Vos références Votre gestionnaire du dossier SAT EST SSGPI Nos références Communication SAT

SSGPI Satellite EST Avenue de la Couronne 145/A 1050 Bruxelles Tél. 02 554 43 16 Fax 04 223 02 60 A l attention des Chefs de corps, Comptables spéciaux et Responsables des Ressources Humaines des zones de police 5277 à 5302 Vottem, le 25 janvier 2016 Vos références Votre gestionnaire du dossier SAT EST SSGPI Nos références Communication SAT 201601 E-mail ssgpi.sat.est@police.belgium.eu ------- ------ Objet : THEMIS: Communication relative au cycle de traitement de janvier 2016 Madame, Monsieur, Le cycle de traitement de janvier 2016 a été clôturé le mardi 19-01-2016 à 12h. Cela signifie que les droits pécuniaires qui seront payés aux membres du personnel le 29-01-2016 sont entre-temps définitifs. Vous trouverez en annexe 1, un résumé des points importants relatifs au cycle de traitement de janvier 2016, les dates importantes pour le cycle de traitement de février 2016 et en annexe 2, un rappel des principes applicables en matière de modification de l état civil/familial au niveau de leur impact sur le calcul du précompte professionnel. Enfin, en pièce jointe à cette communication, est repris un document pour la sauvegarde des pièces justificatives à transmettre par voie électronique au Satellite EST. A titre informatif : Le vendredi 29-01-2016, le Satellite EST sera exceptionnellement inaccessible par téléphone. Pour cette raison, je vous invite ce jour-là à transmettre vos éventuelles questions sur l adresse mail du Satellite EST (ssgpi.sat.est@police.belgium.eu). Nous ne manquerons pas de les traiter à partir du lundi 1 er février 2016. L ORPSS (anciennement ONSSAPL) a recommencé ses contrôles lors de visites des zones de police. Cette fois, il s agit d un contrôle portant sur la période 2013-2014-2015. Les rapports de contrôle doivent être transmis au SSGPI et seront traités selon le principe «first in first out». La circulaire GPI 83 concernant le report des congés de 2015 et l octroi de certains congés en 2016 a été publiée au Moniteur belge du 29-12-2015. En 2016, deux jours fériés légaux (1 er mai et 25 décembre) coïncident avec un dimanche. En principe, les 2 jours de congé de substitution s y rapportant sont fixés, pour l ensemble du personnel des services de police, au 6 mai et 31 octobre 2016. En date du 13-01-2016, un courriel a été adressé à l ensemble des Responsables du personnel à propos du problème que rencontrait le SSGPI au niveau de l application lui permettant de traiter les formulaires 021 (déplacement de service, rappel, cours, formation) qui sont rédigés par les membres du personnel via l application GALop. Une solution semble avoir été trouvée en date du 20-01-2016. Comme annoncé, je mettrai tout en œuvre pour résorber, dans les plus brefs délais, le retard accumulé depuis la mi-novembre 2015. Pour rappel, si la zone de police change la police contractée avec sa compagnie d assurance relativement aux accidents de travail et que ce changement implique un nouveau numéro de police, il convient d en informer le Satellite EST. En effet, ce numéro de police est un champ obligatoire dans le moteur salarial. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la fiche de renseignement disponible sur notre site internet (rubrique formulaire 000-F-L-Assurance accident de travail : fiche de renseignement dans le cadre de la collecte des données concernant l assurance accident de travail). Si le numéro de l unité d établissement de la zone de police ( Hôtel de police ou une des maisons de police) change, je vous invite à le communiquer par mail au Satellite EST. En effet, suite à la prérégionalisation, le numéro de l unité d établissement est devenu très important puisque c est sur base de celui-ci, que l ORPSS détermine quel code de réduction est appliqué (activa, remplacement travailleurs en 4/5 ème, APE, ). Ce numéro est un champ obligatoire dans le moteur salarial et la déclaration DMFAPPL (voir également la note SSGPI/RIO/2014/873 du 09-07-2014). H:\Communication mensuelle SAT EST\Communication SAT 201601.doc

