Compte rendu de la conférence téléphonique : Appel de propositions pour héberger en permanence le Centre national de recherches sur les pensionnats indiens Date : Jeudi 1 er décembre 2011 Endroit : Conférence téléphonique et salle de conférence de la Commission de vérité et réconciliation du Canada (CVR), 360, rue Main, Winnipeg (Manitoba) Début : 13 h (HNC) Fin : 14 h 25 (HNC) Président : Ry Moran-Directeur de la consignation des déclarations, responsable du Centre national de recherches A. Mot d ouverture et de bienvenue Participants : Ry ouvre la réunion en souhaitant la bienvenue à tous les participants à cette première de deux conférences téléphoniques portant sur l appel de propositions pour héberger le Centre national de recherches (CNR). Les participants se présentent à tour de rôle. B. Discussion de l appel de propositions concernant le CNR On discute de l intention de la Commission. On espère que le CNR continuera dans la foulée de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens, le plus important règlement de recours collectif de l histoire du Canada. La création du CNR représente un aspect important des travaux de la Commission. Le Centre continuera de tenir à jour et de préserver la collection de récits oraux et de documents liés aux pensionnats indiens. La conférence téléphonique d aujourd hui a deux objectifs : 1) Accroître la visibilité du processus de création du CNR : comment présenter une demande d information à la CVR; de quelle façon la CVR mettra en commun l information; ce que recherche la CVR dans les propositions; l échange d information avec tous les participants; 1
2) Donner l occasion aux personnes intéressées de poser des questions et de mettre en commun l information pertinente. Ry débute la réunion en disant qu il expliquera les onze critères sur lesquels se fondera la Commission dans l évaluation des propositions. Les onze critères sont stricts, mais doivent être abordés. Lorsque Ry termine l examen des onze critères de l appel de propositions, les participants en discutent. La Commission insiste sur le fait qu il ne s agit PAS d une mesure d approvisionnement NI d une demande de soumissions. La Commission n affecte pas d argent au financement du CNR. La Commission aimerait que les proposants indiquent de quelle façon ils financeront les activités du CNR à long terme. La Commission a un mandat très ambitieux et le CNR est une initiative importante. Ry demande à tous les proposants d examiner attentivement l appel de propositions au complet, car le proposant retenu hébergera le CNR à long terme. Le proposant retenu hébergera en permanence le CNR. Les proposants doivent une idée de la façon d assurer la réussite du CNR et de faire en sorte qu il demeure un centre d excellence. La Commission doit rassembler tous les documents portant sur les pensionnats indiens qui ont été conservés jusqu à maintenant par les églises et le gouvernement du Canada. Elle a entrepris cet énorme projet avec l aide de Bronson Consulting. Bronson Consulting est l entrepreneur retenu dans le cadre d un appel d offres concurrentiel effectué par TPSGC pour la collecte des documents historiques liés aux pensionnats indiens.. Aux fins du présent appel de propositions, la Commission se réserve le droit de suggérer des collaborations et des ententes entre des organisations pendant le processus d examen. La Commission est d avis que le CNR bénéficiera davantage d une collaboration que d une concurrence. La Commission pose des questions dans l appel de propositions. Les proposants devraient tenir compte de ces questions lorsqu ils soumettent leurs propositions. 2
Conformément au mandat de la Commission, le CNR continuera d accepter des déclarations lorsque la CVR aura terminé ses travaux. Comment prévoyez-vous faire cela? Comment protégerez-vous les renseignements personnels? La Commission s attend à ce que de nombreux utilisateurs finals consultent le CNR. Actuellement, la Commission recueille les déclarations de deux façons principales : publique et privée. En général, les déclarations publiques sont faites en présence de l un ou de tous les commissaires dans un contexte public. Les séances de consignation des déclarations privées sont plus confidentielles et destinées aux personnes préférant raconter leur histoire en privé. Les proposants doivent connaître les importantes préoccupations en matière de protection des renseignements personnels. Lorsqu elle consigne des déclarations, la Commission