SÉQUENCE 1 : FEUILLE DE NOTES Étape 2 : Listes et sélections Modèle CS1 Fonctions : Listes de tris Listes auto-incrémentées Listes de sélection Sélection des cellules Collage spécial Objectif opérationnel : Savoir utiliser des listes de tris, les listes incrémentées, savoir créer ses propres listes de tri et utiliser les listes de sélection. Savoir sélectionner des cellules pour en déplacer le contenu et effectuer un collage spécial. QCM : 1. Puis-je créer une liste de tri à partir d'une sélection? 2. Puis-je copier une formule dans une cellule sélectionnée? 3. Transposer signifie-t-il inverser l'ordre de la table? Calc comporte des automatismes pour vous aider à saisir les données dans le classeur, les listes en sont un que nous allons étudier. Nous apprendrons également à créer nos propres listes de tris et listes incrémentées. Puis nous verrons comment sélectionner les cellules, soit pour copier leur contenu, soit pour le déplacer. 1 Les listes de tris Qu'est-ce qu'une liste de tri? Oui, ce n'est pas très parlant, alors faisons un petit test. 1. Dans une cellule, écrivez «lundi» (sans les guillemets), appuyez sur Entrée 2. Faites un clic sur cette cellule pour situer de nouveau le curseur dessus 3. Dans le coin inférieur droit de la cellule, vous voyez un petit carré, c'est une poignée de sélection. Lorsque vous positionnez le curseur sur ce petit carré, il se transforme en croix. 4. Cliquez sur le carré et, sans relâcher le doigt de la souris, glissez le curseur vers le bas 5. Une infobulle s'affiche au fur et à mesure que vous descendez dans la feuille, vous indiquant les jours de la semaine suivant «lundi» 6. Relâchez le doigt lorsque vous arrivez à «jeudi», les cellule se sont complétées des jours de la semaine. Illustration 1: Liste de tri des jours Nous aurions pu faire de même avec les mois. Nous aurions pu remonter dans la feuille ou aller vers la droite ou la gauche, les jours se seraient inscrits de la même façon. 1
Ces listes pour les jours ou les mois sont pré-enregistrées. Vous pouvez y accéder par le menu Outils>Options>OpenOffice.org Calc>Listes de tri. Et vous pouvez y ajouter les vôtres. 1. Cliquez sur le bouton Ajouter 2. Le curseur se positionne dans la seconde partie de la fenêtre 3. Saisissez la liste de mots en faisant un retour à la ligne (touche Entrée) après chaque mot 4. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Ajouter 5. La liste s'est inscrite dans la partie droite, vous pouvez maintenant l'utiliser dans le classeur comme nous venons de le faire Illustration 2: Création de la liste de tri Dans l'illustration 2 vous voyez l'instruction Copier la liste à partir de et la référence de la plage dans la feuille. Vous auriez effectivement pu inscrire la liste dans la feuille, ouvrir la fenêtre de dialogue, accepter la sélection et cliquer sur le bouton Copier pour que la liste s'ajoute à celles déjà présentes. 2 Les listes auto-incrémentées Pour continuer avec les listes que Calc est capable de compléter seul, faisons un autre test sur une nouvelle feuille : 1. Saisissez le chiffre 6 dans la cellule A6, 2. Re-sélectionnez la cellule et remontez dans la colonne en gardant le doigt sur la souris comme nous l'avons fait précédemment avec la poignée de sélection 3. Comme pour les jours, les chiffres s'inscrivent. Cette fois-ci, il ne s'agit pas d'une liste de tri, mais d'une série pré-enregistrée dans Calc. Vous pouvez modifier le pas d'incrémentation de ces séries et travailler avec plusieurs types. 2
