MINISTÈRE DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET EUROPÉENNES LE COFINANCEMENT DES PROJETS ET PROGRAMMES DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES GUIDE MÉTHODOLOGIQUE AFD - Alice Cuvellier - Mali AFD - Paul Kabré - Burkina- Faso
Le cofinancement des projets et programmes des organisations non gouvernementales 1
Table des matières INTRODUCTION...3 1. L AGENCE FRANÇAISE DE DEVELOPPEMENT...3 2. L AFD ET LES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES...3 3. LA REFORME DU DISPOSITIF D APPUI AUX ONG...4 4. LA DIVISION DU PARTENARIAT AVEC LES ONG (DPO)...4 5. LES TYPES DE FINANCEMENT DISPONIBLES...5 PREMIERE PARTIE : LES CONDITIONS GENERALES D ELIGIBILITE AUX FINANCEMENTS DE L AFD...6 1. CRITERES D ELIGIBILITE DE L ORGANISME DEMANDEUR...6 2. CRITERES DE SELECTION DES PROJETS...8 DEUXIEME PARTIE : LES MODALITES DE PRESENTATION D UNE DEMANDE DE FINANCEMENT A L AFD...16 1. DEPOT D UNE DEMANDE DE FINANCEMENT...16 2. INSTRUCTION D UNE DEMANDE DE FINANCEMENT...17 3. MODALITES DE PRESENTATION DU DOSSIER ADMINISTRATIF...18 4. COMPOSITION DU DOSSIER TECHNIQUE ET FINANCIER...18 TROISIEME PARTIE : LES MODALITES DE SUIVI DE L EXECUTION DES PROJETS PAR L AFD...22 1. CONTRACTUALISATION...22 2. MODALITES ET COMPOSITION DU COMPTE RENDU TECHNIQUE ET FINANCIER...23 ANNEXE 1 - FICHE DE RENSEIGNEMENT DEMANDEUR...26 ANNEXE 2 - FICHE D INFORMATION RELATIVE AU(X) PARTENAIRE(S) LOCAL (AUX)...28 ANNEXE 3 - NOTE DE PRESENTATION DE PROJET...29 ANNEXE 4 - INSTRUMENTS OU NATURES DES DEPENSES...37 ANNEXE 5 - MODE DE CALCUL DE LA VALORISATION...39 ANNEXE 6 MODELE DE CONVENTION...42 2
INTRODUCTION 1. L Agence Française de Développement Institution financière spécialisée, l AFD est au cœur du dispositif français de l aide publique au développement. Elle agit, depuis plus de soixante ans, pour combattre la pauvreté et favoriser le développement des pays du Sud. Elle développe aussi des partenariats financiers et intellectuels avec d autres bailleurs de fonds et s attache à défendre l influence française dans la sphère du développement. Grâce à la large gamme d instruments financiers qu elle a su développer et enrichir, l AFD soutient les pouvoirs publics, le secteur privé et les réseaux associatifs locaux pour la mise en œuvre de projets qui contribuent à l amélioration des conditions de vie des populations. L AFD est présente dans plus de 70 pays et dans les collectivités d Outre-mer. En 2008, l AFD a consacré 3.15 milliards d euros au financement d actions dans les pays du Sud et 1 milliard d euros en faveur de l Outre-mer. Ses actions en faveur de la croissance économique et de la préservation de l environnement s inscrivent directement dans le cadre des Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD). Ces objectifs de développement prioritaires, définis en 2000 par les Nations unies, visent à réduire de moitié la pauvreté dans le monde d ici à 2015. L AFD contribue également à la préservation des biens publics mondiaux et peut répondre à des situations de crise. 2. L AFD et les Organisations non gouvernementales Les premières collaborations Dès le début des années 1990, l AFD s appuie sur des ONG spécialistes du développement agricole et urbain, comme maître d ouvrage de certains projets. Au tournant des années 2000, l évolution du dispositif français de coopération conduit l AFD à élargir le champ et le volume des collaborations avec les ONG, et à travailler sur de nouvelles thématiques (éducation, santé, environnement). A partir du milieu des années 2000, les accords-cadres signés entre les ONG et l AFD, le cas échéant déclinés en projets opérationnels, se multiplient, en particulier dans le domaine de l environnement (accords-cadres signés avec WWF, WCS, CI, UICN ). Au-delà de ces collaborations, on assiste également à une diversification des formes de partenariat : prestation de service, cofinancement, délégation de compétence, etc. Le Programme d orientation stratégique de l AFD (POS 2) et ses implications Dans le cadre de son deuxième programme d orientation stratégique (POS 2) adopté fin 2006, l AFD compte parmi ses priorités le développement des partenariats avec les entreprises, les collectivités locales, les ONG et les fondations. En ce qui concerne les ONG, cette priorité est déclinée dans le «plan d action pour une collaboration renforcée entre l AFD et les ONG». Ce plan d action prévoit l institutionnalisation d un dialogue stratégique avec les ONG, le développement d actions de capitalisation et le financement de 3
l action des ONG au travers d instruments financiers et de procédures adaptées (FISONG et Concours locaux de faibles montants (CLFM) - cf. site : www.afd.fr). Au sein des trois axes stratégiques mentionnés ci-dessus, de nombreuses actions ont déjà été menées. Elles ont permis le renforcement du partenariat entre l AFD et les ONG à plusieurs niveaux (stratégique, sectoriel, géographique, etc.) En 2007, l AFD a collaboré avec 137 ONG (106 en 2006), dont 57 ONG locales, 51 ONG françaises et 27 ONG internationales, pour un décaissement total en direction des ONG de 17.6 M (15.9 en 2006), soit 5 % de l enveloppe subvention de l AFD. En 2008, l AFD a collaboré avec 120 ONG pour un décaissement total de 21 M. 3. La réforme du dispositif d appui aux ONG Dans le cadre de la Révision générale des politiques publiques (RGPP), l AFD s est vue déléguer une partie de l activité de financement public des initiatives des ONG jusqu à présent gérée par la Mission d appui à l action internationale des ONG (MAAIONG) au sein du ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE). Ce transfert concerne le financement des initiatives d interventions locales (hors aide humanitaire et appui au volontariat), des projets de sensibilisation au développement et de structuration du tissu associatif. Les responsabilités que l Etat confie à l AFD concernent, d une part, les conventions de financement en vigueur au 1 er janvier 2009 conclues par le MAEE, dont l AFD assure le suivi technique et opérationnel et, d autre part, les nouveaux projets engagés postérieurement au 1 er janvier 2009, pour lesquels l AFD met en œuvre l instruction, le financement, ainsi que le suivi technique et opérationnel. L année 2009 est une année de transition au cours de laquelle l AFD entend privilégier la continuité avec le dispositif en vigueur à la MAAIONG. Le financement des initiatives des ONG est mené pour le compte de l Etat dans le cadre d une convention signée entre l AFD et le MAEE. Les décisions de financement sont prises par un comité présidé par le MAEE sur la base du travail d instruction de l AFD. Une réflexion sur l élaboration de la stratégie à adopter et la création de nouveaux instruments de financement sera menée en 2009 par l AFD, conjointement avec les ONG et le ministère des Affaires étrangères et européennes, pour préparer le transfert de cette activité pour le compte propre de l AFD prévu en 2010. 