parle avec les survivants en public et en privé. Les survivants ont des attentes différentes en ce qui a trait à la divulgation de leurs déclarations ou à la protection de leur contenu. Ry décrit deux aspects principaux de la collecte d information que le CNR sera chargé de tenir à jour : 1) Le projet de collecte de documents de la Commission comprend la numérisation des dossiers d archives, notamment les photographies, les documents, les lettres manuscrites, les livres, les phototypes sur plaque de verre, les diapositives, les microfilms et les autres éléments matériels. Ces dossiers proviennent des collections des églises et du gouvernement du Canada. Il est nécessaire d assurer la protection des renseignements personnels et de contrôler l accès à ces collections. 2) Dans le cadre des processus de consignation des déclarations de la Commission, le personnel de la CVR effectue des entrevues auprès des personnes touchées par les pensionnats indiens, c est-à-dire les survivants, les familles et les travailleurs. La Commission écoute et consigne leurs récits et le rôle des pensionnats indiens dans leurs vies. Toutes les questions doivent être acheminées à Laver Simard à l adresse NRC@trc.ca. Une équipe de la Commission examinera les questions et affichera les réponses en ligne à l adresse trc.ca, votre principale source d information. Consultez souvent le site Web à l adresse trc.ca pour vous tenir au courant. Sonja Matthies coordonnera la prochaine conférence qui aura lieu le 11 janvier 2012, à 13 h. Vous êtes tous invités à y participer. Vous pouvez communiquer avec Sonja à l adresse sonja.matthies@trc.ca. 3
La date limite de présentation des propositions est le 16 février 2012. La date timbrée de tous les documents ne doit pas être postérieure au 16 février. Si vous aimeriez examiner les formulaires de consentement types de la Commission, veuillez en faire la demande à l adresse NRC@trc.ca. Il n y a pas de gabarit normalisé pour les propositions. Si vous aimeriez recevoir un exemplaire du compte rendu, veuillez en faire la demande à l adresse NRC@trc.ca. Depuis la publication de l appel de propositions, la Commission a reçu six questions. Le 1 er décembre, elle a affiché les questions et les réponses sur son site Web. Ry lit les questions et passe en revue les réponses. Ry cède la parole aux participants et demande s ils ont des questions ou s ils souhaitent obtenir des précisions sur les points discutés aujourd hui ou sur le processus de présentation des propositions (les questions et réponses suivent à la section D). C. Mot de la fin Ry demande s il y a d autres questions, sinon il lèvera la séance. On demande aux participants qui ont posé des questions, de bien vouloir les envoyer par courriel à l adresse nrc@trc.ca afin que l on dispose du contexte approprié pour donner la réponse la plus appropriée. On prévoit que les questions et les réponses seront affichées d ici une semaine à dix jours, car il est nécessaire de faire traduire les questions et les réponses avant de les afficher sur le site Web de la Commission. On remercie les participants. La séance est levée à 15 h 25 (HNC). 4
D. Questions et réponses Q1 : R1 : Q2 : R2 : Q3 : R3 : Q4 : R4 : Q5 : R5 : Est-ce que les dossiers opérationnels de la Commission, ainsi que les documents liés au processus d évaluation indépendant, au paiement d expérience commune et aux processus de règlement des litiges et des différends seront transférés au CNR? La décision relative au transfert des dossiers opérationnels de la Commission au CNR sera prise par les commissaires. Aucune décision finale n a encore été prise. La Commission discute actuellement des documents liés au paiement d expérience commune et au processus d évaluation indépendant avec le gouvernement du Canada. On prévoit que les documents liés aux litiges feront partie de la collection du CNR. La Commission a déjà recueilli un grand nombre de documents liés aux litiges. Votre mandat a-t-il été prolongé jusqu en 2014? À quelle date, la Commission cessera-t-elle ses activités? Le mandat des commissaires prend fin le 1 er juillet 2014. Des activités sont prévues en 2014. Quand prévoyez-vous recevoir la majorité des documents du gouvernement du Canada? Quel pourcentage de ces documents vous attendez vous à avoir à la fin de votre mandat? La Commission vise à rassembler tous les documents du gouvernement du Canada d ici la fin de son mandat. Elle a présenté une demande officielle relative à tous les