SELECTION DE CONSULTANTS Demande de Propositions pour des Prestations Intellectuelles JUILLET 2013
SELECTION DES CONSULTANTS CONSULTATION SUR LA PERENNISATION ET LA CROISSANCE DES ACTIVITES DU GROUPE AID - NYETTAA Contrat # La procédure de consultation utilisée est celle de: Sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC).
DEMANDE DE PROPOSITIONS POUR LA SELECTION DE CONSULTANTS TABLE DES MATIÈRES Section 1. Lettre d Invitation... 5 Liste Restreinte... 8 Section 2. Instructions aux Soumissionnaires... 8 Section 3. Données particulières de la lettre d Invitation... 17 Section 4. Termes de Référence... 21 Section 5. Proposition technique - Formulaires... 22 Section 6. Proposition financière - Formulaires... 37 Section 7. Contrat Type... 44 Annexes... 57 Annexe A Description des Prestations... 57 Annexe B Rapports... 57 Annexe C Personnel Clé et Sous-traitants... 57 Annexe D Ventilation du Prix du Contrat en Devises... 57 Annexe E Ventilation du Prix du Contrat en Monnaie Locale (monnaie du Mali)... 57 Annexe F Services et Installations Fournis par l Autorité Contractante.. 58
Avis Le présent document constitue la Demande de propositions (DP) pour le recrutement de firmes de Consultants par le service de NYETAA - FINANCES, représenté par M. Ibrahim Togola, responsable du marché (l Autorité contractante) pour des prestations d un coût moyen, lorsque la méthode de sélection fondée sur la qualité technique et le coût est utilisée (sélection qualité coût). La présente DP comporte une Lettre d invitation, une Note d information aux Consultants, des Termes de référence et un Projet de Contrat. Le texte des Instructions aux Consultants ne peut en aucun cas être modifié. Les Données particulières sont utilisées pour adapter les Instructions à la mission spécifique considérée. Le Projet de contrat ne comprend que les Clauses Particulières et les Annexes précisant les détails de la mission. Quoiqu une liste restreinte internationale sera établie, il sera fait abstraction ici du CCAG document faisant habituellement partie intégrante du Marché.
GROUPE - NYETAA Réf. N : Date : Bamako, le 18 juillet 2013 Section 1. Lettre d Invitation De: Promoteur: Nyetaa Finances SA Responsable: M. Ibrahim Togola, Président Adresse: Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, Tél/ Fax: +223 2020 0617 E-mail: "Ibrahim TOGOLA" <itogola@malifolkecenter.org>; A : Tout Bureau / Cabinet intéressé Objet : Consultation dénommée «Consultation pour la pérennisation et la croissance des activités du GROUPE NYETAA» Messieurs/Mesdames, Dans le cadre de l exécution de son programme de développement financé à hauteur de 100% sur ressources propres, vous êtes invités à soumettre une proposition technique et financière pour les services de Consultants pour la «Consultation pour la pérennisation et la croissance des activités du GROUPE NYETAA». Les données particulières contiennent une brève description de la Mission et de ses objectifs. La présente Demande de Propositions (DP) a été rendue disponible aux Consultants Internationaux et Locaux qui en font la demande. L Autorité Contractante choisira un Consultant conformément aux procédures décrites dans la présente DP. Les prestations objet de la présente consultation sont financées sur fonds propres et sont à réaliser dans un délai maximum de 120 jours. Les détails de la Mission sont spécifiés dans les Termes de Référence. L Autorité Contractante mettra à votre disposition les données et rapports pertinents de la Mission, les intrants spécifiés dans les Données particulières, et aidera le Consultant à obtenir les licences et permis nécessaires à la prestation des services. Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires au Service de l Autorité contractante dont adresse ci-dessus. Le dossier de consultation peut être retiré auprès de Nyetaa -Finances, sise à Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, à Bamako, République du Mali, Tél / Fax :+223 2020 0617
Vous devez joindre à votre proposition tous les documents justifiant que vous êtes en règle (visa, autorisation d exercer, situation fiscale, etc.) vis-à-vis de l Administration publique. Toutes les propositions doivent être déposées à l adresse indiquée ci-dessus au plus tard le 05 août à 10h:00. Les propositions techniques sont ouvertes en présence des représentants des soumissionnaires qui souhaitent être présents à l ouverture, le 05 août 2013, à 12h:00, à Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, à Bamako République du Mali Les propositions financières resteront scellées au bureau de Nyetaa-Finances SA à Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, à Bamako République du Mali et ne seront ouvertes que lorsque l évaluation technique est terminée. Les évaluateurs n auront pas accès aux propositions financières avant l ouverture de celles-ci en séance publique en présence des représentants des consultants qui désirent y assister. Veuillez noter (a) que les dépenses afférentes à la mise au point des propositions et aux négociations relatives au contrat, y compris celles liées aux visites auprès des services de l Autorité Contractante, ne constituent pas un coût direct de la Mission et, à ce titre, ne sont pas remboursables ; et (b) que l Autorité Contractante n est pas tenu d accepter l une quelconque des propositions qui auront été soumises. La présente DP comprend les sections suivantes : Section 1 - La présente Lettre d invitation Section 2 - Instructions aux Soumissionnaires, ci-après dénommées «IS» Section 3 - Données Particulières Section 4 - Termes de référence Section 5 - Proposition technique et formulaires Section 6 Proposition financière et formulaires Section 7 - Modèle de Contrat Il sera fait abstraction ici du CCAG document faisant habituellement partie intégrante du Marché. Les soumissions ne sont assujetties à aucune garantie d'offres. Les offres valables pour une période de quatre vingt dix (90) jours accompagnées des différentes pièces administratives visées ci-dessus, devront parvenir à : Nyetaa Finances SA, sise à Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, à Bamako, République du Mali, Tél / Fax :+223 2020 0617; au plus tard le 05 août 2013 à 10h:00. L'ouverture des plis des offres techniques interviendra à 12h:00, le même jour. Veuillez avoir l obligeance de nous faire savoir, dès réception : a) que vous avez reçu cette Lettre d invitation ; et b) si vous compter soumettre une proposition seul ou en association Veuillez agréer, Messieurs/Mesdames, l assurance de ma considération distinguée.
