DESTINATION FRANCE Du 24 au 28 février 2014 Québec Montréal Toronto Vancouver Dossier technique PREAMBULE Le dossier technique traite des conditions techniques et d'organisation de la tournée pan-canadienne Destination France 2014 qui s'imposent à tout Exposant souhaitant y participer. Pour tous les points non traités dans le présent Dossier Technique, l'exposant doit se référer aux Conditions Générales de Services joint à ce document. Tous les points relatifs aux conditions techniques et d'organisation non traités dans le Dossier Technique et/ou dans les Conditions Générales de Services sont à la charge exclusive de l'exposant et devront faire l'objet d'un accord préalable d Atout France. ORGANISATION Brigitte MONDOR SPINEANU, CMP Responsable promotion Tél : 00 1 (514) 288-2026, poste 227 Fax : 00 1 (514) 845-4868 brigitte.mondor-spineanu@atout-france.fr Annabelle SIMON Coordonnatrice de promotion Tél : 00 1 (514) 288-2026, poste 226 Fax : 00 1 (514) 845-4868 annabelle.simon@atout-france.fr Atout France Agence de développement touristique de la France France Tourism Development Agency 1800, av McGill College, bureau 1010 Montréal (Qc), Canada H3A 3J6
RENSEIGNEMENTS PRATIQUES DATES ET LIEUX DE LA MANIFESTATION : Lundi 24 février : Québec, Québec Mardi 25 février : Montréal, Québec Mercredi 26 février : Toronto, Ontario Jeudi 27 février : Rencontre avec tour-opérateurs et vol vers Vancouver Vendredi 28 février : Vancouver, Colombie Britannique FRÉQUENTATION ATTENDUE : Québec : 100 agents de voyages et tour-opérateurs + 2 journalistes Montréal : 200 agents de voyages et tour-opérateurs + 40 journalistes Toronto : 200 agents de voyages et tour-opérateurs + 30 journalistes Vancouver : 100 agents de voyages et tour-opérateurs + 10 journalistes PROFIL DES VISITEURS 2013 : 500 professionnels du tourisme sur les quatre villes, soit Montréal, Toronto, Vancouver et Calgary; 73.5% étaient agents de voyage, 20.5% tour-opérateurs et 6% MICE 84% des visiteurs ont déjà participé au salon contre 16% de nouveaux clients Pour 91% des visiteurs l objectif prioritaire a été atteint : o 40% à la recherche de nouveaux produits o 28% découvrir l offre touristique française o 23% trouver de nouveaux contacts o 9% renforcer les relations avec les fournisseurs
FORFAIT DE PARTICIPATION EN 2014 Votre forfait comprend l hébergement, les transferts et les vols intérieurs (Montréal-Québec, Montréal-Toronto, Toronto-Vancouver) vous garantissant ainsi des tarifs groupes plus avantageux et le confort et l efficacité de n avoir qu un seul interlocuteur. Forfaits (pour le premier représentant de l organisme): 2 villes (Québec-Montréal) : 4 300 CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 2 cocktails dînatoires, hébergement 3 nuits à Montréal, transport aller-retour de Montréal à Québec. 3 villes (Québec-Montréal-Toronto) : 4 700 CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 3 cocktails dînatoires + un petit déjeuner-rencontre/débat avec les tour-opérateurs à Toronto, hébergement 3 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto, transport aller-retour de Montréal à Québec, vol intérieur de Montréal à Toronto. 4 villes (Québec- Montréal-Toronto-Vancouver) : 5 100 CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 3 cocktails dînatoires + un petit déjeuner-rencontre/débat avec les tour-opérateurs à Toronto + 1 petitdéjeuner/workshop à Vancouver, hébergement 3 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Vancouver, transport aller-retour de Montréal à Québec, vols intérieurs de Montréal/Toronto et de Toronto/Vancouver. Personne supplémentaire (même organisme seulement) : 2 villes (Québec-Montréal) : 1 550 CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 2 cocktails dînatoires, hébergement 3 nuits à Montréal, transport aller-retour de Montréal à Québec. 3 villes (Québec-Montréal-Toronto) : 2250 CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 3 cocktails dînatoires + un petit déjeuner-rencontre/débat avec les tour-opérateurs à Toronto, hébergement 3 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto, transport aller-retour de Montréal à Québec, vol intérieur de Montréal à Toronto. 4 villes (Québec-Montréal-Toronto-Vancouver) : 2 950 CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 3 cocktails dînatoires + un petit déjeuner-rencontre/débat avec les tour-opérateurs à Toronto + 1 petitdéjeuner/workshop à Vancouver, hébergement 3 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Vancouver, transport aller-retour de Montréal à Québec, vols intérieurs de Montréal/Toronto et de Toronto/Vancouver. IMPORTANT - Un seul organisme par table sera autorisé. Pour vous inscrire nous vous remercions de nous faire parvenir avant le 22 novembre 2013 par télécopie (001 514 845 4868) ou par email à brigitte.mondor-spineanu@atout.france.fr le bulletin de commande ci-joint accompagné d une copie du chèque ou d ordre de virement bancaire en dollars canadiens correspondant à 100% des coûts de participation. Les originaux devront nous parvenir par courrier dans les meilleurs délais.