2 Les instructions de travail relatives d une part, à la non-activité préalable à la pension et d autre part, au congé politique ont été publiées sur notre site internet (www.ssgpi.be rubrique Moteur salarial instructions de travail). Les demandes/questions des zones de police par rapport aux applications du SSGPI PZ Report, Module budgétaire peuvent être adressées par mail au Satellite EST (ssgpi.sat.est@police.belgium.eu) ou directement sur l adresse suivante ssgpi.cc.reportl@police.belgium.eu qui remplace, pour une question pratique, l adresse de Monsieur VAN HOYLANDT. Pour cette raison, nous vous demandons ne plus adresser de demande sur l adresse mail suivante piet.vanhoylandt@police.belgium.eu. Cette année encore, le SSGPI mettra à disposition des zones de police un certain nombre de fichiers devant leur fournir un appui important. Ci-après, vous trouverez la date (sous réserve) à laquelle les fichiers de données seront mis à disposition sur FINDOC: o 15-03-2016: fichier permettant aux zones de police d établir la déclaration de rémunération pour le calcul de l assurance accident de travail (fichier ATAO). o 15-04-2016: fichier reprenant les montants des jetons de présence payés en 2015 aux conseillers de police des zones pluri-communales (déclaration INASTI). Il existe actuellement 3 versions différentes du formulaire 021, à savoir la note de frais mensuelle pour détachement/cours ou stage, la note de frais mensuelle pour mobilité et la note de frais mensuelle pour déplacement de service. Le SSGPI et les membres de l équipe GALop réfléchissent actuellement à la fusion de ces 3 formulaires en vue d obtenir un formulaire simplifié unique. A partir de la fin 01/2016, une nouvelle communication mensuelle, destinée principalement aux Comptables spéciaux et à leurs collaborateurs financiers, sera envoyée par la cellule comptabilité du SSGPI. Cette communication reprendra des aspects purement comptables (imputation, comptabilisation, ). Si vous avez des questions et/ou propositions (d amélioration) après lecture de la présente, vous êtes cordialement invité(e) s à prendre contact avec mon Satellite pour m en faire part. Vous souhaitant bonne réception de la présente, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l assurance de ma parfaite considération. Kevin GAYE SSGPI - Chef de service Satellite EST 2

3 ANNEXE 1 : Points d attention relatifs au cycle de traitement de janvier 2016 1. Dates importantes pour le cycle de traitement de février 2016 Les dates de clôture relatives au cycle de traitement de février 2016 sont les suivantes : CLOTURE TRAITEMENT - Themis : le 17-02-2016 à 12h ; - SCDF : le 17-02-2016 à 18h. Je vous invite à nous transmettre dans les plus brefs délais les modifications à devoir encoder, dans ce cycle de traitement, relativement aux droits pécuniaires de vos membres du personnel, et de préférence pour le vendredi 12 février au plus tard. La date officieuse pour la clôture de ce cycle de traitement a été fixée pour le Satellite EST au lundi 15 février à 17h afin de permettre un dernier contrôle avant la clôture. Les fichiers output reprenant les données relatives au run définitif seront publiés au plus tard le 24-02-2016 sur FINDOC. 2. Transmission MOD9BIS La date ultime pour la transmission du modèle 9bis relatif aux prestations de décembre 2015/janvier 2016 est le 03-02-2016. Le 05-02-2016, ces prestations signalées par modèle 9bis par les zones de police en BASE, LIGHT ou FULL seront chargées en Themis. Il s agit du chargement du modèle 9bis original. Il convient d utiliser l adresse mail suivante si vous souhaitez transmettre votre mod9bis par mail : ssgpi.mod9bis@police.belgium.eu. Il vous est également possible de transmettre vos fichiers rectificatifs qui viendront surécrire les données initialement reprises sur les fichiers originaux. Ces fichiers rectificatifs