Le nom de l association, son objet et l adresse du siège social. (Modèle Cerfa n 13973*02)

Transcription

1 C est une convention par laquelle deux ou plusieurs personnes décident volontairement de mettre en commun et de façon permanente leurs connaissances ou activité dans un but autre que de partager des bénéfices. (Loi du 1 er juillet 1901). Une association peut exister et fonctionner sans être déclarée mais elle n a pas la «personnalité morale», nécessaire pour ouvrir un compte bancaire, faire des demandes de subvention ou de crédit, intenter une action en justice en cas de litige, acquérir des biens immobiliers. La déclaration peut être également demandée pour s affilier à une fédération. Comme vu précédemment, une association est une convention regroupant au minimum deux personnes (7 pour l Alsace-Moselle). Ces personnes doivent donc se réunir pour rédiger les statuts et désigner le ou les dirigeants lors de «L assemblée générale constitutive». L organisation, le déroulement de l assemblée constitutive et la rédaction des statuts seront abordés plus particulièrement dans les fiches suivantes. En déposant un dossier de déclaration à la préfecture, sous-préfecture ou dans certains cas à la Direction Départementale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale (DDJSCS) du siège social de l association. Pour Paris le dossier est à déposer à la Préfecture de Police et pour L Alsace- Moselle au Tribunal d Instance. Le nom de l association, son objet et l adresse du siège social. (Modèle Cerfa n 13973*02) Les noms, prénoms, professions, domiciles et nationalités des personnes chargées de son administration. (Modèle Cerfa n 13971*02) Les statuts datés et signés par deux personnes du bureau. Une copie du Procès-verbal de l assemblée générale Constitutive. Le règlement par chèque pour la publication au Journal Officiel des Associations et Fondations d Entreprises (J.O.A.F.E). Une enveloppe affranchie à 20 grammes et portant l adresse du siège social de l association ou son adresse de gestion. 1

2 Tarifs 2012 Déclarations de création d association 44 Déclarations de modification d association 31 Déclarations dont l objet ou le nouvel objet publié dépasse caractères 90 Vous recevrez un récépissé de déclaration de création de votre association avec un Numéro RNA (Répertoire National des Associations). Le délai de réception peut varier en fonction de la période à laquelle la demande aura été déposée. Vous recevrez également un exemplaire du J.O.A.F.E dans lequel sera diffusée la création de votre association avec son nom, son objet et son siège social. Vérifiez la conformité des renseignements inscrits dans l article. Ces deux documents sont à conserver absolument. N hésitez pas à les scanner et à en faire des copies tout en archivant bien les originaux. 2

3 Avant de déclencher l assemblée générale Rédigez une proposition de statuts et une proposition de règlement intérieur. Définissez l ordre du jour avec les points essentiels qui sont : - Présentation de l'association et son objet. - Choix du nom et détermination du siège de l'association. - Présentation du projet des statuts et adoption des statuts. - Détermination des membres dirigeants. Ce sont des points clés mais vous pouvez ajouter tout point nécessaire au bon démarrage et fonctionnement de votre association => Le montant de la cotisation, le règlement intérieur, le logo, le choix de la banque, etc. Vous pouvez désormais convoquer toutes les personnes intéressées ou susceptibles de l être. Il vous faut alors envoyer la convocation en y mentionnant la date, le lieu et l horaire de l assemblée constitutive ainsi que l ordre du jour. Le jour de l assemblée faites signer l ensemble des personnes présentes sur un document prévu à cet effet tout en précisant les personnes excusées et les personnes représentées. Désignez la personne qui dirigera l assemblée, c est-à-dire la personne qui présentera et soumettra au vote l ensemble des points de l ordre du jour. Désignez la personne qui prendra des notes sur les commentaires apportés et comptabilisera le résultat des votes de chaque résolution. Notez l heure de début et de fin de la séance. Tous ces éléments vous seront utiles pour rédiger le procès-verbal de l assemblée générale constitutive. 3

4 Légalement il n y a pas de forme ni de contenu imposé. Cependant, la rédaction des statuts peut s avérer utile en cas de litige avec un tiers (radiation d un adhérent par exemple). Il convient donc de prendre le temps de réfléchir aux différents articles que vous souhaiteriez y voir apparaître. Voici quelques points importants : La dénomination : vérifiez que le nom que vous avez choisi pour votre association n est pas déjà utilisé. Cela évitera toute confusion ou conflit avec une autre association (surtout si elle se situe dans un secteur géographique proche). L objet : rédigez soigneusement cet article. Un objet trop flou ne permettra pas de définir quels sont les objectifs de votre association et un objet trop précis l empêchera de s adapter aux différentes évolutions dans le temps. Le siège social : c est le lieu où réside votre association. Si l association se situe sur plusieurs établissements, précisez le lieu de l établissement principal. Indiquez de préférence la ville plutôt que l adresse complète, en cas de changement d adresse dans la même ville vous n aurez pas à modifier les statuts. La durée : elle peut être limitée si l objet est atteint à un moment donné ou illimitée. Préférez, si vous mentionnez cet article, une durée illimitée. Les membres : précisez les conditions d adhésion et les modalités de radiation. Ne mentionnez pas un trop grand nombre de catégories de membres (principalement les membres fondateurs, les membres adhérents et les membres donateurs). Indiquez particulièrement s il doit y avoir versement ou non d une somme d argent. Prévoyez les conditions nécessaires à la perte de la qualité de membre (démission ou radiation). Le fonctionnement de l association et ses organes dirigeants : dans cet article présentez les différents organes de direction, le conseil d administration et le bureau ainsi que la fréquence de leurs réunions. Présentez aussi les différentes assemblées générales (ordinaire et extraordinaire). L essentiel dans cet article est de préciser quel sera l organe compétent pour décider en fonction de l évènement (approbation des comptes => AG ordinaire, dissolution => AG extraordinaire). La création d un Conseil d administration n est pas obligatoire. S il y a création d un Conseil d Administration, précisez le nombre de personnes minimum) Les ressources de l association : mentionnez ici les différentes ressources financières de l association. Il s agit généralement des cotisations, des dons manuels et du mécénat. Si vous envisagez de vendre des produits ou des prestations de service (vente de tenues, cours 4

5 particuliers, ) précisez le également. Vous basculez en effet dans une activité commerciale et dans ce cas précis cette mention devient obligatoire. La modification et dissolution de l association : c est l assemblée générale extraordinaire qui statuera dans les deux cas. Dans cet article présentez seulement les modalités (surtout pour la liquidation). Nomination d un liquidateur qui peut être un membre de l association ou une personne extérieure. Les trois premiers articles doivent tout particulièrement attirer votre attention car c est à partir de ces derniers que sera établie la publication au J.O.A.F.E. Vous pouvez bien entendu ajouter d autres articles comme les moyens, l affiliation, la comptabilité, le règlement intérieur vous pouvez plus ou moins les détailler. Vous pouvez aussi apporter des précisions sur chacun des articles grâce au règlement intérieur. Il doit pour cela être en accord avec vos statuts et ne pas être contraire à la loi. L énorme avantage du règlement intérieur est que vous n aurez aucune autre formalité à effectuer auprès des administrations si celui-ci est modifié. En effet cette modification n entrainera aucune modification des statuts. De ce fait, chaque fois qu un article fait l objet d une précision dans le règlement intérieur, inscrivezle dans vos statuts sur autant d articles que nécessaire. Pour vous aider, vous pouvez également vous appuyer sur les statuts types proposés par la fédération à partir du site : dans l onglet «Téléchargements», rubrique «documents» puis dans la partie «Fédération» vous trouverez un fichier disponible en format PDF «affiliation : exemple de statuts types» 5

