Octobre 2009, Vichy Trois structures bientôt réunies au sein de l ANAP Une première approche des processus de maintenance préventive, bâtiment neufs et bâtiments existants Agence Nationale d Appui à la Performance des Etablissements de Santé et Médico-sociaux Noëlle Biron, ANAP Bruno Rossetti, CHRU Lille
Genèse du projet Avril 2007, démarrage du chantier MeaH «améliorer l organisation de la maintenance des bâtiments dans les hôpitaux et cliniques» avec 8 établissements volontaires. Rapidement, les professionnels mettent en avant leurs difficultés pour anticiper les conséquences d un projet de construction en matière de maintenance et le manque général d outils partagés. Cette thématique n entre pas dans le champ du chantier d organisation, la MeaH propose de la traiter dans le cadre de sa gamme d outils d aide à la décision, la gamme HorizonS.
Genèse du projet Constitution d un comité de pilotage composé de membres du chantier MeaH, de représentants de la Conférence des CHU et des associations professionnelles: Début des travaux en septembre 2008. Organisation d ateliers de travail entre octobre 2008 et février 2009: mobilisation forte des professionnels de 10 CHU, 2 CH et 1 PSPH.
Qu est-ce qu HorizonS Maintenance? HorizonS Maintenance est une boîte à outils destinée aux professionnels de la maintenance comme aux décideurs hospitaliers. HorizonS Maintenance recouvre 4 ambitions : 1. Anticiper les coûts et les risques. 2. Développer la maintenance préventive. 3. Promouvoir la Technicovigilance. 4. Décloisonner. 4
HorizonS Maintenance, 1 boîte à outils, 4 ambitions. 1. Permettre aux directeurs d établissements et responsables techniques d anticiper la prise en compte de la maintenance dans leurs projets : Souci de bonne gestion. Obligations liées à la certification (ex: référence 7). Obligations liées au développement durable (ex: cible 7). 2. Proposer un cadre général permettant le développement de la maintenance préventive. Un guide méthodologique destiné à tous les professionnels de la maintenance.
HorizonS Maintenance, 1 boîte à outils, 4 ambitions. 3. Présenter une première approche de la Technicovigilance. Proposer un cadre pour la vigilance des installations techniques qui conditionnent le bon fonctionnement de l activité hospitalière. 4. Promouvoir la reconnaissance de l importance des installations techniques, de leur conception, de leur exploitation et de leur conduite, et ainsi contribuer au décloisonnement. Un outil global au service de la performance 6
Présentation Un fascicule : le guide méthodologique de mise en œuvre d une politique de maintenance préventive. Un CD-ROM : la boîte à outils composée de 4 modules : Module 1 : référentiel des textes Module 2 : gammes et protocoles de maintenance Module 3 : aide à la rédaction d un marché de maintenance Module 4 : estimation des coûts de maintenance (projet neuf) Des annexes, dont le référentiel de dimensionnement MainH.
Module 1 : référentiel de textes Guide des principaux textes de référence relatifs à la maintenance des installations techniques des établissements de santé. Domaines techniques couverts: Chauffage Ventilation Climatisation ; Eau / Plomberie sanitaire ; Gaz médicaux ; Electricité Courants forts et faibles Sécurité incendie ; Transports automatisés ; Appareils élévateurs.
Module 1 : référentiel de textes Domaine technique Classification des textes, guides Lien hypertexte vers le document Commentaires ou remarques du groupe de travail Lien vers le module 2 Proposition de document complémentaire 9
Module 2 : gammes et protocoles de maintenance Des gammes de maintenance préventive d installations ou d équipements techniques avec des propositions d actions ou de périodicité (lorsque non réglementaires). Des propositions opérationnelles et adaptables à chaque contexte. Domaines techniques couverts idem module 1. 10
Module 2 : gammes et protocoles de maintenance Domaine technique Equipement technique Nomenclature Pour accéder à une gamme de maintenance : - cliquer sur l équipement choisi - sélectionner l onglet souhaité Cet onglet liste l ensemble des gammes de maintenance préventive proposées 11
Module 2 : gammes et protocoles de maintenance Permet de retourner à la liste des gammes Périodicité des opérations de maintenance H Hebdomadaire M Mensuelle T Trimestrielle S Semestrielle A - Annuelle Niveau de compétence TPM Technicien professionnel de maintenance T Technicien S Spécialiste Temps moyen requis pour réaliser l opération, issus de l expérience des participants des groupes de travail Périodicité et opération de maintenance : O selon préconisation(technique, interne ) X selon réglementation 12
Module 3 : aide à la rédaction d un marché de maintenance Aide à la rédaction d un cahier des charges de prestations de maintenance préventive et curative. Propose une suggestion de rédaction pour un cadre général et des exemples de rédaction par domaine technique. La prestation de maintenance du contrat concerne les parties préventive et curative. Les marchés d exploitation des installations ne sont pas traités. 13
Module 3 : aide à la rédaction d un marché de maintenance Permet d afficher la proposition de rédaction pour le chapitre choisi À cocher si le marché est concerné par les dispositions proposées 14
Module 3 : aide à la rédaction d un marché de maintenance Texte modifiable Cases à cocher suivant le type de marché 15
Module 4 : estimation des coûts de maintenance Estimation des coûts de maintenance d un projet neuf (hors énergie et hors investissement) pour anticiper les dépenses et les conséquences organisationnelles de la maintenance d un bâtiment neuf. A partir de la description d un projet, l outil calcule les coûts de maintenance prévisionnels par corps d état. Description «macro»: utilisation du référentiel de dimensionnement MainH. Description «micro»: utilisation de fiches par local. 16
Module 4 : estimation des coûts, exemple d un projet architecturé en pôles Description d un projet architecturé en pôles Renseigner les différents secteurs fonctionnels : hospitalisation, plateau technique Propose des ratios par type d activités Des données par ex. 25 000 journées/an, il est proposé un nombre de lits et une surface SDO avec une fourchette haute et basse Ces données (nombre de lits ou surface) peuvent ensuite être modifiées 17
Module 4 : estimation des coûts, saisie des fiches par local Description du projet par fiches par local Une partie des informations sur le local est déjà préremplie. Il est possible de les modifier selon la destination des locaux. Cliquer ensuite sur OK Réitérer ces étapes autant de fois que nécessaire 18
Module 4 : estimation des coûts, synthèse du projet Synthèse du projet Tableau de synthèse des données du projet : - surface et coût de maintenance par pôle - coût de maintenance par corps d état pour l ensemble du projet 19
Modalités de diffusion HorizonS Maintenance est envoyé en 2 exemplaires (directeur et responsable technique) dans les établissements de santé MCO publics et privés. Des formations spécifiques seront organisées gratuitement: Sessions proposées en région avec le concours des ARH. Animation assurée par les professionnels ayant contribué à l élaboration des modules techniques. L ANAP met en place un dispositif de recueil des remarques et de réponses aux questions pour capitaliser les retours et enrichir l outil en vue de la V2.
Conclusion L activité technique est indissociable de l activité de soin. A partir de ce constat, HorizonS Maintenance propose une vision intégrée: investissement/exploitation, conception/maintenance, activité de soins/activités techniques. Ce travail démontre que le décloisonnement des acteurs et la mise en commun des compétences sont des vecteurs d améliorations à même de porter la mutation de l hôpital. 21