sont chargés tous les lundis et sont consultables en Themis le jour même ou le lendemain en fonction du nombre de fichiers reçus pour la police intégrée. Etant donné que le chargement du mod9bis rectificatif a lieu tous les lundis et que la clôture du cycle de 2016/02 intervient le 17-02-2016, cela signifie que le dernier chargement du mod9bis rectificatif aura lieu le 15-02-2016. Les dernières modifications en GALop doivent par conséquent être apportées pour le 12-02-2016 afin de pouvoir être importées automatiquement en Themis avant la clôture. Si néanmoins, des adaptations ponctuelles et urgentes doivent être apportées juste avant la date de clôture et qui entraîneraient sinon la création d un montant négatif (tenant compte du fait que les fichiers mod9bis rectificatifs ne sont chargés qu une f ois par semaine), il vous est possible de prendre contact avec le Satellite EST afin que ces encodages manuels soient effectués par mes collaborateurs. 3. Déclaration du précompte professionnel par voie électronique Mise à disposition des fichiers F274 Le 19 janvier 2016, le(s) fichier(s) F274 a/ont été publié(s) sur FINDOC (TH.274). Il y a au minimum un fichier F274 en provenance du moteur salarial Themis ( intitulé F274declarationAnnuel2015.xls) et au maximum, un second en provenance du moteur salarial du Service Central des Dépenses Fixes du SPF Finances (intitulé fichier FinProfDeclarationAnnuel2015.xls ). Chaque fichier mentionne l ensemble des montants (imposables et de précompte professionnel) initialement repris sur un fichier de précompte professionnel (F274 ou F27A ou F27B) transmis en 2015 via FINDOC et q ui devait faire l objet d une déclaration au précompte professionnel (FINPROF) par la zone de police. Chaque fichier se rapportant à des droits pécuniaires calculés en faveur des membres du personnel entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2015 dans les différents moteurs salariaux. Comme vous le savez, le SPF Finances effectue annuellement une comparaison entre le relevé récapitulatif 325 et les déclarations FINPROF effectuées par l employeur. Le fichier TH.274 vous permet d effectuer un contrôle préalable afin de vous assurer que l ensemble des déclarations ont été bien été effectuées à votre niveau et qu il y aura ainsi une correspondance entre le relevé récapitulatif 325 et les fichiers F274. 4. Avantage de toute nature ICT Devices Publication de la note générale sur notre site internet En date du 21-12-2015, la note relative au calcul de l avantage de toute nature relative aux ICT devices (GSM, ordinateur, tablette, ) a été publiée sur FINDOC et adressée par mail aux Chefs de corps, Directeurs du personnel et Comptables spéciaux (référence SSGPI-RIO/2015/1258). Afin que le SSGPI puisse calculer de manière correcte les retenues sociales et fiscales à devoir appliquer sur ces appareils ICT, il appartient à l employeur de transmettre au Satellite EST les formulaires L-131 et/ou L-132. Le traitement proprement dit de ces formulaires devrait débuter au plus tôt dans le courant du cycle de traitement de 03/2016 avec effet rétroactif, le cas échéant, au 01-01-2016. 3

Cette note générale devrait être publiée le 26-01-2016 sur notre site internet (www.ssgpi.be rubrique Notes et FAQ). Nous avons en effet souhaité laisser le temps aux employeurs de prendre connaissance de la matière avant qu une publication à l attention du grand public ne soit faite. 