Le nom de l association, son objet et l adresse du siège social. (Modèle Cerfa n 13973*02)

Transcription

1 C est une convention par laquelle deux ou plusieurs personnes décident volontairement de mettre en commun et de façon permanente leurs connaissances ou activité dans un but autre que de partager des bénéfices. (Loi du 1 er juillet 1901). Une association peut exister et fonctionner sans être déclarée mais elle n a pas la «personnalité morale», nécessaire pour ouvrir un compte bancaire, faire des demandes de subvention ou de crédit, intenter une action en justice en cas de litige, acquérir des biens immobiliers. La déclaration peut être également demandée pour s affilier à une fédération. Comme vu précédemment, une association est une convention regroupant au minimum deux personnes (7 pour l Alsace-Moselle). Ces personnes doivent donc se réunir pour rédiger les statuts et désigner le ou les dirigeants lors de «L assemblée générale constitutive». L organisation, le déroulement de l assemblée constitutive et la rédaction des statuts seront abordés plus particulièrement dans les fiches suivantes. En déposant un dossier de déclaration à la préfecture, sous-préfecture ou dans certains cas à la Direction Départementale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale (DDJSCS) du siège social de l association. Pour Paris le dossier est à déposer à la Préfecture de Police et pour L Alsace- Moselle au Tribunal d Instance. Le nom de l association, son objet et l adresse du siège social. (Modèle Cerfa n 13973*02) Les noms, prénoms, professions, domiciles et nationalités des personnes chargées de son administration. (Modèle Cerfa n 13971*02) Les statuts datés et signés par deux personnes du bureau. Une copie du Procès-verbal de l assemblée générale Constitutive. Le règlement par chèque pour la publication au Journal Officiel des Associations et Fondations d Entreprises (J.O.A.F.E). Une enveloppe affranchie à 20 grammes et portant l adresse du siège social de l association ou son adresse de gestion. 1

2 Tarifs 2012 Déclarations de création d association 44 Déclarations de modification d association 31 Déclarations dont l objet ou le nouvel objet publié dépasse caractères 90 Vous recevrez un récépissé de déclaration de création de votre association avec un Numéro RNA (Répertoire National des Associations). Le délai de réception peut varier en fonction de la période à laquelle la demande aura été déposée. Vous recevrez également un exemplaire du J.O.A.F.E dans lequel sera diffusée la création de votre association avec son nom, son objet et son siège social. Vérifiez la conformité des renseignements inscrits dans l article. Ces deux documents sont à conserver absolument. N hésitez pas à les scanner et à en faire des copies tout en archivant bien les originaux. 2

3 Avant de déclencher l assemblée générale Rédigez une proposition de statuts et une proposition de règlement intérieur. Définissez l ordre du jour avec les points essentiels qui sont : - Présentation de l'association et son objet. - Choix du nom et détermination du siège de l'association. - Présentation du projet des statuts et adoption des statuts. - Détermination des membres dirigeants. Ce sont des points clés mais vous pouvez ajouter tout point nécessaire au bon démarrage et fonctionnement de votre association => Le montant de la cotisation, le règlement intérieur, le logo, le choix de la banque, etc. Vous pouvez désormais convoquer toutes les personnes intéressées ou susceptibles de l être. Il vous faut alors envoyer la convocation en y mentionnant la date, le lieu et l horaire de l assemblée constitutive ainsi que l ordre du jour. Le jour de l assemblée faites signer l ensemble des personnes présentes sur un document prévu à cet effet tout en précisant les personnes excusées et les personnes représentées. Désignez la personne qui dirigera l assemblée, c est-à-dire la personne qui présentera et soumettra au vote l ensemble des points de l ordre du jour. Désignez la personne qui prendra des notes sur les commentaires apportés et comptabilisera le résultat des votes de chaque résolution. Notez l heure de début et de fin de la séance. Tous ces éléments vous seront utiles pour rédiger le procès-verbal de l assemblée générale constitutive. 3

