REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE LA MAURITANIE MINISTERE DES AFF AIRES ECONOMIQUES ET DU DEVELOPPEMENT FONDS EUROPEEN DE DEVELOPPEMENT PROGRAMME EUROPEEN D'APPUI A LA SOCIETE CIVILE ET A LA CUL TURE MR/FED/22588 OPERATION DECENTRALISEE INDIRECTE PRIVEE ENGAGEMENT FINANCIER!!INDIVIDUEL N DEVIS-PROGRAMME 0 PERIODE DE DEMARRAGE DU 5 /03/203 AU 5/09/203 Montant total du budget du devis-programme en monnaie nationale : Ouguiya : 24 702 000 Montant total de la partie régie du budget en monnaie nationale : Ouguiyas : 24 702 000 Le numéro comptable complet est à rappeler sur toute correspondance et sur tous les documents financiers.
TABLE DES MATIERES. PROGRAMME D'ACTIONS... 3.. Présentation... 3.2. Activités à mettre en œuvre... 4.3..3...3.2..3.3. l\rlise en œuvre... 8 Moyens physiques et non physiques... 9 Organisation... 9 Conditions spéciales... 9 2. BUDGET ET PLAN DE FINANCEMENT... 0 3. MODALITES TECHNIQUES ET ADMINISTRATIVES DE MISE EN OEUVRE.. 0 3.. Structure de gestion... 0 3.2. Régisseur et Comptable... 0 3.3. Période couverte... 3.5. Compte bancaire «devis-programme... 3.6. Avance (préfinancement)... 2 3.7. Justification des dépenses... 2 3.8. Procédures de passation des marchés et d'octroi des subventions... 3 3.9. Procédures de décaissement... 3 3.0. Gestion du personnel.... 3 3.. Modifications du devis-programme en cours d'exécution... 4 3.2. Rapport d'exécution (le cas échéant)... 4 3.3. Clôture de la partie régie du budget du devis-programme... 4 3..4. Régime fiscal et douanier... 5 4. SIGNATURES... 6 5. ANNEXES... 7
. Guide pratique des procédures applicables aux devis -Programmes (approche Programme) 2. Budget détaillé 3. Tableau récapitulatif des pouvoirs délégués par l'on du FED en Mauritanie dans le contexte des procédures de passation de marchés et d'octroi des subventions 4. Personnel de l'unité de gestion du Programme ABREVIATIONS : AàP AC ANE AT CDHAHRSC CF CP cos CSLP DP DSC DUE JOV MCJAT MCJS OB ON ONG ose PROGRAMME PTF UE UGP Appel à propositions Acteurs culturels Acteurs non étatiques Assistance technique Commissariat aux Droits de l'homme, à l'action humanitaire et aux relations avec la société civile Convention de financement Comité de pilotage Comité d'orientation et de Suivi Cadre stratégique de lutte contre la pauvreté Devis Programme (UE) Direction de la Société Civile du CDHAHRSC Délégation de l'union européenne Indicateur objectivement vérifiable Ministère du Commerce, de l'industrie, de l'artisanat et du Tourisme Ministère de la Culture, de la Jeunesse et des Sports Organisation de base Ordonnateur national du FED Organisation non gouvernementale Organisation de la société civile Programme européen d'appui à la Société Civile et à la Culture Partenaire technique et financier Union européenne Unité de gestion du Programme
. PROGRAMME D'ACTIONS.. Présentation Le Programme européen d'appui à la Société Civile et à la Culture entend contribuer à renforcer les capacités de dialogue et d'acteurs du développement de la société civile et des acteurs culturels pour que ceux-ci puissent effectivement jouer les rôles qui leurs sont reconnus par ' Accord de coopération signé entre les Etats ACP et l'ue. Le Programme contribuera à renforcer le rôle des acteurs non étatiques dans le processus décisionnel et la mise en œuvre de Programmes de développement aux niveaux local et national, et dans tous les secteurs de la vie économique, sociale et culturelle du pays. Il adoptera pour cela une approche adaptée et différenciée par paliers, pour mieux répondre aux besoins des différentes organisations de la société civile (OSC), y compris les acteurs culturels, en région et au niveau national. La formation, l'accompagnement et le financement des initiatives des OSC de différents niveaux et capacités, des acteurs culturels et des artisans traditionnels, ainsi que ' appui aux autorités nationales en charge de ces secteurs dans leurs fonctions institutionnelles, représentent les principaux axes de travail du Programme. Un volet d'appui spécifique à la structuration de réseaux d'osc, de cadres de concertation OSC-OSC, OSC Autorités locales, OSC Etat, OSC - Etat -PTF, complète ' action. La convention de financement relative à la mise en œuvre du Programme a été signée par l'ordonnateur national du FED le 26 septembre 202 suite à la signature par la Commission Européenne en date du 3 février 202. En ligne avec les priorités de la stratégie pays, les objectifs globaux du Programme sont de lutter contre la pauvreté, promouvoir la bonne gouvernance et développer le secteur culturel. Le Programme comporte trois composantes validées par les principales parties prenantes lors de la phase d'identification, à savoir: (i) un renforcement, dans les 6 régions cibles, des organisations de base /des acteurs culturels et artisans (ii) un renforcement, au niveau national, des ose de 2ème et 3ème niveaux /des acteurs culturels à l'échelon national et des organisations socio-professionnelles d'artisans et (iii) un renforcement des capacités des autorités mauritaniennes dans l'accompagnement des OSC et AC et dans la gestion de l'aide extérieure ainsi que l'amélioration de l'environnement institutionnel pour ces acteurs. Le présent devis Programme de démarrage est principalement axé sur les deux premières composantes, dont le maitre d'ouvrage est l'ordonnateur National du FED, qui est également le gestionnaire du Programme pour la régie indirecte privée.