4. La Division du Partenariat avec les ONG (DPO) Depuis le 1 er janvier 2009, la Division du Partenariat avec les ONG (DPO) assure, d une part, le suivi du partenariat stratégique avec les ONG dans le cadre du POS2 et, d autre part, l activité de financement des initiatives des ONG. La DPO est dirigée par Catherine Bonnaud. Pour toute information, contactez Isabelle Lise (_ong@afd.fr) au 01.53.44.45.54. DPO rend compte à la Mission des Relations avec la société civile (DGM/CIV) de la Direction générale de la Mondialisation, de la Coopération et des Partenariats du ministère des Affaires étrangères et européennes. 4
5. Les types de financement disponibles L ensemble des instruments de financement fera, dans la mesure du possible, l objet de financements pluriannuels de 3 à 4 ans. Les projets de terrain Ces projets ont vocation à contribuer prioritairement au renforcement des sociétés civiles et des capacités locales. La contribution de l AFD permet de soutenir des actions portées par une ONG française et son (ou ses) partenaire(s) local(ux). Ce partenaire local assume, en partenariat avec l ONG française, la responsabilité de la réalisation sur le terrain du projet cofinancé. Les conventions programme (CP) La convention programme est un ensemble cohérent d'actions (réalisations, formations, séminaires, mises en réseaux...) regroupées pour constituer une intervention globale de développement mise en œuvre par une association de solidarité internationale dans une ou plusieurs zones géographiques définies. Les programmes concertés pluri-acteurs (PCPA) Le programme concerté pluri-acteurs est un ensemble cohérent d actions de développement rassemblant dans une zone donnée des acteurs institutionnels et non gouvernementaux autour d une stratégie collective forte. Porté par plusieurs acteurs non-gouvernementaux français, éventuellement européens (pays membres de l'union européenne) et par des partenaires locaux, il est réalisé de manière concertée et complémentaire par ceux-ci dans un territoire et autour d une ou plusieurs thématiques en appui aux partenaires locaux. Les programmes inter-associatifs (PIA) Le programme inter-associatif est un ensemble cohérent d'actions (réalisations, formations, séminaires, mises en réseaux...) regroupées pour constituer une intervention globale de développement, et mises en œuvre dans une ou plusieurs zones géographiques par plusieurs associations de solidarité internationale, décidées à intervenir avec une cohérence conceptuelle, géographique et thématique forte. Les projets de sensibilisation au développement et à la solidarité internationale Les projets de sensibilisation au développement et à la solidarité internationale soutenus par l AFD consistent en des actions d information qui contribuent à la compréhension des rapports Nord-Sud et des enjeux de la mondialisation, ainsi que des campagnes de sensibilisation à l exigence de solidarité, de coopération et d aide au développement. Les projets de structuration du tissu associatif Ces projets ont pour vocation de renforcer le tissu associatif français, par la création, par exemple, de plates-formes ou collectifs associatifs, de fonds d appui spécifique ou de toute initiative collective pérenne ayant pour ambition le renforcement des capacités des associations françaises de solidarité internationale, l amélioration de la concertation inter-ong ou la participation active des associations dans les grands rendez-vous internationaux. 5
PREMIERE PARTIE : LES CONDITIONS GENERALES D ELIGIBILITE AUX FINANCEMENTS DE L AFD 1. Critères d éligibilité de l organisme demandeur 1.1. Statut Les cofinancements sollicités auprès de l AFD sont accordés prioritairement aux associations constituées sous statut d association loi 1901, ayant tout ou partie de leurs activités consacrées à l appui au développement et à la solidarité internationale. 1.2. Durée d'existence La date de création de l'association requérante, fixée au jour de la parution au Journal Officiel, doit être antérieure de trois ans au minimum à la date de dépôt du dossier. L association doit pouvoir justifier d une activité dans le développement et la solidarité internationale depuis trois années. 1.3. Vie associative Le demandeur doit justifier d un fonctionnement associatif qui s'apprécie sur la base des principaux critères suivants : Tenue régulière d assemblées générales, de bureaux ou de comités directeurs ; établissement annuel d un rapport moral, d un rapport d activités, d un bilan et d un compte d exploitation ; Part privée des ressources de l association, ainsi que nombre de membres et de donateurs ; Niveau de rémunération des différentes catégories de personnels salariés ; existence éventuelle et montant de l excédent annuel d exploitation, le cas échéant, décision par l'assemblée générale de son affectation ; Ampleur et qualité des participations bénévoles aux activités de l association : prestations intellectuelles ou professionnelles, mise à disposition de locaux ou de moyens matériels à titre gratuit Respect des règles de déontologie. 1.4. Capacité de gestion des projets L organisme demandeur doit démontrer sa capacité technique et financière à mener à bien le projet ou le programme pour lequel il sollicite un cofinancement des pouvoirs publics. Cette capacité est appréciée sur la base des réalisations achevées au cours des trois dernières années ; la part relative du fonctionnement est un critère d examen privilégié en tenant compte de la spécificité de l action : projet d investissement, transfert de savoir-faire, formation professionnelle 6