6 Vous avez enfin votre récépissé et votre publication dans le journal des associations. Démarche suivante : ouvrir un compte bancaire. Il vous faudra classiquement : - les statuts, - la liste des membres du bureau, - le PV de l assemblée générale constitutive, - le récépissé de déclaration de création de la préfecture, - l avis de publication au J.O.A.F.E Si vous souhaitez que plusieurs personnes aient la signature, pensez que chacune d entre elles soit mentionnée dans vos statuts (ne pas préciser le nom mais la fonction au sein de l association). Sans cela, vous devrez organiser une assemblée autorisant la signature à telle ou telle personne et donc rédiger un PV supplémentaire. Prévoyez toujours les originaux et des copies de ceux-ci. Lors de l AG constitutive vous avez déterminé avec précision la banque : vous pouvez donc prendre directement rendez-vous avec le responsable chargé des associations. Si lors de de l AG constitutive rien n a été arrêté, n hésitez pas à rencontrer plusieurs banques. Certaines sont spécialisées dans le traitement des comptes associatifs. Dans tous les cas ce sera l occasion de vous présenter et d exprimer vos besoins (financiers ou non). C est un moment clé pour instaurer un climat de confiance avec la banque, pour connaitre les possibilités qui vous seront offertes en cas de difficultés financières, pour exprimer vos besoins d investissement (et donc d un emprunt), pour connaitre les avantages entre cette banque et une autre en bref, comparez et négociez!!! 6

7 En partant du principe qu une affiliation est une adhésion volontaire, déroulons plusieurs questions. L affiliation A la Fédération sportive rattachée à votre discipline. Dans notre cas la Fédération Française de Wushu Arts Energétiques et Martiaux Chinois (FFWAEMC). Tout comme la vôtre, c est tout simplement une association loi Elle regroupe des associations partageant les mêmes objectifs et organise sur un territoire donné la ou les disciplines sportives communes. Elles peuvent posséder l agrément, c est-à-dire être reconnu par l Etat. Certaines ont également la délégation des pouvoirs de l Etat, ce sont alors les «fédérations françaises». Seules les fédérations délégataires peuvent utiliser l appellation «championnat de France», distribuer des titres et grades reconnus. La FFWAEMC est délégataire depuis Parce que vous partagez les mêmes idées et souhaitez participer au développement de votre discipline, parce que vous souhaitez bénéficier des compétences et de l aide de votre fédération en matière de grades, diplômes, compétition, etc. Vous trouverez sur le site de la fédération : Dans l onglet «fédération» rubrique «association», une page «Affiliation» avec la saison concernée. Ce fichier vous explique très clairement la procédure à suivre et reprise ci-dessous. 1) Compléter le bordereau B0. 2) Compléter le formulaire de renseignement en fonction de votre branche. -Interne : AMCI -Externe : AMCX -Energétique : AEC 3) Joignez vos statuts, la parution au J.O.A.F.E ou le récépissé de la Préfecture avec le règlement (75 pour la saison 2012/2013) et envoyez le tout par courrier à l adresse suivante : 7

8 FFWAEMC 27 rue Claude DECAEN PARIS Il sera attribué à votre association un numéro d identification et vous recevrez une attestation d affiliation pour la saison en cours. La démarche suivante consiste alors à licencier tous les membres de votre association. La licence est un timbre autocollant qui reprend les informations spécifiques de vos adhérents (nom, prénom, date de naissance, catégorie d âge) et le numéro de votre association. Chaque timbre est donc unique avec un numéro propre. Il atteste de l appartenance de l adhérent à la FFWAEMC. - Pour partager un objectif commun. - Pour accéder aux manifestations. - Pour promouvoir le wushu. - Pour accéder aux formations, passages de grades, examens etc. - Pour participer à des compétitions officielles. - Pour bénéficier d une assurance dans le cadre de votre pratique. Vous trouverez également la procédure à suivre sur le site : Voici les différentes étapes à suivre : 1) Compléter le bordereau B1. 2) Compléter le bordereau B2, n oubliez surtout de pas de faire signer chacun des adhérents et un des responsables l association au bas de chaque feuille. 3) Joignez le règlement correspondant. Pour la saison 2012/2013 la licence est à 29. 4) Envoyez le tout par voie postale à la fédération (même adresse que pour l affiliation). Lorsque vous commanderez vos licences sur les saisons suivantes, vous aurez la possibilité d effectuer une pré-saisie sur le site de la fédération. Cette démarche n est pas obligatoire mais offre l avantage de voir si l un de vos adhérents est déjà licencié, de suivre le traitement de vos licences et surtout d être traité en priorité lors de la réception de votre dossier par la Fédération. La Pré-saisie ne dispense pas des étapes 1 à 4 mentionnées ci-dessus. 8

9 Vous recevrez par courrier l ensemble des licences ainsi qu un livret du licencié pour chacun de vos membres. Vous pouvez consulter ce document en ligne sur le site. Par la suite, à chaque pré-rentrée, la Fédération vous fera parvenir des bordereaux vierges et des bordereaux pré-remplis pour la commande de vos licences. Sur ces derniers vous n aurez juste qu à faire signer vos adhérents déjà présents l année précédente et renouvelant leur adhésion. 9

10 FFWAEMC et Comité régional Insérer l organigramme spécifique à chaque Comité Régional en liaison avec la Fédération. 10

11 C est l un des organes de fonctionnement de l association avec le Conseil d administration et le bureau. Il existe deux types d assemblées : l assemblée générale ordinaire (ou AGO) et l assemblée générale extraordinaire (ou AGE). Chacune est convoquée par le Président en fonction de ses attributions. La fréquence et des modalités sont déterminées dans les statuts et/ou règlement intérieur. De manière simple retenez ce principe : l AGO est compétente pour les décisions de gestion courante (approbation des comptes) et l AGE est compétente pour les opérations à caractère exceptionnel, notamment celles entrainant une ou plusieurs modifications des statuts, la dissolution de l association Quelle soit ordinaire ou extraordinaire voici les étapes à respecter : 1/ déterminer la date, l heure et le lieu où se tiendra l AG. 2/ Réserver une salle suffisamment grande pour accueillir tous les participants. 3/ Etablir l ordre du jour. 4/ Envoyer les convocations avec l ordre du jour et tous les documents nécessaires. La fiche 2 reprend plus en détail le déroulement d une assemblée. L AGE concerne les évènements «exceptionnels». De ce fait, l ordre du jour ne concernera qu un seul point : soit une modification des statuts (pouvant porter sur plusieurs articles) soit la dissolution. Toutes les modifications de statuts, modifications de bureau, changements de siège social, acquisition ou cession de biens immobiliers doivent être consignés dans un registre spécial prévu à cet effet. Toutes les pages du registre doivent être cotées et paraphées par le Président (pas de feuilles volantes). Au commencement vous inscrirez la dénomination, le siège social et la composition du bureau de votre association décidés lors de l AG constitutive. Ce registre est obligatoire sous peine de sanction. Il faut le conserver indéfiniment. Dans tous les cas reportez-vous à vos statuts et/ou règlement intérieur. 11

12 Le Conseil d administration et le bureau sont deux organes de direction distincts mais une confusion dans les fonctions peut s établir lorsqu il s agit de définir les rôles de chacun. Le bureau est composé de membres du Conseil d administration, la première mission du CA est donc d élire les membres du bureau (si vous avez prévu de mettre en place un CA). Le bureau ne détient pas le «pouvoir tout puissant», sa principale fonction est de «préparer le terrain» pour le Conseil d administration et les assemblées générales : convocation du CA et des AG, préparation du matériel pour les différentes réunions, établissement des ordres du jour, proposition de projet, proposition de budget prévisionnel etc. Les décisions sont prises en fonction des compétences que vous aurez accordées à chaque organe dans vos statuts et/ou règlement intérieur. Là encore, appuyez-vous sur vos statuts et règlement intérieur. Le déroulement des CA est très proche de celui des AG reportez-vous à la fiche 2 si besoin. Chaque décision prise engage l association soit envers ses membres, soit envers des tiers, ses créanciers (banque, fournisseurs, partenaires, ), ses salariés, les collectivités, etc. Il a été vu dans la fiche 1 qu une association déclarée a la personnalité morale et que son représentant légal est le Président. Il n est cependant pas le seul dont la responsabilité peut être engagée. La responsabilité de l association peut être engagée sur le plan civil et pénal. L action en responsabilité civile est déclenchée par un tiers est abouti sur des dommages-intérêts. L action au pénal est déclenchée par un représentant de l Etat, son objectif est répressif d où des sanctions sous formes d amende et/ou emprisonnement suivant la gravité de l infraction. La responsabilité pénale ne peut être engagée que si la loi le prévoit dans ses textes (définition de l infraction et modalités des sanctions). En principe c est l association qui répond des fautes qu elle a commise, le Président ne jouant ici que le rôle du représentant en tant que personne physique. Cependant il se peut que la responsabilité de ce dernier soit engagée s il commet une faute de gestion. On entend par faute de gestion le fait d outrepasser ses fonctions (se référer aux statuts), d agir en dehors de l objet de l association. 12