Pour la composante 3, le maitre d'œuvre est le Commissariat des droits de l'homme, de l'action Humanitaire et des Relations avec la société civile. Une approche d'accompagnement par l'ugp du Programme est abordée dans le présent devis-programme de démarrage à destination plus spécifiquement de la Direction de la société civile. L'objet du devis-programme de démarrage est la mise en place des premiers éléments de communication/visibilité du Programme, la conduite des études préliminaires, la constitution de groupes de travail, incluant les différentes parties prenantes pour ' élaboration plus détaillée de la programmation et des outils de travail, la préparation des différents appels à propositions, l'adoption d'un plan de travail avec le CDHAHRSC relatif aux appuis de ' AT ainsi que ' organisation d'un atelier national de démarrage et de 5 ateliers régionaux..2. Activités à mettre en œuvre Il est à souligner que les tâches essentielles à réaliser durant la période de démarrage seront configurées d'une manière participative, en impliquant les parties prenantes dès le début. Un groupe de concertation, comprenant un représentant du CDHAHRSC, du Ministère du Commerce, de l'industrie, de l'artisanat et du Tourisme (MCIAT), du Ministère de la Culture, de la Jeunesse et des Sports (MCJS) et de l'ugp du Programme sera constitué. Dans sa première réunion, le groupe adoptera un planning de d'activités d'échanges et une méthodologie de travail. Il est primordial que ce cadre de référence soit approprié par le Commissariat et les deux Ministères impliqués dans la mise en œuvre du Programme..2.. L'élaboration d'un plan d'opération global (février/mars). Un plan d'opération global sera préparé par l'ugp avec la participation de toutes les parties prenantes. Ce plan d'opération global, découlant du cadre logique, précisera les orientations sectorielles et thématiques, la démarche globale des activités et sous- activités à réaliser, les ressources (humaines et financières) à mobiliser, les responsabilités et les indicateurs. La méthodologie d'octroi des subventions aux Organisations de Base (via les Organisations de la Société Civile de niveau 2) et les démarches d'accompagnement, de formation et de financement y afférentes demeurent un point de concertation important. La configuration institutionnelle et méthodologique en termes d'appui au secteur culturel et de ' artisanat demeure également un point de discussion important. Sur base du Plan d'opération Global, des programmations annuelles détaillées seront ensuite élaborées.
Sur base du plan d'opération global, les documents suivants seront finalisés: a) Un plan de suivi/évaluation et de capitalisation : La conception d'un système de Suivi-Evaluation et de Capitalisation élaboré au cours de la présente phase de démarrage sera considérée comme partie intégrante de la gestion opérationnelle et globale du Programme. Le système de suivi/évaluation aura pour finalités principales de: -Informer les autorités et les principales parties prenantes sur la manière dont les activités du Programme auront été mises en œuvre et sur les résultats obtenus ; -Aider à la décision quant à la poursuite, l'arrêt ou la réorientation des activités; -Contribuer à la formation et à l'appropriation par les personnes et les structures impliquées dans la mise en œuvre des activités, en les aidant à comprendre les processus auxquels ils participent et les objectifs qu'ils contribuent à atteindre; ce n'est qu'ainsi que les logiques de l'apprentissage par l'action et d'apprentissage collectif pourront prendre sens. -Alimenter les différents rapports à produire ; -Aider à mesurer les effets des actions du Programme pour en faciliter l'évaluation de leur impact -Capitaliser les acquis du système préexistant en vue d'un transfert facilité et approprié. Cet aspect sera abordé dès le démarrage du système par une réflexion sur la mise en place de la base de données des OSC et des AC. Des indicateurs de performance sont déjà définis dans le cadre logique du Programme, il s'agira de les actualiser et de les compléter selon les actions à conduire et dans le cadre d'une démarche d'harmonisation des Programmes financés par l'union Européenne en République Islamique de la Mauritanie. La stratégie de monitorage sera actualisée au minimum chaque année. b) Un plan de communication/visibilité et capitalisation du Programme. L'UGP, en étroite collaboration avec le CDHAHRSC, définira une stratégie de communication et de visibilité en prenant compte l'avis des principales parties prenantes du Programme. Les activités de communication et de visibilité seront réalisées en stricte coordination avec les services de l'ordonnateur National du FED et de la DUE. L'UGP assurera une large visibilité de toutes les activités du Programme en conformité avec les dispositions du manuel de visibilité de l'action de l'union Européenne. Elle diffusera également les acquis du Programme auprès de l'ensemble des parties prenantes (OSC, autorités locales et nationales, Bailleurs de fonds... )