1.5. Contact avec d'autres partenaires associatifs Il est souhaitable que l association participe à des regroupements géographiques ou thématiques tels que collectifs et réseaux. Coordination SUD, notamment, rassemble les principales ONG françaises et peut donner toutes indications utiles à cet égard. 1.6. Subventions déjà reçues L association doit être à jour dans l envoi des comptes-rendus d emploi des subventions accordées par le ministère des Affaires étrangères et européennes et/ou l AFD (dans les délais indiqués en page 23), ou bien avoir sollicité et reçu, par écrit, l autorisation de l AFD d'un report du délai initialement prévu. 1.7. Situation budgétaire La situation budgétaire du demandeur devra être saine et celui-ci devra justifier de l existence de comptes audités ou certifiés selon les obligations légales en vigueur. Les ressources propres de l association ne doivent pas être d origine illicite au regard du droit français, en particulier, elles ne doivent pas être en rapport avec le trafic de stupéfiants, la fraude aux intérêts financiers des Communautés européennes, la corruption, les activités criminelles organisées ou le financement du terrorisme. Cette liste n est pas limitative. 1.8. Organismes non éligibles Ne sont notamment pas éligibles aux cofinancements les personnes agissant à titre individuel, les sections locales d une association nationale et les partis politiques. 7
2. Critères de sélection des projets 2.1. Projets de terrain Critères d éligibilité des projets de terrain Nature du projet Le projet doit concourir à la réalisation d'objectifs précis en matière de développement ou de solidarité internationale ; il doit préciser la nature des actions prévues et déterminer les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à leur réalisation. Budget Le projet doit mobiliser des ressources d origine privée à hauteur de 15 % minimum. La part demandée à l AFD et autres ministères ne peut excéder 50 % du budget global du projet (sauf programmes particuliers détaillés ci-après). Partenaires Le dossier de cofinancement doit comporter toutes les informations utiles sur le (ou les) partenaire(s) local/aux et sur les modalités d association avec celui-ci : références, niveau d expertise, moyens, capacité de gestion, type de relations avec le demandeur.. (cf. annexe 2 : fiche d information relative au(x) partenaire(s) local/aux). Celui-ci doit être distinct du public bénéficiaire. L AFD reprend la définition suivante du «partenaire local» privilégiée par l Union européenne : c est une organisation locale qui, en partenariat avec l ONG, assume la responsabilité de la réalisation sur le terrain du projet cofinancé. Il peut s'agir : d'une ONG locale qui intervient sur le projet comme structure d'appui aux participants ; d une organisation de base représentant les bénéficiaires directs du projet, et intervenant soit comme partenaire direct de l ONG du Nord, soit indirectement comme partenaire d une organisation locale assurant l exécution du projet ; d une organisation de la société civile (acteur non gouvernemental) qui contribue au bien commun dans le domaine du développement économique, social et culturel, et qui est amenée à s intéresser au projet sans se voir confier pour autant un rôle opérationnel. Dans des cas dûment justifiés, et en l absence d ONG locales ou d autres organisations appropriées de la société civile, les autorités nationales ou locales (ministères, collectivités locales ) du pays concernés peuvent faire office de partenaires locaux. Projets non éligibles Ne sont pas éligibles aux cofinancements de l AFD les projets visant exclusivement l'une ou l'autre des opérations suivantes : Création d une association Fonctionnement d'une association Missions d'identification ou de conception de projets, bilans 8
Etudes préalables, évaluations (possibilité pour cela de solliciter le F3E) Voyages individuels ou de groupes des membres de l ONG Prise en charge de moyens logistiques (transports, containers, véhicules, etc.) Envoi de matériels (médicaments, livres, etc.) ou de collectes privées Projets de construction ou de réhabilitation d'infrastructures (lorsque le projet est essentiellement tourné vers ce type de réalisation) Organisation de colloques, séminaires, qui ne s'inscriraient pas dans des campagnes de sensibilisation au développement Ne sont par ailleurs pas éligibles auprès de l AFD les opérations ponctuelles d'urgence (cf. se renseigner auprès du Centre de crise du ministère des Affaires étrangères et européennes : 01 53 59 11 00) ainsi que les projets de volontariat (cf. se renseigner auprès de la Mission des Relations avec la Société civile DGM/CIV du ministère des Affaires étrangères et européennes : 01 53 69 38 91). a) Critères d éligibilité spécifiques pour les conventions programmes (CP) L'association doit avoir un budget annuel supérieur ou égal à 1,5 M. Le budget annuel de la convention programme ne doit pas dépasser le tiers du budget annuel total de l'association, calculé sur les trois derniers exercices. Sur les trois dernières années, la part moyenne des subventions accordées par le ministère des Affaires étrangères et européennes ou l AFD ne doit pas dépasser 35 % du budget annuel de l'ong consacré à la solidarité internationale. L'association doit avoir bénéficié dans les six dernières années d'au moins deux financements ou cofinancements du ministère des Affaires étrangères et européennes : Mission des Relations avec la Société civile (ex MAAIONG), Services de coopération et d'action culturelle, Direction de la coopération technique ou Centre de crise (ex Délégation à l'action humanitaire) ou de l AFD pour un total supérieur à 600 000. Le renouvellement de la convention-programme ne peut être demandé qu une fois. Le budget devra prévoir le coût de l évaluation et de la capitalisation. b) Critères d éligibilité spécifiques pour les Programmes concertés pluri-acteurs (PCPA) Le PCPA concerne au minimum trois acteurs, dont au moins une association chef de file, les autres pouvant être des : - associations (y compris les organisations de solidarité issues de l immigration (OSIM)) - collectivités locales, - opérateurs du secteur privé concurrentiel (entreprises, institutions financières ), - établissements publics (hôpitaux, universités, lycées, GIP ), - opérateurs du secteur de l économie sociale (mutuelles, coopératives ), - organisations professionnelles et consulaires. Le chef de file doit avoir bénéficié de financements ou de cofinancements du MAEE et/ou de l AFD pour des actions de développement, à concurrence d au moins 200 000 dans les trois dernières années. Le part de l AFD dans le budget total du programme ne peut excéder 75 %. 9
