rapport annuel 08 09 www.coopscooutaouais.com
Mission La Coopérative collégiale et universitaire de l Outaouais a pour mission de promouvoir la coopération et de contribuer au mieux-être économique et social de la population étudiante et de la collectivité en milieu scolaire. À cette fi n, elle compte : Grouper les personnes intéressées à promouvoir leurs intérêts économiques et sociaux et à exploiter une entreprise coopérative en vue de satisfaire leurs besoins communs; Favoriser et soutenir la diffusion et la pratique du coopératisme dans son milieu ainsi que le maintien et le développement de l intercoopération entre les coopératives en milieu scolaire et avec l ensemble du mouvement coopératif; Acquérir, produire, distribuer ou aliéner tout bien ou service, mobilier ou immobilier, ainsi que tout intérêt fi nancier, de quelque nature que ce soit, pour satisfaire ses besoins et ceux de ses membres, le tout aux meilleures conditions possible; Étudier les besoins et les problèmes économiques et sociaux de ses membres, et ce, dans le but de les résoudre; Organiser des services dans des domaines qui sont de nature à favoriser les intérêts collectifs de ses membres. 2
Mot du Président Chers membres, C est avec enthousiasme que je vous présente, au nom du conseil d administration et en mon nom personnel, le rapport annuel de Coopsco Outaouais pour l année 2008-2009. À la deuxième année d un plan de restructuration imposant, la coopérative enregistre une année fi nancière défi citaire, mais laissant présager des résultats positifs pour les exercices à venir. En effet, un amalgame d abandon et d ajout de services jumelé à des renégociations d ententes avec les institutions d enseignement où nous évoluons a été au menu de cet exercice fi nancier. Les besoins et préoccupations des membres Coopsco étant toujours l élément central de la prise de décision, les impacts de ce processus de restructuration sont mesurés et planifi és dans le plus grand respect de la communauté étudiante. Suite à la modifi cation de la composition du conseil d administration passant de 13 à 9 membres, nous avons pu constater un plus grand dynamisme participatif à la prise de décision. Le conseil d administration s est activement impliqué dans la mise en place du plan de restructuration et les analyses de dossiers touchants les nouveaux services commerciaux offerts par la coopérative. Ayant procédé aux différents changements organisationnels qui s imposaient, la structure actuelle jumelée au travail concerté des employés et membres du conseil d administration, la coopérative peut maintenant envisager les années à venir sous de meilleurs cieux. Merci au conseil d administration pour leur présence tout au long de l année. Guillaume Arsenault, président du conseil 3
Mot du directeur général Chers membres, employés et partenaires, À la deuxième année d un plan de redressement imposant, les modifi cations structurelles, les abandons de services non rentables et les ajouts de services plus prometteurs n ont pas suffi à la coopérative pour retrouver le chemin de la rentabilité. Cependant, nous avons enregistré une amélioration notable de la situation fi nancière, compte tenu des soubresauts rencontrés en cours d exercice. L année 2008-2009 est à l image de la consolidation. Révision de responsabilités, contrôle accru des stocks, reconduction et abandon d ententes avec certaines institutions et modifi cation de la structure fi nancière ont été au menu de cette année de transition. En effet, il n est pas toujours facile de procéder à des actions concrètes visant l amélioration de la rentabilité sans pour autant affecter la qualité des services aux membres. Dans cette optique, nos équipes de travail ont relevé le défi avec brio. Je crois sincèrement que les changements apportés au sein de nos différents services seront, pour l exercice à venir, un gage de réussite. En terminant, je remercie les employés, l équipe de direction, les administrateurs et nos partenaires de la confi ance renouvelée en le modèle coopératif et en notre capacité de relever avec succès cette dernière année de restructuration menant à la santé fi nancière. En vous souhaitant une bonne lecture, Hugo Paquette, directeur général 4
Table des matières Introduction Profi l et organigramme 6 Conseil d administration 7 Revue de l année Librairies Coopsco 8 Copie Conforme 9 Gestion des stationnements et résidences 10 Services alimentaires Coopsco 11 Services administratifs 12 Bilan social et bilan vert 13 Informations financières : Rapport des vérifi cateurs 14 Résultats 15 Défi cit et surplus d'apport 16 Bilan 17 Flux de trésorerie 18 Notes complémentaires 19 Couverture d assurances 33 Aide-mémoire : Points de service 34 5
