F.R.E.M.E. Fonds Régional «Environnement, Maîtrise de l Energie»

F.R.E.M.E. Fonds Régional «Environnement, Maîtrise de l Energie» Mode d'emploi pour les associations La Région Picardie et l ADEME peuvent accompagner financièrement votre projet dans les domaines suivants : - Efficacité énergétique dans les bâtiments : Plan de rénovation de l habitat, habitat social, patrimoines publics et privés - Développer la production des renouvelables et l efficacité énergétique : chaleur, réseaux électriques intelligents et stockage de l énergie - Industrie, agriculture : maîtrise de l énergie et économie circulaire - Territoires et collectivités : Approches intégrées énergie-climat-ressources, Aménagement, Mobilité - Education et Formation, expertise et ingénierie, animation régionale La Région Picardie et l ADEME ont mis en place pour cela des aides aux études, aux missions de conseil, à l animation, à la formation, à la communication, aux investissements, L'attribution des aides est décidée par la Commission Permanente du Conseil Régional sur proposition du Comité de Programmation. Les aides apportées font l'objet d'une convention d'aide ou d'un arrêté de subvention. Le document ci-joint décrit le processus d'accès à ces aides et la façon dont un dossier doit être constitué. Nous vous demandons de bien vouloir le suivre scrupuleusement. Cela contribue à un bon traitement administratif et un suivi simple tant pour vous que pour l'instructeur de votre dossier. Tout dossier incomplet ne pourra pas être instruit. En ce qui concerne les demandes de financement au titre du FEDER (Fonds Européen de Développement Régional), un dossier administratif spécifique sera à constituer (prendre contact avec le Conseil Régional Direction de l Environnement). Adresse utile : La version originale signée et tamponnée du dossier est à retourner accompagnée de ses pièces jointes par courrier au : CONSEIL REGIONAL DE PICARDIE, Direction de l Environnement, 11 Mail Albert 1 er BP 2616 80026 AMIENS CEDEX 1 Tél. 03.22.97.27.53, 03.22.97.38.44 ou 03.22.97.38.88 - Fax 03.22.92.38.06 Une copie par e-mail à : L ingénieur ADEME chargé de l instruction (prénom.nom@ademe.fr) ou à défaut à ademe.picardie@ademe.fr. 1

CONSTITUTION D'UN DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Un dossier comprend des informations administratives, le descriptif du projet et des informations financières. LES INFORMATIONS ADMINISTRATIVES Le dossier de demande de subvention «Association» (CERFA N 12156*03) ci-joint dûment complété ou téléchargeable sur https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_12156.do Les pièces à joindre à votre dossier telles que précisées dans la fiche 5 du document CERFA et à la fin de ce document. Le relevé d'identité bancaire ou postal : c'est obligatoirement un original, les photocopies ne sont pas acceptées. Le dossier complémentaire FREME. LE DESCRIPTIF DU PROJET Vous décrivez l'action selon les rubriques présentes dans le dossier complémentaire FREME ci-après. Chaque rubrique doit être renseignée le plus précisément possible. Cette description reprend l'opportunité de l action, l'analyse des besoins, les objectifs fixés, le déroulement de l'action, les moyens mis en œuvre, les indicateurs d activité et d'impact. LES INFORMATIONS FINANCIERES Les informations financières sont très importantes, car elles permettent d'apprécier la capacité de l'organisme à porter le projet. Elles permettent de définir le montant des soutiens financiers que pourraient apporter la Région Picardie, l'ademe (et éventuellement l Europe). Devront obligatoirement être joints, les devis, le détail précis des postes de dépenses et de recettes, le plan de financement et l'échéancier prévisionnel de réalisation. REMARQUES ET REGLES IMPORTANTES OBLIGATIONS Tous les documents doivent comporter une signature originale d une personne habilitée à engager l association. Les aides ne peuvent être accordées qu'à des organismes en règle avec les obligations fiscales et sociales et la législation en vigueur. Pour les Points Rénovation Info Service / Espace Info Energie doit être également jointe la charte. dûment signée. COMMENCEMENT D'EXECUTION L'action ne peut être engagée avant la date de l accusé de réception du dossier complet auprès du Conseil Régional. Aucune commande, ni recrutement, ni autre engagement formel, relatifs à cette action, ne doit avoir lieu préalablement à la date d accusé de réception susvisé. L'accusé de réception du dossier ne préjuge pas de l'octroi d'une aide financière. L'action doit être engagée au plus vite et si possible dans un délai de 6 mois à compter de la date de notification de la convention ou de l arrêté de subvention. PLAN DE FINANCEMENT 2