c) Critères d éligibilité spécifiques pour les Programmes inter-associatifs (PIA) Le Programme inter-associatif est ouvert à tout regroupement d au moins trois associations de solidarité internationale françaises qui ont réalisé ensemble les études de faisabilité préalables à la conception du programme. Deux de ces associations, au moins, doivent avoir bénéficié d au moins deux financements du ministère des Affaires étrangères et européennes : MAAIONG, Services de Coopération et d'action Culturelle, Direction des politiques de développement (DPDEV), Centre de crise (ex Délégation à l'action humanitaire) ou de l AFD pour des actions de développement. La somme de l ensemble ces financements ou cofinancements doit représenter au moins 200.000 dans les quatre dernières années. Critères d appréciation pour les projets de terrain Pérennisation Une attention particulière est accordée par l AFD aux conditions d appropriation sociale, de viabilité économique et financière et de pérennisation institutionnelle de l action à l issue du projet, en particulier les modalités de sa prise en charge par le partenaire local et par les communautés bénéficiaires : celles-ci doivent apparaître clairement dans le dossier, sous forme par exemple d un budget prévisionnel mettant en évidence les coûts et l'origine des ressources attendues. Cohérence avec les stratégies de développement Une attention particulière est aussi accordée à la cohérence du projet par rapport aux priorités de développement du pays concerné (notamment par référence au document de stratégie de lutte contre la pauvreté lorsqu il existe). La cohérence avec les stratégies définies dans le cadre de la coopération bilatérale (notamment dans le cadre de l accord de partenariat lorsqu il est récent) et la concertation avec les services français de coopération (Ambassade, AFD) seront également pris en compte. Dans le cas contraire, le dossier présenté devra en expliciter les raisons. Dimension du projet Il n'y a pas a priori de conditions formelles relatives à la dimension de l'opération, à sa durée et au montant du cofinancement, dont le niveau et la cohérence sont toutefois des critères prépondérants. Ainsi les opérations d'importance et d'impact significatifs sont privilégiées. Partenaire local Afin de garantir la pérennité du projet et sa prise en charge effective par les bénéficiaires, la participation effective du partenaire à l'identification, à la conception, à la réalisation et à l évaluation du projet sera prise en compte. Public cible Le dossier de cofinancement doit préciser : 10
quelle est la population bénéficiaire du projet : caractéristiques, nombre de bénéficiaires et modalités d accès, structuration éventuelle (comités de village, groupements urbains...), quel est son degré d engagement dans le projet, quelles sont les modalités d appropriation, par les bénéficiaires, des actions prévues dans le cadre du projet. Critères environnementaux et sociaux Le projet devra prendre en compte et expliciter les points suivants : Réduction de la pauvreté : le projet devra préciser l impact attendu en matière de lutte contre la pauvreté notamment sur l amélioration du cadre de vie, les effets de redistribution ou d amélioration des revenus, la participation des plus défavorisés au projet, etc. Techniques ou technologies : le projet devra veiller à ce que les techniques ou technologies retenues continuent de fonctionner sur le long terme ; Genre - Egalité hommes / femmes : le projet devra intégrer au mieux l approche «genre» ; il cherchera notamment à permettre aux femmes et aux hommes d accéder de manière durable et équitable aux services et infrastructures mis en place par le projet ; Développement durable : le projet devra prendre en compte les critères du développement durable (qualité des matériaux, pérennisation de la réalisation, efficacité énergétique, respect de l environnement et du voisinage, atténuation des impacts sanitaires et sociaux ), conformément aux normes environnementales et sociales retenues par la communauté internationale et les règlementations nationales ; Contenus des messages : l association devra s assurer du contenu des messages véhiculés par le projet (publications, site internet ) afin d éviter tout propos raciste ou discriminatoire. Evaluation Une attention particulière sera portée aux projets dont une évaluation externe est prévue à la fin de leur mise en œuvre. Le programme doit : a) Critères d appréciation spécifiques pour les conventions-programmes (CP) Encourager la mise en place d'actions articulées et présentant une dimension significative ; Mettre en place les conditions permettant à une association de développer ses compétences, dans un domaine thématique ou géographique donné, grâce notamment à la mise en œuvre d'actions coordonnées ; Renforcer une relation de partenariat entre l AFD et une association dont l'expérience et les qualités d'intervention sont reconnues ; renforcer de cette manière la relation avec les agences de l AFD ainsi qu avec les services techniques et géographiques de l AFD ; Favoriser un travail de capitalisation destiné à diffuser les enseignements des opérations conduites, auprès des partenaires du Sud et d'autres associations du Nord. b) Critères d appréciation spécifiques pour les programmes concertés pluri-acteurs (PCPA) Le programme concerté pluri-acteurs poursuit les principaux objectifs suivants : 11