4 5. Licenciement d un membre du personnel contractuel Reclassement professionnel Depuis le 01-01-2014, le membre du personnel qui est licencié par l employeur a droit à un accompagnement au reclassement professionnel pour autant que le délai de préavis soit de minimum 30 semaines ou que l indemnité de préavis corresponde à un délai de préavis d au moins 30 semaines. A partir du 1 er janvier 2016, le membre du personnel qui perçoit une indemnité de préavis d au moins 30 semaines pourra se voir retirer de cette indemnité, 4 semaines de rémunération correspondant à l accompagnement au reclassement professionnel que le membre du personnel accepte ou refuse cette offre de reclassement professionnel. Eu égard à cette modification, il est demandé à la zone de police, et ce, simultanément à la demande de mise en calcul de l indemnité de préavis, d informer le Satellite EST si la réduction de 4 semaines doit être appliquée. Pour de plus amples informations sur les modifications en la matière, je vous renvoie à la note générale publiée ce 19-01-2016 sur notre site internet (référence SSGPI-RIO-2016/001). 6. Octroi des échelles de traitements O7 et O8 pour l année de référence 2006 Les arrêtés royaux des 29 octobre 2015 et du 18 décembre 2015 octroyant respectivement l échelle de traitement O8 et O7 avec effet au 01-01-2007 à un certain nombre de Commissaires divisionnaires de police ont été publiés au Moniteur belge du 31-12- 2015. Les zones de police concernées par cette régularisation ont été personnellement contactées par le Satellite. L exécution de ces arrêtés royaux a eu lieu dans le cycle de traitement de janvier 2016. Celle-ci génèrera d une part, un fichier de paiement en provenance du moteur salarial du Service Central des Dépenses Fixes du SPF Finances (pour la période du 01-01-2007 au 31-12- 2009) et d autre part, un fichier en provenance du moteur salarial Themis (pour la période à partir du 01-01-2010). Pour rappel, étant donné que les recalculs liés aux allocations de fin d année et pécules de vacances dans le moteur salarial du SCDF (période antérieure à 2010) n ont pas lieu en même temps que ceux liés aux traitements, les fichiers de paiements relatifs à cette partie du recalcul devraient être publiés d ici la fin du 1 er trimestre 2016. 7. Véhicule de service avantage en nature 2016 Suite à la publication au Moniteur belge du 17 décembre 2015, de l arrêté royal du 9 décembre 2015, la formule de calcul de l avantage en nature pour l utilisation d un véhicule de service à des fins personnelles a été adaptée. La modification porte sur le pourcentage de Co² qui s élève à : o 107g/km (au lieu de 110 en 2015) pour les véhicules à essence, LPG et gaz naturel ; o 89 g/km (au lieu de 91 en 2015) pour les véhicules diesel. A ce jour, nous ne disposons pas encore pour l année 2016 des précisions relatives : à l indexation de la cotisation de solidarité à charge de l employeur ; au montant minimum par an de l avantage de toute nature ; au montant annuel de l exonération fiscale partielle de l avantage en nature. Une fois que les textes seront publiés sur ces 3 points, je ne manquerai pas de vous en faire part dans une prochaine communication mensuelle. 8. Dotations fédérales au profit des zones de police 8.1 Information générale Au Moniteur belge du 31-12-2015, divers arrêtés royaux relatifs aux dotations ont été publiés. Il s agit des arrêtés royaux du 26 décembre 2015 : portant les montants de la correction d indexation de la subvention fédérale de base 2014 et l octroi d une subvention fédérale de base et d une allocation pour équipement de maintien de l ordre public pour l année 2015 ; portant attribution d une allocation fédérale complémentaire pour le financement de la police locale pour l année 2015 ; portant attribution pour l année 2015 d une dotation fédérale destinée à encourager la politique de recrutement ; portant attribution d une intervention financière fédérale Loi SALDUZ ; portant l octroi d une allocation sociale fédérale pour l année 2015. 4