Ibrahim Togola Président du Groupe NYETAA
Section 2. Instructions aux Soumissionnaires 1. Introduction 1.1 Le contrat relatif à l objet spécifié dans les Données Particulières sera financé comme indiqué dans les Données Particulières. 1.2 En plus de la présente Lettre d Invitation, la DP comprend les documents suivants, que les soumissionnaires devront remplir pour formuler une proposition : Proposition technique (Section 5) Lettre de Soumission de la proposition technique Références professionnelles Observations/suggestions du Consultant sur les Termes de Références Descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposé Composition de l équipe et responsabilité des ses membres Modèle de Curriculum Vitae (CV) pour le personnel clé proposé Calendrier du personnel clé Programme de Travail Proposition financière (Section 6) Lettre de Soumission de la proposition financière Montant de la proposition/etat récapitulatif des coûts Ventilation des coûts par activité Ventilation de la rémunération par activité Frais remboursables Frais divers 1.3 La proposition servira de base aux négociations du Contrat et, à terme, au contrat signé avec le Consultant retenu. 1.4 La mission sera mise en œuvre conformément aux phases indiquées dans les Données Particulières. En conformité avec les Termes de Référence, prière noter que la mission comprendra plusieurs phases. En conséquence, l Autorité Contractante n attribuera au Consultant les services correspondants à la prochaine phase que si la phase précédente a été exécutée de manière satisfaisante. 1.5 Les Consultants doivent tenir compte des conditions locales dans l établissement de leur proposition. Il est recommandé aux Consultants de rendre visite à l Autorité Contractante ou à la personne responsable du contrat avant de mettre au point leur proposition pour obtenir des informations détaillées sur le contenu de la mission. Les Consultants doivent aviser les responsables de l Autorité Contractante de leur visite dans un délai suffisant (au moins 3 jours ouvrables) pour pouvoir prendre les dispositions nécessaires. 1.6 Les Consultants doivent défendre, avant tout, les intérêts de l Autorité Contractante et dans l exécution de la mission éviter toute possibilité de conflit d intérêt avec d autres activités
ou avec les intérêts de leur société, ou être engagés pour des missions qui seraient incompatibles avec la mission présente. 1.7 Aucune entreprise engagée par l Autorité Contractante pour fournir des biens ou réaliser des travaux, ni une entreprise qui lui est affiliée, n est admise à soumissionner pour le même projet. Aucun bureau d études engagé pour fournir des services de conseil dans le cadre de la présente mission, ni aucune entreprise qui lui est affiliée, n est admis ultérieurement à fournir des biens, réaliser des travaux, ou assurer des services liés à sa mission initiale pour le même projet (à moins qu il ne s agisse d une continuation de cette mission.) 1.8 Au cas où les Consultants seront invités pour assurer des activités en aval lorsqu il est essentiel d assurer une certaine continuité, les Données Particulières feront état de cette possibilité et les critères de sélection prendront alors en compte la probabilité d une reconduction. 1.9 Toute participation antérieure ou actuelle d un Consultant, de son personnel clé ou des firmes qui lui sont affiliées, à l exécution d un contrat ayant un rapport avec la mission présente peut entraîner le rejet de sa proposition. Le Consultant doit préciser sa situation à cet égard avec l Autorité Contractante avant d établir une proposition. 1.10 Les Consultants ne doivent pas avoir été déclarés exclus par l Administration Malienne de toute attribution de contrats pour corruption, fraude ou dol du titulaire en vertu des articles 18, 92, 119 et 120 du Décret n 08-485/P-RM du 11 août 2008, portant procédures de passation, d exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public, qui feront foi en la matière. 1.11 La législation malienne exige des parties en présence (l Autorité Contractante, ainsi que des soumissionnaires), qu ils respectent les règles d éthique professionnelle les plus strictes durant la passation et l exécution des marchés. Ces obligations s appliquent pleinement dans le cas présent. En vertu de ce principe, sont définis aux fins de cette présente clause, les expressions ci-dessous de la façon suivante : (i) (ii) est coupable de corruption quiconque offre, donne, sollicite ou accepte un quelconque avantage en vue d influencer l action d un agent du Groupe «Nyetaa» au cours de l attribution ou de l exécution d un marché, et se livre à des manœuvres frauduleuses quiconque déforme ou dénature des faits afin d influencer l attribution ou l exécution d un marché de manière préjudiciable à l autorité contractante. Manœuvres frauduleuses comprend notamment toute entente ou manœuvre collusoire des soumissionnaires (avant ou après la remise de l offre) visant à maintenir artificiellement les prix des offres à des niveaux ne correspondant pas à ceux qui résulteraient du jeu d une concurrence libre et ouverte, et à priver l autorité contractante des avantages de cette dernière. De plus, l attention des soumissionnaires est attirée sur le contenu des articles 119 et 120 du Décret n 08-485/P-RM du 11 août 2008, portant procédures de passation, d exécution et de
règlement des marchés publics et des délégations de service public et ses textes subséquents, définissant les sanctions en matière de corruption. 2. Eclaircissements et modifications 2.1 Les Consultants désirant obtenir des éclaircissements sur les Documents à remplir doivent en notifier à l Autorité Contractante par écrit durant le nombre de jours précisés dans les Données Particulières au plus tard avant la date de remise des propositions. Toute demande d éclaircissement formulée par courrier, télégramme, télex ou télécopie doit être envoyée à l adresse de l Autorité Contractante indiquée dans les Données Particulières. L Autorité Contractante répondra aux dites demandes par courrier, télégramme, télex ou télécopie, en envoyant copie de sa réponse à tous les Consultants invités à soumissionner. 2.2 A tout moment avant la remise des propositions, l Autorité Contractante peut, pour quelque raison que ce soit, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d éclaircissement émanant d une firme invitée à soumissionner, modifier les Documents au moyen d un amendement. Ledit amendement sera envoyé par courrier, télégramme, télex ou télécopie à toutes les firmes ayant souscrit à la présente DP, et aura force obligatoire pour lesdites firmes. L Autorité Contractante peut, à son gré, reporter la date limite de remise des propositions. 3. Formulation des propositions 3.1 Les Consultants sont tenus de soumettre une proposition (clause 1.2) rédigée dans la (les) langue(s) spécifiée(s) dans les Données Particulières. Proposition technique 3.2 Lors de l établissement de la Proposition technique, les Consultants sont censés examiner les documents constituant la présente DP en détail. Si les Consultants ne fournissent pas toutes les informations demandées, cette insuffisance pourra entraîner le rejet de leur proposition. 3.3 En formulant la Proposition technique (Section 5), les Consultants doivent prêter particulièrement attention aux considérations suivantes : a) Le Consultant qui estime ne pas posséder toutes les compétences nécessaires à la mission peut se les procurer en s associant avec d autres Consultants sous forme de cotraitance (avec responsabilité conjointe et solidaire) ou de soustraitance, en tant que de besoin. Les Consultants ne peuvent s associer avec les autres Consultants sollicités en vue de cette mission qu avec l approbation de l Autorité Contractante, comme indiqué dans les Données Particulières. Les Consultants étrangers sont encouragés à rechercher la participation de Consultants nationaux en concluant des accords de cotraitance avec eux ou en leur sous-traitant une partie de la mission. b) Le nombre estimatif d hommes-mois de travail pour les membres clés du personnel spécialisé nécessaire à la mission est fourni dans les Données Particulières. Cependant, la proposition doit se fonder sur l estimation du temps faite par le Consultant.