Profil Organigramme Née de la fusion de la Coopérative Collégiale de l Outaouais et de la Coop de l Université du Québec à Hull, toutes deux au service de leurs membres depuis 1983, la Coopérative collégiale et universitaire de l Outaouais regroupe depuis le 1er juin 2000, plus de 79 000 membres dont 22 572 encore actifs aujourd hui. Membre du réseau Coopsco (59 coopératives en milieu scolaire au Québec), la coopérative, avec un chiffre d affaires de près de 8.5 millions $ est en fait la quatrième en importance au Québec. Pour mieux répondre aux besoins de ses membres, elle est présente en dix-huit (18) points de service au sein de cinq (5) institutions d enseignement de la région de Gatineau / Ottawa. De plus, un des services de la coopérative a pignon sur rue avec le centre de photocopie Copie Conforme. En date du 1er juin 2009, les services suivants étaient offerts aux membres de Coopsco Outaouais : Librairies Coopsco Manuels techniques et scientifi ques Littérature générale Fournitures de bureau Notes de cours et recueils de textes Accessoires informatiques Centre de photocopies Copie Conforme Photocopies (N/B, couleur, plan) Plastifi cation, laminage, reliures Archivage numérique Commandes par courriel, Duplico Services alimentaires Coopsco Cafétérias, cafés étudiants, distributrices et service traiteur Services alimentaires engagés vers un comportement responsable Café équitable et maximisation des procédés environnementaux Gestion des stationnements et casiers à La Cité collégiale Vente de vignettes de stationnement Gestion quotidienne respectueuse des besoins de la clientèle Allocation de casiers Assemblée générale Conseil d administration Directeur général Hugo Paquette Comité de direction librairies Responsable Cégep de l Outaouais Carole Martel (5 employés) Responsable Université du Québec en Outaouais Ginette Richard (4 employés) Responsable La Cité collégiale Annie Rouillard (4 employés) Directeur Copie Conforme Martin Morin (4 employés) Directeur des services alimentaires Guy Arcand Responsable Cégep Gabrielle-Roy Gilles Faubert (20 employés) Responsable Cégep Félix-Leclerc Julie Tessier (9 employés) Responsable Cégep Louis-Reboul Julie Montion Responsable UQO Alexandre-Taché Odette Haché (12 employés) Responsable UQO Lucien-Brault Diane Latreille (9 employés) Responsable Collège St-Alexandre Francine Porlier (4 employés) Responsable Centre l Escale de la CSD Josée Camirand (1 employé) Responsable de la gestion des stationnements à La Cité collégiale Denis Lalonde Directrice administrative Lise Guillemette (5 employés) Services administratifs 6 Gestion comptable et administrative Ressources humaines Site web
Conseil d administration 2008-2009 Le conseil d administration est constitué de personnes bénévoles élues par les membres lors des assemblées générales annuelles. Composé de 9 membres dont la majorité est des étudiants, il s assure ainsi d être à l écoute de ces membres-propriétaires et de maximiser l effi cacité de gestion. Voici les membres administrateurs au conseil d administration pour 2008-2009, en date du 31 mai 2009. Président Arsenault, Guillaume Étudiant au Cégep de l Outaouais Vice-président Lemieux, Bruno Étudiant au Cégep de l Outaouais Secrétaire-trésorier Dupont, Louis Employé-cadre au Cégep de l Outaouais Administrateur Dubois, Jérémie Étudiant à l UQO Administratrice Bizier, Anne-Marie Étudiante au Cégep de l Outaouais Administrateur Dupuis, Gabriel Étudiant à La Cité collégiale Administrateur Gendron, Denis Professeur à l UQO Administrateur Bessette, Pascal Employé-cadre à La Cité collégiale Administrateur Mathieu, Alexandre Professeur au Cégep de l Outaouais 7
Librairies Coopsco Librairie Coopsco Bilan 2008-2009 Mise en opération de la nouvelle structure organisationnelle des librairies au sein des trois institutions d enseignement principales où nous évoluons. Cette nouvelle structure permet une plus grande implication des responsables de magasin en ce qui a trait à la gestion de leur service; Reconduction des ententes de service de librairies entre la coopérative et deux institutions d enseignement soient l UQO et le Cégep de l Outaouais; Intégration des opérations commerciales informatiques à celles des librairies. Il n y a plus de service informatique personnalisé, mais les accessoires ne nécessitant pas l intervention d un spécialiste sont toujours disponibles pour notre clientèle; Réduction importante des stocks autant en accessoires informatiques qu en librairie; Efforts soutenus visant l uniformité de notre marchandisage, la qualité de notre service à la clientèle, la sélection de nos produits pour obtenir une offre commerciale maximale de nos produits. Perpective 2009-2010 Déménager et réaménager deux de nos librairies soit celle du pavillon Alexandre- Taché de l UQO et celle de La Cité collégiale; Maintenir nos actions dans le but de centraliser certains achats, de procéder à une sélection des produits cohérente et répondant aux besoins des membres; Accentuer les formations à nos employés dans le but de maintenir un service à la clientèle à la hauteur des exigences de nos membres; Développer des outils de gestion des commandes de livres nous permettant de réduire les mauvais stocks; Explorer la possibilité d offrir l achat de livres en ligne pour la rentrée de janvier 2010. Un groupe test sera probablement formé afi n d évaluer les impacts réels de ce changement commercial; Procéder aux discussions menant au renouvellement du contrat de service de librairie à La Cité collégiale. 8
