Obligations règlementaires
Domaines de règlementation Il existe plusieurs domaines de règlementation : Règlementation associative Règlementation fédérale Règlementation sociale Règlementation sportive Règlementation fiscale
Déclarations en Préfecture À la création Il faut avoir rédigé des statuts en conformité avec ceux de la Fédération et avec la règlementation Jeunesse et Sports. À chaque modification : De statuts De Comité Directeur De Siège Social On a 3 mois pour faire la déclaration en Préfecture, mais il est préférable de le faire très vite. À la fusion ou à la dissolution
Registre spécial C est LE document principal de l association, obligatoire et à conserver pendant toute la durée de vie du club. Il est utilisé pour transcrire toutes les modifications et changements déclarés en Préfecture. Ces changements y sont mentionnés avec mention des dates de récépissés. Il s agit d un livre-journal côté (pages numérotées et reliées entre elles). Il est paraphé par le Président de l association. Les changements sont transcrits les uns à la suite des autres sans ratures et sans blanc (pas de passage à une autre page tant que la page en cours n est pas remplie). Il n est pas possible de coller des feuilles blanches dans ce registre et il ne faut pas y faire figurer les procès verbaux d Assemblées Générales ni les comptes-rendus de Conseils d Administration. Comment le construire
Affiliation à la Fédération Contrat Club La demande d affiliation intervient après avoir choisi le ou les professeurs qui interviendront et avoir obtenu des créneaux dans une salle. On peut faire cette démarche par extranet ou utiliser le formulaire prévu à cet effet et l envoyer par courrier. Il faut ensuite mettre à jour le Contrat Club à chaque fois qu il y a modification de Dirigeants, de professeur, de salle, de siège social ou de statuts. Formulaire
Code du Sport Il a été créé en mai 2006 pour réglementer fonctionnement des activités sportives. Il pose un cadre notamment en matière d hygiène et de sécurité. le
Agrément Jeunesse et Sport La demande d agrément ne peut être faite que 2 ans minimum après la création du club. Elle permet de pouvoir solliciter des subventions auprès de certaines collectivités territoriales (par exemple subvention CNDS). La demande s adresse à la direction départementale de la cohésion sociale (et de la protection des populations) (DDCS/DDCSPP) du département du siège du club.
Déclaration d Etablissement d Activités Physiques et Sportives Vous devez la faire même si vous n êtes pas propriétaire du dojo (ne pas confondre avec l obligation de conformité des équipements qui est faite au gestionnaire de ceux-ci mairie généralement). Cette déclaration doit être faite à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (et de la protection des populations) (DDCS/DDCSPP). Elle entraîne un ensemble d obligations : assurance, affichage, organisation des secours. Formulaire
Déclaration des éducateurs Pour pouvoir enseigner, outre le diplôme lui permettant d exercer, le professeur salarié doit obtenir sa carte professionnelle auprès de la DDCS/DDCSPP. Cette carte est à renouveler tous les 5 ans. Formulaire
Assurances Assurance de la Fédération Ne pas oublier, pour qu elle soit valable, de licencier les membres du Bureau avant le 1 er septembre. Assurance(s) complémentaire(s) assurance gratuite pour les bénévoles, (Fondation bénévolat) pour les professeurs Assurance risques locatifs complémentaire de l assurance fédérale pour les locaux occupés à titre permanent soit plus de 180 jours consécutifs
Affichage Un certain nombre de documents doivent être affichés dans le(s) lieux de pratique : Tableau d organisation des secours Affiche et attestation de l assurance fédérale Règlement intérieur Diplômes des enseignants Cartes professionnelles des enseignants Avis de la Commission de Sécurité Récépissé de déclaration d EAPS Renseignements liés au Code du Travail Détail affichage
Hygiène et sécurité Le club doit disposer d une trousse de secours. Il faut avoir un tableau d organisation des secours et un moyen de communication rapide. En cas d accident grave (décès ou incapacité de longue durée) il faut faire une déclaration d accident à la Préfecture.