c) Les membres clés du personnel spécialisé proposé doivent être en majorité des employés permanents du Consultant, à moins que les Données Particulières n en disposent autrement. d) Le personnel spécialisé proposé doit posséder au minimum l expérience indiquée dans les Données Particulières, qu il aura de préférence acquise dans des conditions de travail analogues à celles du Mali. e) Il ne peut être proposé un choix de personnel spécialisé, et il ne peut être soumis qu un curriculum vitae par poste. f) Les rapports produits par les Consultants doivent être rédigés dans la langue française à moins que les Données Particulières n en disposent autrement. Le personnel du Consultant doit avoir une bonne connaissance du français. 3.4 La Proposition technique fournit les informations suivantes à l aide des formulaires joints à la Section 5. a) Une brève description du Consultant et un aperçu de son expérience récente dans le cadre de missions similaires (formulaire 5.C Références des Consultants). Pour chacune d entre elles, ce résumé doit notamment indiquer les caractéristiques du personnel proposé, la durée de la mission, le montant du contrat et la part prise par le Consultant. b) Toutes observations ou suggestions éventuelles sur les Termes de référence et les données, services et installations devant être fournis par l Autorité Contractante (formulaire 5.D). c) Un descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission (formulaire 5.E). d) La composition du personnel proposé (cadres techniques et personnel d appui), par spécialité, ainsi que les tâches confiées à chaque membre et leur calendrier (formulaire 5.F). e) Des curriculum vitae récemment signés par le personnel clé proposé et par le représentant du Consultant habilité à soumettre la proposition (formulaire 5.G). Parmi les informations clés doivent figurer, pour chacun, le nombre d années d expérience du Consultant et l étendue des responsabilités exercées dans le cadre de diverses missions au cours de la période indiquée dans les Données Particulières. f) Les estimations des apports de personnel (cadres techniques et personnel d appui), complétées par des diagrammes à barres indiquant le temps de travail prévu pour chaque membre de l équipe (formulaire 5.H).
g) Une description détaillée de la méthode, de la dotation en personnel et du suivi envisagé pour la formation, si les Données Particulières spécifient que celle-ci constitue un élément majeur de la mission. h) Toute autre information demandée dans les Données Particulières. 3.5 La Proposition technique ne doit comporter aucune information financière. Proposition financière 3.6 La proposition financière doit être établie au moyen des formulaires fournis à la Section 6 en tenant compte des spécifications et conditions figurant dans les documents de la DP. Elle énumère tous les coûts afférents à la mission, y compris a) rémunération du personnel (étranger et local, présent sur le terrain ou au siège), et b) frais remboursables, tels qu indemnités de subsistance (indemnité journalière, logement), frais de transport (international et local, pour le démarrage ou la clôture des activités), services et matériel (véhicules, matériel de bureau, mobilier et fournitures), loyers des locaux professionnels, assurances, impression de documents, enquêtes, et formation, si cette dernière constitue un élément majeur de la mission. Si besoin est, ces charges peuvent être ventilées par activité, et décomposées en coûts étrangers (devises) et coûts locaux (monnaie nationale). 3.7 La proposition financière doit prendre en compte l assujettissement à l impôt et le coût des assurances, sauf indication contraire dans les Données Particulières. 3.8 Les Consultants étrangers peuvent libeller le prix de leurs services dans la monnaie de tout pays ayant une monnaie convertible. Les coûts de leurs services représentant les dépenses locales doivent être libellés en francs CFA. 3.9 La période durant laquelle les propositions doivent demeurer valides à compter de la date d ouverture des propositions techniques est indiquée dans les Données Particulières. Pendant cette période, les Consultants doivent garder à disposition le personnel spécialisé proposé pour la mission. l Autorité Contractante fait tout son possible pour mener à bien les négociations dans ces délais. S il souhaite prolonger la durée de validité des propositions, les Consultants qui n y consentent pas, sont en droit de refuser une telle prolongation. 4. Soumission, réception et ouverture des propositions 4.1 Les Consultants doivent soumettre un original de la proposition technique et un original de la proposition financière, et le nombre de copies de chaque proposition précisé dans les Données Particulières.