Copie Conforme Bilan 2008-2009 Modifi cation de notre fl otte d appareils de production nous permettant de répondre plus effi cacement à notre clientèle; Augmentation de l utilisation de notre outil de commandes d'impressions en ligne Web pour nos clients institutionnels et le grand public, Duplico; Réévaluation comptable de la durée de vie de certains de nos équipements de façon à refl éter plus fi dèlement la réalité. Perpective 2009-2010 Développement auprès de marchés identifi és et permettant une rentabilité certaine reliée à l outil de commande en ligne Duplico; Optimiser les relations partenariales avec les principaux acteurs des institutions (professeurs, chargées de cours, personnel de soutien, autres groupes) et dernière phase de développement et d implantation de Duplico; Revoir la structure organisationnelle du service en fonction de la baisse de production anticipée suite à la perte du contrat de production de photocopie à La Cité collégiale. 9
Gestion des stationnements et résidences Bilan 2008-2009 Gestion des stationnements et résidences de l UQO Pour la dernière année de nos ententes avec l UQO, nous avons maintenu un service aux utilisateurs en fonction de leurs besoins et des exigences de l institution; Suite à des discussions avec les représentants de l Université, nous avons décidé d un commun accord de céder la gestion de ces deux services à l institution d enseignement. Nos ententes venant à échéance le 31 mai 2009, nous n aurons aucune opération commerciale de ce côté pour 2009-2010. Gestion des stationnements et casiers de La Cité collégiale Pour la première année de cette entente qui a débuté en juillet 2008, le défi d amélioration du service à la clientèle qui nous était demandé par l institution a été relevé avec succès; De façon à ne pas chambarder le fonctionnement déjà existant, nous avons procédé sensiblement comme le concessionnaire précédent, mais des correctifs ponctuels ont été apportés au fi ls des mois; La rentabilité de ce service s est avérée plus intéressante que prévu nous permettant ainsi de consolider nos opérations commerciales au sein de cette institution. Perspectives 2009-2010 Apporter les correctifs qui s imposent afi n d améliorer le fonctionnement des stationnements et de la location de casiers; Modifi er notre offre de service en fonction du transfert physique de ce service au sein de La Cité collégiale. 10
Services alimentaires Coopsco Bilan 2008-2009 Obtention des services alimentaires de l UQO, et ce, à compter de janvier 2009. On parle donc de l ajout de deux cafétérias et de deux cafés/bars; Embauche et formation de plusieurs employés afi n de répondre aux besoins de la clientèle de l UQO; Participation active à la planifi cation du réaménagement des services alimentaires au pavillon Alexandre-Taché de l UQO; Modifi cation des conditions de travail nous permettant une certaine stabilisation des équipes de travail; Suivi serré du coût d'exploitation, du service à la clientèle et de la présentation de nos produits. Perspectives 2009-2010 Modifi er notre offre de service en fonction des fl uctuations de clientèle au sein des différentes institutions d enseignement; Ajuster notre offre de service alimentaire au pavillon Alexandre-Taché en fonction des rénovations importantes qu effectue l université dans les espaces commerciaux que nous occupons. Les rénovations devraient être terminées à la fi n de la session d automne 2009; Participer activement à l enrichissement de la vie étudiante au sein des cafés/bars de l UQO, en favorisant les liens avec les différents groupes étudiants; Engagés vers un comportement responsable depuis quelque temps, les services alimentaires continueront d être à l affût des préoccupations environnementales des membres; Planifi er le processus de renouvellement de nos contrats de service alimentaire au Cégep de l Outaouais et au Collège St-Alexandre; Suivi serré du coût d'exploitation, du service à la clientèle et de la présentation de nos produits. 11