PROGRAMME Dimanche 23 février 10h40 : Départ du vol AF 342 Paris-Montréal (arrivée à Montréal à 12h35) 13h30: Départ du vol AF 346 Paris-Montréal (arrivée à Montréal à 15h05) Réservation individuelle via le plateau Air France d Orsay ou par vos propres moyens 19h00 : Cocktail d accueil pour les exposants au bar Alice de l hôtel Omni. Nuitée à l hôtel Omni de Montréal. 1050 rue Sherbrooke Ouest Montréal QC Canada H3A 2R6 Tél : 00 1 514 284 1110 Fax : 00 1 514 284 6614 Lundi 24 février 08h00 09h30 : 10h00 : 12h30 : Avant 16h30 : 17h00 19h00 : 19h00 21h00 : 21h00 : Petit déjeuner de présentation du marché canadien Départ pour Québec en autocar de luxe Arrivée à Québec déjeuner libre NOUVEAU : Les grossistes de Québec Mise en place seront invités à être accompagnés de Workshop pour les agents de voyages un ou deux clients (organisateurs de Cocktail dînatoire voyages, planificateurs, etc) Retour vers Montréal en autocar de luxe Nuitée à l hôtel Omni de Montréal. Mardi 25 février Matinée et déjeuner libre. Mise en place des stands avant 15h00. 16h00 18h00 : Workshop 18h30 19h00 : Conférence agents de voyages 19h00 21h00 : Cocktail dînatoire et remise des trophées Nuitée à l hôtel Omni de Montréal. Mercredi 26 février Pour les exposants participant à seulement 2 villes Journée libre 16h30 : Départ du vol AF345 Montréal-Paris 19h15 : Départ du vol AF347 Montréal-Paris Réservation individuelle via le plateau Air France d Orsay ou par vos propres moyens
Pour les exposants participant à 3 villes Départ vers 7h30 pour l aéroport de Montréal 11h30 Vol à confirmer (Porter ou Air Canada) 12h55 Arrivée à l aéroport Bishop de l ile de Toronto. Transfert vers l hôtel et installation Déjeuner libre. Mise en place des stands avant 15h00 16h00 18h30 : Workshop 18h30 19h00 : Conférence agents de voyages 19h00 21h00 : Cocktail dînatoire et remise des trophées Nuitée à Toronto hôtel à confirmer Jeudi 27 février NOUVEAUTÉ 08h30 11h30 Petit déjeuner et rencontre/débat avec les tour-opérateurs (programme à suivre) Pour les exposants participant à seulement 3 villes Après-midi libre 18h55 : Départ du vol AF351 Toronto-Paris Réservation individuelle via le plateau Air France d Orsay ou par vos propres moyens Pour les exposants participants aux 4 villes 14h00 (±) : Vol vers Vancouver CB vol à confirmer Vol inclus dans le forfait de participation, réservé par Atout France 18h00 (±): Arrivée à Vancouver, transfert vers l hôtel Notez que le montage de la salle se fera en soirée pour le petit déjeuner-workshop du lendemain. Vendredi 28 février 06h30 07h30 : 07h30 08h30 : 08h30 10h30 : Finalisation de la mise en place Petit déjeuner et présentations Workshop Notez qu il est possible de prendre un vol vers Paris (via Amsterdam) à 16h20 sur les vols KLM 682/AF1233. Samedi 1 mars ou dimanche 2 mars Réservation individuelle via le plateau d Orsay 08h00 : Départ du vol AF6565 (opéré par West Jet) Vancouver-Toronto (arrivée à 15h44) 18h40 : Départ du vol AF351 Toronto-Paris (arrivée à 08h05 le lendemain) OU 16h20 : Départ du vol KLM682 Vancouver-Amsterdam (arrivée à 10h50 le lendemain) 19h55 : Départ du vol AF1233 Amsterdam-Paris (arrivée à 12h30) * Activités pour le week-end du 1 er et 2 mars à Vancouver et Whistler sont listées dans le document en annexe B
TRANSPORT TRANSPORT AERIEN INTERNATIONAL AVEC AIR FRANCE : (à la charge des participants) Plateau Orsay Affaires 2, rue Robert Esnault Pelterie, 75007 Paris Tél. : 01 43 17 21 14 mail.firm.orsay3.fr@airfrance.fr Horaires d ouverture : du lundi au vendredi de 09h00 à 18h00 sans interruption. Air France accorde à Atout France les tarifs spéciaux suivants (à titre indicatif et selon disponibilité) : Paris / Montréal / Paris 635 TTC Aller Retour en classe économique (tarif du 4 octobre 2013) + Frais de service (60 Euros par personne) Paris / Montréal Toronto / Paris 695 TTC Aller Retour en classe économique (tarif du 4 octobre 2013) + Frais de service (60 Euros par personne) Tarifs donnés à titre indicatif, sous réserve de modification, et en fonction des disponibilités dans la classe de réservation désignée, au moment de la réservation et sous réserve d augmentations. Une fois émis, ces billets sont modifiables avec des frais de 120. Un pré et post-acheminement de et vers la province française est possible : interroger le Plateau Orsay Affaires. Si vous souhaitez bénéficier de ces tarifs sur Air France, nous vous demandons de bien vouloir : - Effectuer vous-même et sans tarder vos réservations (pas de places préalablement bloquées) au Plateau Orsay Affaires par mail : mail.firm.orsay3.fr@airfrance.fr - tél. : 01 43 17 21 14. Ce plateau est le seul habilité