4 Légalement il n y a pas de forme ni de contenu imposé. Cependant, la rédaction des statuts peut s avérer utile en cas de litige avec un tiers (radiation d un adhérent par exemple). Il convient donc de prendre le temps de réfléchir aux différents articles que vous souhaiteriez y voir apparaître. Voici quelques points importants : La dénomination : vérifiez que le nom que vous avez choisi pour votre association n est pas déjà utilisé. Cela évitera toute confusion ou conflit avec une autre association (surtout si elle se situe dans un secteur géographique proche). L objet : rédigez soigneusement cet article. Un objet trop flou ne permettra pas de définir quels sont les objectifs de votre association et un objet trop précis l empêchera de s adapter aux différentes évolutions dans le temps. Le siège social : c est le lieu où réside votre association. Si l association se situe sur plusieurs établissements, précisez le lieu de l établissement principal. Indiquez de préférence la ville plutôt que l adresse complète, en cas de changement d adresse dans la même ville vous n aurez pas à modifier les statuts. La durée : elle peut être limitée si l objet est atteint à un moment donné ou illimitée. Préférez, si vous mentionnez cet article, une durée illimitée. Les membres : précisez les conditions d adhésion et les modalités de radiation. Ne mentionnez pas un trop grand nombre de catégories de membres (principalement les membres fondateurs, les membres adhérents et les membres donateurs). Indiquez particulièrement s il doit y avoir versement ou non d une somme d argent. Prévoyez les conditions nécessaires à la perte de la qualité de membre (démission ou radiation). Le fonctionnement de l association et ses organes dirigeants : dans cet article présentez les différents organes de direction, le conseil d administration et le bureau ainsi que la fréquence de leurs réunions. Présentez aussi les différentes assemblées générales (ordinaire et extraordinaire). L essentiel dans cet article est de préciser quel sera l organe compétent pour décider en fonction de l évènement (approbation des comptes => AG ordinaire, dissolution => AG extraordinaire). La création d un Conseil d administration n est pas obligatoire. S il y a création d un Conseil d Administration, précisez le nombre de personnes minimum) Les ressources de l association : mentionnez ici les différentes ressources financières de l association. Il s agit généralement des cotisations, des dons manuels et du mécénat. Si vous envisagez de vendre des produits ou des prestations de service (vente de tenues, cours 4

5 particuliers, ) précisez le également. Vous basculez en effet dans une activité commerciale et dans ce cas précis cette mention devient obligatoire. La modification et dissolution de l association : c est l assemblée générale extraordinaire qui statuera dans les deux cas. Dans cet article présentez seulement les modalités (surtout pour la liquidation). Nomination d un liquidateur qui peut être un membre de l association ou une personne extérieure. Les trois premiers articles doivent tout particulièrement attirer votre attention car c est à partir de ces derniers que sera établie la publication au J.O.A.F.E. Vous pouvez bien entendu ajouter d autres articles comme les moyens, l affiliation, la comptabilité, le règlement intérieur vous pouvez plus ou moins les détailler. Vous pouvez aussi apporter des précisions sur chacun des articles grâce au règlement intérieur. Il doit pour cela être en accord avec vos statuts et ne pas être contraire à la loi. L énorme avantage du règlement intérieur est que vous n aurez aucune autre formalité à effectuer auprès des administrations si celui-ci est modifié. En effet cette modification n entrainera aucune modification des statuts. De ce fait, chaque fois qu un article fait l objet d une précision dans le règlement intérieur, inscrivezle dans vos statuts sur autant d articles que nécessaire. Pour vous aider, vous pouvez également vous appuyer sur les statuts types proposés par la fédération à partir du site : dans l onglet «Téléchargements», rubrique «documents» puis dans la partie «Fédération» vous trouverez un fichier disponible en format PDF «affiliation : exemple de statuts types» 5