Services administratifs Bilan 2008-2009 Atteinte d une plus grande effi cacité de production des états fi nanciers de la coopérative; Production de rapports fi nanciers et prévisions budgétaires permettant d alimenter le plan de redressement produit à l intention des partenaires fi nanciers; Révision détaillée et modifi cation importante des processus de travail de façon à réduire la taille de l équipe administrative; Transfert du service de la paie maison au service de paie Desjardins; Après quelques années de turbulence, ce service a enregistré une stabilité de son équipe d employés. Perpective 2009-2010 Mettre en application les nouveaux processus de travail implantés à la fi n de l exercice précédent et s assurer de la production à jour des états fi nanciers, et ce, malgré la réduction des effectifs administratifs; Soutenir la direction générale et le comité de suivi du plan de redressement en produisant les documents nécessaires aux analyses fi nancières; Développer des outils de contrôle interne facilitant la prise de décision, procéder à la réévaluation mensuelle des coûts et à une réévaluation périodique de la rentabilité des services. 12
Bilan social et bilan vert Bilan social Éducation coopérative L éducation coopérative fait partie de la mission de Coopsco Outaouais et vise la diffusion des valeurs coopératives auprès des membres. Par un ensemble de moyens déployés dans les milieux où elle est présente, ta coopérative veut t informer sur ses valeurs, développer un sentiment d appartenance envers la communauté, encourager l engagement, favoriser la responsabilité sociale et te dire qu il est possible de changer les choses par la coopération! Les activités de sensibilisation à la formule coopérative ont été limitées afin de se concentrer sur le redressement de la situation financière de l organisation. Néanmoins, ces valeurs ont teinté l ensemble de nos échanges et de nos prises de décisions. Contributions et soutien aux activités du milieu 2008-2009 Ristournes à l achat directement aux membres; Participation, aide et soutien aux projets dans la communauté étudiante; Commandites; Salaires reliés à l embauche d étudiants. Bilan vert La coopérative adhère aux principes de citoyenne responsable dans son développement et dans ses pratiques commerciales tout en respectant la faisabilité des projets, les impératifs financiers et les besoins des membres. Dans ce contexte, Coopsco Outaouais a poursuivi ses efforts quant au projet : < Engagée vers un comportement responsable> Voici nos réalisations et les comportements que nous avons adoptés en ce sens : Pour l ensemble de la coopérative : Revue de nos processus de fonctionnement afin de réduire l impression de papier; Poursuivre notre implication dans les milieux où nous évoluons et travailler en étroite collaboration avec les comités environnementaux; Sélection d articles verts ou respectant l environnement; Le choix de fournisseurs axé sur un développement durable; Soucis de la réutilisation et du recyclage dans l aménagement des points de service; Adoption d une signature < vers un comportement responsable>. En librairies : Diminution de la distribution des circulaires-feuillets au profit du site web : Utilisation de sacs de plastique robustes pour plusieurs utilisations; Offre de bacs de récupération pour les sacs de plastique; Offre de sacs durables à l effigie Coopsco à prix compétitif; Accentuer l offre de produits verts et recyclés à des coûts comparables. Aux services alimentaires : www.coopscoouotaouais.com; Offre de cafés certifiés équitables; Favoriser l utilisation de vaisselle durable; Réduire l utilisation de godets de lait et de bâtons de plastique pour le café; Accentuer l offre de produits maison. À Copie Conforme : Équipements de production moins énergivore; Offre de papier recyclé; Verres à café biodégradables; Offre de gobelets à café durables et remplissage à moindre coût; Utilisation de produits nettoyants biodégradables; Réduction des produits suremballés; Cartouches d encre recyclées ou végétales; Participe à la cueillette de papier à recycler. 13
Rapport des vérificateurs 14
Résultats Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 15
Déficit - Surplus d'apport Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 16
Bilan Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 17
Flux de trésorerie Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 18
Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 19
20 Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009
Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 21
22 Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009
Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 23
24 Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009
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26 Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009
Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 27
28 Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009
Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 29
30 Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009
Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 31
Notes complémentaires Coopérative Collégiale et Universitaire de l'outaouais au 31 mai 2009 32 Les états fi nanciers présentés dans ce rapport annuel ne sont pas dans leur version intégrale. La version intégrale des états fi nanciers est disponible sur demande auprès de la direction générale.