à réserver et à émettre les billets à tarifs spéciaux Atout France, via la fiche de transport que vous devez leur faire parvenir, copie Atout France par mail ou fax dans les meilleurs délais. Atout France donnera l accord à Air France pour les changements de noms : aucun changement ne sera accepté à moins de huit jours avant le départ. - Effectuer le règlement de votre titre de transport, par carte bancaire de préférence ou par chèque. Depuis le 01 décembre 2008, lorsque vous appellerez le plateau d'affaires Orsay pour réserver votre voyage, une date limite d'émission du billet vous sera donnée simultanément et un récapitulatif reprenant ces informations vous sera adressé par e-mail. Le tarif communiqué sera valable jusqu'à cette limite (la facturation pro forma est donc abandonnée). En conséquence, les billets devront donc être émis et réglés avant la date annoncée.
HÉBERGEMENT Inclus dans le forfait, réservations effectuées par Atout France Montréal QC: Toronto ON: Vancouver CB: Hôtel Omni 1050 rue Sherbrooke Ouest Montréal QC Canada H3A 2R6 Tél : +00 1 514 284 1110 FAX : +00 1 514 284 6614 http://www.omnihotels.com/findahotel/montroyal.aspx à venir Pan Pacific Hotel Vancouver 999 Canada Pl #300 Vancouver, BC Canada V6C 3B5 Tél : +00 1 604 662 8111 FAX : +00 1 604 685 8690 http://www.panpacificvancouver.com/ INFORMATIONS TECHNIQUES POUR LE SITE INTERNET + E-NEWS PRO Lancement du site Internet: fin décembre 2013 Envoi de l e-news dédiée aux professionnels du tourisme (+3 000 abonnés) : Troisième semaine de janvier Matériel requis : Texte en français et en anglais de maximum 300 mots de présentation de votre société ou de votre produit pour le site Internet Articles promotionnels en français et en anglais de maximum 150 mots chacun pour l enews PRO 2-3 photos orientées horizontalement (haute définition 100 dpi), une photo orientée verticalement et un logo en format JPG Le matériel requis doit être envoyé à brigitte.mondor-spineanu@atout-france.fr avant le 31 décembre 2013, après cette date les éléments pourraient ne pas être pris en compte. **MERCI DE SAISIR LES INFORMATIONS SOUS FORMAT WORD** INFORMATIONS TECHNIQUES POUR LE PANNEAU D IDENTIFICATION Chaque exposant disposera d un panneau d'identification en français et en anglais. À cet effet, vous devrez transmettre votre logo (en format EPS ou Illustrator seulement) ainsi que l intitulé de l enseigne de votre stand avant le 31 décembre 2013 par email à : brigitte.mondor-spineanu@atout-france.fr BROCHURES
La documentation que vous expédiez doit être selon les quantités suivantes, tout dépendant des villes où vous participerez au workshop: Québec : 100% français Montréal : 80% français / 20% anglais Toronto : 100% anglais Vancouver : 100% anglais Un groupage de matériel est prévu chez : KÜHNE & NAGEL (Voir le document d instruction en pièce-jointe). Nous vous rappelons que la Convention de New-York régissant les groupages interdit d expédier des objets publicitaires autres que brochures, tels que stylos, tee-shirts, sacs, etc. Si vous souhaitez en disposer sur vos stands, ces articles devront voyager dans vos valises. Date limite de réception en entrepôt : 24 janvier 2014 Passé ce délai, KÜHNE & NAGEL décline toute responsabilité en cas de retard ou perte de livraison. ANNULATION DE SA PARTICIPATION PAR L EXPOSANT Toute demande d'annulation par l'exposant entraîne des frais, calculés en fonction de la date d'annulation, dès lors que la participation a été validée par Atout France. Toute demande d'annulation doit être adressée dans les meilleurs délais par courrier électronique avec accusé de réception à Atout France à l'adresse électronique mentionnée dans le courrier électronique de validation de la participation (cf. article 6.1 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). Modalités d'annulation Toute demande d'annulation d'une inscription à un Salon en qualité d'exposant entraîne au minimum la perception des frais suivants en fonction de la date d'annulation, étant entendu que la date d'annulation est celle de réception du courrier électronique informant Atout France de la demande d'annulation d'une inscription à un Salon en qualité d'exposant : - 60 jours avant la manifestation : 50 % du total de la participation - 45 jours avant la manifestation : 70 % du total de la participation - 30 jours avant la manifestation : 100 % du total de la participation Il est précisé que tous les frais annexes, notamment les frais de transport, de transfert, de parking, d'éditions spécifiques ou de promotion, sont à la charge exclusive de l'exposant et ne seront pas pris en charge ou remboursés par Atout France.