1. Cliquez sur une cellule pour la sélectionner, à l'aide de la poignée, glissez dans la colonne vers le bas, les cellules apparaissent en vidéo inverse, la plage est sélectionnée 2. Dans le menu Édition, sélectionnez Remplir puis Série 3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, laissez les choix En bas et Arithmétique sélectionnés 4. Complétez la Valeur initiale : 1, la Valeur finale : 10 et l'incrément : 2 5. Appuyez sur le bouton Ok 6. La plage sélectionnée s'est complétée des valeurs avec un incrément de 2 Illustration 3: Changement d'incrément de la série Sur l'illustration 3, vous voyez qu'il est également possible de remplir des séries de dates. Nous l'avons pas encore vu comment formater des cellules, mais faites bien attention que les cellules sélectionnées aient un format de date, vous obtiendriez une erreur sinon dans leur affichage. 3 Les listes de sélection Encore une aide à la saisie! Cette fois-ci, cela ne concerne que le texte qui sera contenu dans une même colonne. 1. Saisissez Pierre, Paul, Jacques dans les cellules A1, A2, A3 2. Dans la cellule A4, faites un clic droit pour activer le menu contextuel 3. Sélectionnez Liste de sélection, une liste déroulante s'ouvre reprenant la saisie des noms, sélectionnez celui qui vous convient dans la liste, il s'inscrit dans la cellule. Cette liste n'est accessible que pour la colonne ou la ligne dans laquelle le curseur est positionné et ne fonctionne qu'avec du contenu au format texte (donc pas de nombres ni de dates). 4 Les sélections de cellule Sélection et édition de cellules Vous venez de le faire sans le savoir! Pour sélectionner une cellule, un simple clic à l'intérieur suffit, elle s'encadre alors de noir avec une petite poignée de sélection dans son coin inférieur droit. Cette sélection sert à copier des formules dans les cellules voisines par exemple ou encore à copier 3
la mise en forme de la cellule. Pour mettre la même cellule en surbrillance, une fois sélectionnée, glissez sur la cellule d'à côté et revenez sur la première cellule, elle apparaît maintenant en vidéo inverse. Cette sélection vous servira à étendre et désigner une plage de cellules, par exemple. Nous souhaitons maintenant sélectionner plusieurs cellules non adjacentes : 1. Sélectionnez la première cellule en cliquant dessus 2. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur la seconde cellule à sélectionner dans la feuille 3. Les cellules sélectionnées apparaissent en vidéo inverse. Enfin, pour sélectionner une colonne entière, cliquez sur l'entête grise contenant la lettre de référence, ex. A pour la colonne A. Vous ferez de même pour les lignes et cliquerez cette fois sur leur numéro de référence, ex. 1 pour la colonne 1. Et pour sélectionner toute la feuille, vous cliquerez sur le petit rectangle gris à l'intersection des références de lignes et de colonnes, entre la colonne A et la ligne 1. Illustration 4: Rectangle de sélection de feuille Très bien de sélectionner des cellules, mais pour quoi faire exactement? Voyons ci-après quelques exemples. Copier le contenu d'une cellule qui ne contient pas de formule Sélectionnez la cellule en double cliquant dessus, mettez son contenu en surbrillance, comme expliqué ci-avant, et utilisez le raccourci CTRL+C pour copier le contenu, pour le coller ailleurs, utilisez le raccourci CTRL+V. Vous obtiendrez les mêmes fonctions en utilisant les entrées Copier et Coller du menu contextuel ou encore les entrées du menu Édition, Coller et Copier. Copier une formule Dans la colonne A3, vous avez saisi la formule =A1+A2, 1. Cliquez dans la cellule A3, 2. Cliquez sur la poignée située dans le bord inférieur droit de la cellule et glissez sur la cellule B3 3. La formule est recopiée et adaptée à la colonne de calcul correspondante Illustration 5: Copie de la formule 4