Répondre à des priorités stratégiques partagées par la coopération et les acteurs non gouvernementaux et contribuer, le cas échéant, à la définition de celles-ci ; Encourager la concertation entre acteurs publics et privés sur la base des besoins concrets de terrain, favoriser ainsi des synergies entre gouvernemental et non gouvernemental et assurer un impact plus important et une meilleure visibilité aux actions communes ; Tester dans la pratique l articulation entre acteurs de nature différente (outre l Etat, les associations - y compris les organisations de solidarité issues de l immigration (OSIM) - les collectivités locales, les hôpitaux, les centres de recherche ), permettant d ouvrir ainsi de nouvelles pistes en matière de coopération et d élaborer de nouvelles méthodologies et normes ; Contribuer à des rapprochements durables entre ces acteurs conduisant à de nouveaux partenariats et à la constitution de consortium ; leur permettre ainsi d atteindre une masse critique suffisante et d accéder à d autres sources de financements, notamment multilatérales ; Favoriser un travail de capitalisation destiné à diffuser les enseignements des opérations conduites, auprès des partenaires du Sud et d autres associations du Nord. c) Critères d appréciation spécifiques pour les Programmes inter-associatifs (PIA) Le Programme inter-associatif poursuit les principaux objectifs suivants : Encourager les échanges liés à la conduite de projets, entre acteurs du Sud, du Nord et entre ces deux ensembles ; Favoriser des actions concertées entre différentes associations dans une zone géographique déterminée et sur des thèmes fédérateurs ; Avoir un impact significatif en conjuguant les efforts de plusieurs partenaires associatifs et en recherchant une complémentarité entre eux ; Encourager une dynamique inter-associative qui parte du terrain ; Développer une capacité de proposition sur les politiques de coopération et de développement ou dans la définition de nouveaux programmes ; Favoriser un travail de capitalisation destiné à diffuser les enseignements des opérations conduites, auprès des partenaires du Sud et d autres associations du Nord. 2.2. Projets d intérêt général 2.2.1. Sensibilisation au développement et à la solidarité internationale Critères d éligibilité pour les projets de sensibilisation au développement et à la solidarité internationale Nature du projet Le projet doit avoir des objectifs clairs et précis en matière de sensibilisation au développement et à la solidarité internationale ; ces objectifs doivent être accessibles dans la durée prévue ; Le projet doit préciser la nature des actions envisagées et déterminer les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à leur réalisation ; Les thèmes de l action doivent être clairement identifiés et expliqués de manière approfondie ; ils doivent être orientés sur des problématiques Nord-Sud et représenter un enjeu important en matière de développement ; Les actions prévues ne doivent pas toucher les seuls militants de l'association ; 12
Les actions ponctuelles et géographiquement limitées ne peuvent être soutenues sauf si elles sont intégrées dans des campagnes plus globales ; Les projets doivent mobiliser des ressources d'origine privée à hauteur de 15 % minimum du budget global de l'action ; Le part du financement de l AFD dans le budget global ne peut dépasser 50 %. Projets non éligibles Ne sont pas éligibles aux cofinancements les projets visant exclusivement les opérations suivantes : Les actions qui visent à la création et/ou au fonctionnement d une association ; Les actions dont l objectif premier est de mettre en valeur l'organisme demandeur (autopromotion, collecte de fonds ) ; Les actions ponctuelles touchant un public restreint ; Les missions d'identification ou de conception de projets de sensibilisation au développement ; Les évaluations, études transversales (possibilité pour cela de solliciter le F3E) et les actions de recherche ; Les échanges de personnes ou voyages d études ; L organisation ponctuelle de colloques, séminaires, sans lien direct avec une campagne d'éducation au développement clairement identifiée ; Les actions à contenu purement culturel sans lien avec les problématiques du développement. Critères d appréciation des projets de sensibilisation au développement et à la solidarité internationale Nature du projet Les objectifs doivent être adaptés aux publics ciblés et à leur capacité d action, aux moyens utilisés et aux capacités de l association requérante ; L AFD soutient prioritairement les actions d information qui contribuent à la compréhension des rapports Nord-Sud et des enjeux de la mondialisation, et les campagnes de sensibilisation à l exigence de solidarité, de coopération et d aide au développement ; Les interventions coordonnées et concertées, présentées par des collectifs ou regroupements d associations seront privilégiées ; Les actions visant les publics suivants seront prioritaires : - La jeunesse (publics scolaires et étudiants, jeunes issus de l immigration), - Les médias, - Plus généralement le grand public, (particulièrement les publics habituellement peu touchés par les campagnes de sensibilisation au développement). Impact Les projets présentés doivent avoir un impact significatif (au niveau national ou européen) et regrouper, dans la mesure du possible, différentes familles d acteurs. 13
Public cible, partenaires Le projet doit préciser clairement les différents publics ciblés aux plans quantitatif et qualitatif, les raisons de leur choix, les méthodes utilisées pour leur identification, la connaissance qu en a l association et leur capacité de démultiplication des objectifs visés par l action ; La requête doit présenter les différents partenaires impliqués et leur niveau d engagement dans l action (financier, technique, humain...) ; Les partenaires du Sud doivent être impliqués si possible dans toutes les étapes de la conception, de la mise en œuvre et du suivi de l action. Méthodologie et Moyens La méthodologie prévue pour le projet doit être adaptée aux publics ciblés et aux objectifs généraux du projet ; elle doit préciser par ailleurs les moyens (humains, techniques et financiers) utilisés par l association et ses partenaires ; Une attention particulière est accordée aux conditions et aux modalités de suivi et d évaluation interne et externe de l action. Cohérence Une attention particulière est aussi accordée à la cohérence de l action par rapport à d autres initiatives similaires en cours ou ayant déjà été menées en France et en Europe. Procédure de contrôle des contenus L association devra s assurer du contenu des messages véhiculés par le projet (publications, site internet ) afin d éviter tout propos raciste ou discriminatoire. 