4.2 Chaque proposition technique et financière doit porter la mention «ORIGINAL» ou «COPIE» selon le cas. En cas de différence entre les exemplaires des propositions, c est l original qui fait foi. 4.3 L original de chaque proposition et chacune des copies doivent être signés - et toutes les pages de chaque proposition doivent être paraphées - par la personne dûment habilitée à signer pour le Consultant. Son habilitation est confirmée par une procuration écrite jointe aux propositions. 4.4 L original de chaque proposition doit être imprimé à l encre indélébile. Il ne doit comporter aucun ajout entre les lignes ou surcharge sur le texte même et toute correction des erreurs éventuelles du Consultant doit être paraphée par la personne dûment habilitée à signer pour le Consultant. 4.5 Les soumissions sont placées sous TROIS enveloppes cachetées : une enveloppe extérieure cachetée comportant exclusivement «L ADRESSE DE LA SOUMISSION» et les renseignements indiqués dans les Données Particulières, ainsi que la mention «À OUVRIR UNIQUEMENT EN PRESENCE DE LA COMMISSION DE DÉPOUILLEMENT ET DE JUGEMENT DES OFFRES» et contenant les pièces administratives précisées dans la proposition technique permettant à ladite Commission d apprécier la régularité de la situation fiscale et sociale du soumissionnaire et les pouvoirs des personnes habilitées à engager celui-ci et à passer des marchés avec l Autorité Contractante ; deux enveloppes intérieures cachetées, dont une porte la mention «PROPOSITION TECHNIQUE «contenant l original et toutes les copies de la Proposition technique, et l autre la mention «PROPOSITION FINANCIERE» et l avertissement «NE PAS OUVRIR EN MEME TEMPS QUE LA PROPOSITION TECHNIQUE». 4.6 La Proposition technique et la Proposition financière dûment établies doivent être remises à l adresse indiquée au plus tard à la date et à l heure figurant dans les Données Particulières. Les plis contenant les propositions sont envoyés par la Poste ou par tout autre service postal privé et sont recommandés ou remis en salle juste avant le début proprement dit d ouverture des plis. Toute proposition reçue après l heure limite de soumission des propositions est retournée à l expéditeur sans avoir été ouverte. 4.7 Dès qu est passée l heure limite de remise des propositions, la Proposition technique est ouverte par la commission d évaluation. La Proposition financière reste scellée et est déposée auprès de l Autorité contractante ou du responsable du marché jusqu à ce que l évaluation des propositions techniques soit terminée c est-à-dire que les résultats de cette évaluation technique soient approuvés par la Direction du «Groupe Nyetaa». C est seulement après cette évaluation que les propositions financières seront ouvertes. 4.8 Il n y aura pas d octroi d une marge de préférence en faveur d une quelconque firme de consultants. 5. Garantie d offre
Le Soumissionnaire n est nullement assujetti à la fourniture d une quelconque garantie d offre. 6. Evaluation des propositions 6.1 Pendant la période allant de l ouverture des propositions à l attribution du contrat, tout Consultant souhaitant prendre contact avec l Autorité Contractante à propos d une question en rapport avec sa proposition doit le faire par courrier à l adresse indiquée dans les Données Particulières. Toute tentative faite par le Consultant pour influencer l Autorité Contractante lors de l évaluation de la proposition, de la comparaison des propositions ou de l attribution du Contrat peut entraîner le rejet de sa proposition. 6.2 La Sélection étant fondée sur la qualité technique et le coût, une procédure en deux étapes sera adoptée pour l évaluation des propositions. L évaluation technique sera menée en premier, suivie de l évaluation financière. Les personnes chargées d évaluer les Propositions techniques n ont accès aux Propositions financières qu à l issue de l évaluation technique. 6.3 Les firmes seront classées au moyen d un système de notation technique/financière combinée, comme indiqué ci-après. Evaluation des Propositions techniques 6.4 La Commission de dépouillement et de jugement des offres nommée par l Autorité Contractante, ci-après dénommé «la Commission», évalue les propositions techniques sur la base de leur conformité aux Termes de référence, à l aide des critères d évaluation, des souscritères (une limite maximale de trois par critère) et du système de points spécifiés dans les Données Particulières. Chaque proposition conforme se voit attribuer un score technique (St). Une proposition est rejetée à ce stade si elle n atteint pas un score technique minimum indiqué dans les Données Particulières. 6.5 La Sélection étant fondée sur la qualité technique, le Consultant choisi est invité à négocier la Proposition et le Contrat sur la base de la Proposition technique et de la Proposition financière soumises conformément aux instructions figurant au paragraphe 1.2 et dans les DP. 6.6 A l issue de l évaluation de la qualité technique, l Autorité Contractante avise les Consultants dont les propositions n ont pas obtenu la note de qualification minimum, ou ont été jugées non conformes à la Demande de propositions et aux Termes de référence, que leurs Propositions financières leur seront renvoyées sans avoir été ouvertes. L Autorité Contractante, dans le même temps, avise les consultants qui ont obtenu la note de qualification minimum, et leur indique la date et l heure d ouverture des Propositions financières. Ladite notification peut être adressée par courrier recommandé, télégramme, télex, télécopie ou courrier électronique. Ouverture et évaluation des Propositions financières 6.7 Les Propositions financières sont ouvertes en séance publique, en présence des représentants des consultants qui désirent y assister. Le nom du Consultant, les scores techniques et les prix proposés sont lus à haute voix et consignés par écrit lors de l ouverture des Propositions financières. La Commission dresse un procès-verbal de la séance.