La capitalisation des acquis du Programme sera réalisée en partie par les départements en charge de la société civile, de la culture et de l'artisanat et en partie par l'ugp en collaboration avec les OSe et leurs réseaux, les acteurs culturels, les organisations socioprofessionnelles. c) Un plan de financement. L'UGP élaborera un plan de financement des engagements sur la durée du Programme. Le Plan de Financement anticipera le nombre d'engagements à prévoir (devis-programmes de croisière UGP et DSe et engagements spécifiques), leur agencement, la prévision des grandes masses de flux de trésorerie en anticipation des versements des avances et des paiements intermédiaires des contrats de subvention et une première prévision du montant d'avance de chaque engagement (DP et engagement spécifique). Il comprendra également une partie propre à la gestion interne de l'ugp (administration, comptabilité, finances). La proposition d'un Manuel de procédures sera soumise à la validation de l'on et de la DUE. La gestion administrative et financière du Programme sera consolidée grâce à l'installation du logiciel SARA..2.2. Etudes diagnostiques (mars-juin) La mise en œuvre des études et diagnostics s'avèrent d'une importance capitale durant cette période de démarrage. Elles spécifieront en effet le cadre d'intervention lié aux résultats du Programme et permettront de mieux connaître les zones cibles et mieux identifier les organisations bénéficiaires de l'aide. Les diagnostics/études suivants quant à la société civile, y inclus les acteurs culturels sont à réaliser : a) Mise à jour de la cartographie des organisations de la société civile y inclus les acteurs culturels et étude d'identification des organisations de base dans les 6 régions. (Résultat ) 2 volets sont à préciser en termes de cartographie : Volet A: L'identification d'au moins 20 organisations de base (OB) y inclus les acteurs culturels. Des Termes de Références ainsi qu'une méthodologie d'analyse et un échantillon d'enquête sont à définir au plus tard le 0 Mars 203; il est important que les capacités institutionnelles des OB soient abordées au cours de l'étude d'une manière cohérente afin d'identifier les Organisations de Base qui bénéficieront des subventions directes, de formation et d'accompagnement. A titre indicatif, des grilles d'analyse, destinées à renseigner la situation de départ de chaque ose visitée dans chacun des pôles d'activités du Programme, ont déjà!5
été proposées dans l'annexe 5 des Disposition Techniques et Administratives du Programme Programme. Ce volet d'études proposera également les modalités de travail entre les organisations relais et les organisations de base et donnera des recommandations (durée des contrats de subvention, possibilité de reconduire le contrat sur une seconde période sous condition d'une évaluation positive... ). Ces recommandations seront prises en compte lors de la rédaction des lignes directrices pour l'identification des organisations de la société civile du niveau 2. Volet B : Réaliser un diagnostic participatif pour préciser les besoins prioritaires en matière de renforcement de capacités et de structuration des organisations de la société civile niveau 2 et 3, inclus les acteurs culturels Résultat 2) L'objet du Programme sur cette composante est de soutenir des acteurs mauritaniens d'envergure nationale à travers leurs organisations et leurs initiatives. Les bénéficiaires recouvrent des OSC de 2ème et 3ème niveau, des acteurs culturels d'envergure nationale. Il est nécessaire, avant d'entamer une formation quelconque, d'identifier, d'une manière participative, les besoins de ces organisations en terme de renforcement institutionnel et de mise en réseau. Des grilles d'évaluation institutionnelle comparative permettront d'établir les situations de référence et d'identifier les besoins en formation et de mise en réseau. Les conclusions seront présentées lors d'un atelier de restitution en présence de représentants des ose. L'UGP profitera de ce travail participatif pour l'insérer dans une Stratégie de Renforcement des Capacités des OSC et AC qui pourra trouver ancrage au sein du Commissariat à travers la DSC. Cette stratégie pourra servir de première étape dans la feuille de route pour un engagement avec les ose. Ce n'est qu'après l'identification des besoins que les thématiques et/ou domaines d'action, dans le cadre des formations et des Appels à Proposition pour les organisations de la société civile, y inclus les acteurs culturels et les artisans de niveaux 2 et 3, seront retenus. L'étude recommandera également les thématiques et/ou domaines d'action à retenir dans le cadre des Appels à Proposition spécifiques au secteur culturel, de l'organisation d'ateliers d'animation /d'échange /de sensibilisation /de formation en cinéma /musique /arts plastiques et l'organisation des évènements culturels d'envergure nationale/régionale. b). L'identification de filières artisanales jugées porteuses d'une tradition et d'un potentiel de développement dans les 6 régions cible Cette étude sera réalisée par des spécialistes du secteur sous la responsabilité de l'ugp. Elle est particulièrement importante car elle permettra d'identifier : (i) les quelques produits (3-4) avec le plus de potentialité et leur filière respective, compte tenu de leur valeur culturelle/artistique; (ii) les débouchés possibles sur le K
marché et in fine des potentialités en terme de développement; (iii) les artisans anciens détenteurs du savoir-faire et des pratiques originelles de fabrication de ces produits; (iv) 4 à 5 jeunes artisans par produit artisanal sélectionné, pour un total de 20 jeunes; (v) les besoins en formation (générale en gestion d'entreprise et spécifique liée à chaque filière). Ce volet présentera des recommandations en termes de formation, financement et d'accompagnement des filières d'artisanat retenues et de définition des rôles des différents acteurs (Animateurs, Maitres-Artisans, Fédérations Régionales des Artisans... ) Durant la période de démarrage, le recrutement des animateurs culturels sera lancé..2.3. Approche d'accompagnement du CDHAHRSC Il est à souligner que le CDHAHRSC, maitre d'œuvre du Programme dans son ensemble, est également le responsable de la mise en œuvre de la composante 3 : «L'amélioration de l'environnement pour la société civile Mauritanienne, les acteurs culturels et les artisans» ; Les bases de collaboration entre