Bonne pratique implémentée depuis: 2007 Bonnes pratiques en sécurité sociale Etat déclaratif de sécurité sociale Votre déclaration Une pratique de l Administration fédérale des recettes publiques Administration fédérale des recettes publiques Argentine Publié en 2012 www.issa.int
Résumé Système de génération en ligne de la déclaration sur l honneur mensuelle nominative (état déclaratif) de sécurité sociale, établie par l administration fiscale d après les informations figurant dans les registres personnels du Système de simplification des enregistrements (registre unifié des nouvelles informations concernant les ouvertures et les fermetures de dossiers) et pouvant être mise à jour par l employeur. Ce système permet d intégrer et de télécharger une seule fois les données validées en temps réel et de mettre ainsi à la disposition de tous les organismes de sécurité sociale des informations enregistrées de manière permanente. CRITÈRE 1 Quel(le) était le problème/la question/le défi que la bonne pratique a permis de résoudre/relever? La législation argentine relative aux ressources de sécurité sociale impose aux employeurs cotisants d établir et d envoyer une déclaration sur l honneur mensuelle nominative indiquant entre autres, pour chaque travailleur, la rémunération, les montants et les cotisations de sécurité sociale et de prestations sociales, ainsi que les sommes ayant trait à la couverture des risques professionnels. Cette déclaration sur l honneur est générée sur un support magnétique grâce à une application développée par l administration fiscale et doit être transmise par Internet en étant validée par le mot de passe fiscal correspondant. L employeur doit ensuite générer un volet électronique de paiement (VEP) qui lui permet d effectuer les paiements à partir de son compte bancaire habituel. Du fait de l existence de virus, de bases de données endommagées, de données erronées sur les travailleurs, etc., il peut arriver que les informations comportent des erreurs ou des incohérences et qu elles ne puissent pas être traitées. Grâce à la mise en service du système Ma simplification (ouverture de dossier, enregistrement des informations et fermeture de dossiers des travailleurs) et aux déclarations sur l honneur existantes, l administration fiscale dispose à présent des informations nécessaires pour pouvoir générer en ligne cet état déclaratif mensuel et le VEP correspondant, et ainsi simplifier la procédure et améliorer la qualité des données. Ce système évolue et est actualisé en permanence pour intégrer de nouvelles fonctionnalités et services et s adapter aux modifications de la législation. CRITÈRE 2 Quels étaient les principaux objectifs et les résultats attendus? Le système Votre déclaration (état déclaratif de sécurité sociale en ligne) fonctionne en exploitant, d une part, les avancées majeures dans le domaine des technologies de l information et, d autre part, les données que l employeur cotisant doit obligatoirement saisir avant l ajout d un travailleur, ce qui lui permet, après avoir évalué la déclaration sur l honneur présentée sur la période précédente, d établir l état déclaratif nominatif, en ajoutant les personnes nouvellement inscrites, en supprimant les personnes que l on a retirées du système et en modifiant les paramètres de chaque travailleur en fonction des nouvelles informations
2 enregistrées. Ainsi, l employeur n a plus qu à actualiser les données qui auraient changé (par exemple, le montant des rémunérations). Une fois validée par l employeur et une fois le calcul de l impôt correspondant effectué (en quelques secondes), la déclaration sur l honneur est enregistrée automatiquement et le VEP est généré pour que le paiement puisse être effectué sur le réseau bancaire choisi. Voici quelques-uns des objectifs fixés: améliorer la relation avec les employeurs; simplifier l accomplissement de leurs obligations; faciliter le cycle intégral de la déclaration sur l honneur; réduire les coûts administratifs pour les employeurs; garantir la qualité des données saisies. Un système aux caractéristiques similaires est actuellement à l étude pour permettre d inclure les grandes entreprises qui emploient un grand nombre de travailleurs, puisque les procédures d actualisation des données ne peuvent pas être effectuées manuellement. CRITÈRE 3 Quelle a été l approche ou la stratégie innovante suivie pour atteindre les objectifs? Etant donné la pénétration croissante d Internet et l expansion de l offre de ces services sur le territoire argentin, ce réseau mondial est utilisé comme canal de transmission et de réception des données, ce qui permet à l employeur cotisant d y accéder 24h sur 24 depuis son bureau ou son domicile. Avec la puissance actuelle des systèmes de calcul