Les aides financières sont apportées sur la base d'un plan de financement précis. Ce plan de financement doit être respecté. Le montant total des aides publiques (Aides de la Région, l ADEME, l Europe (FEDER), des départements...) ne doit pas dépasser 80%. De même, une participation financière de 20% minimum de l association est requise. Si le plan de financement initial venait à être modifié, l association devra en informer la Région Picardie et l ADEME. PUBLICITE Le bénéficiaire de l aide doit mentionner le concours financier du Fonds Régional Environnement et Maîtrise de l Energie (FREME) et en faire état sur l ensemble des documents établis et lors des manifestations valorisant l objet du financement. Les logotypes «Préfet de Région», «Picardie, la Région» et «ADEME» devront donc figurer sur les différents supports (rapports d étude, communiqués de presse, plaquettes, invitations, supports audiovisuels, sites internet ou autres). Le bénéficiaire s engage par ailleurs à associer les partenaires (Préfecture de Région, Région et ADEME) à l organisation de toute manifestation publique de communication. Les modalités relatives à l organisation des manifestations, y compris les inaugurations, doivent faire l objet d un accord préalable entre les partenaires financiers de l opération. L obligation de publicité doit être maintenue pendant toute la durée du financement régional. Le soutien apporté par le FREME dans le cadre de financement de postes, de projets ou d études devra être mentionné sur tous les supports de présentation de la structure bénéficiaire (brochure, site internet ), sur tous les rapports d études ou supports de communication avec l apposition des trois logotypes des partenaires. Outre les supports de communication classiques mentionnés plus haut, toute subvention d investissement devra intégrer comme support de publicité : le panneau de chantier et la plaque pérenne. Ces deux supports devront être préalablement validés par les partenaires financiers et apposés dans les délais fixés par la convention de financement. INDICATEURS Pour chacune des actions soumises à un financement de la Région Picardie, de l'ademe et de l Europe, les indicateurs présents dans le dossier de demande de subvention devront être obligatoirement renseignés. En plus, d autres indicateurs pourront être proposés par l association pour permettre une évaluation plus pertinente de l'action. Ces indicateurs seront de deux natures : o o des indicateurs d'activité et/ou de réalisation des indicateurs d'impact et de résultat VERSEMENT DE L'AIDE Les demandes de versement ne sont étudiées que sur production d'un dossier de demande de paiement complet à adresser dans les délais impartis par voie postale au Conseil Régional reprenant : o Deux exemplaires du rapport d'étude ou d'exécution décrivant la réalisation du programme subventionné (auquel seront joints des documents de communication éventuellement réalisés). Ce rapport reprendra avec précision les valeurs des indicateurs retenus pour l'évaluation de l'action. o Toute pièce technique complémentaire demandée dans la convention ou l arrêté (fiche de synthèse, bilan d exploitation de la première année, etc ) o Le plan de financement définitif du projet, accompagné d une copie des décisions des cofinanceurs. o Un état récapitulatif des dépenses. Cet état reprendra l'ensemble des factures classées selon les rubriques retenues dans l'annexe technique et financière de la convention ou l arrêté de subvention. 3

Cet état récapitulatif devra être certifié et signé par la personne habilitée à représenter l association et par le trésorier ou le commissaire aux comptes le cas échéant. Il sera établi conformément aux natures de dépenses prévues dans l annexe technique et financière de la convention ou l arrêté de subvention. Les justificatifs des paiements (factures) devront être éventuellement fournis sur demande des organismes financeurs et seront classés selon l'ordre retenu dans l état récapitulatif des dépenses. La non exécution ou l exécution partielle des engagements pourra entrainer le blocage des versements de tout ou partie de la subvention accordée, son reversement partiel ou total ou même son annulation. Des contrôles technique, administratif et financier pourront être mis en œuvre par la Région Picardie et l ADEME a posteriori. En cours de réalisation de l action, toute modification devra être signalée aux organismes financeurs avant la caducité de la convention ou de l arrêté attributif de l aide. LES CRITERES D'INSTRUCTION DES DOSSIERS Les actions financées s'inscrivent dans des programmes de développement économique, d'aménagement du territoire et de formation. Cela veut dire que les projets seront analysés en fonction de leur dimension environnementale (maîtrise de l'énergie, gestion des déchets, transports,...), technique, économique et sociale, ainsi qu en termes de développement local et territorial (emplois, activité induite, etc.). Les dossiers sont notamment examinés sur les points suivants : o Performance environnementale, exemplarité, innovation et reproductibilité de l action o Contribution de l'action aux priorités stratégiques de la Région Picardie, de l'ademe et de l Europe o Moyens mobilisés pour la mise en oeuvre de l'action o Capacité, motivation ou expérience de l'association o Moyens d'évaluation o Analyse de la cohérence financière o Avis des différents partenaires et des services de l'etat o Qualité du montage partenarial et cofinancements. LE PARCOURS DE VOTRE DOSSIER 4