6.8 La Commission établit si les Propositions financières sont complètes, notamment si tous les éléments de la Proposition technique correspondante ont été chiffrés ; sinon, la Commission estime leurs coûts et les ajoute au prix initial. La Commission corrige toute erreur de calcul, et en cas d une DP avec liste restreinte international, convertit les prix exprimés en diverses monnaies dans la monnaie spécifiée dans les Données Particulières et en vigueur à la date de remise des propositions. Les cours de vente officiels utilisés à cet effet sont fournis par la source indiquée dans les Données Particulières. L évaluation est faite en tenant compte des impôts, droits, taxes et autres charges fiscales tels que définis au paragraphe 3.7. 6.9 La proposition financière la moins-disante (Fm) recevra un score financier (Sf) de 100 points. Les scores financiers (Sf) des autres Propositions financières seront calculés selon la formule suivante: Sf = 100 x Fm/F (F étant le prix de la proposition financière du Consultant soit converti dans la monnaie nationale au cas d une DP internationale). Le Consultant sélectionné est invité à des négociations. Combinaison de la Notation technique/financière 6.11 Les Données Particulières précisent la pondération donnée aux notations technique et financière (le poids attribué au score financier ne dépassera pas 30 points). Après avoir combinés les scores techniques (St) et financiers (Sf) et introduit les pondérations ainsi données dans la DP. (T technique - étant le poids attribué à la Proposition technique et P prix le poids accordé à la Proposition financière, T + P = 1), les propositions sont classées conformément à la formule suivante : Score global (S) = St x T % + Sf x P%. Le Consultant ayant le Score global le plus élevé est invité à des négociations. Droit de Préférence 6.12 L Autorité Contractante n accordera pas de marge de préférence dans la présente consultation. 7. Négociations 7.1 L invitation aux négociations est notifiée au Consultant ayant la proposition la mieux classée par lettre recommandée, télégramme, télex ou télécopie ou par voie électronique. Les négociations ont lieu à l adresse indiquée dans les Données Particulières et ont une durée d une semaine environ. Elles doivent terminer avant l expiration de la période de validité des propositions. Leur objectif est de parvenir à un accord sur tous les points et de signer un contrat. 7.2 Les négociations comportent une discussion de la Proposition technique, de la méthodologie proposée (plan de travail), de la dotation en personnel et de toute suggestion faite par le Consultant pour améliorer les Termes de référence. L Autorité Contractante et le Consultant mettent ensuite au point les Termes de référence finaux, la dotation en personnel, et les diagrammes à barres indiquant les activités, le personnel utilisé, et le temps passé sur le terrain et au siège, le temps de travail en mois, les aspects logistiques et les conditions d établissement des rapports. Le plan de travail et les Termes de référence finaux qui ont été convenus sont ensuite intégrés à la «Description des Prestations», qui fait partie du contrat. Il faut veiller tout particulièrement à obtenir du Consultant le maximum qu il puisse offrir dans les
limites du budget disponible, et à définir clairement les intrants que l Autorité Contractante doit fournir pour assurer la bonne exécution de la mission. 7.3 Ayant fondé son choix du Consultant, entre autres, sur une évaluation du personnel spécialisé proposé, l Autorité Contractante entend négocier le contrat sur la base des experts dont le nom figure dans la proposition. Préalablement à la négociation du contrat, l Autorité Contractante exige l assurance que ces experts sont effectivement disponibles. Il ne prend en considération aucun remplacement de ce personnel durant les négociations, à moins que les deux parties ne conviennent que ce remplacement a été rendu inévitable par un trop grand retard du processus de sélection, ou par un empêchement pour raisons de santé de membres clés du personnel spécialisé, ou que ces remplacements sont indispensables à la réalisation des objectifs de la mission. Si tel n est pas le cas, et s il est établi que le Consultant a proposé une personne clé sans s être assuré de sa disponibilité, la société peut être disqualifiée. 7.4 Les négociations financières visent notamment à préciser (le cas échéant) les obligations fiscales du Consultant au Mali, et la manière dont elles sont prises en compte dans le contrat ; elles intègrent aussi les modifications techniques convenues au coût des prestations. Sauf circonstances exceptionnelles, les négociations financières ne portent ni sur les taux de rémunération du personnel (pas de décomposition de ces taux), ni sur d autres taux unitaires. 7.5 Les négociations s achèvent par un examen du projet de contrat. En conclusion des négociations, l Autorité Contractante et le Consultant paraphent le contrat convenu. Si les négociations échouent, l Autorité Contractante invite le Consultant dont la proposition a été classée en deuxième position à des négociations. 8. Attribution du Contrat 8.1 Le Contrat est attribué une fois les négociations menées à bien. L Autorité Contractante avise alors dans les meilleurs délais les autres Consultants figurant sur la liste restreinte que leur proposition n a pas été retenue et renvoie aux Consultants qui n ont pas obtenu la note technique minimum leur Proposition financière non ouverte (paragraphe 6.6). 8.2 Le Consultant retenu est censé commencer sa mission à la date et au lieu spécifiés dans les Données Particulières. 9. Confidentialité Aucun renseignement concernant l évaluation des propositions et les recommandations d attribution ne doit être communiqué aux Consultants ayant soumis une proposition ou à toute autre personne n ayant pas qualité pour participer à la procédure de sélection, tant que l attribution du contrat n a pas été notifiée au Consultant retenu.
Section 3. Données particulières de la lettre d Invitation Clause du texte des Instructions aux Soumissionnaires (IS) : 1.1 le contrat : (a) L objet du contrat est : une Consultation Restreinte dénommée «Consultation pour la pérennisation et la croissance des activités du GROUPE NYETAA» (b) Le financement du contrat est assuré, dans le cadre de l exécution du programme de développement du Groupe Nyettaa, à hauteur de 100% sur ressources propres. 1.4 La mission comporte plusieurs phases : Oui X Phase-I : La définition et l Adaptation des cadres d analyse, de durée d environ 1 semaine Phase-II : La Collecte des données, de durée d environ 5 semaines Phase-III : L évaluation, d environ 7 semaines Phase-IV : Les Recommandations, d environ 4 semaines 1.5 Conférence préalable à l établissement des propositions : Non X 1.8 l Autorité Contractante envisage la nécessité d assurer une certaine continuité pour les activités en aval : Non X 2.1 Des éclaircissements peuvent être demandés : (a) dix (10) jours avant la date de dépôt des soumissions. (b) Les demandes d éclaircissement doivent être expédiées à l adresse suivante : Promoteur : Nyetaa Finances SA Responsable: M. Ibrahim Togola, Président Adresse: Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, Tél/ Fax: +223 2020 0617 E-mail: "Ibrahim TOGOLA" <itogola@malifolkecenter.org>; ; 3.1 Langue (s) de rédaction de la proposition : français 3.3 (a) Deux Consultants figurant sur la liste restreinte peuvent s associer : Oui X 3.3 (b1) Le nombre de mois de travail de personnel spécialisé nécessaires à la mission est estimé à : 120 jours environ.