13 Si d autres personnes sont nommées dans vos statuts avec des fonctions et des limites déterminées (trésorier notamment), elles peuvent voir leur responsabilité engagée tout comme le Président. Il peut arriver pour diverses raisons qu une personne n ayant pas été nommée dirigeant se comporte comme tel (c est le cas par exemple lorsque le Président n assume pas ses fonctions et cela peut constituer une faute de gestion à son encontre). Dans ce cas on parle de dirigeant de fait. La responsabilité d un dirigeant de fait peut être engagée. 13

14 Votre association sera confrontée tôt ou tard a des évolutions qui vont entrainer des modifications. Il vous faut distinguer celles qui entraineront une modification de vos statuts de celles n ayant aucune incidence sur le contenu de ces derniers. Modification de l association Q1 : Modifications des statuts? Oui non Approbation de la modification Suivant les modalités prévues Par les statuts/règlement intérieur AGE Q2 : La modification porte sur un des Points publiés au J.O.A.F.E? Approbation de la modification Suivant les modalités prévues Par les statuts/règlement intérieur AGO ou CA Aucune formalités auprès des Autorités administratives. Oui Non Rédaction PV d approbation. Déclaration Déclaration Modification Modification Modèle CERFA Modèle CERFA + + Justificatifs Justificatifs (fiche 1) Cf. Fiche 1 Pas de nouvelle + Publication Nouvelle Publication J.O.A.F.E Quelques exemples : Toutes les modifications du règlement intérieur ne font l objet d aucune formalité auprès des autorités administratives. Exemple : l augmentation du montant des cotisations (sauf si vous l avez mentionné dans les statuts) Le changement d adresse du siège social doit être déclaré et entraine une nouvelle publication si vous avez mentionné l adresse complète ou si vous changez de ville. Par contre il suffit d une simple déclaration si vous déménagez dans la même ville et que seul le nom de la commune figure dans les statuts. Les modifications portant sur la dénomination de l association et/ou de son objet sont systématiquement soumises à une déclaration et une nouvelle publication. 14

15 C est le fait d adhérer, d approuver l objet et les idées de l association. Elle se traduit par le versement d une cotisation annuelle dont le montant est fixé soit directement dans les statuts soit par décision de l organe compétent. Certaines associations prévoient un droit d entrée, somme financière demandée lors de la première adhésion et versée une fois pour toute. Absolument pas, ils constituent la matérialisation de l investissement de l adhérent mais surtout une ressource financière non négligeable. Vous pouvez n en prévoir qu un sur les deux, le versement d une cotisation annuelle étant d usage. Le seul document obligatoire est le certificat médical de non contre-indication à la pratique de la discipline (nom exact). Exemple : Wushu et non arts martiaux ou sport de combat. Faites mentionner s il s agit d une pratique dans un cadre loisir ou loisir et compétition. Vous pouvez ensuite compléter par une fiche d inscription, la signature du règlement intérieur, une attestation d assurance etc. Si votre association est régie par un règlement intérieur, vos adhérents doivent obligatoirement en avoir connaissance. 15

16 La comptabilité est souvent perçue comme une activité ingrate voire inutile. Pourtant, avec de la rigueur et de la pratique (ne sont-ce pas des qualificatifs attribués aux pratiquants?), la comptabilité se révèle un outil efficace en matière de gestion financière. La tenue d une comptabilité rigoureuse est obligatoire dès que vous sollicitez et obtenez des subventions. Elle permet aussi de respecter l obligation d information de vos adhérents notamment lors de l AGO d approbation des comptes. Plusieurs possibilités : Soit vous êtes parfaitement néophyte et/ou réfractaire, auquel cas vous pouvez vous adresser à des cabinets d expertises comptables, à des organismes spécialisés (profession sport 34 pour l aspect social) ou tout simplement recruter un comptable. Soit vous avez les notions de bases dans ce cas vous pouvez investir dans des logiciels comptables ou chercher sur le net des logiciels en ligne (certains sont gratuits mais prenez le temps de regarder les conditions d utilisation et leurs possibilités). Soit vous travailler sur un tableur type Excel : c est un outil très puissant dès lors que l on sait exploiter quelques fonctions. C est à partir de la dernière possibilité que la question va être abordée : Il y a deux types de comptabilité : la comptabilité d engagement et la comptabilité de trésorerie. La deuxième est plus simple à tenir et suffit généralement pour les associations. Elle consiste à enregistrer les dépenses que nous appellerons des charges et les recettes que nous appellerons des produits. 1/Dès l ouverture d Excel, insérez des feuilles dans votre classeur de façon à en avoir une par mois plus une pour effectuer la synthèse. 2/Renommez chacune d entre elles de janvier à décembre, la dernière CR pour Compte de Résultat. 3/Reproduisez sur le mois de janvier le tableau comme dans l exemple 1. 4/Créez les formules pour chaque sous totaux et totaux (avec la fonction «somme») 5/Créez la formule pour le solde du mois (par différence) 6/Créer la formule «solde cumulé» : =D36+D37 7/La formule du rapprochement est un peu plus complexe : =SI(D54-D55=0;"ok";D54-D55) 16

17 Cette présentation vous permettra : - De suivre vos dépenses et vos recettes mois/mois, - De vérifier que vous êtes en accord avec votre relevé bancaire (si vous ne l êtes pas cela permettra de trouver l origine de la différence), - Surtout de dissocier chacun des postes de fonctionnement de votre association. Cela est très utile lors de l AG pour l approbation des comptes (meilleure lisibilité et donc compréhension de vos adhérents) et pour l établissement du compte de résultat nécessaire pour toutes demandes de subvention. Etudions chacun des postes de manière pragmatique. Poste «Achats» compte 60 Ce poste englobe vos achats de matériel pédagogique, sportif, papeterie, vos frais de fonctionnement si vous êtes propriétaire (EDF, eau), prestation de service. Poste «Services extérieurs» compte 61 Ici vous inscrivez les montants des factures de location, d assurance, d entretien et réparation (exemple : contrat de maintenance d un photocopieur). Poste «Autres services extérieurs» compte 62 Dans ce compte vous enregistrez toutes les factures d honoraires (cabinet comptable si vous en avez un), les frais de publicité, tous les frais de missions (transport, hébergement, restauration), les frais postaux et télécommunication et les frais bancaires (notamment les frais de gestion du compte). Poste «Impôts et taxes» compte 63 Dans la majorité des cas une association ne paie pas d impôt mais si elle se comporte comme une entreprise commerciale elle sera soumise au même titre que les autres sociétés à l impôt sur les sociétés. Dans tous les cas, si vous embauchez une personne (Educateur, secrétaire, comptable, etc. ), vous devrez verser les cotisations URSSAF. Les montants versés viennent s inscrire dans ce compte. Poste «Charges de gestion courante» compte 65 Principalement en cas de différence de règlement entre le montant que vous avez facturé et celui que vous avez perçu (sommes infimes) et dont vous ne réclamez pas le paiement. Poste «Charges financières» compte 66 Se sont toutes les charges liées aux intérêts, que ce soit dans le cadre d un emprunt bancaire ou parce que le compte de votre association était «à découvert» pendant une période donnée. Poste «Charges exceptionnelle» compte 67 Cela peut-être une amende pénale ou fiscale. 17