5 8.2 Paiement des dotations en date du 30-12-2015 et 04-01-2016 Les montants relatifs aux dotations payées le 30-12-2015 ont été repris dans un courrier publié le même jour sur FINDOC. En date du 30-12-2015, les dotations suivantes ont été payées par l entremise du SSGPI : dotation maintien ordre public 2015 ; dotation complémentaire 2015 ; décompte avance 2015 ; dotation SALDUZ. En date du 04-01-2016, les dotations suivantes ont dû été payées par l entremise de DGR/DRF : dotation recrutement ; avance dotation fédérale de base 2016. 8.3 Erreur au niveau du paiement des dotations en décembre 2015 Le 08-01-2016, une communication relative aux paiements des dotations fédérales au profit des zones de police a été envoyée aux Chef de corps et Comptables spéciaux des zones de police. Nous expliquions que, suite à un problème interne au SSGPI, un certain nombre de zones de police avaient indûment perçu le 30-12-2015, un douzième du montant de la dotation fédérale de base 2015 et que ce trop payé viendra en diminution du paiement des tranches de la dotation fédérale de base 2016 de fin janvier 2016 et, le cas échéant, de fin février 2016. A ce jour, nous ne disposons pas encore des montants exacts sur ce point, raison pour laquelle la publication s y rapportant n a pas encore été publiée sur FINDOC comme cela avait été annoncé dans la communication du 08-01-2016. Dès qu ils nous seront communiqués, ils seront publiés sur FINDOC. 8.4 Organisme chargé du paiement des dotations à partir de 2016 et questions à leur sujet Pour rappel, depuis le 01-01-2016, c est le service de DGR/DRF gestion financière qui est chargé du paiement des dotations (personne de contact : Roel DOYEN). Quant aux questions d ordre général relatives au paiement des dotations, elles sont à adresser à la Direction Générale Sécurité et Prévention (www.besafe.be). 9. Transmission des pièces justificatives par voie électronique document de travail pour les renommer Depuis le 01-10-2013, la transmission des pièces justificatives au Satellite EST doit se faire de manière électronique soit par email (ssgpi.sat.est@police.belgium.eu), soit via l application sécurisée FINDOC (voir notes SSGPI-RIO/2013/1783 du 23-09-2013 et 01-10-2013). Dans un souci de simplification administrative et d un point de vue écologique, les buts principaux sont de constituer un dossier pécuniaire électronique et de garantir un traitement plus rapide des pièces envoyées par la zone de police. Au niveau du dossier pécuniaire électronique, le SSGPI a établi un document de travail reprenant la manière de sauvegarder les documents avant leur importation sur notre serveur. Dans la mesure du possible, puis-je vous demander, avant de nous transmettre un formulaire, de le renommer suivant le document que vous trouverez en pièce jointe à cette note (voir notamment colonnes 3 et 4)? Si vous rencontrez des difficultés, je vous inviterai à le renommer en indiquant au minimum : le numéro de la zone, le numéro de matricule du membre du personnel, le numéro du formulaire et la date du document en format AAAAMMJJ (exemple 5260_445678900_020_20160125). Au nom de mes collaborateurs/collaboratrices, je vous remercie d avance pour votre précieuse collaboration dans ce dossier. 5

6 ANNEXE 2 : Influence d un changement de l état civil ou familial sur le calcul du précompte professionnel Rappel des principes fiscaux applicables 1. Principe général D une manière générale, il n y a pas d adaptation rétroactive du précompte professionnel pour le passé. Toute modification de la situation fiscale produit ses effets, au plus tôt, pour le mois au cours duquel la modification est connue et prise en compte dans le moteur salarial. 2. Exemples de changements d état civil/familial et de leur date d effet 2.1 Le mariage Pour l année du mariage, le membre du personnel est fiscalement considéré comme isolé. Pour les années suivantes, le membre du personnel est fiscalement considéré comme marié. Le mariage du membre du personnel produira ses effets à partir du 1 er jour ouvrable du mois de janvier de l année qui suit (à savoir sur le traitement de décembre pour un membre du personnel payé à terme échu et sur le traitement de janvier pour un membre du personnel payé anticipativement). 