Couverture d'assurances Durée de la police un an jusqu au 31 mai 2009 Commerciales L union Canadienne Bris des machines Royal et SunAlliance Délit L union Canadienne Points de service La Cité collégiale Cégep de l Outaouais Université du Québec en Outaouais (UQO) Gabrielle-Roy Félix-Leclerc Louis-Reboul Alexandre -Taché Lucien-Brault Copie Conforme Collège Saint- Alexandre Centre l Escale Assurances des biens Ensemble des biens 600 000 $ 1 000 000 $ 500 000 $ 50 000 $ 1 400 000 $ 1 500 000 $ 800 000 $ 500 000 $ 75 000 $ Pertes d exploitation Frais supplémentaires 50 000 50 000 50 000 50 000 50 000 50 000 50 000 50 000 50 000 Bris de machines Assurance bris des machines 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 Responsabilité civile des entreprises Montant par période 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 Montant par sinistre 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 Responsabilité locative 2 000 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000 Responsabilité civile Umbrella 4 000 000 4 000 000 4 000 000 4 000 000 4 000 000 4 000 000 4 000 000 4 000 000 4 000 000 Responsabilité des dirigeants et administrateurs 1 000 000 33
Points de service Librairies Coopsco UQO Pavillon Alexandre-Taché 283 Alexandre-Taché, Gatineau (QC) J8X 3X7 819.595.2377 Pavillon Lucien Brault 101 St-Jean-Bosco, Gatineau (QC) J8Y 3G5 819.773.1673 Cégep de l Outaouais Campus Gabrielle-Roy 333 Cité-des-Jeunes, Gatineau (QC) J8Y 6M5 819.778.1698 Campus Félix-Leclerc 820 La Gappe, Gatineau (QC) J8T 7T7 819.770.4012 p.3226 Centre l Escale de la CSD 85 Du Barry, Gatineau (QC) J8T 3N5 819.243.2151 p.61516 La Cité collégiale 801 Prom. de l Aviation, Ottawa (Ont) K1R 4R3 613.742.2499 Copie Conforme 685 boul. St-Joseph, Gatineau (Québec) J8Y 4B4 819.770.0637 Services alimentaires Coopsco UQO Pavillon Alexandre-Taché 283 Alexandre-Taché, Gatineau (QC) J8X 3X7 819.595.3804 Pavillon Lucien Brault 101 St-Jean-Bosco, Gatineau (QC) J8Y 3G5 819.773.1874 Cégep de l Outaouais Campus Gabrielle-Roy 333 Cité-des-Jeunes, Gatineau (QC) J8Y 6M5 819.778.1698 Campus Félix-Leclerc 820 La Gappe, Gatineau (QC) J8T 7T7 819.770.4012 p.3224 Campus Louis-Reboul 125 Sacré-Cœur, Gatineau (QC) J8X 1C5 819.770.4012 p.4525 Centre l Escale de la CSD 85 Du Baril, Gatineau (QC) J8T 3P3 819.243.2151 p.61516 Collège St-Alexandre 2425 St-Louis, Gatineau (QC) J8V 1E7 819.561.6542 Gestion des stationnements et casiers La Cité collégiale 801 Prom. de l Aviation, Ottawa (Ont) K1R 4R3 613.742.2493 p.3333 Services administratifs Cégep de l Outaouais Campus Gabrielle-Roy 333 Cité-des-Jeunes, Gatineau (QC)J8Y 6M5 819.778.1698 34
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