Pénalités d'annulation Les sommes dues au titre d'une annulation tardive et non payées au jour du début du Salon porteront, de plein droit, intérêts au taux d'intérêt légal en vigueur à la date d'exigibilité augmenté de 1,5% par an, jusqu'à leur paiement intégral, et ce, sans qu'une mise en demeure ne soit nécessaire. Tous les frais engagés par Atout France pour recouvrer les sommes facturées et dues seront à la charge de l'exposant (cf. article 6.1.2 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). Défaut de paiement Tout Exposant ne respectant pas les échéances et les modalités de paiement précisées aux articles 5.1 et 6 des Conditions Particulières de Participation à un Salon et au Dossier Technique n'est pas considéré comme valablement inscrit au sens des Conditions Particulières de Participation à un Salon. Atout France se réserve le droit de refuser à l'exposant défaillant l'accès au Salon (cf. article 6.1.2 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). ANNULATION DU SALON PAR ATOUT FRANCE OU L ORGANISATEUR Il est rappelé qu'en cas d'annulation d'un Salon par Atout France, pour tout motif (y compris en cas de survenance d'un événement de force majeure telle que définie dans les Conditions Particulières de Participation à un Salon), Atout France préviendra l'exposant dans les meilleurs délais et remboursera éventuellement les sommes payées au titre des frais d'inscription au Salon (cf. article 6.2 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). En cas d'annulation d'un Salon par l'organisateur, pour tout motif (y compris en cas de survenance d'un événement de force majeure telle que définie dans les Conditions Particulières de Participation à un Salon), Atout France préviendra l'exposant dans les meilleurs délais, la demande de participation sera annulée et les sommes disponibles versées, le cas échéant, par l'organisateur à Atout France, seront réparties entre les Exposants, au prorata des sommes versées par chacun d'entre eux au titre de leur inscription au Salon et après paiement des dépenses engagées. En revanche, tous les frais annexes de participation au Salon, notamment les frais de transport, de transfert, de parking, d'éditions spécifiques ou de promotion, seront à la charge exclusive de l'exposant et ne seront pas pris en charge ou remboursés par Atout France. RESPONSABILITÉS Il est rappelé que, conformément aux Conditions Particulières de Participations au Salon (cf. article 10.2 des Conditions Particulières de Participation à un Salon), l'exposant est responsable (i) de la mise en conformité du stand ou de l'espace mis à sa disposition aux modalités pratiques telles que définies dans le Dossier Technique ainsi qu'aux dernières prescriptions de sécurité légales et réglementaires en vigueur et (ii) de la remise en l'état du stand ou de l'espace notamment en cas de détérioration causée par l'exposant ou toute personne agissant pour son compte ou par ses installations, matériels ou marchandises. Recommandation : Atout France n est nullement responsable en cas de vol ou dégradation sur le stand ou de l'espace mis à la disposition de l'exposant par Atout France (cf. article 10.1 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). Il est donc conseillé de laisser l'emplacement sous la
surveillance d au moins une personne de l'équipe de l'exposant, aussi bien durant l'installation, qu à l ouverture de l exposition au public et lors du démontage. Des prestations de gardiennage peuvent vous être proposées. La souscription d une assurance couvrant tout dommage matériel (perte, vol, détérioration de matériel) ou corporel causé ou subi par l'exposant lors d'un Salon est également recommandée (cf. article 10.4.2 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). L'Exposant est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas d'utilisation de matériels et/ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité de Atout France ne pourra être engagée en cas de vols ou de détérioration