6 Vous avez enfin votre récépissé et votre publication dans le journal des associations. Démarche suivante : ouvrir un compte bancaire. Il vous faudra classiquement : - les statuts, - la liste des membres du bureau, - le PV de l assemblée générale constitutive, - le récépissé de déclaration de création de la préfecture, - l avis de publication au J.O.A.F.E Si vous souhaitez que plusieurs personnes aient la signature, pensez que chacune d entre elles soit mentionnée dans vos statuts (ne pas préciser le nom mais la fonction au sein de l association). Sans cela, vous devrez organiser une assemblée autorisant la signature à telle ou telle personne et donc rédiger un PV supplémentaire. Prévoyez toujours les originaux et des copies de ceux-ci. Lors de l AG constitutive vous avez déterminé avec précision la banque : vous pouvez donc prendre directement rendez-vous avec le responsable chargé des associations. Si lors de de l AG constitutive rien n a été arrêté, n hésitez pas à rencontrer plusieurs banques. Certaines sont spécialisées dans le traitement des comptes associatifs. Dans tous les cas ce sera l occasion de vous présenter et d exprimer vos besoins (financiers ou non). C est un moment clé pour instaurer un climat de confiance avec la banque, pour connaitre les possibilités qui vous seront offertes en cas de difficultés financières, pour exprimer vos besoins d investissement (et donc d un emprunt), pour connaitre les avantages entre cette banque et une autre en bref, comparez et négociez!!! 6

7 En partant du principe qu une affiliation est une adhésion volontaire, déroulons plusieurs questions. L affiliation A la Fédération sportive rattachée à votre discipline. Dans notre cas la Fédération Française de Wushu Arts Energétiques et Martiaux Chinois (FFWAEMC). Tout comme la vôtre, c est tout simplement une association loi Elle regroupe des associations partageant les mêmes objectifs et organise sur un territoire donné la ou les disciplines sportives communes. Elles peuvent posséder l agrément, c est-à-dire être reconnu par l Etat. Certaines ont également la délégation des pouvoirs de l Etat, ce sont alors les «fédérations françaises». Seules les fédérations délégataires peuvent utiliser l appellation «championnat de France», distribuer des titres et grades reconnus. La FFWAEMC est délégataire depuis Parce que vous partagez les mêmes idées et souhaitez participer au développement de votre discipline, parce que vous souhaitez bénéficier des compétences et de l aide de votre fédération en matière de grades, diplômes, compétition, etc. Vous trouverez sur le site de la fédération : Dans l onglet «fédération» rubrique «association», une page «Affiliation» avec la saison concernée. Ce fichier vous explique très clairement la procédure à suivre et reprise ci-dessous. 1) Compléter le bordereau B0. 2) Compléter le formulaire de renseignement en fonction de votre branche. -Interne : AMCI -Externe : AMCX -Energétique : AEC 3) Joignez vos statuts, la parution au J.O.A.F.E ou le récépissé de la Préfecture avec le règlement (75 pour la saison 2012/2013) et envoyez le tout par courrier à l adresse suivante : 7

8 FFWAEMC 27 rue Claude DECAEN PARIS Il sera attribué à votre association un numéro d identification et vous recevrez une attestation d affiliation pour la saison en cours. La démarche suivante consiste alors à licencier tous les membres de votre association. La licence est un timbre autocollant qui reprend les informations spécifiques de vos adhérents (nom, prénom, date de naissance, catégorie d âge) et le numéro de votre association. Chaque timbre est donc unique avec un numéro propre. Il atteste de l appartenance de l adhérent à la FFWAEMC. - Pour partager un objectif commun. - Pour accéder aux manifestations. - Pour promouvoir le wushu. - Pour accéder aux formations, passages de grades, examens etc. - Pour participer à des compétitions officielles. - Pour bénéficier d une assurance dans le cadre de votre pratique. Vous trouverez également la procédure à suivre sur le site : Voici les différentes étapes à suivre : 1) Compléter le bordereau B1. 2) Compléter le bordereau B2, n oubliez surtout de pas de faire signer chacun des adhérents et un des responsables l association au bas de chaque feuille. 3) Joignez le règlement correspondant. Pour la saison 2012/2013 la licence est à 29. 4) Envoyez le tout par voie postale à la fédération (même adresse que pour l affiliation). Lorsque vous commanderez vos licences sur les saisons suivantes, vous aurez la possibilité d effectuer une pré-saisie sur le site de la fédération. Cette démarche n est pas obligatoire mais offre l avantage de voir si l un de vos adhérents est déjà licencié, de suivre le traitement de vos licences et surtout d être traité en priorité lors de la réception de votre dossier par la Fédération. La Pré-saisie ne dispense pas des étapes 1 à 4 mentionnées ci-dessus. 8