Documents à demander aux adhérents Fiche de licence signée Certificat médical d aptitude à la pratique du sport (judo, jujitsu, taïso ) Autorisation de prendre des mesures d urgence en cas d accident Signature du règlement intérieur Droit à l image, éventuellement, surtout pour les enfants mineurs Passeport sportif
Réunions de Comité Directeur Les statuts ou le règlement intérieur imposent souvent un minimum de réunions de Comité Directeur par an. Même si ce n est pas obligatoire, il est bon d avoir, à chaque fois, un compte-rendu, signé par le Président et le Secrétaire, et conservé dans un classeur prévu à cet effet.
Documents comptables Avoir une comptabilité rigoureuse est une obligation pour rendre compte à ses adhérents et à des partenaires sociaux de l utilisation des fonds. On peut se contenter d une comptabilité simplifiée car le budget n est pas très important : il est conseillé (et c est ce qui est réclamé pour les demandes de subvention) d avoir un compte de résultat (voir les outils proposés).
Assemblée Générale Les clubs de judo ont l obligation d organiser au moins une AG annuelle (voir module «Comment réussir son Assemblée Générale»). Il est bon d avoir un classeur pour les procès-verbaux d Assemblées Générales. Le procès-verbal est la pièce justificative pour les déclarations de modification en Préfecture, auprès de la DDCS/DDCSPP, de la banque Modèle PV
Salariés Le Code du Travail et la Convention Nationale du Sport imposent une règlementation précise quand on a des salariés. Nous allons détailler l ensemble des règles à suivre.
Salariés : CEA Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est un dispositif dépendant de l URSSAF qui permet en même temps de déclarer vos salariés, de leur fournir un contrat de travail, de les payer avec un chèque-emploi associatif, d obtenir une fiche de paie, de déclarer tous les mois les salaires, ce qui automatise les prélèvements sociaux et vous dispense de toute déclaration trimestrielle ou DADS annuelle.
Salariés : contrat de travail Le contrat de travail doit être en accord avec la Convention Collective Nationale du Sport Etendue (CCNS). La norme est le CDI. On attend davantage de renseignements sur l application de la nouvelle loi imposant une durée minimale du travail hebdomadaire de 24 heures. La Fédération propose des modèles de contrat de travail.
Salariés : DPAE Quoi? La DPAE rassemble 6 formalités liées à l embauche : la déclaration d'une première embauche dans un établissement, la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale, la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, la demande d'adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Salariés : DPAE Comment? Elle doit être faite 8 jours avant le début de la période d essai. 2 méthodes : saisie en ligne d un formulaire sur net-entreprises.fr (s inscrire préalablement à la première embauche) par télécopie ou recommandé avec accusé de réception
Salariés : Médecine du Travail Il y a une visite à faire à l embauche (avant l expiration de la période d essai), puis un suivi périodique.
Salariés : Régime de prévoyance La Convention Collective prévoit l adhésion à un Régime de Prévoyance pour vos salariés : n oubliez donc pas d y adhérer et de déclarer vos salariés.
Salariés : Mutuelle santé Une complémentaire Santé devra bientôt être proposée à tous les salariés. La date limite de mise en application est fixée au 1 er janvier 2016. On peut déjà se renseigner sur les mutuelles mais il est inutile de se précipiter.
Salariés : Fiches de paie Vous pouvez payer vos salariés par chèque ou par virement. Pour la fiche de paie, vous avez le choix entre : La faire vous-même (voir modèle sous excel dans le module «Outils de gestion») La faire faire par un cabinet comptable La faire faire par un organisme d aide aux associations
Salariés : Cotisations sociales Les cotisations se paient trimestriellement à l URSSAF et à la Caisse de Retraite, et semestriellement pour le Régime de Prévoyance. On peut le faire par net-entreprises.fr. En 2016, la DSN (déclaration sociale nominative) remplacera toutes les déclarations sociales issues de la paie.
