser la commande objet sélectionné/format ou double clic sur l objet. Sur un des axes, la boite de dialogue affichée est la suivante : Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 13/14
On peut donc spécifier le motif des axes, la mode de graduation, l étiquetage. Sur l onglet échelle on peut spécifier le minimum, le maximum, l unité principale (pas), échelle linéaire ou logarithmique. Sur l onglet Nombre, on peut spécifier le format des nombres affichés sur l axe. On peut aussi choisir la police de caractère de choix, la taille, le mode de soulignement, la couleur du caractère et celle du fond. L onglet alignement permet de préciser l alignement et l orientation du texte. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 14/14