documents gouvernementaux portant sur les pensionnats indiens, y compris les dossiers actifs et semi-actifs et les fonds d archives. À ce jour, le gouvernement du Canada n est pas très clair sur l étendue de son fonds de documentation. Même question que ci-dessus, mais pour les documents des églises. La Commission vise à rassembler tous les documents des églises d ici la fin de son mandat. Elle collecte activement les dossiers provenant des fonds d archives des églises. S attend-t-on à ce que le CNR continue de négocier avec le gouvernement fédéral et les églises pour obtenir les documents restants? Si les proposants envisagent un tel plan, ils devraient l inclure à leurs propositions. Le mandat statutaire de la Commission ne sera pas transféré directement au CNR. 5
Q6 : R6 : Q7 : R7 : Q8 : R8 : Q9 : R9 : Quelle est la taille en téraoctets des documents recueillis jusqu à maintenant? Du matériel que vous prévoyez rassembler d ici la fin de votre mandat? Du matériel que vous n aurez vraisemblablement pas obtenu à la fin de votre mandat? On prévoit que le fichier principal d information numérique pourrait attendre jusqu à 200 téraoctets d ici la fin du mandat de la Commission. Actuellement, la Commission possède environ 30 téraoctets d information. Elle vise à recueillir toute l information pertinente d ici la fin de son mandat. Recevez-vous actuellement des documents de sources autres que des activités de la Commission, du gouvernement fédéral et des églises, ou prévoyez-vous en obtenir? Par exemple, des documents communautaires? Des documents provenant d autres sources? La Commission conserve les documents et les dons qui lui ont été remis. Il s agit d un processus facultatif et, par conséquent, la collection définitive dépendra des dons volontaires à la Commission. La Commission possède une variété d articles matériels, p. ex. la boîte de bois cintré, qui feront partie de la collection. Les documents pourront-ils être consultés par le public lorsqu ils seront transférés par la Commission? Par exemple, sera-t-il nécessaire de respecter la réglementation fédérale en matière d accès à l information et de protection des renseignements personnels? Nous ne nous attendons pas à ce que les documents puissent être consultés par le public. Nos prévoyons transférés des documents non caviardés. À cette fin, le CNR doit avoir une expérience et une capacité manifestes de caviarder les documents visés par les lois sur l accès à l information et la protection des renseignements personnels. Nous devons aussi discuter avec l archiviste national. Actuellement, la Commission ne prévoit pas caviarder elle-même les documents. Les autorisations accordées par les survivants relatives à leurs déclarations orales comprennent-elles l autorisation d utiliser le matériel à des fins de recherche ou les chercheurs devront-ils retrouver les survivants pour obtenir leur permission? Les chercheurs peuvent consulter et utiliser le matériel recueilli, sur une base discrétionnaire. Nous nous attendons à ce que les dispositions pertinentes des lois sur l accès à l information et la protection des renseignements personnels s appliquent; p. ex. consentement, alinéa 8(2)j) de la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels. La Commission possède les formulaires de consentement. Ceux-ci indiquent si la personne a choisi de faire une déclaration publique ou privée. 6
Q10 : Y aura-t-il des documents caviardés dans les archives de la Commission? R10 : Q11 : R11 : Actuellement, la Commission ne prévoit pas caviarder elle-même les documents. Quelle proportion des témoignages oraux la Commission prévoit-elle transcrire d ici la fin de son mandat? La Commission vise à transcrire tous les témoignages oraux publics d ici la fin de son mandat. Cela dépendra des besoins réels en matière d utilisation de la Commission tout au long de son mandat. Q12 : Quel est le processus d évaluation des demandes pour héberger les archives? Par exemple, quel est le rôle du comité consultatif des aînés? Pendant combien de temps le Comité des survivants exercera-t-il ses activités? R12 : Le Comité des survivants de la Commission sera consulté au sujet des propositions de CNR. Les commissaires de la CVR prendront la décision finale relative à la proposition retenue. Le mandat du Comité des survivants prendra fin en même temps que celui de la Commission. Q13 : La Commission a parlé d une déclaration d intérêt et d un appel de propositions. Dans quelle mesure la Commission