les parties prenantes (directions de la Société Civile, de la culture et de l'artisanat) et l'ugp seront spécifiées durant cette période de démarrage à travers des réunions de concertation. Un plan de travail sera réalisé durant la période de démarrage spécifiant les activités à mener par les trois directions et les appuis institutionnels et stratégiques à leur apporter par l'ugp. Une session d'information et de formation portant sur les Devis-Programmes sera organisée par la Cellule d'appui à l'ordonnateur National (CAON) le 26 février 20 3. D'autres appuis spécifiques pourront être mise en œuvre par les cadres de la CAON..2.4. Organisation des ateliers de démarrage du Programme Après l'approbation du plan d'opération global, l'ugp, en collaboration avec les parties prenantes, organisera 6 ateliers de démarrage du Programme au niveau des 6 Régions d'intervention (dont un atelier national sur Nouakchott). L'objet de ces ateliers est de présenter aux différents acteurs, parties prenantes et administrations la stratégie du Programme, ses objectifs et sa démarche..2.5. Constitution des Comités du Programme Il est important de mentioner que les comités suivants sont à constituer avant la fin des deux premiers mois de la période de démarrage : Un comité de pilotage sera mis en place pour superviser et approuver l'orientation générale et la ligne d'action du Programme, ainsi que la programmation Ji:}
opérationnelle globale et annuelle et le bilan annuel de mise en œuvre. Le comité de pilotage du Programme se réunit au moins une fois par an. Un Comité d'orientation et de Suivi (COS) du Programme complétera l'organisation de base du Programme. Ce comité sera chargé de : (i) d'assurer le suivi et la cohérence d'ensemble dans la mise en œuvre du Programme, (ii) de prendre des décisions de réorientation nécessaires en cas de divergence entre les résultats et les objectifs convenus; (iii) d'assumer un rôle de facilitateur plutôt que de superviseur; (iv) de valider les principaux documents de programmation, de mise en œuvre et de reporting concernant le Programme; (vi) de valider les lignes directrices des appels à propositions (vii) de valider les propositions présélectionnées suite aux appels à propositions. Ce comité se réunira tous les 3 mois..2.6. Ouverture officielle des bureaux PROGRAJlvlE. Une large visibilité sera assurée pour marquer l'ouverture officielle des bureaux du Programme..2. 7. Organisation de réunions sectorielles de coordination/harmonisation/suivi avec les PTF Une première réunion d'échanges avec les Partenaires Techniques et Financiers ( les projets/programmes Vaincre, Art-Gold, Périclès, Communauté de Nouakchott... ) sera organisée durant cette période de démarrage qui permettra d'échanger les informations et de définir un cadre de collaboration..3. Mise en œuvre La mise en œuvre de ce devis de démarrage est confiée à l'ugp dans le cadre d'une régie indirecte..3.. Moyens physiques et non physiques: L'UGP est composée de 5 experts principaux: un Régisseur Coordinateur, un Comptable, un spécialiste en renforcement des capacités et structuration de la société civile, un spécialiste en culture et artisanat et un expert en suivi/évaluation. Sur le marché passé en régie indirecte privée avec le bureau EGIS/BDP A, les moyens logistiques suivants sont mis à la disposition de l'équipe de l'ugp : Un bureau spécifique aménagé, équipé et climatisé à Nouakchott comportant 6 pièces et une salle de réunion, Deux véhicules tous terrains (avec leurs frais de fonctionnement et d'entretien) seront mis à disposition pour les déplacements en ville et lors des interventions dans les Wilayas au niveau des acteurs de terrain ; X5
Des ordinateurs fixes et portables, matériel audiovisuel en nombre suffisant ainsi que des équipements de télécommunication y compris une connexion à internet. Pour 'exécution des activités de mise en œuvre au point.2, le présent DP de démarrage prendra en charge : ACTIVITES PREVUES POUR LE RESULTAT A... Mise à jour de la cartographie des OSC inclus les AC et étude d'identification des OB en région La cartographie sera facilitée par l'ugp, et réalisée par un bureau d'études national. Ce bureau sera sélectionné suivant les procédures concurrentielles restreintes. Il est à prévoir dans le cadre de cette prestation des enquêteurs mobilisés (9x30 jours) ainsi que leurs moyens de déplacement (Location de 5 voitures pendant 22 jours dans les régions et des frais de transport pour les enquêteurs à Nouakchott). Il demeure d'une importance capitale que des documents de base (ex. étude organisationnelle des organisations culturelles, produites en 2003 par le Programme de sauvegarde et de valorisation du patrimoine culturelle Mauritanien) soient pris en considération lors de la définition de la méthodologie de l'étude. A.l.l. L'identification de filières artisanales jugées porteuses d'une tradition et d'un potentiel de développement dans les 6 régions cible Cette étude sera réalisée par un bureau d'études recruté suivant une procédure concurrentielle restreinte. Cette prestation sera mise en œuvre dans les 6 régions et identifiera les filières artisanales jugées pertinentes, les acteurs significatifs, et les besoins en formation et appui institutionnel. 6 Spécialistes (chacun responsable pour une des régions) seront mobilisés durant 3 semaines. ACTIVITES PREVUES POUR LE RESULTAT 2 A.2... Diagnostic participatif pour préciser les besoins prioritaires en matière de renforcement des capacités et de structuration des ose de niveau 2 et 3. Les frais liés aux annonces dans 3 journaux nationaux et sur Internet seront pris en charge par ce devis. Les frais liés à 'organisation d'un atelier de restitution seront pris en charge par ce devis.