2.2.2. Structuration du tissu associatif Critères d éligibilité des projets de structuration du tissu associatif La plate-forme ou le collectif demandeur doit être un regroupement formel ou informel composé d un nombre significatif de membres et être représentatif dans le milieu associatif ; Si le regroupement est informel, une ONG devra être désignée chef de file ; Le regroupement devra présenter un programme d activité clair et précis qui ne devra pas s inscrire en concurrence avec des activités de même nature prévues par ailleurs ; Les projets doivent mobiliser des ressources d'origine privée à hauteur de 15 % minimum du budget global de l'action ; Le part du financement de l AFD dans le budget global ne peut dépasser 50 %. Critères d appréciation des projets de structuration du tissu associatif Le nombre et la diversité des membres de la plate-forme seront pris en compte ainsi que sa capacité à intégrer de nouveaux membres. La structure ne doit pas être confidentielle ; Analyse des activités : l association devra justifier d un programme d activité cohérent. La qualité de ses publications et de ses partenariats sera prise en compte ; La gouvernance interne sera étudiée et notamment la représentativité de son CA et le niveau technique de son équipe permanente ; 14
La solidité financière de l organisme sera prise en compte ; La participation de la plate-forme à d autres collectifs et sa plus-value au sein du milieu associatif (concertation, production d'écrits, élaboration d'actions concertées, réflexion, plaidoyer, sensibilisation au développement, information grand public ) seront également appréciés. 15
DEUXIEME PARTIE : LES MODALITES DE PRESENTATION D UNE DEMANDE DE FINANCEMENT A L AFD 1. Dépôt d une demande de financement Les demandes de cofinancement qui répondent à l'ensemble des critères d éligibilité détaillés dans la première partie doivent être adressées à l adresse suivante : Agence Française de Développement (AFD) RXC/DPO Division des partenariats ONG 5 rue Roland Barthes 75598 Paris 12 Le dossier à fournir, dûment signé par un responsable habilité, doit être composé des pièces suivantes : Une lettre précisant l'objet de la requête et le montant sollicité ; Le dossier administratif en 2 exemplaires ; Le dossier technique et financier en 2 exemplaires ; Copie du dossier complet en version informatique (sur CD format Word/Excel). Tout dossier incomplet ne sera pas instruit. La réception du projet donne lieu à l'envoi par DPO d'un courriel accusant réception. 16
2. Instruction d une demande de financement La DPO sera l unique interlocuteur des ONG à tous les stades de la procédure. L ONG pourra être amenée à fournir des éléments complémentaires et procéder à certaines modifications du dossier en fonction des avis et recommandations exprimés. Dépôt d une demande de cofinancement par envoi postal Envoi de l accusé de réception de la demande par la DPO Première lecture du projet par la DPO : instruction Avis internes à l AFD demandés par la DPO Présentation du dossier par la DPO au Comité ONG présidé par le ministère des Affaires étrangères et européennes pour décision d octroi Envoi d une lettre de refus à l association Envoi d une notification d octroi à l association Signature d une convention de subvention après levée des conditions suspensives NB : les décisions du comité pourront être de plusieurs ordres : Accord, Accord Sous Réserve, Ajournement, Refus. 17
En tant qu institution financière, l AFD est soumise à une règlementation précise notamment dans le cadre de la lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment de capitaux, la DPO lors de l instruction : effectuera des recherches réputationelles sur les membres du CA et les dirigeants de l organisme demandeur (directeur ou secrétaire général ou délégué général, trésorier) ; effectuera des recherches réputationelles sur les cofinanceurs privés de l organisme demandeur représentant plus de 10 % de son budget annuel. 3. Modalités de présentation du dossier administratif Le dossier administratif ne devra être présenté qu une fois par an (au moment du dépôt de la première demande). Cependant toute modification en cours d année (CA, Bureau ) devra être signalée à l AFD par écrit. Il se compose impérativement des pièces suivantes : Fiche de renseignement demandeur, Copie des statuts signés, organigramme, rapport moral, rapport d activité des trois dernières années ainsi que toute pièce démontrant les activités engagées et réalisées et la vie associative avérée, Copie de la déclaration d enregistrement en préfecture et copie de la publication au Journal Officiel, Liste des aides publiques sollicitées pour l année en cours (ministères français, collectivités locales, commission européenne), Budget prévisionnel pour l exercice en cours faisant apparaitre le montant des aides publiques envisagées, Lors de la première demande, - documents comptables (pour les associations ayant moins de 153 000 de fonds publics), - documents comptables certifiés ou audités (pour les associations ayant plus de 153 000 de financements publics), des trois derniers exercices (bilan, compte d exploitation ) faisant ressortir l origine (publique ou privée) des ressources financières. Ces informations devront être ensuite actualisées chaque année. La liste et les coordonnées des membres du CA et/ou du bureau et des principaux dirigeants. 4. Composition du dossier technique et financier Le dossier technique et financier, fourni en 2 exemplaires (1 original + 1 copie) + une version électronique sur CD (Word + Excel) doit se composer impérativement des pièces suivantes : Fiche renseignement demandeur (document téléchargeable) Voir Annexe 1 - Fiche de renseignement demandeur. 18