9 Vous recevrez par courrier l ensemble des licences ainsi qu un livret du licencié pour chacun de vos membres. Vous pouvez consulter ce document en ligne sur le site. Par la suite, à chaque pré-rentrée, la Fédération vous fera parvenir des bordereaux vierges et des bordereaux pré-remplis pour la commande de vos licences. Sur ces derniers vous n aurez juste qu à faire signer vos adhérents déjà présents l année précédente et renouvelant leur adhésion. 9

10 FFWAEMC et Comité régional Insérer l organigramme spécifique à chaque Comité Régional en liaison avec la Fédération. 10

11 C est l un des organes de fonctionnement de l association avec le Conseil d administration et le bureau. Il existe deux types d assemblées : l assemblée générale ordinaire (ou AGO) et l assemblée générale extraordinaire (ou AGE). Chacune est convoquée par le Président en fonction de ses attributions. La fréquence et des modalités sont déterminées dans les statuts et/ou règlement intérieur. De manière simple retenez ce principe : l AGO est compétente pour les décisions de gestion courante (approbation des comptes) et l AGE est compétente pour les opérations à caractère exceptionnel, notamment celles entrainant une ou plusieurs modifications des statuts, la dissolution de l association Quelle soit ordinaire ou extraordinaire voici les étapes à respecter : 1/ déterminer la date, l heure et le lieu où se tiendra l AG. 2/ Réserver une salle suffisamment grande pour accueillir tous les participants. 3/ Etablir l ordre du jour. 4/ Envoyer les convocations avec l ordre du jour et tous les documents nécessaires. La fiche 2 reprend plus en détail le déroulement d une assemblée. L AGE concerne les évènements «exceptionnels». De ce fait, l ordre du jour ne concernera qu un seul point : soit une modification des statuts (pouvant porter sur plusieurs articles) soit la dissolution. Toutes les modifications de statuts, modifications de bureau, changements de siège social, acquisition ou cession de biens immobiliers doivent être consignés dans un registre spécial prévu à cet effet. Toutes les pages du registre doivent être cotées et paraphées par le Président (pas de feuilles volantes). Au commencement vous inscrirez la dénomination, le siège social et la composition du bureau de votre association décidés lors de l AG constitutive. Ce registre est obligatoire sous peine de sanction. Il faut le conserver indéfiniment. Dans tous les cas reportez-vous à vos statuts et/ou règlement intérieur. 11

12 Le Conseil d administration et le bureau sont deux organes de direction distincts mais une confusion dans les fonctions peut s établir lorsqu il s agit de définir les rôles de chacun. Le bureau est composé de membres du Conseil d administration, la première mission du CA est donc d élire les membres du bureau (si vous avez prévu de mettre en place un CA). Le bureau ne détient pas le «pouvoir tout puissant», sa principale fonction est de «préparer le terrain» pour le Conseil d administration et les assemblées générales : convocation du CA et des AG, préparation du matériel pour les différentes réunions, établissement des ordres du jour, proposition de projet, proposition de budget prévisionnel etc. Les décisions sont prises en fonction des compétences que vous aurez accordées à chaque organe dans vos statuts et/ou règlement intérieur. Là encore, appuyez-vous sur vos statuts et règlement intérieur. Le déroulement des CA est très proche de celui des AG reportez-vous à la fiche 2 si besoin. Chaque décision prise engage l association soit envers ses membres, soit envers des tiers, ses créanciers (banque, fournisseurs, partenaires, ), ses salariés, les collectivités, etc. Il a été vu dans la fiche 1 qu une association déclarée a la personnalité morale et que son représentant légal est le Président. Il n est cependant pas le seul dont la responsabilité peut être engagée. La responsabilité de l association peut être engagée sur le plan civil et pénal. L action en responsabilité civile est déclenchée par un tiers est abouti sur des dommages-intérêts. L action au pénal est déclenchée par un représentant de l Etat, son objectif est répressif d où des sanctions sous formes d amende et/ou emprisonnement suivant la gravité de l infraction. La responsabilité pénale ne peut être engagée que si la loi le prévoit dans ses textes (définition de l infraction et modalités des sanctions). En principe c est l association qui répond des fautes qu elle a commise, le Président ne jouant ici que le rôle du représentant en tant que personne physique. Cependant il se peut que la responsabilité de ce dernier soit engagée s il commet une faute de gestion. On entend par faute de gestion le fait d outrepasser ses fonctions (se référer aux statuts), d agir en dehors de l objet de l association. 12