Salariés : Registre unique du personnel Il peut être tenu sur support numérique. Les mentions portées dans le registre permettent d identifier le salarié. Ces mentions sont les suivantes : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d entrée et de sortie de l établissement
Salariés : Livre de paie Il suffit de conserver le double des bulletins de salaires.
Salariés : Document unique de sécurité Ce dossier fait l'inventaire des produits, matériel et conditions de travail, pouvant causer un dommage au(x) salarié(s). La mise à jour est effectuée, au moins chaque année ainsi que lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail. Document unique de sécurité
Salariés : Cotisations aux OPCA À payer avant le 1 er mars de chaque année à AGEFOS et Uniformation. C est à vous de les contacter la première fois : les bordereaux de versement ne sont pas envoyés automatiquement pour les clubs n ayant pas encore adhéré.
Fichiers informatique : quels droits et devoirs? Les fichiers des membres et donateurs d une association sont dispensés de déclaration à la CNIL. Mais il faut informer les personnes de l existence de ce fichier et de leur droit d accès aux informations qui les concernent. Et bien sûr prendre toutes les mesures utiles pour la protection de ces données. À noter : les mairies demandent parfois, pour l obtention d une subvention, la liste des adhérents avec adresses : c est illégal.
Cours en musique Attention, si vous faites des cours en musique (autre que radio), tels que taïso, vous devez vous déclarer à la SACEM et payer une cotisation.
Organisation de Tournois Ne pas négliger les demandes d autorisation nécessaires : organisation (Ligue dont le club dépend), buvette (au Maire) Pour la buvette, en principe le Code du Sport interdit la vente de boissons alcoolisées dans l enceinte de la salle sportive. Vérifier que tous les participants disposent bien d un certificat médical de moins d un an attestant de la non-contrindication à la pratique du judo en compétition. Assurer la sécurité des participants et du public.
Organisation de lotos, loteries, tombolas L'organisation des loteries et des tombolas est soumise à une procédure d'autorisation préalable en préfecture permettant de vérifier qu'elle ne relève pas du champ commercial. Il est bon de demander l autorisation du maire également. Prévenir l assurance fédérale. Les lotos ne doivent pas être ouverts à tous et, sur un même loto, chacun des participants doit miser globalement au plus 20. Les lots doivent être des biens, des services ou des bons d'achat non remboursables. Les lots ne peuvent pas être des sommes d'argent. Formulaire demande d'autorisation
Organisation de lotos, loteries, tombolas L'exonération d impôt est de droit si l'association mène des actions d'intérêt général et n'a pas organisé dans la même année civile plus de 5 événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses et autres fêtes, etc.).
Organisation de repas Comme pour tout évènement, il faut prévenir l assurance fédérale. S il y a diffusion de musique, il faut cotiser à la SACEM.
Organisation de déplacements Le club peut organiser des déplacements, soit pour aller en compétition, soit lors de stage, pour se rendre sur le lieu d activités. On peut faire appel à des bénévoles pour assurer ce transport : ils sont couverts par l assurance liée à la licence. Cependant, il convient de signer des ordres de mission pour chaque bénévole assurant ce service.
Participation aux compétitions Vérifiez que vos judokas ont des passeports sportifs à jour (vignette, grades, certificat médical). N oubliez pas d inscrire préalablement par extranet quand il y a lieu. Pour les organisateurs : le plus important est le certificat médical ; si le passeport est absent, on peut vérifier en ligne la prise de licence, mais il faut un certificat médical en règle.
Stages avec hébergement Aux termes de l arrêté du 1er août 2006, les séjours organisés par une fédération sportive, ses organes déconcentrés ou par les clubs affiliés, auxquels participeront 7 mineurs, doivent être déclarés en tant que séjour spécifique (il s agit d une simple déclaration et non une demande d autorisation). La déclaration doit être adressée à la DDCS/DDCSPP du siège social de l organisateur 2 mois avant la date du séjour.