Fiche de présentation des partenaires selon le plan type proposé (document téléchargeable) Voir Annexe 2 - Fiche d information relative au(x) partenaire(s) local (aux) Descriptif du projet selon le plan type proposé (document téléchargeable) Voir Annexe 3 - Note de présentation de projet Les dossiers établis selon le plan-type de l Union Européenne sont acceptés ; ils doivent être rédigés en français et accompagnés de la fiche de renseignements, de la fiche «Résumé d'opération» et de la synthèse en 3/5 pages du projet. Attention : Dans la mesure où l AFD ne peut financer que partiellement un projet donné, les financements apportés par d autres bailleurs que l AFD (soit autofinancement par l ONG demandeuse ou par le groupement d ONG, soit cofinancement d un autre bailleur, soit contrepartie locale) doivent apparaitre clairement dans les tableaux, avec la mention «financement en cours d obtention» ou «financement acquis». Si après l octroi par l AFD d une subvention au projet, un bailleur de fonds important (représentant plus de 30 % du budget total) dudit projet ne confirmait pas son financement, l AFD se réserve le droit de reporter le versement de sa participation jusqu à réception de l accord de ce cofinanceur. L ONG a également la possibilité de présenter à l AFD un engagement d un ou d autres partenaires pour un montant équivalent dans un délai de 18 mois sans que ce délai ne remette en cause l accord initial de cofinancement de l AFD. Tous les chiffres doivent être indiqués en euros, sans les centimes. Le budget prévisionnel doit être établi sur papier à en-tête et signé par un responsable habilité de l'association ; Les budgets doivent être présentés TTC (au cas où certaines dépenses prévisionnelles seraient exonérées de taxes, l association devra intégrer ces exonérations dans son budget prévisionnel). 1/ Tableaux des dépenses prévisionnelles (voir Annexe 4 - Instruments ou natures des dépenses) Les coûts doivent être justifiés : l'organisme demandeur doit faire figurer dans le budget l'ensemble des dépenses occasionnées par l'opération, et, dans le cadre de projets productifs, fournir un compte d'exploitation prévisionnel de la structure bénéficiaire. Dans le budget prévisionnel, chaque rubrique devra être détaillée en indiquant le mode de calcul utilisé (forfait, coût unitaire, coût homme/jour ). Les frais d'étude et de conception du projet peuvent être intégrés dans le budget, à condition d être justifiés avec précision. Les frais de fonctionnement (frais administratifs et frais de personnel du siège) de l'association en France, encourus pour le suivi du projet, peuvent être répercutés à concurrence de 10 % maximum du coût total du projet. Il s'agit d'une somme forfaitaire ne faisant pas l'objet de justificatifs. Aucune aide ne peut être octroyée pour une opération terminée. L organisme peut, si l opération le justifie, établir un budget prévisionnel par type d action ou par composante, la synthèse restant néanmoins à fournir selon les rubriques proposées en annexe. 19
L affectation des dépenses est prévisionnelle. Elle peut être modifiée en cours de réalisation, à condition que la demande, dûment justifiée, par écrit, fasse l objet d un accord formel préalable de l AFD. Les dépenses seront éligibles à partir de la date de dépôt du dossier à l AFD (l accusé de réception faisant foi). Exceptionnellement, pour les dossiers déposés à l AFD avant le 15 mai 2009, les dépenses seront éligibles au 1er janvier 2009. Les frais liés aux ressources humaines expatriées et / ou locales doivent clairement apparaître. Le statut des ressources humaines intervenant dans le cadre du projet doit être impérativement mentionné (expatriés, volontaires, bénévoles). La réserve pour imprévus est plafonnée à 5 % des coûts directs. Pour tout projet sollicitant une subvention totale auprès de l AFD supérieure à 500 000, l association doit prévoir dans son budget prévisionnel, le coût d un audit externe ex-post, à réaliser à l issue du projet. Cet audit devra être réalisé par un Cabinet d audit reconnu et indépendant choisi après mise en concurrence. 2/ Tableau des ressources prévisionnelles : La part des ressources propres d origine privée, apportée par l association requérante, doit être d'au moins 15% du budget global du projet (dont 5% maximum sous forme de valorisation). Une contribution (valorisée ou financière) du ou des partenaires locaux devra être recherchée. Les contributions financières publiques initiales françaises (ministères, AFD) ne peuvent dépasser 50% du montant global au moment du dépôt du dossier. Il convient de préciser, très clairement, l'origine et le montant des ressources attendues, en indiquant le niveau d engagement au moment de l'établissement du dossier (requête envisagée, contribution sollicitée, promise, acquise, versée...). Il est indispensable de distinguer les ressources propres d origine privée des ressources propres d origine publique. Le montant du financement demandé à l AFD doit apparaître clairement. Valorisations : l association peut valoriser, dans le cadre des ressources propres d origine privée (plafonnée à 5%), la mise à disposition de personnels professionnels par un organisme privé, ne bénéficiant pas par ailleurs de cofinancements publics (ministère des Affaires étrangères, AFD). Les conditions de mise à disposition (termes de référence, durée de la mission ) doivent être formalisées dans le cadre d un contrat entre l association et l organisme concerné, précisant bien la prise en charge des coûts salariaux. La valorisation doit être effectuée selon les modalités présentées en 20
Annexe 5 - Mode de calcul de la valorisation. 21
TROISIEME PARTIE : LES MODALITES DE SUIVI DE L EXECUTION DES PROJETS PAR L AFD 1. Contractualisation Une fois la subvention octroyée par le Comité ONG, DPO procèdera à la préparation de la lettre d octroi et de la convention de financement (cf. modèle en Annexe 6 Convention type). DPO souhaite porter à la connaissance des ONG un certain nombre de points d attention figurant dans la convention qui constituent un changement par rapport aux procédures antérieures : L organisme (cf. articles 4 et 5 de la convention) devra s assurer que : Son ou ses partenaires locaux déclarés dans le projet ne figurent sur aucune Liste de Sanctions Financières (incluant notamment la lutte contre le financement du terrorisme), Les fonds, autres que ceux d origine publique, investis dans le Projet par son ou ses partenaires locaux, ne sont pas d origine illicite au regard du droit français, en particulier, ne sont pas en rapport avec le trafic de stupéfiants, la fraude aux intérêts financiers des Communautés européennes, la corruption, les activités criminelles organisées ou le financement du terrorisme, sans que cette liste soit limitative, Le projet (notamment lors de la négociation, de la passation et de l exécution de contrats financés au moyen de la subvention) ne donnera pas lieu à un acte de corruption. L association (cf. article 6.6 de la Convention) est également invitée, dans le cadre de l attribution de marchés relatifs à la réalisation du projet (exécution de travaux ou prestations de services), à observer les principes de mise en concurrence dans le respect des normes internationales. Conformément à sa politique de transparence, l AFD demandera (cf. article 9.8 de la Convention) à l association bénéficiaire d une subvention de l AFD de valider une fiche résumée du projet qui aura vocation à être publiée sur le site de l AFD (cf. annexe 3). Enfin, l association fournira au moment de la contractualisation des références bancaires à jour. 22