13 Si d autres personnes sont nommées dans vos statuts avec des fonctions et des limites déterminées (trésorier notamment), elles peuvent voir leur responsabilité engagée tout comme le Président. Il peut arriver pour diverses raisons qu une personne n ayant pas été nommée dirigeant se comporte comme tel (c est le cas par exemple lorsque le Président n assume pas ses fonctions et cela peut constituer une faute de gestion à son encontre). Dans ce cas on parle de dirigeant de fait. La responsabilité d un dirigeant de fait peut être engagée. 13

14 Votre association sera confrontée tôt ou tard a des évolutions qui vont entrainer des modifications. Il vous faut distinguer celles qui entraineront une modification de vos statuts de celles n ayant aucune incidence sur le contenu de ces derniers. Modification de l association Q1 : Modifications des statuts? Oui non Approbation de la modification Suivant les modalités prévues Par les statuts/règlement intérieur AGE Q2 : La modification porte sur un des Points publiés au J.O.A.F.E? Approbation de la modification Suivant les modalités prévues Par les statuts/règlement intérieur AGO ou CA Aucune formalités auprès des Autorités administratives. Oui Non Rédaction PV d approbation. Déclaration Déclaration Modification Modification Modèle CERFA Modèle CERFA + + Justificatifs Justificatifs (fiche 1) Cf. Fiche 1 Pas de nouvelle + Publication Nouvelle Publication J.O.A.F.E Quelques exemples : Toutes les modifications du règlement intérieur ne font l objet d aucune formalité auprès des autorités administratives. Exemple : l augmentation du montant des cotisations (sauf si vous l avez mentionné dans les statuts) Le changement d adresse du siège social doit être déclaré et entraine une nouvelle publication si vous avez mentionné l adresse complète ou si vous changez de ville. Par contre il suffit d une simple déclaration si vous déménagez dans la même ville et que seul le nom de la commune figure dans les statuts. Les modifications portant sur la dénomination de l association et/ou de son objet sont systématiquement soumises à une déclaration et une nouvelle publication. 14

15 C est le fait d adhérer, d approuver l objet et les idées de l association. Elle se traduit par le versement d une cotisation annuelle dont le montant est fixé soit directement dans les statuts soit par décision de l organe compétent. Certaines associations prévoient un droit d entrée, somme financière demandée lors de la première adhésion et versée une fois pour toute. Absolument pas, ils constituent la matérialisation de l investissement de l adhérent mais surtout une ressource financière non négligeable. Vous pouvez n en prévoir qu un sur les deux, le versement d une cotisation annuelle étant d usage. Le seul document obligatoire est le certificat médical de non contre-indication à la pratique de la discipline (nom exact). Exemple : Wushu et non arts martiaux ou sport de combat. Faites mentionner s il s agit d une pratique dans un cadre loisir ou loisir et compétition. Vous pouvez ensuite compléter par une fiche d inscription, la signature du règlement intérieur, une attestation d assurance etc. Si votre association est régie par un règlement intérieur, vos adhérents doivent obligatoirement en avoir connaissance. 15