18 Le terme exceptionnel s entend ici dans le sens où la dépense ne correspond pas au fonctionnement habituel de l association. Le dernier compte «Dotation aux amortissements» compte 68 Ce n est pas un compte que vous utiliserez de manière régulière. Il est utilisé dans les cas où l association a acheté un bien d une valeur conséquente qu elle va garder sur une durée supérieure à un an. De manière simple l association répartie le coût du bien sur l ensemble de la durée d utilisation de ce dernier. Procédons de la même manière pour les recettes ou produits. Poste «ressources propres» compte 70 Si vous vendez des tenues, du matériel, autres, inscrivez les montants dans ce compte. Poste «subventions d exploitation» compte 74 Si vous percevez des subventions de votre commune, département, région, CNDS, autres Les différents montants s inscrivent dans ce compte. Poste «Produits de gestion courante» compte 75 Les cotisations de vos adhérents s enregistrent dans le compte 75. S enregistrent aussi les sommes perçues des locaux que vous possédez (si tel est le cas) et qui ne sont pas affectés aux activités de l association, les sommes perçues en cas de dons manuels Cela peut-être également les écarts entre montant facturé et montant versé (sommes infimes sans que le fournisseur vous demande de payer le manque). Poste «Produits financiers» compte 76 Principalement le compte courant rémunéré par votre banque. Poste «Produit exceptionnel» compte 77 Toutes les sommes perçues de manière exceptionnelle dans le même sens que le compte 67. Poste «Reprise sur amortissement» compte 78 Là encore, vous n utiliserez quasiment pas ce compte, uniquement en cas de cession des biens amortis. Poste «Transfert de charge» compte 79 Les sommes versées par votre assurance suite à un dommage (incendie, dégâts des eaux, ), de manière générale toutes les indemnités. Dans chaque compte vous pouvez créer vos sous comptes, c est à dire différencier les achats de matériel des achats administratifs, les frais de téléphone des frais postaux, la location de la salle des autres locations avec un sous-total à chaque fois de manière à faire ressortir les postes 18

19 significatifs d un point de vue dépenses mais aussi recettes (plus le gain de temps certain pour établir le bilan financier). Dès que vous avez une facture ou un justificatif (dépense ou recette) ne tardez pas, enregistrez le dans le compte correspondant. N hésitez pas à insérer des lignes sur votre tableau. Ce qui est fait n est plus à faire. Une fois le document enregistré, archivez-le soigneusement. Veillez à bien archiver tous vos justificatifs. En cas de contrôle URSSAF (ou autre) ils vous seront demandés. Exemple 1 : Une année comptable ou exercice s étale sur une période de douze mois mais pas obligatoirement de janvier à décembre. Au terme de ces douze mois vous devez clôturer vos comptes pour pouvoir les faire approuver lors de l AGO de fin d année. La présentation des données chiffrées n est pas formalisée mais il peut être bon de la faire dès le début sous forme d un compte de résultat (CR). En effet sa présentation est simple, claire et précise de plus ce document est à fournir en cas de demande de subvention. Lors de l AGO vous présenterez donc le compte de résultat et détaillerez les chiffres (origine, pourquoi? comment? ) c est le bilan financier. 19

20 Reportez dans votre dernière feuille de classeur les libellés de chaque poste (Dépenses et Recettes). Additionnez ensuite pour chaque poste tous les montants que vous avez inscrits dans ces derniers (sur chacun des mois de l année). Exemple : Les cotisations 15 cotisations en septembre, 10 en octobre, 2 en novembre et 1 en avril Vous aurez donc 28 cotisations à X dans votre compte de résultat. Un compte de résultat est toujours équilibré, c est-à-dire : SOMME TOTALE DEPENSES = SOMME TOTALE RECETTES Vous aurez donc un décalage correspondant logiquement au solde de votre banque du dernier mois de votre année comptable (si tout a été correctement enregistré).si le solde de votre banque est positif inscrivez le montant dans la cellule «Excédent» du côté des charges dans le cas contraire Inscrivez le dans la cellule «Déficit» du côté des produits. La gestion de votre association passe forcément par de la planification et donc de la prévision tout simplement pour savoir où vous en êtes et surtout où vous voulez aller (Projets de stage, de formation, compétition, ). Ici encore, par soucis de simplification, vous allez établir un budget prévisionnel dont le formalisme sera identique à vos feuilles de suivi mensuelles. 20

21 Méthode : Identifiez les postes de dépenses et de recettes => tous les postes vont-ils être présents d une année sur une autre? La majorité oui mais il se peut qu il y en ait de nouveaux. Appliquez une majoration ou une réduction sur chaque poste=> plus ou moins d adhérents? Salarié ou bénévole? Achat de matériel? Un budget prévisionnel est lui aussi équilibré!!! SOMME TOTALE DEPENSES = SOMME TOTALE RECETTES Autre règle importante, le principe de prudence : ne négligez pas certaines dépenses pour faire apparaitre plus de recettes et n exagérez pas non plus le nombre d adhérents envisagés. La difficulté réside dans le chiffrage hypothétique de ce que sera votre prochaine saison en étant le plus réaliste possible sous peine de voir votre compte bancaire s effondrer. Les associations sont en principe à but non lucratif, ce principe les exonérant de l imposition liée à l exercice d une activité économique : TVA Impôt sur les sociétés et taxe professionnelle. Cependant les associations ont considérablement développé leur activité économique ce qui a conduit les services fiscaux à se poser les questions suivantes : 1/ La gestion de l association est-elle intéressée? => OUI = imposition, NON = question suivante. 2/ Le secteur d activité de l association concurrence-t-elle d autres entreprises? =>NON = Pas d imposition, OUI = application de la règle des 4P. Produit : Le produit proposé par votre association est-il identique à celui proposé par les entreprises? Prix : Les tarifs proposés sont-ils inférieurs, identiques ou supérieurs? Public : Le public visé est-il le même? Publicité : les moyens de publicité sont-ils similaires à ceux employés par les entreprises? Si vous répondez «oui» à une des 4 questions concernant les 4P, votre association sera soumise à la fiscalité. Votre association peut pour autant dégager et rechercher un bénéfice, du moment que celui-ci est réinvesti dans l objet social de votre organisme et non partagé entre les membres dirigeants. 21

22 Très logiquement les cotisations versées par vos adhérents (le montant est déterminé en fonction de vos statuts et règlement intérieur) mais également les subventions, le crédit bancaire, le mécénat et l organisation de manifestations. Les subventions : Vous pouvez vous adresser à votre commune, votre département, votre région et l Etat (CNDS). Les démarches diffèrent quelque peu selon les collectivités mais suivent toutes le même principe. - Présentation de votre association. - Présentation de votre projet associatif. - Présentation de votre ou vos actions. - Le budget de votre association. - Le(s) budget(s) prévisionnel(s) de votre ou vos actions. - Un compte-rendu de chaque action financée si vous avez déjà obtenu des aides. La présentation de votre association recense des données aussi diverses que le nom de votre association, son adresse, le représentant légal (ses coordonnées), le nombre de vos adhérents, etc. Le projet associatif est un document qui présente les différentes directions que vous souhaitez donner à votre association sur une période donnée (au moins sur l année à venir) et qui englobe nécessairement les actions pour lesquelles vous demandez une aide au financement. Pour établir les différents budgets appuyez-vous sur la fiche précédente «comptabilité». Il vous sera généralement demandé de joindre au(x) dossier(s) les documents suivants : - Statuts de l association. - Récépissé de déclaration de votre association. - Copie de publication au J.O.A.F.E. - Un R.I.B. - N de SIRET et N d agrément de votre association (voir la fiche suivante sur ce point). - Les PV des assemblées générales. Le Crédit bancaire : Voici les principales pièces qui vous seront demandées : - Les bilans d activité et financier des 3 dernières années. - Le budget prévisionnel de l année en cours et des 3 années suivantes incluant le remboursement de - l emprunt. - La présentation du projet pour lequel vous sollicitez un emprunt bancaire et les devis ou factures - justifiant le montant demandé. 22

