Objet : WORD 2002 : Création de lettres types à l'aide du publipostage Diffusion Nom Fonction Type diffusion M RIGOULOT STEPHANE Technicien informatique Pour info Historique des modifications Référence Version Date Commentaire wdxp_publipostage_lettre.do c 1.0 09/12/04 Tiré du site de MICROSOFT Page 1 sur 6
SOMMAIRE WD2002 : Création de lettres types à l'aide du publipostage 3 1 Démarrage 3 2 Étape 1 sur 6 : Sélection du type de document 3 3 Étape 2 sur 6 : Sélection du document de départ 3 4 Étape 3 sur 6 : Sélection des destinataires 3 4.1 Méthode n 1 : Si vous utilisez une source de données existante 3 4.2 2ème méthode : Si vous utilisez des noms tirés d'une liste de contacts Outlook 4 4.3 Méthode n 3 : Si vous saisissez des noms et des adresses pour la première fois 4 5 Étape 4 sur 6 : Écriture de la lettre 5 6 Étape 5 sur 6 : Aperçu des lettres 6 7 Étape 6 sur 6 : Exécution de la fusion 6 Page 2 sur 6
WD2002 : Création de lettres types à l'aide du publipostage 1 Démarrage 1. Si vous possédez déjà un document contenant le texte passe-partout que vous souhaitez utiliser, ouvrez-le. Ou bien, si vous souhaitez créer une nouvelle lettre type, cliquez sur le bouton Nouveau sur la barre d'outils Standard. 2. Dans le menu Outils, pointez sur Publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage. 2 Étape 1 sur 6 : Sélection du type de document 1. Dans le volet Office Publipostage, cliquez sur Lettres. Ceci vous permettra d'envoyer une lettre à un groupe de personnes tout en personnalisant chaque lettre. 2. Cliquez sur ///Suivant : document de départ. 3 Étape 2 sur 6 : Sélection du document de départ 1. Sélectionnez l'une des trois options ci-dessous : ///Utiliser le document actuel : utilise le document ouvert actuellement comme document principal. ///Commencer avec un modèle : sélectionne l'un des trois modèles de publipostage prêts à être utilisés. ///Commencer avec le document existant : ouvre un document existant comme document principal pour le publipostage. 2. Dans le volet Office Publipostage, cliquez sur ///Suivant : sélectionner les destinataires. 4 Étape 3 sur 6 : Sélection des destinataires Lorsque vous ouvrez ou créez une source de données à l'aide de l'assistant Fusion et publipostage, vous demandez à Word d'utiliser un ensemble d'informations variables spécifiques pour effectuer la fusion. Utilisez l'une des méthodes suivantes pour attacher le document principal à la source de données. 4.1 Méthode n 1 : Si vous utilisez une source de do nnées existante Pour utiliser une source de données existante, procédez comme suit : Page 3 sur 6
1. Dans le volet Office Publipostage, cliquez sur ///Utiliser une liste existante. 2. Dans la section Utiliser une liste existante, cliquez sur Parcourir. 3. Dans la boîte de dialogue ///Sélectionner la source de données, sélectionnez le fichier comprenant les données de variables que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir. REMARQUE : Si la source de données n'est pas disponible dans la liste des fichiers qui apparaît à l'écran, sélectionnez le lecteur et le dossier qui conviennent. Si nécessaire, sélectionnez l'option appropriée dans la zone Type de fichier. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. La boîte de dialogue Destinataires du publipostage apparaît à l'écran. Vous pouvez trier et modifier vos données si vous le souhaitez. 4. Cliquez sur OK pour retourner au document principal. La barre d'outils Publipostage apparaît dans la fenêtre. 5. Enregistrez le document principal. Lors de l'enregistrement du document principal à ce moment, la source de données est également enregistrée et attachée au document principal. 6. Tapez le nom que vous souhaitez donner à votre document principal, puis cliquez sur Enregistrer. 4.2 2ème méthode : Si vous utilisez des noms tirés d'une liste de contacts Outlook Pour utiliser une liste de contacts Outlook, procédez comme suit : 1. Dans le volet Office Publipostage, cliquez sur Suivant : sélectionner les destinataires. 2. Cliquez sur ///Sélectionner à partir des Contacts Outlook. 3. Dans la section Sélectionner dans les Contacts Outlook, cliquez sur ///Choisir dans les Contacts Outlook. 4. Dans la boîte de dialogue ///Sélectionner un dossier de liste de contacts, sélectionnez le dossier de contacts Outlook souhaité, puis cliquez sur OK. La boîte de dialogue Destinataires du publipostage apparaît à l'écran. Vous pouvez trier et modifier vos données si vous le souhaitez. 5. Cliquez sur OK pour retourner au document principal. 4.3 Méthode n 3 : Si vous saisissez des noms et des adresses pour la première fois Pour créer une nouvelle base de données, procédez comme suit : 1. Dans le volet Office Publipostage, cliquez sur Suivant : sélectionner les destinataires. 2. Cliquez sur ///Saisir une nouvelle liste. Page 4 sur 6