Fusionner des cellules Sélectionnez les cellules à fusionner, puis dans le menu Format, sélectionnez Fusionner les cellules. Si le texte saisi est trop long par rapport aux cellules, des petits triangles rouges s'afficheront pour le signaler, il sera alors nécessaire de redimensionner la cellule en double cliquant sur son trait de séparation par exemple. S'il s'agit d'un nombre qui est trop grand pour s'afficher dans la cellule, ce seront une série de dièses qui s'afficheront. Un double clic sur la paroi droite de l'en-tête de la cellule la remettra à la bonne largeur rapidement, comme pour du texte. Illustration 6: Dièse dans les cellules Enfin, vous souhaitez faire un retour à la ligne forcé dans la cellule, alors appuyez sur la combinaison de touches Ctrl+Entrée. Attention, cette combinaison de touches ne fonctionne que dans une cellule, et non pas lorsque le curseur est positionné dans la barre de calcul. 5 Le collage spécial Nous venons de voir comment copier et coller le contenu d'une cellule, que ce soit un nombre ou une formule. Calc possède une fonction qui va permettre d'affiner le collage par une série d'options, il s'agit du collage spécial. 1. Sélectionnez la cellule A3 comme nous l'avons appris plus haut en double cliquant dessus et copiez-la à l'aide du raccourci CTRL+C 2. Positionnez le curseur dans la cellule D3 et appuyez sur la combinaison de touches Ctrl+Maj+V, 3. Une fenêtre s'ouvre contenant des options sous forme de case à cocher. Arrêtons-nous un instant pour examiner cette fenêtre. Vous auriez pu y accéder en faisant un clic droit sur la cellule et en choisissant Collage spécial dans le menu contextuel ou encore en choisissant Collage spécial dans le menu Édition, mais nous privilégions toujours les raccourcis clavier, c'est un gain de temps sur les allez-retour avec la souris. 5
Illustration 7: Fenêtre de collage spécial Cette boîte de dialogue est divisée en quatre sections : Sélection, Options, Opérations et Déplacement des cellules. Dans la partie Sélection, vous déterminez le contenu provenant de la cellule source que vous souhaitez insérer dans la cellule cible. Remarquez par exemple que lors du déplacement d'une cellule contenant une formule, vous pouvez ne pas insérer la formule, mais seulement son résultat. La partie Options est un peu moins explicite : Transposer signifie que vous allez inverser l'ordre de la table, les lignes vont devenir des colonnes et les colonnes vont devenir des lignes Lier indique que la cellule cible restera liée à la cellule source. Pour notre exemple, si vous modifiez le contenu de la cellule A3 et que vous avez coché la case Lié lors du collage, le contenu de la cellule D3 reflétera cette modification. La partie Opérations permet de stipuler les opérations qui doivent être effectuées en même temps que le collage. Si vous cochez Addition, le contenu de la cellule source sera ajouté à la cellule cible. Si la cellule source contient une formule, le nombre sera simplement ajouté à la formule et cette dernière ne sera pas modifiée. Enfin, la partie Déplacement des cellules indique dans quel sens le contenu de la cellule cible doit être déplacé si nécessaire. Si vous faites des opérations à partir d'un collage spécial, veillez bien à ce que le bouton soit sur l'option Ne pas déplacer, sinon l'opération ne sera pas effectuée et le contenu de la cellule sera déplacé vers le bas ou la droite. 6 En résumé Nous avons fait le tour de tout ce qu'il était possible de faire avec des listes et des sélections! Nous savons utiliser les listes de tri et créer celles qui nous conviennent, utiliser les listes autoincrémentées et en régler le pas, enfin nous savons utiliser les listes de sélection pour saisir du texte 6
dans les colonnes. Nous savons manipuler les données par les sélections, que ce soit à travers des copier/coller ou le collage spécial. Ce collage spécial permet une gestion plus fine du collage à travers plusieurs options, dont celle de lier la cellule cible à la cellule source. Appendice Ce document est placé sous licence Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License d après le document de Sophie Gautier 2012 7