3.3 (c) Les membres clés du personnel spécialisé sont en majorité des employés permanent du consultant Oui X 3.3 (d) Le personnel clé doit posséder au minimum l expérience suivante : se référer strictement aux TDrs. 3.3 (f) Langue(s) de rédaction des rapports afférents à la mission : Français 3.4 (e) Période pour laquelle l expérience du consultant est demandée : 10 ans 3.4 (g) La formation constitue un élément majeur de cette mission: Non X 3.4 (h) Autres renseignements à fournir dans la proposition technique :... 3.7 Impôts et coût d assurances : les consultants sont assujettis au droit fiscal malien et au droit des assurances CIMA. 3.9 Les propositions doivent demeurer valides trois mois (90 jours) après la date d ouverture des propositions techniques. 4.1 Les Consultants doivent soumettre un original et deux copies de chaque proposition. 4.5 Mentions sur l enveloppe extérieure : (a) Adresse de soumission des propositions : Nyetaa Finances SA, sise à Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, à Bamako, République du Mali, Tél / Fax :+223 2020 0617; (b) Renseignements à ajouter sur l enveloppe extérieure : CONSULTATION SUR LA PERENNISATION ET LA CROISSANCE DES ACTIVITES DU GROUPE NYETAA 4.6 Les propositions doivent être soumises au plus tard à l adresse, la date et à l heure suivantes : Le 05 août 2013 à 10h:00 Les pièces administratives à soumettre avec les propositions sont les suivantes (se référer à la section 5A) - l'immatriculation dans le pays d'origine ; - copie des statuts du Bureau ; - copie de bilan certifié pour les exercices 2011 et 2012. 6.1 Tout complément d information à l Autorité Contractante doit être envoyé à l adresse suivante :
Nyetaa Finances SA Responsable : M. Ibrahim Togola, Président Adresse : Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, Tél/ Fax : +223 2020 0617 E-mail : "Ibrahim TOGOLA" <itogola@malifolkecenter.org>; 6.4. Critères et sous critères d évaluation des offres techniques : (a) Le nombre de points attribué pour chaque critère et sous critère d évaluation est le suivant : Points i) Expérience des Consultants pertinente pour la mission 10 ii) Conformité du plan de travail et de la méthode proposée aux Termes de référence 30 iii) Qualifications et compétence du consultant pour la mission 60 sous-critères [à compléter] [à compléter] sous-critères [à compléter] [à compléter] sous-critères [à compléter] [à compléter] iv) Qualité du programme de transfert de connaissances (formation) ; optionnel 0 v) Participation locale (en termes de représentation des nationaux parmi le personnel clé proposé par les sociétés étrangères et locales ; maximum 10 points) ; optionnel 0 Total : 100 Le nombre de points attribué pour chaque sous-critère d évaluation des qualifications du personnel est le suivant : Points i) Qualifications d ordre général 20 ii) Adéquation pour le projet 60 iii) Expérience locale et connaissance de la langue 20 Total : 100 (b) La note technique minimale requise est de 70 6.8 Monnaie d évaluation des offres financières :Francs CFA 6.11 Les poids respectifs attribués aux Propositions technique et financière sont :
Proposition technique : T = 0,70, et Proposition financière : F =0,30 6.12 Il n est prévu de marge de préférence 7.1 Les négociations ont lieu à l adresse suivante : Nom: NYETAA FINANCES SA Responsable: M. Ibrahim Togola, Président Adresse: Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, Tél/ Fax: +223 2020 0617 E-mail: "Ibrahim TOGOLA" <itogola@malifolkecenter.org>; 8.2 Le début de la mission est prévu pour le 26 août 2013 à Bamako, au Siège de Nyetaa- Finances SA.
Section 4. Termes de Référence Voir ci-joint, le texte séparé des TDRs. Il est demandé aux Consultants de fournir leurs commentaires sur les termes de référence à la Section 5.D).
Section 5. Proposition technique - Formulaires 5.A. 5.B. 5.C. 5.D. 5.E. 5.F. 5.G. 5.H. 5.I. Description des pièces administratives Lettre de soumission de la Proposition technique Références des Consultants Observations et suggestions du Consultant sur les Termes de référence et sur les données, services et installations devant être fournis par l Autorité Contractante Descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission Composition de l équipe et responsabilités de ses membres Modèle de Curriculum vitae (CV) pour le personnel spécialisé proposé Calendrier du personnel spécialisé Calendrier des activités (programme de travail)
5.A. Description des pièces administratives Dans le cas d un appel d offres international : les candidats sont dispensés de la fourniture des pièces à caractère fiscal et parafiscal (Quitus Fiscal, Attestation de l Office Malien de l'habitat, Attestation de l Institut National de Prévoyance Social) Toutefois, lorsqu il est déclaré attributaire du marché, - le candidat national doit produire des attestations prouvant qu il est à jour du paiement des impôts, droits et taxes à caractère fiscal et parafiscal. - Le candidat étranger, est tenu de remplir les formalités d immatriculation auprès des services fiscaux et parafiscaux. Il est en outre tenu de désigner un représentant au Mali.