16 La comptabilité est souvent perçue comme une activité ingrate voire inutile. Pourtant, avec de la rigueur et de la pratique (ne sont-ce pas des qualificatifs attribués aux pratiquants?), la comptabilité se révèle un outil efficace en matière de gestion financière. La tenue d une comptabilité rigoureuse est obligatoire dès que vous sollicitez et obtenez des subventions. Elle permet aussi de respecter l obligation d information de vos adhérents notamment lors de l AGO d approbation des comptes. Plusieurs possibilités : Soit vous êtes parfaitement néophyte et/ou réfractaire, auquel cas vous pouvez vous adresser à des cabinets d expertises comptables, à des organismes spécialisés (profession sport 34 pour l aspect social) ou tout simplement recruter un comptable. Soit vous avez les notions de bases dans ce cas vous pouvez investir dans des logiciels comptables ou chercher sur le net des logiciels en ligne (certains sont gratuits mais prenez le temps de regarder les conditions d utilisation et leurs possibilités). Soit vous travailler sur un tableur type Excel : c est un outil très puissant dès lors que l on sait exploiter quelques fonctions. C est à partir de la dernière possibilité que la question va être abordée : Il y a deux types de comptabilité : la comptabilité d engagement et la comptabilité de trésorerie. La deuxième est plus simple à tenir et suffit généralement pour les associations. Elle consiste à enregistrer les dépenses que nous appellerons des charges et les recettes que nous appellerons des produits. 1/Dès l ouverture d Excel, insérez des feuilles dans votre classeur de façon à en avoir une par mois plus une pour effectuer la synthèse. 2/Renommez chacune d entre elles de janvier à décembre, la dernière CR pour Compte de Résultat. 3/Reproduisez sur le mois de janvier le tableau comme dans l exemple 1. 4/Créez les formules pour chaque sous totaux et totaux (avec la fonction «somme») 5/Créez la formule pour le solde du mois (par différence) 6/Créer la formule «solde cumulé» : =D36+D37 7/La formule du rapprochement est un peu plus complexe : =SI(D54-D55=0;"ok";D54-D55) 16

17 Cette présentation vous permettra : - De suivre vos dépenses et vos recettes mois/mois, - De vérifier que vous êtes en accord avec votre relevé bancaire (si vous ne l êtes pas cela permettra de trouver l origine de la différence), - Surtout de dissocier chacun des postes de fonctionnement de votre association. Cela est très utile lors de l AG pour l approbation des comptes (meilleure lisibilité et donc compréhension de vos adhérents) et pour l établissement du compte de résultat nécessaire pour toutes demandes de subvention. Etudions chacun des postes de manière pragmatique. Poste «Achats» compte 60 Ce poste englobe vos achats de matériel pédagogique, sportif, papeterie, vos frais de fonctionnement si vous êtes propriétaire (EDF, eau), prestation de service. Poste «Services extérieurs» compte 61 Ici vous inscrivez les montants des factures de location, d assurance, d entretien et réparation (exemple : contrat de maintenance d un photocopieur). Poste «Autres services extérieurs» compte 62 Dans ce compte vous enregistrez toutes les factures d honoraires (cabinet comptable si vous en avez un), les frais de publicité, tous les frais de missions (transport, hébergement, restauration), les frais postaux et télécommunication et les frais bancaires (notamment les frais de gestion du compte). Poste «Impôts et taxes» compte 63 Dans la majorité des cas une association ne paie pas d impôt mais si elle se comporte comme une entreprise commerciale elle sera soumise au même titre que les autres sociétés à l impôt sur les sociétés. Dans tous les cas, si vous embauchez une personne (Educateur, secrétaire, comptable, etc. ), vous devrez verser les cotisations URSSAF. Les montants versés viennent s inscrire dans ce compte. Poste «Charges de gestion courante» compte 65 Principalement en cas de différence de règlement entre le montant que vous avez facturé et celui que vous avez perçu (sommes infimes) et dont vous ne réclamez pas le paiement. Poste «Charges financières» compte 66 Se sont toutes les charges liées aux intérêts, que ce soit dans le cadre d un emprunt bancaire ou parce que le compte de votre association était «à découvert» pendant une période donnée. Poste «Charges exceptionnelle» compte 67 Cela peut-être une amende pénale ou fiscale. 17