2.2 La cohabitation légale Pour l année de la déclaration de cohabitation légale, le membre du personnel est fiscalement considéré comme isolé. Pour les années suivantes, le membre du personnel est fiscalement considéré comme marié. La déclaration de cohabitation légale du membre du personnel produira ses effets à partir du 1 er jour ouvrable du mois de janvier de l année qui suit (à savoir sur le traitement de décembre pour un membre du personnel payé à terme échu et sur le traitement de janvier pour un membre du personnel payé anticipativement). 2.3 La cohabitation de fait suivie par un mariage ou une cohabitation légale Pour l année du mariage ou de la déclaration de cohabitation légale, le membre du personnel est fiscalement considéré comme isolé. Pour les années suivantes, le membre du personnel est fiscalement considéré comme marié. Le mariage ou la déclaration de cohabitation légale du membre du personnel produira ses effets à partir du 1 er jour ouvrable du mois de janvier de l année qui suit (à savoir sur le traitement de décembre pour un membre du personnel payé à terme échu et sur le traitement de janvier pour un membre du personnel payé anticipativement). 2.4 La cohabitation légale suivie par un mariage Pour l année durant laquelle les cohabitants légaux se marient, ils sont fiscalement considérés comme mariés sauf si la déclaration de cohabitation légale a été faite la même année. Dans ce cas, le membre du personnel est fiscalement considéré comme isolé pour cette année. 2.5 La cessation de la cohabitation légale Pour l année de la cessation de la cohabitation légale, le membre du personnel est fiscalement considéré comme isolé. La mention «divorcé» sera reprise sur la fiche de paie pour le calcul correct du précompte professionnel. Le membre du personnel ne peut plus fiscalement être considéré comme célibataire. 2.6 Le divorce Pour l année de la dissolution du mariage, le membre du personnel est fiscalement considéré comme isolé. 2.7 La séparation de corps Pour l année de la séparation de corps, le membre du personnel est fiscalement considéré comme isolé. 2.8 La séparation de fait Pour l année durant laquelle la séparation de fait est intervenue, le membre du personnel est fiscalement considéré comme marié. A partir de l année qui suit celle au cours de laquelle une séparation de fait est intervenue, pour autant que cette séparation soit effective durant toute la période imposable, le membre du personnel est considéré comme isolé. 2.9 Le décès de l époux ou de l épouse, du/de la conjointe(e) cohabitant(e) légal(e) Pour l année du décès du conjoint, le membre du personnel est fiscalement considéré comme isolé. 6

2.10 Enfant à charge L employeur peut, en cas de modification du nombre d enfants à charge dans le courant de l année, prendre en considération la nouvelle situation dès qu il en est informé. 7 2.11 Autre personne à charge: L employeur peut, en cas de modification du nombre d autres personnes à charge dans le courant de l année, prendre en considération la nouvelle situation dès qu il en est informé. 2.12 Le bénéficiaire de revenus devient moins valide: L employeur peut, en cas de modification dans le courant de l année, prendre en considération la nouvelle situation dès qu il en est informé. 2.13 Une personne à charge du bénéficiaire de revenus devient moins valide L employeur peut, en cas de modification dans le courant de l année, prendre en considération la nouvelle situation dès qu il en est informé. 2.14 Augmentation des revenus du conjoint L employeur peut prendre en considération l augmentation des revenus du conjoint dans le courant de l année dès qu il en est informé. 2.15 Diminution des revenus du conjoint L employeur peut prendre en considération la diminution des revenus du conjoint dans le courant de l année dès qu il en est informé. Pour rappel, pour l année de mariage ou de cohabitation légale, le membre du personnel sera considéré comme isolé (pas de prise en compte des revenus du conjoint). 2.16 Perte de la qualité de «personne à charge» L employeur peut prendre en considération la perte de la qualité de «personne à charge» dans le courant de l année dès qu il en est informé. >>>>>>>>>><<<<<<<<<< 7