5.B : Lettre de soumission de la proposition technique À : Nom: Nyetaa Finances - SA Responsable: M. Ibrahim Togola, Président Adresse: Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211 Tél/ Fax: +223 2020 0617 E-mail: "Ibrahim TOGOLA" <itogola@malifolkecenter.org >; Mesdames/Messieurs, Objet : Engagement de Consultants au titre de la Consultation dénommée «Consultation pour la pérennisation et la croissance des activités du GROUPE NYETAA» Nous, soussignés,, avons l honneur de vous adresser ci-joint une Proposition technique aux fins de sélection de notre firme à titre de Consultant pour la Consultation dénommée «Consultation pour la pérennisation et la croissance des activités du GROUPE NYETAA». Si les négociations ont lieu pendant la période de validité de la Proposition, c est-à-dire avant le 05 novembre 2013, nous nous engageons à négocier sur la base du personnel proposé ici. Notre Proposition a pour nous force obligatoire, sous réserve des modifications résultant de la négociation du contrat. Nous savons que vous n êtes tenues/tenus d accepter aucune des propositions reçues. Veuillez agréer, Mesdames/Messieurs, l expression de notre considération distinguée. Signature du représentant habilité : Nom et titre du signataire : Nom du Consultant : Adresse :
5.C. Références professionnelles des consultants En utilisant le formulaire ci-dessous, indiquez les renseignements demandés pour chaque mission pertinente que votre société/organisme a obtenue par contrat, soit en tant que seule société, soit comme l un des principaux partenaires d une association. Nom de la Mission : Pays : Lieu : Personnel spécialisé fourni par votre société/organisme (profils) : Nom de l Autorité Contractante : Nombre d employés ayant participé à la Mission : Adresse : Nombre de mois de travail ; durée de la Mission : Date de démarrage (mois/année) : Date d achèvement (mois/année) : Valeur approximative des services (en CFA courants) : Nom des Consultants associés/partenaires éventuels : Nombre de mois de travail de spécialistes fournis par les Consultants associés : Nom et fonctions des responsables (Directeur/Coordinateur du projet, Responsable de l équipe) : Descriptif du projet : Description des services effectivement rendus par votre personnel : N.B. : Chaque référence doit être appuyée d une attestation de bonne fin d exécution fournie par l Autorité Contractante.
Nom du Bureau / Firme :
5.D. Observations et suggestions du consultant sur les termes de référence et sur les données, prestations et installations devant être fournis par l autorité contractante Sur les Termes de référence : 1. 2. 3. 4. 5. Sur les données, prestations et installations devant être fournis par l Autorité Contractante : 1. 2. 3. 4. 5.
5.E. Note sur la méthodologie et sur le plan de travail proposés pour la mise en œuvre de la mission
5.F. Composition de l équipe et responsabilités de ses membres 1. Personnel technique/de gestion Nom Poste Attributions 2. Personnel d appui Nom Poste Attributions
5.G. Modèle de Curriculum vitae (cv) du personnel spécialisé proposé Poste : Nom du Consultant : Nom de l employé : Profession : Date de naissance : Nombre d années d emploi par le Consultant : Nationalité : Affiliation à des associations/groupements professionnels : Attributions spécifiques : Principales qualifications : [En une demi-page environ, donner un aperçu des aspects de la formation et de l expérience de l employé les plus utiles à ses attributions dans le cadre de la mission. Indiquer le niveau des responsabilités exercées par lui/elle lors de missions antérieures, en en précisant la date et le lieu.] Formation : [En un quart de page environ, résumer les études universitaires et autres études spécialisées de l employé, en indiquant les noms et adresses des écoles ou universités fréquentées, avec les dates de fréquentation, ainsi que les diplômes obtenus.] Expérience professionnelle : [En deux pages environ, dresser la liste des emplois exercés par l employé depuis la fin de ses études par ordre chronologique inverse, en commençant par son poste actuel. Pour chacun, indiquer les dates, nom de l employeur, titre du poste occupé et lieu de travail. Pour les dix dernières années, préciser en outre le type d activité exercée et, le cas échéant, le nom des Clients susceptibles de fournir des références.] Langues :
[Indiquer, pour chacune, le niveau de connaissance : médiocre/moyen/ bon/excellent, en ce qui concerne la langue lue/écrite/ parlée.]
Attestation : Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience. [Signature de l employé et du représentant habilité du Consultant] Date : jour/mois/année Nom de l employé : Nom du représentant habilité :
5.H. Calendrier du personnel spécialisé Noms Poste Rapports à fournir/activités Mois à préciser (sous forme de diagramme à barres) Nombre de mois 1 2 3 4 Sous-total (1) Sous-total (2) Sous-total (3) Sous-total (4) Temps plein : Temps partiel : Rapports à fournir : Durée des activités : Signature : (Représentant habilité) Nom : Titre : Adresse :
5.I. Calendrier des activités (programme de travail) A. Missions sur le terrain et éléments à étudier [Mois à compter du début de la mission] 1 er 2 e etc. Activité (tâche) B. Achèvement et soumission des rapports Rapports Date 1. Rapport initial 2. Rapports d avancement a) Premier rapport d avancement b) Deuxième rapport d avancement 3. Projet de rapport final 4. Rapport final 5. Rapport de fin de l étape (1) dite «d urgence» d accompagnement 6. Rapport de fin de l étape 2 d accompagnement de la restructuration 7. Rapport d achèvement dit de «Fin de mission»
Section 6. Proposition financière - Formulaires 6.A. 6.B. 6.C. Lettre de soumission de la Proposition financière Bordereau des prix unitaires État récapitulatif des coûts (Devis Estimatif)