2. Modalités et composition du compte rendu technique et financier Toute modification apportée au projet dans sa réalisation ou toute modification apportée dans l exécution des budgets prévisionnels annexés à la convention de financement devra impérativement être portée à la connaissance de l AFD, dans les plus brefs délais, par courrier. Selon la nature des modifications apportées au projet en cours d exécution, l AFD se réserve le droit d apprécier la nécessité d un avenant ou d un échange de courrier. Dans le cas d un projet annuel : Le compte rendu technique se compose de la façon suivante : Fiche Résumé de compte-rendu final d opération et Descriptif du projet selon le plan type proposé. Le compte rendu financier se compose de la façon suivante : Compte rendu annuel final des dépenses (il doit être toujours présenté en référence au budget annexé à la convention initiale) et Compte rendu annuel final des ressources (il doit être toujours présenté en référence au budget annexé à la convention initiale). Dans le cas d un projet pluri-annuel : Le compte rendu technique se compose de la façon suivante : Fiche Résumé de compte-rendu annuel intermédiaire d opération et Descriptif du projet selon le plan type proposé Le compte rendu financier se compose de la façon suivante : Compte rendu intermédiaire annuel des dépenses à la fin de chaque année de financement, y compris la dernière année (il doit être toujours présenté en référence au budget annexé à la convention initiale) et Compte rendu intermédiaire annuel des ressources à la fin de chaque année de financement, y compris la dernière année (il doit être toujours présenté en référence au budget annexé à la convention initiale). Lorsque le projet est terminé : Le compte rendu technique final se compose de la façon suivante : Fiche Résumé de compte-rendu final d opération et Descriptif du projet selon le plan type proposé (il vient compléter le compte-rendu intermédiaire annuel de la dernière tranche (ce dernier pouvant être synthétique). Le compte rendu financier final se compose de la façon suivante : Compte rendu final des dépenses à la fin du projet (il doit être toujours présenté en référence au budget annexé à la convention initiale) et Compte rendu final des ressources (il doit être toujours présenté en référence au budget annexé à la convention initiale). 23
Tous ces documents sont téléchargeables. Le compte-rendu technique est complété obligatoirement par le compte-rendu financier (réunis dans un seul et même dossier). Il est établi spécifiquement pour l AFD ; il ne peut être remplacé par un rapport de mission, d évaluation, ou tout autre document de suivi du projet, ni par un compte-rendu établi pour d autres bailleurs de fonds, sauf si celui-ci est conforme aux indications de cette fiche (en volume et sur le contenu). Il se limite à une trentaine de pages (10 pages maximum pour le compte-rendu intermédiaire) ; des annexes peuvent être jointes mais ne doivent pas excéder 20 pages. Il est daté et signé (nom et fonction en toutes lettres). L'organisme bénéficiaire d'un cofinancement doit rendre compte de l'utilisation des crédits dans un délai maximum de 15 mois à compter de la date de versement de la subvention par l AFD. Pour cela, il doit fournir un compte rendu technique et financier. Attention : pour les projets ayant déjà donné lieu à une convention de subvention passée avec le ministère des Affaires étrangères et européennes toujours en cours, les délais de remise des comptes-rendus intermédiaires et finaux restent inchangés à 12 mois à compter du versement de la dernière tranche. Tout retard prévisible dans la remise du compte-rendu (intermédiaire ou final), au-delà des 15 mois autorisés, doit donner lieu à une demande préalable d'autorisation auprès de l AFD (DPO), dans un courrier (ou courriel) spécialement adressé à cet effet. L AFD répond dans un délai d un mois à compter de la date de réception de la demande. Toute variation de plus de 20 % de la part initiale de chaque rubrique budgétaire, et/ou toute variation entrainant une modification des résultats attendus doit faire l objet d un accord explicite par écrit (ou courriel) de la part de l AFD, dans un délai d un mois. Dans le cas d un projet pluriannuel : L association doit fournir, à la fin de chaque année y compris la dernière année un compte-rendu technique et financier intermédiaire et justifier d au moins 80 % d utilisation des fonds de la tranche précédente. Elle demande dans la lettre d'accompagnement le versement de la tranche suivante et joint une présentation des activités prévues et un budget prévisionnel actualisé pour l année suivante. Le compte-rendu technique et financier intermédiaire devra être remis au maximum 15 mois après le dernier versement. Le compte-rendu technique intermédiaire se concentre sur la réalisation de l action, sans reprendre nécessairement la présentation générale du contexte fournie au moment de la demande de cofinancement initiale. Il rappelle l intitulé du projet, le lieu d intervention et la date de notification de la convention. Le compte-rendu financier intermédiaire (dépenses et ressources) doit se rapporter impérativement au budget prévisionnel annexé dans la convention de financement. Il doit justifier les écarts éventuels (> à 10 %) entre les coûts réels et ceux proposés dans le budget prévisionnel initial du projet (ou dans celui modifié joint au dernier compte-rendu financier intermédiaire et accepté par l AFD). 24