18 Le terme exceptionnel s entend ici dans le sens où la dépense ne correspond pas au fonctionnement habituel de l association. Le dernier compte «Dotation aux amortissements» compte 68 Ce n est pas un compte que vous utiliserez de manière régulière. Il est utilisé dans les cas où l association a acheté un bien d une valeur conséquente qu elle va garder sur une durée supérieure à un an. De manière simple l association répartie le coût du bien sur l ensemble de la durée d utilisation de ce dernier. Procédons de la même manière pour les recettes ou produits. Poste «ressources propres» compte 70 Si vous vendez des tenues, du matériel, autres, inscrivez les montants dans ce compte. Poste «subventions d exploitation» compte 74 Si vous percevez des subventions de votre commune, département, région, CNDS, autres Les différents montants s inscrivent dans ce compte. Poste «Produits de gestion courante» compte 75 Les cotisations de vos adhérents s enregistrent dans le compte 75. S enregistrent aussi les sommes perçues des locaux que vous possédez (si tel est le cas) et qui ne sont pas affectés aux activités de l association, les sommes perçues en cas de dons manuels Cela peut-être également les écarts entre montant facturé et montant versé (sommes infimes sans que le fournisseur vous demande de payer le manque). Poste «Produits financiers» compte 76 Principalement le compte courant rémunéré par votre banque. Poste «Produit exceptionnel» compte 77 Toutes les sommes perçues de manière exceptionnelle dans le même sens que le compte 67. Poste «Reprise sur amortissement» compte 78 Là encore, vous n utiliserez quasiment pas ce compte, uniquement en cas de cession des biens amortis. Poste «Transfert de charge» compte 79 Les sommes versées par votre assurance suite à un dommage (incendie, dégâts des eaux, ), de manière générale toutes les indemnités. Dans chaque compte vous pouvez créer vos sous comptes, c est à dire différencier les achats de matériel des achats administratifs, les frais de téléphone des frais postaux, la location de la salle des autres locations avec un sous-total à chaque fois de manière à faire ressortir les postes 18

19 significatifs d un point de vue dépenses mais aussi recettes (plus le gain de temps certain pour établir le bilan financier). Dès que vous avez une facture ou un justificatif (dépense ou recette) ne tardez pas, enregistrez le dans le compte correspondant. N hésitez pas à insérer des lignes sur votre tableau. Ce qui est fait n est plus à faire. Une fois le document enregistré, archivez-le soigneusement. Veillez à bien archiver tous vos justificatifs. En cas de contrôle URSSAF (ou autre) ils vous seront demandés. Exemple 1 : Une année comptable ou exercice s étale sur une période de douze mois mais pas obligatoirement de janvier à décembre. Au terme de ces douze mois vous devez clôturer vos comptes pour pouvoir les faire approuver lors de l AGO de fin d année. La présentation des données chiffrées n est pas formalisée mais il peut être bon de la faire dès le début sous forme d un compte de résultat (CR). En effet sa présentation est simple, claire et précise de plus ce document est à fournir en cas de demande de subvention. Lors de l AGO vous présenterez donc le compte de résultat et détaillerez les chiffres (origine, pourquoi? comment? ) c est le bilan financier. 19

20 Reportez dans votre dernière feuille de classeur les libellés de chaque poste (Dépenses et Recettes). Additionnez ensuite pour chaque poste tous les montants que vous avez inscrits dans ces derniers (sur chacun des mois de l année). Exemple : Les cotisations 15 cotisations en septembre, 10 en octobre, 2 en novembre et 1 en avril Vous aurez donc 28 cotisations à X dans votre compte de résultat. Un compte de résultat est toujours équilibré, c est-à-dire : SOMME TOTALE DEPENSES = SOMME TOTALE RECETTES Vous aurez donc un décalage correspondant logiquement au solde de votre banque du dernier mois de votre année comptable (si tout a été correctement enregistré).si le solde de votre banque est positif inscrivez le montant dans la cellule «Excédent» du côté des charges dans le cas contraire Inscrivez le dans la cellule «Déficit» du côté des produits. La gestion de votre association passe forcément par de la planification et donc de la prévision tout simplement pour savoir où vous en êtes et surtout où vous voulez aller (Projets de stage, de formation, compétition, ). Ici encore, par soucis de simplification, vous allez établir un budget prévisionnel dont le formalisme sera identique à vos feuilles de suivi mensuelles. 20