modernes, on effectue des processus de validation en temps réel qui permettent de garantir la qualité des informations enregistrées. Il convient en outre de souligner que: il ne peut y avoir un employé non identifié, puisque les travailleurs sont contrôlés au moment de leur inscription; il ne peut y avoir d incohérences, puisque le système évite automatiquement de les enregistrer en validant les données saisies en temps réel; une même donnée ne peut être saisie dans des systèmes distincts. Ce nouveau système présente des avantages évidents, comme: Avant: ordinateur avec application hors ligne Maintenant: il suffit simplement d un ordinateur connecté à Internet Avant: il fallait maintenir à jour les versions des applications de calcul Maintenant: l AFIP actualise l application en ligne Avant: sauvegarde périodique des informations contenues sur l ordinateur Maintenant: l AFIP effectue les copies de sauvegarde pour l employeur Avant: les applications ou le matériel pouvaient être endommagés et les informations perdues
Maintenant: l AFIP contrôle l intégrité et la sécurité de l application Avant: création de dossiers - envoi Maintenant: une fois la déclaration sur l honneur validée, l envoi se fait automatiquement 3 Avant: saisie des nouvelles informations dans Ma Simplification et téléchargement dans l application générant la déclaration sur l honneur Maintenant: l application en ligne intègre automatiquement toutes les nouvelles informations CRITÈRE 4 Les ressources et moyens ont-ils été utilisés de façon optimale pour atteindre les principaux objectifs et les résultats attendus? Veuillez préciser de quelle évaluation interne ou externe la pratique a fait l'objet, et quels sont les impacts/résultats identifiés/obtenus jusqu à présent. Voici quelques-uns des résultats obtenus depuis la mise en œuvre du système: élimination totale des problèmes résultant des dossiers générés par l employeur cotisant contenant des données erronées ou incohérentes; élimination totale des travailleurs non identifiés; système actualisé de manière centralisée, ce qui évite des tâches administratives à l employeur et garantit l intégrité des moteurs de calcul et des bases de données; diminution des coûts de fonctionnement pour l employeur cotisant; dossiers de sauvegarde générés par l administration fiscale, auxquels l employeur cotisant peut accéder à tout moment; plus de 480 000 déclarations sur l honneur sont effectuées chaque mois par le biais de ce système. Ces résultats aboutissent non seulement à une amélioration du processus global d enregistrement et de recouvrement, mais constituent également un pas en avant dans le contrôle et la validation en temps réel des informations durant leur téléchargement. Ainsi, l employeur cotisant est immédiatement informé de toute erreur qu il aurait pu commettre (comme des prestations qui ne lui correspondent pas ou des employés mal identifiés). Cela permet de garantir l'absence d'incohérences dans les données stockées et d atteindre un niveau de qualité impossible à obtenir avec des processus par lots (différés dans le temps), tout en simplifiant les tâches que doit effectuer l employeur cotisant (baisse des coûts administratifs, procédure plus rapide et plus fiable). Le système est actuellement obligatoire pour les entreprises qui emploient jusqu à 25 personnes et facultatif pour celle qui en emploient jusqu à 50, ce qui comprend plus de 96 pour cent des employeurs cotisants. CRITÈRE 5
4 Quels sont les enseignements qui ont été tirés de l application de la bonne pratique? Dans quelle mesure votre bonne pratique se prêtet-elle à une reproduction par d autres institutions de sécurité sociale? L Administration fédérale des recettes publiques (Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP)) argentine fonctionne selon un schéma d agence unique, ce qui lui permet de traiter efficacement les informations de manière centralisée, puisqu elle se charge des procédures d enregistrement des informations, des recouvrements (perception et enregistrement) et de la distribution des fonds et des données pertinentes à tous les acteurs de la sécurité sociale (publics et privés). Toute administration fiscale peut mettre en œuvre ce système, en tenant compte du fait qu il est possible d obtenir les prestations de l agence unique dans le cadre de la gestion des informations par le biais d accords de coopération entre organismes. Parallèlement, la diminution du coût du matériel nécessaire à la gestion des informations (serveurs, bases de données, etc.) conjuguée à la diffusion de l accès à Internet permet d en faire un projet à moindre coût qui fournit néanmoins un service de niveau national, sans qu'il soit nécessaire d augmenter le nombre d agences d accueil ni le personnel des services.