23 Prenez rendez-vous avec votre banquier pour présenter votre projet et négocier les conditions d emprunt. Le mécénat : Définition : Soutien financier, humain ou matériel d une entreprise accordé aux activités sportives, culturelles et scientifique sans contrepartie. Avantage pour l entreprise : Déduction fiscale de 60 % (dans la limite de 5/000 de son chiffre d affaire HT mais reportable sur les 5 exercices qui suivent). Cette réduction d impôt est portée à 66% en cas de don provenant de particulier. Condition préalable : L association doit pouvoir délivrer un reçu fiscal de don. Modèle Cerfa 11580*03 Pour cela vérifier auprès de la Direction Départementale des services fiscaux dont vous dépendez, votre capacité à délivrer des reçus fiscaux de dons (procédure de rescrit). Méthode : 1/Préparer un dossier qui contiendra : -La présentation de votre association -La présentation de votre projet -La présentation du budget prévisionnel des différentes actions (montrant votre capacité à financer votre projet). 2/ Cibler les entreprises susceptibles d être intéressées Ne visez pas forcément que les grandes entreprises, les PME soutiennent également les associations. Renseignez-vous sur les sociétés => Ont-elles une personne chargée de communication? Ont-elles déjà soutenu des associations? Partagent-elles des valeurs communes aux votre? 3/ Prendre contact avec le responsable de communication ou le représentant légal de la société. Dossier à l appui, présentez votre association et votre projet. C est le moment clé autant pour vous que pour la société. 4/ Si l issue du rendez-vous est favorable, établir lors d un prochain entretien une convention de mécénat mentionnant le montant attribué et/ou les moyens matériels, humains et les conditions d utilisation. Etablir également le reçu fiscal de don. Organiser des manifestations : Les manifestations peuvent être diverses : lotos, galas, démonstrations, compétitions Leur finalité étant de générer des ressources financières, ces manifestations doivent faire l objet d une entrée payante, d une buvette, etc En principe ces manifestations sont soumises à la fiscalité (TVA, IS). 23

24 Mais en tant qu association loi 1901 vous pouvez organiser jusqu à 6 manifestations par an totalement exonérée sur le plan fiscal. Cela ne dispense pas des autres démarches : demande d autorisation d organiser une manifestation, demande d autorisation de tenir un débit de boisson (en cas de vente d alcool), versements des droits à la SACEM en cas de diffusion de musique, etc. Autre Piste la mutualisation Ici il ne s agit pas tant de trouver des financements mais de faire des économies. Il est parfois plus simple et plus rentable de réaliser un projet à plusieurs. Le principe repose sur le regroupement des moyens financiers, matériels et humains de plusieurs associations dans le but de réaliser un évènement d une envergure conséquente. 24

25 Accordé par une autorité officielle, il représente un gage de fiabilité et de qualité auprès du grand public. Il est obligatoire pour certaines demandes de subventions et dans le cadre de recrutement de personnel (sous contrats aidés ou non). Déposez un dossier comprenant : -une demande écrite d agrément jeunesse et sport -vos statuts à jour, datés, signés et le règlement intérieur (s il en existe un) -les procès-verbaux, compte de résultat et bilan financier de vos 3 dernières années. Le principe est le suivant : pour obtenir l agrément vous devez démontrer le fonctionnement démocratique de votre association, sa gestion désintéressée et transparente ainsi que l absence de discriminations. A votre Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS). Les modalités peuvent varier sensiblement. Vous devrez le communiquer dans le cadre de dépôt de demandes de subvention. C est un numéro d identification composé de 14 chiffres. Les 9 premiers constituent le SIREN (identification générale) les 5 derniers distinguent chaque établissement. Envoyez une demande à l adresse suivante : Insérer l adresse de la Direction Régionale de l INSEE concernée. 25

26 Joignez à votre courrier : -1 copie du récépissé de déclaration en préfecture. -1 copie de la page 1 des statuts où est mentionné l objet de l association. -1 copie de l extrait paru au Journal officiel. Exemple courrier : Insérer un modèle type de courrier à adresser à la Direction Régionale de l INSEE concernée. Les dossiers de demande de subventions CNDS en propose un parfois dans leur dossier. Vous doutez sur l existence d un numéro SIRET pour votre association, consulter le site suivant : 26

27 Oui : -envers vos adhérents, c est ce que l on appelle le «devoir d information». Il concerne les statuts, le règlement intérieur, la comptabilité et toute information se rapportant au fonctionnement de l association. -envers les collectivités et organismes qui vous ont apporté leur soutien,qu il soit financier, matériel ou humain, notamment les données chiffrées (bilan financier) et rapport d activité pour lesquels ils vous ont aidé. Ces informations constituent un moyen de vérifier la bonne utilisation et dans les conditions prévues de l aide. Non : Communiquer est un excellent moyen pour échanger, pour vous faire connaitre et développer votre association. On distingue la communication interne, avec ses adhérents, et la communication externe, avec votre Fédération, votre comité régional, les fournisseurs, banque, collectivités etc. Communication interne : Il n est pas toujours évident d informer ses adhérents en quantité, en qualité et surtout au moment opportun. Si la communication verbale est un excellent moyen de communication, il n est pas le seul efficace. N hésitez pas à installer un espace communication sous la forme de panneau d affichage sur lesquels vous apposerez toutes les informations que vous jugerez utiles. Prévoyez un espace pour vos adhérents, la communication est à double sens. Trop d information nuit à leur bonne transmission. Ne mettez que les données importantes, les détails seront communiqués de façon verbale par la suite. Veillez aussi à retirer celles qui sont obsolètes pour ne pas submerger vos adhérents qui risqueraient alors de ne plus consulter votre espace communication. Incitez régulièrement vos membres à le consulter. Autres outils de communication internes : -l envoi groupé de mails. -le site internet. 27

28 N abusez pas des mails qui finissent par se perdre dans la masse (et ne sont donc pas lus) ni des infos exclusivement sur votre site et qui finissent par réduire les échanges verbaux. Communication externe : Ici il vous faudra déterminer les interlocuteurs clés de chacun des organismes avec lesquels vous fonctionnez. Par la suite la difficulté résidera dans les réponses à apporter aux questions suivantes : Quand informer? A quelle fréquence? Quelles informations communiquer (pertinence)? Gardez à l esprit cette expression : «loin des yeux, loin du cœur». Si vous ne communiquez jamais, personne ne s attardera sur votre association. Vous pouvez vous appuyer sur l envoi de courrier formalisé par fax, par mail, par voie postale pour tous vos échanges administratifs sans oublier l outil indispensable qu est le téléphone. Vous pouvez utiliser votre site internet, la presse, les affiches pour promouvoir votre association auprès du grand public. Rappelez-vous la règle des 4 P et donc celui de la publicité, si vous utilisez massivement les outils publicitaires vous concurrencez les entreprises du même secteur d activité et vous tombez de ce fait sous le coup de la fiscalité. 28