ACTIVITES LIEES A LA VISIBILITE Ouverture officielle des bureaux du Programme. Les frais de réception liés à ' ouverture officielle du bureau sont pris en charge par ce devis. Cette réception (50 personnes) réunira les parties prenantes du Programme ainsi que les représentants des principaux media. Elaboration d'une stratégie Communication -information. Il s'agit des frais liés au recrutement d'un prestataire de services chargé d'appuyer 'UGP et le CDHAHRSC dans la définition d'une stratégie de communication/ visibilité (25 HO/JO). La création d'un site web est également budgétisée ainsi qu'un panneau de présentation du Programme L'organisation des ateliers de lancement du Programme. atelier à Nouakchott et 5 ateliers en régions seront organisés. La location d'une salle, collations, fournitures didactiques (chemises, bloc notes, documents... ), la multiplication et la reliure des supports seront pris en charge par le budget de ce devis de démarrage..3.2. Organisation Le maître d'ouvrage est le Ministre des Affaires Economiques et du Développement (l'ordonnateur National du FED); Le maître d'œuvre est le CDHAHRSC Le maître d'œuvre délégué est l'ugp du Programme pour la mise en œuvre de certaines composantes (Voir CF) mise en place dans le cadre d'une régie indirecte. L'UGP assurera la coordination générale du Programme et la concertation avec les différentes parties prenantes. L'orientation et le contrôle pour veiller à la conformité du déroulement des activités de 'UGP avec les axes définis dans la convention de financement et les plans d'actions à mettre en œuvre dans le cadre des devis Programme successifs seront assurés par les Comités de Pilotage et de Suivi du Programme..3.3. Conditions spéciales Rien à signaler. I!r
2. BUDGET ET PLAN DE FINANCEMENT Le budget du présent devis- Programme présenté ci-après constitue le récapitulatif de l'estimation des coûts pour son exécution, sans entrer dans le détail des différents éléments qui les composent. Le détail de l'estimation des coûts (budget détaillé) est joint à l'annexe 2 du présent devis-programme. Il est présenté sous forme de tableau détaillé et appuyé par des notes de calcul. Le tableau suivant présente l'estimation de l'ensemble des dépenses prévues au devis- Programme (par activités, coûts des investissements, le cas échéant, et frais de fonctionnement) selon la répartition des contributions de chaque bailleur de fonds intervenant dans son financement.
Contribution Contribution du FED/de du FED/de I'UE Contribution Code Activités et autres coûts l'ue du pays Engagements bénéficiaire Engagement spécifiques régie. Activités A.l.l Mise à jour de la cartographie des OSC inclus les AC et étude 9.600.000 d'identification des OB en région Autres contributions TOTAL Sélection d'un bureau suivant la Procédure concurrentielle restreinte Publications 600.000 A..4. Analyse des filières artisanales dans 6.000.0000 les régions. Procédure concurrentielle restreinte Publications 600.000 A.2.. Diagnostic participatif pour préciser les besoins prioritaires en matière de renforcement des capacités et de structuration des ose de niveau 2 et 3 y inclus les AC
A.2.. Organisation atelier de restitution. 50.000 A.2.2.3 Publication appel à candidatures Animateurs Culturels 600.000 Sous-total 7.550.000 VISIBILITE Ouverture Bureau 536.000 Plan de communication 3.000.000 Ateliers de démarrage 3.456.000 Sous-total 6 992 000 4. FRAIS BANCAIRES ET DIFFERENCES DE CHANGE 60.000 Sous-total 60.000 TOTAL 24 702 000 -
3. MODALITES TECHNIQUES ET ADMINISTRATIVES DE MISE EN OEUVRE Les modalités techniques et administratives de mise en œuvre du présent devis-programme doivent être conformes aux règles et procédures décrites dans le «Guide pratique des procédures applicables devis-programmes (approche Programme)» joint en annexe du présent devis- Programme Dans ce contexte, les éléments développés dans cette partie précisent et complètent certaines modalités applicables au présent devis-programme 3.. Structure de gestion Conformément aux dispositions incluses dans la convention de financement correspondante ainsi que dans le contrat de services correspondant, le Programme est géré et mis en œuvre par EGIS/BDPA qui a mis en place une UGP L'exécution de la partie régie du présent devis-programme s'effectuera par le Régisseur et le Comptable désignés au point suivant. 3.2. Régisseur et Comptable Pour l'exécution de la partie régie du présent devis-programme l'ordonnateur national délègue partiellement ses pouvoirs à ' entité mentionnée au point précédent. Dans ce contexte, cette entité habilite le Régisseur et le Comptable désignés ci-après à agir en son nom. Cette délégation partielle de pouvoirs est liée à la réalisation des conditions suivantes : Le strict respect des règles et procédures contenues dans le «Guide pratique de gestion des marchés en régie et des devis-programmes financés par le FED»ainsi que dans le présent devis-programmes; Le dépôt des signatures habilitées du Régisseur et du Comptable ; L'ouverture d'un compte bancaire«régie FED». Le Régisseur désigné est : WALTER BRESSELEEERS. Le Comptable désigné est : ETHMANE OULD MOHAMED EL MOCTAR