6.A. Lettre de soumission de la proposition financière À : [Nom et adresse de l Autorité Contractante ] [Lieu, date] Madame/Monsieur, Nous, soussignés, avons l honneur de vous proposer nos services, à titre de consultant, pour la Consultation dénommée «Consultation pour la pérennisation et la croissance des activités du GROUPE NYETTAA» conformément à votre Demande de propositions en date du [date]. Notre soumission s élève à [montant en lettres et en chiffres]. Ce montant comporte les impôts, les droits et les taxes. [ le cas échéant indiqué le montant des taxes, impôts et droits] La présente lettre de soumission a pour nous force obligatoire, sous réserve des modifications résultant de la négociation du Contrat, jusqu à l expiration du délai de validité de la présente soumission, c est-à-dire jusqu au [date]. Nous savons que vous n êtes tenue/tenu d accepter aucune des propositions reçues. Veuillez agréer Madame/Monsieur, l assurance de notre considération distinguée. Signature du représentant habilité : Nom et titre du signataire : Nom du Consultant : Adresse :
6.B. Bordereau des prix unitaires Objet de la Mission : I HONORAIRE DU PERSONNEL : 1.1 Personnel du Consultant N Ordre Désignation Profil Poste Unité (H/M) Prix Unitaire 1.2 Personnel Technique Local : N Ordre Désignation Profil Poste Unité (H/M) Prix Unitaire II. PERDIEM : 2.1 Personnel du Consultant N ordre Désignation profil Poste Unité (H/M) Prix Unitaire 2.2 Personnel technique local N ordre Désignation profil Poste Unité (H/M) Prix Unitaire
6.B. Bordereau des prix unitaires (suite) Objet de la Mission : III. FRAIS LIES AUX DEPLACEMENTS ET AUX COMMUNICATIONS: 3.1 Frais liés aux déplacements N Ordre Désignation Unité Prix Unitaire Carburant l Lubrifiant l Entretien des véhicules Forfait 3.2 Frais liés aux communications N Ordre Désignation Unité Prix Unitaire Forfait Forfait IV. DEPENSES DE TRANSPORT AERIEN ENTRE LE SIEGE DU CONSULTANT ET LE MALI (le cas échéant) : N ordre Désignation Unité Prix Unitaire Forfait Forfait V. ACHAT DES MATERIELS DE BUREAUTIQUE : N ordre Désignation Unité Prix Unitaire VI. ACHAT DES VEHICULES (le cas échéant) N ordre Désignation Unité Prix Unitaire U U
VII. TRAVAUX DE TERRAIN : N ordre Désignation Unité (H/M) Prix Unitaire VIII. ETUDES D IMPACT ENVIRONNEMENTAL (le cas échéant) N ordre Désignation Unité Prix Unitaire IX. FRAIS D ELABORATION ET DE REPROGRAPHIE DES RAPPORTS INTERMEDIAIRES ET DU RAPPORT FINAL : N ordre Désignation Unité Prix Unitaire Forfait Forfait
6.C. Cadre du devis estimatif OBJET DE LA MISSION : Unité Prix Unit. Quantité Prix Total Désignation (FCFA) (FCFA) I. Honoraires 1.1 Personnel du Consultant H/M etc. 1.2 Personnel technique local (le cas échéant) H/M etc. Sous total I II. Perdiem 2.1 Personnel du Consultant H/M 2.2 Personnel technique local (le cas échéant) H/M etc. Sous total II III. Frais liés aux déplacements et aux communications : 3.1 Frais liés aux déplacements : - Carburant - Lubrifiant - Entretien des véhicules l l Forfait 3.2 Frais liés aux communications entre le siège du Consultant et le Mali (le cas échéant) et à l intérieur du Mali Forfait Sous total III IV. Dépenses de transport aérien entre le siège du Consultant et le Mali (le cas Forfait échéant) Sous total IV
V. Achat de matériels de bureautique - Ordinateur - Imprimante - Onduleur - Photocopieuse U U U U Sous total V VI. Achat de véhicules tout terrain U etc Sous total VI VII. Travaux de terrain Sous total VII VIII. Etudes d impact environnemental (le cas échéant) Sous total VIII IX. Frais d élaboration et de reprographie des rapports intermédiaires et du rapport final Forfait Sous total IX TOTAL GENERAL Arrêté le présent devis à la somme de FCFA TTC ou HT. Fait, le LE CONSULTANT [Note : Pour des besoins de comparaison des offres, les quantités sont à définir par l Autorité Contractante. Toutefois, le marché sera attribué au candidat sur la base de ses propositions après son choix suite à la comparaison des offres et au terme des négociations].
Section 7. Projet de Contrat Nom : Nyetaa Finances SA Responsable : M. Ibrahim Togola, Président Adresse : Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, Tél/ Fax : +223 2020 0617 E-mail: "Ibrahim TOGOLA" <itogola@malifolkecenter.org>; PROJET DE CONTRAT Pour des Prestations Intellectuelles
Avis Le CONTRAT FINAL sera un contrat à forfait, résultant du fait que l Autorité Contractante juge que les missions à accomplir sont clairement définies et les risques commerciaux assumés par les Consultants minimes. L Autorité Contractante présume que les Consultants sont donc prêts à exécuter leur mission pour un montant forfaitaire prédéterminé et aider à la simplification la gestion contractuelle, car l Autorité Contractante n aura pas besoin de superviser les prestations du personnel, mais simplement à être satisfaite de la qualité des prestations des Consultants. Le montant du Contrat est établi en fonction des éléments y compris les taux de rémunération des experts fournis par les Consultants. L Autorité Contractante rémunère le Consultant sur la base d un échéancier de paiements correspondant à la présentation de rapports. Le Modèle de Contrat comporte quatre parties: le Modèle de contrat, le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG), le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) et les Annexes. Quoiqu une liste restreinte internationale sera établie, il sera fait abstraction ici du CCAG document faisant habituellement partie intégrante du Marché. En conséquence, tout ajustement requis pour satisfaire aux exigences du projet doit être effectué dans le cadre du CCAP.
Nom : Nyetaa Finances SA Responsable : M. Ibrahim Togola, Président Adresse : Faladié SEMA, Rue 800, Porte 1293, BPE-4211, Tél/ Fax : +223 2020 0617 E-mail: "Ibrahim TOGOLA" <itogola@malifolkecenter.org>; CONTRAT N O... CONSULTATION SUR LA PERENNISATION ET LA CROISSANCE DES ACTIVITES DU GROUPE NYETAA Contrat passé par :Sélection fondée sur la qualité technique et le coût (SFQC). Titulaire du contrat :... Montant du contrat :... Délai d exécution :... Source(s) de financement :...... % Date d Approbation :... Date de notification :...