s attend-t-elle à ce que les propositions soient détaillées? R13 : La Commission s attend à recevoir des propositions très détaillées. Elle n envisage PAS un processus en deux parties. Elle se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires, le cas échéant, après la réception des propositions. Q14 : Combien de temps la Commission prendra-t-elle pour décider quelle proposition est retenue ou quelle proposition est présélectionnée? R14 : Q15 : R15 : La Commission fera de son mieux pour tenir tout le monde au courant. Il est dans l intérêt de tous qu une décision soit prise en temps opportun. Est-ce que le CNR sera propriétaire de l information? En général, les différentes lois sur la protection des renseignements personnels ne traite pas de la propriété de l information; elles parlent, de manière plus appropriée, du contrôle des documents. Comme dans le cas de la propriété intellectuelle, la personne qui a fait la déclaration en conserve le droit absolu. Le rapport de déclarations publiques et privées s établit à 60/40. Le CNR contrôlera les documents. 7
Q16 : Commémoration : Envisagez-vous une marque commémorative permanente? R16 : La Commission aimerait que votre organisation aborde ce sujet dans sa proposition. Bien entendu, votre proposition doit tenir compte de votre vision et de vos ressources financières. Les propositions doivent être réalistes et exécutables. Q17 : Quelle sera la structure de gouvernance du CNR? R17 : Dans l appel de propositions, la Commission mentionne les collectivités autochtones et la gouvernance à de nombreuses reprises. Il est important pour la Commission que des Autochtones fassent partie du CNR. Vous devriez décrire minutieusement la structure de gouvernance du CNR dans vos propositions. Le CNR pourrait envisager un comité des survivants, un comité des aînés ou d autres types de comités. En fin de compte, la Commission ne pourra pas surveiller le CNR, car elle cessera ses activités à la fin de son mandat. Les propositions de CNR doivent s assurer que la structure de gouvernance est suffisamment robuste pour pouvoir gérer les besoins futurs. Q18 : Utilisez-vous un système d indexation? R18 : Nous avons mis en place un vaste système d indexation. Un numéro unique est attribué à chaque document. Des fiches de métadonnées indiquent la provenance de chaque document et comprennent des renseignements signalétiques, notamment le nom, la date et d autres informations. Les métadonnées techniques sont intégrées directement dans le ficher de base de données. Actuellement, la Commission conserve tous les documents dérivés (à lire en ligne) dans une base de données Minisis. La Commission documente soigneusement la continuité historique et l intégrité du matériel en conservant un dossier sur la présentation, la structure et la nature de l archive d origine. Q19 : Quel type de travail la Commission effectue-t-elle dans les archives? R19 : Dans le cas des documents des églises, la Commission s occupe de la consignation et de la numérisation des documents et effectue le référençage de métadonnées des documents individuels. Le gouvernement du Canada fournit des dossiers numérisés ainsi que les métadonnées à la Commission. Q20 : Les ordinateurs seront-ils donnés au CNR? R20 : La Commission ne peut répondre de façon irréfutable à cette question pour le moment. 8
Q21 : Au début du document d appel de propositions, vous mentionnez que la Commission se réserve le droit d appuyer une collaboration. Qu entendez-vous par cela? R21 : La Commission prévoit qu un vaste éventail d expertise sera nécessaire pour maximiser le potentiel du CNR. Elle conseille aux proposants d envisager une collaboration en vue de maximiser le potentiel du CNR. La Commission se réserve le droit de suggérer des collaborations ou des ententes entre des organisations pendant le processus d examen des propositions. Elle estime que le CNR bénéficiera davantage d une collaboration que d une concurrence. Q22 : Pouvez-vous expliquer le facteur de pondération de chaque critère? Pouvezvous fournir des précisions sur le processus d évaluation? R22 : Le mérite des propositions sera évalué en fonction de leur qualité globale. Q23 : En ce qui a trait au critère n o 3, quel est l importance du soutien des Autochtones. Veuillez développer. R23 : Les peuples autochtones et l inclusion des peuples autochtones sont incorporés à tous les aspects du document. Les propositions devraient aborder le niveau de soutien et de collaboration, le