3.3. Période couverte La période couverte par le présent devis- Programme court du 5 mars 203 au 5 Septembre 203 soit 6 mois. Les paiements au titre de la partie régie du budget du présent devis-programme ne pourront être exécutés que pour des dépenses liées à des actions dûment prévues pendant cette période Aucune dépense ne pourra plus être engagée au terme de cette période. Seules certaines opérations de gestion 2 liées à la clôture de la partie régie du budget du présent devis-programme pourront encore être effectuées après cette date. Les dépenses payées et/ou engagées avant la date de signature pour endossement du présent devis-programme par le Chef de délégation ne seront en aucun cas prises en charge par le FED/Budget. 3.4. Montant de la partie régie du budget du devis-programme Le montant total de la partie régie du budget du présent devis-programme est fixé à: OUGUIY A : 24 702 000 3.5. Compte bancaire devis-programme Les coordonnées du compte bancaire «devis-programme», soumis à la double signature du Régisseur et du Comptable, sont les suivantes : La date de début ne peut être antérieure à la date de signature du devis-programme par le représentant concerné du (des) pays bénéficiaire(s)/l'ordonnateur national (ou régional) et d'endossement par Je Chef de délégation. Cette dernière date détermine le début de la période d'éligibilité des dépenses au titre du FED/Budget. Paiements liés à des dépenses effectuées pendant la période couverte par le devis-programme, établissement de la demande de clôture des opérations de la partie régie du budget du devis Programme
Compte en monnaie nationale Banque: Intitulé : Société Générale DPO PROGRAMME/EGIS/BDPA Compte n 00000093329-36 3.6. A vance (préfinancement) Le montant de l'avance (préfinancement) qui sera versée sur le compte bancaire mentionné au point précédent est la totalité du budget du présent devis-programme, soit: 24 702.000 Ouguiyas Les intérêts produits sur le compte bancaire doivent être déduits du montant final de l'ensemble des dépenses encourues au cours de ' exécution de la partie régie du budget du devis- Programme ; Une garantie financière libellée dans la même devise et d'un montant égal à celui de l'avance (préfinancement) demandée devra être fournie par l'entité mentionnée au point 3.. Cette garantie devra rester valable et effective pendant 30 jours après le paiement ou le remboursement du solde du décompte final, dûment approuvé par l'ordonnateur national et le Chef de délégation, des dépenses effectuées dans le cadre de la partie régie du budget du présent devis- Programme. A tout moment, le montant de la garantie pourra être réduit mais ne pourra en aucun cas être inférieure à celui du solde de l'avance/du préfinancement non apuré(e) ou remboursé( e) 3.7. Dépenses éligibles Pour être éligibles, les dépenses doivent : être nécessaires à l'exécution du Programme d'actions prévu dans le devis-programme être indiquées dans la partie régie du budget du devis-programme ; se rapporter à la période couverte par le devis- Programme ; être exécutées financièrement par le Régisseur et le Comptable, dans les limites de la subdélégation accordée par le représentant concerné du) pays bénéficiaire ;
être payées au cours de la période couverte par le devis-programme par l'intermédiaire du ou des comptes bancaires dont le Régisseur et le Comptable sont signataires ; le cas échéant, être payées au cours de la période précédant la soumission de la demande de clôture par 'intermédiaire de ce ou ces mêmes comptes bancaires ; Être identifiables et contrôlables. 3.8. Pièces justificatives Les pièces justificatives seront vérifiées par les services de la délégation. Dès lors, en soumettant les éventuelles demandes de réapprovisionnement, et le cas échéant, les demandes d'apurement ainsi que la demande de clôture au Chef de délégation, les pièces justificatives doivent être annexées au mémoire des dépenses correspondant. Les pièces justificatives (copies) seront archivées et conservées au bureau du Programme. 3.9. Procédures de passation des marchés et d'octroi des subventions Le tableau récapitulatif des pouvoirs délégués par le représentant concerné de l'ordonnateur national dans le contexte des procédures de passation des marchés et d'octroi des subventions est présenté à l'annexe 3 du présent devis-programme. L'Ordonnateur national doit approuver toutes les propositions d'attribution des subventions. Les décisions concernant l'attribution des marchés ainsi que des subventions doivent être soumises à l'approbation préalable du Chef de délégation, à l'exception de celles relatives aux marchés d'une valeur inférieure ou égale à l'équivalent d'eur 25.000. 3.0. Procédures de décaissement Les paiements seront effectués au nom et pour le compte du représentant concerné (l'ordonnateur national) à partir du compte bancaire «devis-programme» mentionné au point 3.5. Ces opérations ne nécessitent l'intervention ni du représentant concerné de ' Ordonnateur national, ni du Chef de délégation. En cas de besoin, une caisse en monnaie nationale pourra être constituée pour payer les menues dépenses de fonctionnement. Cette caisse sera gérée sous la responsabilité du Comptable. 3.. Gestion du personnel Le personnel de l'ugp n'est pas pris en charge dans le présent DP de démarrage La liste du personnel de l'ugp est présentée en annexe n 3.