29 Votre association s est considérablement développée, vous ne parvenez plus à assumer la gestion des cours, la gestion comptable et administrative et vous envisagez donc de recruter une ou plusieurs personnes. Voici les étapes clés depuis le recrutement jusqu à la rémunération et paiement des différentes charges. 1ère étape : Etablissez le profil du poste pour lequel vous souhaitez embaucher. Dressez le profil des compétences que vous attendez de votre futur collaborateur. Passez une annonce auprès de Pôle Emploi ou tout organisme spécialisé dans le recrutement. 2 ème étape : L entretien 3 ème étape : La déclaration d embauche et le contrat de travail. Vous devez effectuer une déclaration unique d embauche (DUE) dans les 8 jours qui précèdent la date d embauche à partir du site : Vous aurez besoin de votre N SIRET, de la date et du lieu de naissance de la personne recrutée, de son numéro de sécurité sociale ainsi que l adresse où elle réside. Vous devez remettre au salarié un document écrit reprenant les principaux éléments suivants : Identité des parties, lieu de travail, qualification, rémunération, date de début de l emploi (date de fin en cas de CDD), durée du travail (hebdomadaire), la convention collective, la durée des congés payés et du préavis en cas de rupture du contrat. S il s agit d un CDD précisez le motif de recours à cette forme de contrat : accroissement temporaire d activité, remplacement d un salarié absent, contrat saisonnier. Prenez le temps de rédiger correctement ce document, car il fera foi en cas de litige. Appuyez-vous sur la convention collective nationale du sport (CCNS) que vous pouvez-vous procurer sur le site : 4 ème étape : La rémunération et les charges sociales. En tant qu employeur vous devez fournir à vos salariés les moyens d effectuer leur travail et les rémunérer en fonction de ce qui a été conclu dans le contrat. La rémunération s effectue généralement mensuellement, par chèque ou virement pour les montants supérieurs à Les espèces sont possibles pour les montants inférieurs. 29

30 Vous devez fournir également un bulletin de paie qui comporte les mentions suivantes : -l identité de l employeur (dénomination, adresse, N SIRET, code APE) -l identité du salarié (Nom, poste occupé, classification dans la convention collective) -la convention collective appliquée -les caisses auxquelles vous cotisez -Les éléments composant le salaire brut (nombre d heures au taux normal et majorés, les primes ) -Les prélèvements sociaux -Le net à payer -Les droits à congés payés (pris et disponibles) 5 ème étape : Les charges sociales Vous déclarez vos charges sociales à l aide d un bordereau prévu à cet effet, trimestriellement si vous employez 9 salariés au plus, mensuellement au-delà. Sur le bordereau vous mentionnerez : - le nombre de salariés (sont exclus des effectifs les intérimaires, apprentis, étudiants et stagiaires) - le montant des rémunérations (global et plafonné) - les cotisations versées (assurances sociales, accident du travail, allocation familiale, CSG et CRDS). En fin d année vous déclarerez la totalité des sommes versées sur un tableau récapitulatif annuel. 1/ Les réductions Réduction «Fillon». 2/ Les exonérations Si votre association se situe en ZRR, ZRU ou zones franches urbaines. 3/ les contrats CUI-CAE Contrat d avenir, d apprentissage, de professionnalisation Pour certains vous pouvez bénéficier de prise en charge partielle de la rémunération, pour d autres d exonération de charges sociales. Rapprochez-vous de votre caisse URSSAF qui certes encaisse les cotisations mais accompagne aussi les associations dans les dispositifs d aide à l emploi. Par ailleurs vous trouverez une mine d informations sur leur site à l adresse suivante : 30

31 1/ La Franchise mensuelle de cotisations Elle concerne les associations à but non lucratif employant moins de 10 salariés permanents (les sportifs ne sont pas pris en compte dans le calcul) au 31 décembre de l année précédente. Ce dispositif s applique aux sportifs durant une compétition et aux personnes assurant les fonctions d organisation des manifestations (billetterie par exemple) dans la limite de 5 par mois et par personne. Le montant de la franchise est limité à 70 % du plafond journalier soit 117 au 01/01/2012. Si ces conditions sont respectées, les sommes versées durant ces manifestations ne sont pas soumises aux cotisations. 2/ L assiette forfaitaire Ce dispositif peut s appliquer sans conditions d effectif permanent au sein de la structure et concerne les sommes versées aux sportifs, aux personnes indispensables à l organisation de manifestations mais aussi les éducateurs sportifs (enseignants). Le principe est d alléger les cotisations sociales en se basant non pas sur les rémunérations réellement versées mais sur une assiette forfaitaire réduite (cf. barème ci-dessous). Rémunération brute mensuelle (RBM) Assiette forfaitaire RBM < < RBM < < RBM < < RBM < < RBM < RBM > 1060 Salaire Réel Exemple : vous versez une rémunération brute mensuelle à la personne en charge de l enseignement de la discipline de 650. Les charges sociales ne seront pas calculées sur 650 mais sur 231. Les dirigeants et personnels administratifs n entrent pas dans les catégories des personnes concernées. Les personnes concernées par les dispositifs dérogatoires peuvent cumuler franchise et assiette forfaitaire. Vous trouverez tous les détails et des cas pratiques sur le site : 31

32 Même si le nombre de salariés dans les associations ne cesse de progresser, les bénévoles représentent la majorité des personnes en charge du fonctionnement de ces dernières. Si les bénévoles ne peuvent prétendre à une rémunération, l association peut leur rembourser les frais qu ils ont engagés lors d une ou plusieurs missions. Pour cela élaborer une feuille «note de frais» ou «feuille de mission» (modèle à la fin du livret) qui comportera les principaux éléments suivants : -nom, prénom de la personne missionnée -date, lieu et objet de la mission -détail des frais engagés (Hébergement, restauration, frais kilométriques, Ticket de transport ). A cette feuille complétée, la personne missionnée devra joindre les originaux des justificatifs. A conserver précieusement car c est votre pièce justificative comptable. Le bénévole peut renoncer au remboursement de ces frais. Dans ce cas il rédige une lettre de renonciation à l attention de l association. Cette renonciation permet au bénévole de déduire sur le montant de ses revenus personnels imposables le montant qu il aurait perçu par l association. Un bénévole par définition n est pas rémunéré mais il accompli cependant des tâches qui peuvent être valorisées sur un plan comptable. Cela permet de faire prendre conscience aux adhérents par des outils quantifiables (combien l association aurait payée) du coût des actions remplies par les bénévoles et donc d en tirer une certaine reconnaissance. La valorisation permet de donner une image comptable plus fidèle de votre association, une meilleure transparence notamment si vous déposez des dossiers de demande de subvention ou si votre association exerce une activité commerciale. Pour chaque tâche accomplie calculez le temps passé et multipliez le par le taux horaire que vous auriez appliqué si la tâche avait été effectuée par un salarié ou un prestataire. Dans le doute, utilisez le taux horaire du SMIC en vigueur. 32

33 Assurance Si vous êtes locataire, vous avez l obligation de souscrire une assurance multirisque couvrant les risques suivants : -Dégâts des eaux. -Incendies et risques d explosion. Contracter une assurance en responsabilité civile et pénale bien que non obligatoire est grandement conseillée. Dans tous les cas posez-vous les questions suivantes : - Qui mon assurance couvre-t-elle (Dirigeants, adhérents, enseignants, bénévoles, salariés, )? - Quelles situations encadre-t-elle (cours, cours d essai, compétition, démonstration, manifestations diverses )? - Quelles périodes et lieux sont concernés (durant l évènement, durant les trajets, dans la salle de cours, autres lieux)? - Couvre-t-elle les biens mobiliers (matériel, véhicule, )? - Quelles garanties financières propose-t-elle? - Les tarifs varieront bien sûr en fonction de votre activité, du nombre de personnes couvertes, de la valeur de vos biens mobiliers et/ou immobiliers et des garanties financières offertes. Affichage obligatoire -Une copie de l attestation d assurance. -Les diplômes des enseignants de votre association (éventuellement les cartes professionnelles). -Les textes règlementaires en matière d hygiène et sécurité. -L organisation des secours (consignes d évacuation, N de téléphone du SAMU, Pompiers, Police). -Une copie de l accusé de réception de déclaration de votre association, le cas échéant de votre établissement. -Le règlement intérieur. Si vous employez du personnel : 33