3. Cliquez sur Créer. la boîte de dialogue ///Nouvelle liste d'adresses s'affiche à l'écran. Dans cette boîte de dialogue, saisissez les informations d'adressage pour chaque contact. S'il n'y a aucune information prévue pour un champ en particulier, laissez la zone correspondante vide. Par défaut, Word ignore les champs vides, et le publipostage ne sera donc pas affecté par la présence d'entrées vides dans le formulaire de données. Les informations contenues dans chaque formulaire constituent un enregistrement de données. 4. Après avoir saisi les informations correspondant à un enregistrement, cliquez sur Nouvelle entrée pour passer à l'enregistrement suivant. Pour supprimer un enregistrement, cliquez sur Supprimer l'entrée. Pour rechercher un enregistrement spécifique, cliquez sur Rechercher l'entrée. Pour filtrer ou trier vos enregistrements, cliquez sur Filtre et tri. REMARQUE : Si vous souhaitez personnaliser votre liste d'adresses, cliquez sur Personnaliser. Dans la boîte de dialogue Personnaliser la liste d'adresses, vous pouvez ajouter, supprimer, renommer et réorganiser les champs de publipostage. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses, cliquez sur Fermer. 5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer la liste d'adresses, dans la zone Nom du fichier, tapez le nom que vous souhaitez donner à votre source de données, puis cliquez sur Enregistrer. 6. Dans la boîte de dialogue Destinataires du publipostage, apportez les modifications voulues, puis cliquez sur OK. 7. Cliquez sur ///Suivant : écrire la lettre pour finir de préparer votre lettre. La barre d'outils Publipostage apparaît dans la fenêtre. 8. Enregistrez le document principal. Lors de l'enregistrement du document principal, la source de données est également enregistrée et attachée au document principal. 9. Tapez le nom que vous souhaitez donner à votre document principal, puis cliquez sur Enregistrer. Pour passer à l'étape suivante, cliquez sur Suivant : écrire la lettre. 5 Étape 4 sur 6 : Écriture de la lettre Dans cette étape, vous préparez votre document principal. 1. Tapez ou ajoutez tout texte ou graphique que vous souhaitez inclure dans la lettre. 2. Ajoutez les codes de champs dans lesquels vous souhaitez afficher les informations de variables. Dans le volet Office Publipostage, vous disposez de cinq options : Bloc d'adresse : Sert à insérer une adresse formatée. Ligne Salutation : Sert à insérer une salutation formatée. Affranchissement électronique : Sert à insérer l'affranchissement électronique. REMARQUE : Cette option nécessite l'installation préalable d'un logiciel d'affranchissement électronique sur votre ordinateur. Codes barres du code postal : Sert à insérer le code à barres du code postal. Éléments supplémentaires : Insère des champs de fusion supplémentaires. Lorsque vous cliquez sur Éléments supplémentaires, la boîte de dialogue Insérer champ de fusion apparaît à l'écran. Assurez-vous que votre curseur est situé à l'endroit où vous souhaitez insérer les informations de votre source de données avant de cliquer sur Éléments supplémentaires. Dans la boîte de dialogue Insérer champ de fusion, cliquez sur le champ de fusion que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Insérer. REMARQUE : Vous pouvez insérer tous vos champs, puis retourner et ajouter des espaces ou de la ponctuation. Ou bien, vous pouvez insérer un champ à la fois, fermer la boîte de dialogue Insérer champ de fusion, ajouter les espaces ou la ponctuation souhaités, et répétez ces étapes pour chaque champ de fusion supplémentaire que vous souhaitez insérer. Vous pouvez également mettre en forme les champs de fusion (en appliquant une mise en forme en gras ou en italique), comme vous le feriez pour du texte normal. Page 5 sur 6
3. Une fois le document principal modifié, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Pour passer à l'étape suivante, cliquez sur ///Suivant : aperçu des lettres. 6 Étape 5 sur 6 : Aperçu des lettres Cette étape vous permet d'afficher un aperçu des données fusionnées, une lettre par une. Vous pouvez également apporter des modifications, soit à votre liste de destinataires, soit en personnalisant les lettres individuelles. Pour passer à l'étape suivante, cliquez sur Suivant : terminer la fusion. 7 Étape 6 sur 6 : Exécution de la fusion Cette étape fusionne les informations de variables avec la lettre type. Les résultats de la fusion peuvent être visualisés à l'aide de l'une des options suivantes : 1. Imprimer : Sélectionnez cette option pour envoyer directement le document à l'imprimante. Vous ne pourrez pas afficher les résultats à l'écran. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, la boîte de dialogue Fusionner vers l'imprimante apparaît pour vous permettre de sélectionner les enregistrements à fusionner. Si vous cliquez sur OK, la boîte de dialogue Imprimer s'affiche. Cliquez sur Imprimer pour imprimer le document fusionné. 2. ///Modifier des lettres individuelles : Sélectionnez cette option pour afficher le document fusionné à l'écran. Lorsque vous cliquez sur Modifier des lettres individuelles, la boîte de dialogue Fusionner vers un nouveau document apparaît pour vous permettre de sélectionner les enregistrements à fusionner. Si vous cliquez sur OK, les documents sont fusionnés vers un nouveau document Word. Pour imprimer le fichier, cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier. Page 6 sur 6