3.2. Modifications du devis-programme en cours d'exécution Toute réallocation du budget du présent devis-programme nécessitera l'autorisation écrite préalable de l'ordonnateur national, qui en informera sans délai le Chef de délégation. Tout recours à la réserve pour imprévus nécessitera l'autorisation écrite préalable de ' Ordonnateur national et du Chef de délégation. Toute autre modification apportée au présent devis-programme nécessitera l'établissement d'un avenant devant être préalablement approuvé et signé par l'ordonnateur national et par le Chef de délégation. A défaut, aucune dépense liée à cette modification ne sera prise en charge par le FED. 3.3. Rapport d'exécution Le Régisseur et le Comptable devront établir un rapport final succinct d'exécution. Ce dernier devra être présenté au plus tard 30 jours après la fin de la période couverte par le présent devis-programme et sera soumis en deux exemplaires à chaque partie : Ordonnateur national, maître d'œuvre et Chef de délégation. 3.4. Clôture de la partie régie du budget du devis- Programme La clôture de la partie régie du budget du présent devis-programme sera effectuée dès gue possible après la fin de la période qu'il couvre. La demande de clôture, incluant le décompte final des dépenses de la partie régie du budget du devis Programme, sera établie et présentée au plus tard 3 mois après la fin de la période couverte par le présent devis-programme. Ce dernier devra être clôturé au plus tard 6 mois après la fin de la période qu'il couvre. Les sommes correspondant aux dépenses inéligibles devront être remboursées sans délai par le Régisseur et le Comptable ou, le cas échéant, par 'organisme mentionné au point 3.. En cas de non remboursement par ce ou ces derniers et pour autant qu'une garantie financière n'ait pas été obtenue avant le versement de l'avance (préfinancement), le remboursement en incombera à l'ordonnateur national et les sommes dues devront être remboursées au FED par le pays bénéficiaire au plus tard 45 jours après la date de réception d'une demande du Chef de délégation. En cas de non-remboursement des sommes dues dans le délai ci-dessus, ces dernières seront majorées d'un intérêt de retard au taux de réescompte de l'institut d'émission du pays bénéficiaire (paiements effectués en monnaie nationale) en vigueur le premier jour du mois au cours duquel ce délai a expiré, majoré de 3,5 points. Les intérêts de retard porteront sur la période comprise entre la date d'expiration de ce délai, exclue, et la date du remboursement intégral des sommes dues, incluse. Tout paiement partiel sera imputé d'abord sur les intérêts de retard ainsi déterminés.
3.5. Régime fiscal et douanier Le régime fiscal et douanier est celui défini à l'article 3 de l'annexe IV de ' Accord de Cotonou ainsi que par les conditions générales de la convention de financement.
4. SIGNATURES EGIS/BDPA, représenté par Le Régisseur Pour accord Le Comptable pour accord Walter Bresseleers, Ethmane Ould i\ohamed Elmoctar Date: L' Ordnnateur Nation Le Chef de délégation Pour Date:
5. ANNEXES L'ensemble des annexes jointes au présent devis-programme en font partie intégrante. Leur contenu est applicable au même titre que le devis-programme lui-même. Annexe : Guide pratique des procédures applicables aux des devis Programme (approche Programme) avec tableau récapitulatif des pouvoirs délégués par l'ordonnateur national de Mauritanie dans le contexte des procédures de passation des marchés et d'octroi des subventions.