34 -La convention collective ou à défaut son numéro et où se la procurer. -Les numéros de l inspection du travail et de la médecine du travail. En matière de normes de sécurité et d hygiène, référez-vous au code du sport. L article A du code du sport apporte les précisions suivantes : - Surface minimum de travail sans obstacles : 25 m² - Hauteur sous plafond (poutre et/ou éclairage) : 2.50 m - Capitonnage de tous les éléments situés à une distance inférieure à 1m du tapis. - Les matériaux de protection doivent être aux normes de sécurité en vigueur. - Nécessaire de 1 er secours à proximité ainsi qu un téléphone et numéros des secours à composer en cas d urgence. Pour plus d information vous pouvez consulter le code du sport dans son intégralité sur le site : Vous pouvez également trouver d autres éléments grâce au règlement sanitaire départemental type. Il suffit de reprendre le libellé ci-dessus et de préciser votre département. Ce document indique notamment que pour 40 usagers simultanés il faut prévoir : - 2 WC, 2 urinoirs, - 2 salles de douches collectives (15 pommes de douche) et 2 cabines individuelles. Ces nombres sont à proratiser en fonction du nombre de personnes présentes simultanément dans l enceinte de votre établissement. Si vous créez votre propre structure : Vous devez la déclarer auprès de la DDCS dont dépend la structure (siège social) à l aide du modèle CERFA N 12698*01. Ce document est à envoyer deux mois avant l ouverture de votre établissement. La personne qui exploite l établissement ne doit pas avoir fait l objet de condamnation judiciaire. 34

35 De manière simple les formations sont classées en formations diplômantes ou qualifiantes, qu elles concernent le domaine du sport (et plus spécifiquement votre discipline) ou pas. La FFWaemc propose diverses formations pour pouvoir enseigner, arbitrer, passer des grades etc. Enseigner : Le certificat de moniteur (CM) ce diplôme fédéral ne permet pas d enseigner contre rémunération. Le certificat de qualification professionnelle (CQP) est un diplôme qui permet d être rémunéré à hauteur de 300 heures par an. Ce diplôme convient donc particulièrement dans le cadre d une activité complémentaire. Le diplôme d état de la jeunesse, de l éducation populaire et du sport (DEJEPS), comme son nom l indique c est diplôme professionnel qui est reconnu par l Etat et qui vous permet donc d enseigner conte rémunération sans restriction. Vous trouverez sur le site de la Fédération : Toutes les informations utiles sur le volume horaire, les conditions préalables, les tarifs, le contenu général des formations, les équivalences, les allègements, les dispenses et la VAE le cas échéant. Arbitrer : Vous débuterez en tant que stagiaire après avoir suivi des stages de formation régionaux. Pour cela prenez contact avec les responsables régionaux d arbitrage (RRA) : Indiquer les nom, prénom et adresse mail de chaque RRA. Elles vous communiqueront les modalités pour participer aux stages, les conditions nécessaires, les dates des prochains stages et les possibilités d évolution. Passer des grades : Le Comité Régional propose avant chaque passage de grades des sessions de préparation à l examen. Cette préparation n est pas obligatoire cependant elle permet au candidat de mieux appréhender l épreuve par des mises en situations avec explication des différents points évalués. Vous pouvez vous adresser au Président de CORG : 35

36 Indiquer les nom, prénom et mail du Président du CORG Il existe aussi des formations préparant aux attestations techniques (ATT). Ces attestations concernent les branches et constituent un prérequis technique pour entrer en formation (CM, CQP, DEJEPS). Enfin la fédération propose des formations variées sur le principe de la formation continue notamment sur le handicap, formation des entraîneurs, etc. Vous pouvez, pour plus d informations, vous rapprocher du service de formation national ou la commission formation du Comité Régional : Service formation FFWaemc : [email protected] ou [email protected] Indiquer les nom, prénom et mail en charge de la formation au sein du Comité Régional. Non, bien entendu, si vous êtes seul ou peu nombreux à diriger votre structure, il vous faut avoir des connaissances aussi variées que complètes dans les domaines juridique, administratif, comptable, communicationnel,. Ces connaissances sont en constante évolution donc bien qu il ne soit pas nécessaire d être avocat, expert-comptable ou directeur des ressources humaines suivre des formations qualifiantes permet de combler des lacunes et ainsi améliorer le fonctionnement de votre association. Les communes proposent des formations gratuites dans ces divers domaines n hésitez donc pas à prendre contact avec elles. 36

37 Le Congé Individuel de Formation (CIF) : L objectif de ce congé est de favoriser la réorientation professionnelle, d accéder à un niveau supérieur de qualification ou tout simplement d évoluer dans votre métier. Le principe consiste à suivre une formation soit sur le temps de travail et/ou hors temps de travail. Le coût de la formation, de la rémunération peuvent faire l objet d une prise en charge totale ou partielle par un organisme paritaire collecteur ici OPACIF. Chaque OPACIF détermine les modalités de prise en charge des CIF notamment sur le volume horaire minimum, maximum et la répartition des formations. Pour pouvoir bénéficier d un CIF vous devez pouvoir justifier de : - 24 mois d ancienneté dont 12 dans l entreprise où vous êtes salarié(e) dans le cadre d un CIF CDI mois d activité dans le secteur privé au cours des 5 dernières années dont 4 consécutifs dans le cadre d un CIF CDD. La procédure à suivre est la suivante : 1/ Déterminer la formation à suivre. 2/ Prendre contact avec l OPACIF dont vous dépendez (en fonction du secteur d activité), ce dernier vérifiera que vous êtes bien rattaché à leur organisme et vous remettra un dossier à compléter. 3/ Demander une autorisation d absence à votre employeur (CIF CDI). Votre employeur peut demander le report de votre CIF aux deux motifs qui suivent : - Votre absence est préjudiciable au bon fonctionnement de l entreprise. - Le pourcentage d effectifs simultanément absents est trop élevé (fonction du nombre de salariés). 4/ Constituer le dossier de demande de CIF. Il vous sera demandé les justificatifs d ancienneté, un curriculum vitae, une lettre de motivation présentant votre parcours professionnel et personnel, votre projet de formation et surtout votre motivation vis-à-vis de votre projet, l autorisation d absence de votre employeur (CIF CDI). 5/ Le dossier passe ensuite en commission pour déterminer la prise en charge ou non de votre formation et éventuellement la prise en charge de votre rémunération. Portez une attention particulière à chacune des étapes, elles font l objet d un calendrier à respecter et vérifiez soigneusement que votre dossier soit complet sous peine d être rejeté. 37

38 Le secteur associatif dépend de l OPACIF AGEFOS PME, site internet : et UNIFORMATION, site internet : Le Droit Individuel à la Formation (DIF) : Qui peut en bénéficier? Tous les salariés à temps complet ou partiel ayant 12 mois d ancienneté. Principe : Le DIF est un dispositif permettant de suivre des formations professionnelles rémunérées pendant le temps de travail ou hors temps de travail. Modalités : Chaque salarié acquiert des droits à formation au prorata de leur temps de travail, le maximum étant de 20 heures par an pour un temps complet. Ces droits peuvent être cumulés sur une période maximale de 6 ans soit 120 heures au plus. L objectif est de favoriser une qualification supérieure, le perfectionnement des connaissances en l absence de convention ou accord. C est le salarié qui fait valoir ses droits auprès de son employeur par écrit avec accusé de réception de préférence. L employeur dispose d un délai de 1 mois pour notifier sa réponse. Les aides régionales : La région peut également sous certaines conditions vous aider dans votre parcours professionnel. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur le site : Rubrique : «Services» puis «se former en Languedoc-Roussillon». Les fonds propres : L association peut prendre en charge en partie ou la totalité du coût de la formation en s appuyant sur ses fonds propres. La charge sera d autant plus légère à supporter que le projet de formation aura été planifié à l avance et donc qu une ou plusieurs provisions auront été dotées. Le crédit bancaire : Prenez rendez-vous avec le responsable de gestion des associations de votre banque afin de soutenir votre projet et de négocier les conditions d emprunt. Les conditions d obtention du crédit seront fonction de votre capacité à : - Présenter les fortes probabilités de réussite de votre projet. - Mettre en avant les avantages financiers futurs que pourra apporter cette formation. - Montrer les moyens dont vous disposez pour rembourser l emprunt voire de prendre en charge une partie du coût de la formation. 38