cas échéant, tel qu il est indiqué dans le document d appel de propositions. Q24 : Qui fera partie de l équipe d évaluation? R24 : Le personnel de la Commission jouera un rôle important dans l évaluation des propositions. Q25 : Prévoyez-vous élargir les critères énoncés dans l appel de propositions? R25 : Non, nous n élargirons pas les critères établis. Q26 : Quel pourcentage des documents que la Commission remettra au CNR seront sur support électronique? R26 : La grande majorité des documents que la Commission remettra au CNR seront sur support électronique. Q27 : De quelle façon les documents électroniques seront-ils remis au CNR (p. ex. disques durs ou DVD)? 9
R27 : La Commission fournira l accès à ses bases de données à un moment convenu par le CNR et la CVR. Le CNR devra déterminer le meilleur moyen d extraire ou de transférer l information. Il doit être prêt à gérer un large volume d information. Il ne sera pas possible d utiliser des DVD. Q28 : Pendant la conférence téléphonique, Ry a mentionné que la taille du fonds documentaire de la Commission pourrait atteindre 200 téraoctets à la fin de son mandat. Est-ce que cette estimation comprend les originaux et les copies dérivées produites à des fins de consultation? R28 : Cette estimation est pour les originaux seulement. La taille des copies dérivées atteindra probablement de 40 à 60 téraoctets. Q29 : Combien de déclarations de survivants détenez-vous actuellement (pas en termes de téraoctets, mais de nombre)? Combien de déclarations prévoyezvous avoir à la fin de votre mandat? R29 : Actuellement, la Commission détient environ 2 500 déclarations. Elle entend satisfaire pleinement à la demande en matière de déclarations. FIN DES QUESTIONS ET RÉPONSES 10
E. La Commission a reçu les questions ci-dessous. Les réponses seront affichées lors de la prochaine mise à jour du site Web. Questions liées au fonds documentaire actuel de la Commission Q30 : Veuillez indiquer tous les supports (numériques et analogiques) sur lesquels se trouvent les documents que vous détenez actuellement. R30 : Q31 : Quel est le volume de chaque type de support analogique de votre fonds documentaire? R31 : Q32 : En particulier, combien de mètres/boîtes de documents textuels sur support analogique prévoyez-vous transférer au CNR? R32 : Q33 : Veuillez indiquer tous les supports numériques représentés dans votre fonds documentaire, par type de contenu (p. ex. vidéo, audio, images fixes, textes, données structurées, etc.). R33 : Q34 : Veuillez indiquer le volume de chaque support numérique, en termes de nombre de documents numériques et d octets. R34 : Q35: Quel système utilisez-vous pour archiver ces documents? R35 : Q36 : Quel système utilisez-vous pour gérer les documents numériques? R36 : Q37 : Quel système utilisez-vous pour gérer les métadonnées? R37 : 11
Q38 : Quels schémas et normes de métadonnées utilisez-vous pour les types de métadonnées indiqués ci-dessous. Si vous avez vos propres schémas, pourriezvous nous les fournir? a) Métadonnées de structure b) Métadonnées descriptives c) Métadonnées techniques/originales d) Métadonnées de droits R38 : Q39 : Les métadonnées peuvent-elles être exprimées en format XML pour le transfert? Si non, quel format auront-elles? R39 : Questions liées au transfert des documents du GC et des églises. Veuillez répondre à ces questions deux fois, une fois pour les documents du gouvernement du Canada et une fois pour les documents des églises. Q40 : Combien de documents détenez-vous actuellement? Combien de documents au total prévoyez-vous avoir? Quand prévoyez-vous effectuer le transfert de ces documents? R40 : (Canada) : R40 : (Églises) : Q41 : Quel système utilisez-vous pour numériser les documents? R41 : (Canada) : R41 : (Églises) : Q42 : Quels sont les supports utilisés. Veuillez indiquer le nombre de documents et la taille en octets pour chaque support. R42 : (Canada) : R42 : (Églises) : Q43 : Quel système utilisez-vous pour gérer les documents numérisés? R43 : (Canada) : R43 : (Églises) : 12
Q44 : Quel système utilisez-vous pour gérer les métadonnées? R44 : (Canada) : R44 : (Églises) : Q45 : Quels schémas et normes de métadonnées utilisez-vous pour les types de métadonnées indiqués ci-dessous. Si vous avez vos propres schémas, pourriezvous nous les fournir? a) Métadonnées de structure b) Métadonnées descriptives c) Métadonnées techniques/originales d) Métadonnées de droits e) Métadonnées d AIPRP R45 : (Canada) : R45 : (Églises) : 13