Annexe 2 : DEVIS PROGRAMME DEMARRAGE BUDGET ESTIMA TIF DETAILLE : ACTIVTTES PREVUES POUR LE RESULTAT : Les organisations de base, y compris les acteurs culturels et artisans, sont renforcées, structurées et mobilisent leurs compétences pour participer pleinement au développement local A.l.l. Mise à jour de la cartographie des OSC inclus les AC et étude d'identification des OB en région. A.l.l. Cartographie OB et analyse des besoins de 240 ho/jo 40.000 9.600.000 Honoraires, Per diem formation ose 2 et 3, acteurs culturels et transport (location d'organisations d'artisans à l'échelon national de 5 voitures pendant 2 jours) ; effectif de 9 enquêteurs. Al.4.. Publication de manifestation d'intérêt Analyse des filières artisanales 3 publications 50 ho/jo 200.000 600.000 3 Publications dans 3 journaux 40.000 6.000.000 Honoraires, Per diem et Transport (location de (voitures pendant 8 jours),'l// Publication des appels à candidatures 3 publications 200.000 600.000 3 Publications dans 3 JOUrnaux. ACTIVITES PREVUES POUR LE RESULTAT 2: Les organisations de la société civile de niveaux 2 et 3, les acteurs d'envergure nationale et organisations socioprofessionnelles d'artisans, sont renforcés, structurés et mobilisent leurs compétences pour participer au développement local et national A.2.. Appui au renforcement des capacités et financement des initiatives des OSC de niveaux 2 et 3 A.2.. Diagnostic participatif pour préciser les besoins prioritaires en matière de renforcement des capacités et de structuration des ose de niveau 2 et 3. --- -
A.2.2.3 Publication de ' appel à candidature 3 publications 200.000 600.000 3 publications dans 3 JOUrnaux A.2.. Organisation d'un atelier de restitution. 50 participants 3.000 50.000 Sous total Activités 7.550.000 COMMUNICATION/VISIBILITE t, A Ouverture officielle des bureaux PROGRAMME LA i. A Réception 50 invités 3.000 50.000 c., L. Panneau de présentation de Programme 50.000 50.000. \.,) Banderoles 3 2.000 36.000 Î Communiques de presse 3 00.000 300.000 c, Plan de communication \ Stratégie de 25 ho/ jo 40.000.000.000 expert durant 25 Communication JOurs.rtj Site web 2.000.000 2. 000.000 Conception et hébergement Organisation des ateliers de démarrage > Pause/café 60 personnes 3.000 6 régions/60.080.000 personnes/région \. Kit participants, dépliant 60 personnes 3.000.080.000 6 régions/60 personnes/région Banderoles 8 2.000 26.000 3 banderoles/région LI Communiques de presse/radio/journaux 6 00.000 600.000 Un communique dans chaque région Location de salle 6 80.000 480.000 Une salle dans chaque région
Sous-total visibilité 6 992 000 DIVERS Frais bancaires et différences de change Provision 0.000 Pendant 6 mois 60.000 Frais garantie bancaire FF 00.000 Sous-total Divers 60.000 IMPREVUS Imprévus 0 Sous-total imprévus TOTAL 24 702 000 ()
FED- Tableau récapitulatif des pouvoirs délégués par l'ordonnateur national de MAURITANIE dans le contexte des procédures de passation des marchés et d'octroi des subventions ------ ----- Equivalent EUR Equivalent EUR Llilçem"efèt_publication des appejsâ'offres ainsi que des appels à propositions et lancement des consriltafions l Travaux ' \ < l 50.000 i 2: 50.000 l!,! Fournitures < 75 000 2: 75.000 - -+--- l ; Services, < 25.000 (/) \ Subventions,----.=:: 25.000 \ ------- 50.000! > 50.000 ll i i CinifittJiion des cottiitésd'êvlüation (2) Travaux Fournitures < 50.000,r-- - \ < 75.000? 50.000 i s. < 25.000 ().=:: 25.000 ervces i Subventions l! 50.000 --r- > 50.000 '! 2: 75.000 l!...l. Décis.iold'attribution des marchés efdes subventions (Joutes ldéèisions d'attribution doivent êttre 3QQrouvées au [!réa labie 2ar le Chef de Déléii:ation à l'exce[!tion des marèhés < 25.000 E UR) \Travaux f== <!50.000 > -!50.000 i j Fournitures < 75.000? 75.000, Services < 25.000 () 25.000 i! j \ i Subventions :5 50.000 > 50.000! Signaturè,des-cQntrats et avenants \ Travau_x \ J l <! 50.000? 50.000 i i Fournitures l < ï 5.000 2! 75. 000 --r --j Services < 25.000 (/)!.=:: 25.000 Il \ Subventions :5 50.000 > 50.000 Important :Les montants en régie correspondent aux plafonds abaissés par l'ordonnateur national en accord avec le Chef _?élégation de_i'union eéenne ( ) A l'exclusion du recours à la procédure du contrat-cadre ainsi que des marchés d'audit et d'évaluation. (2) Y compris la désignation des membres de chaque comitéj'éallj<ltion. \ -- -----
ANNEXE 4: PERSONNEL DE L'UNITÉ DE GESTION DU PROGRAMME RÉGISSEUR WALTER BRESSELEERS COMPTABLE ETHMANE OULD MOHAMED EL MOCT AR EXPERTE EN FORMATION ET STRUCTURATION DE LA SOCIÉTÉ CIVILE SAMIA ABDOULMAJID EXPERT EN CUL TURE EL HACEN MOHAMED ABDALLAH! EXPERT EN SUIVI/ ÉVALUATION MOHAMED MAHMOUD OULD TEDDAH SECRÉTAIRE FATIMATABA CHAUFFEUR ÜUMAR YERO JAREKE SOW CHAUFFEUR 2 A RECRUTER GARDIEN/ PLANTON ALI OULD SIDI MOHAMED GARDIEN DE NUIT CHEIKH OULD MEZID