39 Pour participer à une compétition, chaque personne intéressée doit pouvoir justifier : Du timbre de licence de la saison en cours. D un passeport sportif dûment complété avec photo d identité et tampon du Comité Régional apposé et où seront mentionnés vos grades, classes et titres avec exactitude. D un passeport médical où sont mentionnés les résultats des examens médicaux nécessaires (pour chaque saison) à savoir, le certificat médical de non contre-indication à la pratique du wushu en compétition, un examen ophtalmologique et un électrocardiogramme (les 2 derniers examens concerne les compétiteurs souhaitant participer aux épreuves combat). Pour les mineurs une autorisation parentale précisant, la date, lieu et objet de la rencontre. Chaque forme de compétition est régie par un règlement (taolu, combat, moderne, traditionnel, éducatif, avenir, loisir, sanda A). Il est nécessaire pour le bon déroulement des compétitions que chaque entraineurs, compétiteurs en est une bonne connaissance. Une méconnaissance de la règlementation peut pénaliser les compétiteurs voire une issue négative sur le résultat de leurs participation. Vous pouvez vous procurer tous les règlements sur le site : Dans la rubrique compétition puis l onglet «les compétitions» et enfin «les règlements». Vous y trouverez également la règlementation médicale et le calendrier national. 39

40 Chaque année des stages sont organisés dans la région afin de mettre à jour les connaissances en fonction des modifications éventuelles. Si ces stages s adressent bien évidemment aux arbitres, ils sont ouverts aux dirigeants, aux compétiteurs et toutes personnes souhaitant se former sans pour autant intégrer le corps arbitral. Pour cela rapprochez-vous des RRA de la région : Indiquer les nom, prénom des RRA du Comité Régional Le Haut Niveau représente l excellence sportive. La reconnaissance du Haut Niveau d une discipline n est pas systématique, le Directeur Technique National (DTN) établit et doit soutenir devant le ministère des sports son parcours d excellence sportive (PES). La FFWUSHU a obtenu la reconnaissance du haut niveau pour le wushu moderne (taolu et combat) en septembre Le PES présente : Les compétitions de référence. Les moyens de détection. Les méthodes d entrainement et de sélection. Les inscriptions sur les listes de Haut Niveau (Elite Sénior Jeune) et les autres listes (Espoir et Reconversion). Les différentes aides (financière formation concours insertion et aménagement professionnel). Les aides personnalisées (remboursement de frais primes). Plus d informations sur le site : rubrique «Equipe de France» puis onglet «En savoir plus». Le DTN a nommé dans chaque région un Conseiller Détection Régional (CDR), leur mission est d aider les enseignants dans la détection. Vous avez dans votre association, un ou plusieurs élèves dont le potentiel vous semble prometteur n hésitez pas à prendre contact avec notre CDR : Indiquer les nom, prénom et mail du CDR. Vous pouvez également utiliser les questionnaires mis en ligne sur le site de la fédération dans les documents à télécharger. 40

41 Organiser une manifestation que ce soit une démonstration, une journée portes ouvertes, un stage etc. constitue un moyen de communication, un moyen de ressources financières, favorise le développement de votre association, les échanges entre vos adhérents et d autres pratiquants donc une source d expérience et d enrichissement pour tous. Pour cela posez-vous les questions : - Pourquoi? => Quelle est la finalité de votre manifestation? (Promouvoir votre association, récolter des fonds, ). - Quand? => A quelle date se déroulera l évènement? - Comment? => Cette question soulève les différents points des moyens matériels et financiers. - Où? => La ville, la salle où se tiendra la manifestation. - Avec Qui? => Ici il s agit d évaluer quels seront les différents partenaires que vous pourrez solliciter. - Pour qui? => A qui s adresse cet évènement vos adhérents, un public néophyte,? A partir des réponses que vous aurez obtenues, élaborez un plan d action, un échéancier, et un budget prévisionnel. - Le premier document déterminera toutes les étapes nécessaires au projet : conception, réalisation, évaluation. Ne négligez pas l étape «évaluation», elle vous permettra de déterminer si l objectif a été atteint. Dans l hypothèse où la réponse est négative, vous pourrez en dégagez les raisons. De plus si vous avez sollicité des aides extérieures elle vous permettra de rédigez un compte-rendu d action auprès de vos bienfaiteurs. - Le deuxième fixera les dates auxquelles les différentes étapes devront être débutées et terminées. - Le dernier estimera le coût de l opération et les recettes attendues. Vous pouvez vous appuyer sur une feuille type présentée dans le chapitre III : Gestion de l association, Fiche 10 : Comptabilité et fiscalité. - prenez contact avec la commune qui recevra la manifestation, -déposez des demandes de subventions auprès de collectivités (le projet devra donc être suffisamment avancé dans l étape «conception» pour pouvoir respecter les délais de dépôt des dossiers), 41

42 - impliquez vos adhérents, - allez à la rencontre d entreprises dans le cadre du mécénat (avec un dossier de présentation). - enfin vous pouvez-vous rapprocher du Comité Régional : Celui-ci vous accompagnera sur la réalisation de votre manifestation en fonction de vos difficultés, vos besoins. Indiquer les nom, prénom et mail de la personne en charge de la communication au sein du Comité Régional. L aspect communicationnel est un point important à toutes les étapes de votre projet. Pendant la conception pour vérifier la cohérence et la faisabilité de ce dernier. Pendant la réalisation pour un meilleur suivi de l évolution du projet, pour trouver des ressources financières, matérielles, humaines et pendant vos rendez-vous avec les collectivités. Point primordial, la promotion de l évènement grâce aux différents supports publicitaires fait partie intégrante de la communication et de la réussite du projet. 42

43 Autorisation : Vous devez demander une autorisation d organiser votre manifestation, surtout si elle se passe en extérieur, auprès de la commune où elle se déroulera. Assurance : Pensez à informer les pompiers, gendarmerie ou commissariat de police. Peu importe le lieu, extérieur ou intérieur, vérifiez si l assurance que vous avez souscrite comprend ce type de manifestation. Dans le cas contraire souscrivez-en une. Hygiène et sécurité : Conformez-vous aux normes d hygiène et de sécurité relative aux établissements recevant du public (ERP). Exemples : Sortie de secours, nombre limite de personnes pouvant être accueillies, extincteurs, évacuateurs de fumée. Débit de boisson : Vous devez demander auprès de la mairie une autorisation pour ouvrir un débit de boisson temporaire en précisant les catégories. Vous devez également déclarer l ouverture auprès de la recette locale des impôts. La SACEM : Le nombre de demande d ouverture de débit de boisson temporaire est limité sur une année. Vous prévoyez de diffuser de la musique lors de votre manifestation, vous devez obtenir une autorisation préalable auprès de la SACEM. Suivant l origine de votre manifestation et sous certaines conditions un forfait est appliqué. Exemple : Lors d une rencontre sportive et où la musique joue un rôle accessoire. Plus d information sur le site : 43

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45 Modèle : Feuille de note de frais Nom :.. Prénom : Objet de la mission :. Dates limites de la mission :.. Lieu de la mission : Adresse de départ (si déplacement avec véhicule personnel) :. Avion / Train : Frais déplacements : Prix billet : Véhicule personnel : Autres (location, taxi, bus, ) : Carburant : Péage : Nombre Km :. x barème... : Montant : Montant : Montant : Hôtel : Frais Hébergement : Nombre Nuits :.: Petit déjeuner : Déjeuner : Diner : Frais restauration : Nombre: : Nombre:.: Nombre:.: Frais divers : Divers (précisez) :. Divers (précisez) :... Montant : Montant : Montant total : Le : Le : Signature Demandeur : Signature Trésorier : 45