F.R.E.M.E. Fonds Régional «Environnement, Maîtrise de l Energie» Dossier de subvention complémentaire Je soussigné......, agissant en tant que....sollicite une aide financière pour la réalisation de...... J ai pris connaissance des clauses relatives à l obligation de mention du concours financier du FREME sur les documents, investissements et manifestations portant sur le présent projet Je certifie l'exactitude des renseignements figurant dans la présente demande, Je certifie que. est en situation régulière au regard de ses obligations fiscales et sociales (dossier à jour sur le Registre National des Associations et JO Associations pour associations bénéficiaires de plus de 153 000 de fonds publics) ainsi qu'avec les dispositions réglementaires pour le projet concerné, Je certifie que le projet faisant l'objet de la présente demande ne débutera (commandes ou ordres de services fermes) qu'après réception de l'accusé de réception du Conseil Régional indiquant que le dossier est complet. J indique la date de commencement de l opération (date d engagement de la première dépense/commande, contrat de travail ) : Descriptif de l'action Contexte de l action (situation actuelle, situation projetée, éléments qui ont contribué à prendre la décision, enjeux techniques. Le cas échéant, signaler les études préalables relatives au dossier. Expliquer si l'action s'inscrit dans un cadre plus large que la problématique environnement, telles que création ou modernisation des équipements, extension de l'activité, réhabilitation d'un site, formation professionnelle, démarche qualité, etc.) : 5

Description détaillée de l action : Analyse des besoins : Objectifs fixés : Déroulement de l'action : Moyens mis en œuvre au niveau technique et organisationnel : Indicateurs d activité (nombre de réunion, nombre de jours de travail, etc.) : Indicateurs d'impact et de résultats prévus 6

Coût détaillé de l'action L association est elle assujettie à la TVA : oui non L association récupérera t-elle la TVA sur cette action? : oui Si non, joindre une attestation. non Nature du poste de dépenses Coût HT Coût Hors «Taxes Récupérables» (TVA non récupérée) TOTAL Plan de financement prévisionnel Il sera établi selon un tableau reprenant la forme suivante : Ressources escomptées Montant en Euros % - Fonds propres - Crédit bail (joindre contrat) - Prêts long et moyen terme - Aides Publiques : détailler les financements sollicités et/ou obtenus, préciser les engagements des différents cofinanceurs (date, référence, montant) détail des subventions publiques : - Europe - Etat (préciser) - FREME (ADEME+REGION) - Région - Département (préciser) - Autres (préciser) avances remboursables - Autres (préciser) : TOTAL Ressources 100% * détailler les financements sollicités et/ou obtenus, préciser les engagements des différents cofinanceurs date, référence, montant. 7

Dans le cas d un investissement, estimation du bilan de fonctionnement après sa mise en service sur les 5 premières années (addition des bénéfices d exploitation et déduction des coûts additionnels de fonctionnement). Date des premières commandes relatives à l action : Date du début de l action : Date de fin de l action : Planning de réalisation de l'action Si l action se déroule sur plusieurs exercices comptables, précisez lesquels : Date de clôture de l exercice comptable : Aides accordées durant les trois dernières années par la Région Picardie et l ADEME Type d aide Objet ou Nature du Projet Date Montant 8

Estimation des enjeux Indicateurs d'impacts : préciser la situation actuelle et la situation attendue. Les indicateurs suivants sont donnés à titre indicatif. Pour ceux qui ne sont pas pertinents avec l'objet de votre action, mettez "ns" dans les colonnes "Avant" et "Après" correspondantes. Vous pouvez aussi rajouter d'autres indicateurs si nécessaire. Déchets évités (en tonnes) Déchets traités ou valorisés (en tonnes) Libellés Avant Après (prévisions) Energies consommées ou produites (en tep ou kwh) Emissions de polluants évitées ou traitées (en tonnes) Bilan CO 2 (en tonnes) Emplois créés ou emplois pérennisés (*) Nombre d actions d animation et/ou de formation Nombre de personnes touchées (public envisagé, élèves sensibilisés, salariés concernés etc) Nombre de bâtiments concernés (neuf et rénovation) et surface en m² Nombre de personnes formées Surface concernée pour les opérations d aménagement (en m² ou en ha) Autre : Pièces communes à toute demande : Rappel des pièces à joindre (en complément de celles demandées dans le document CERFA) Tous les éléments de nature à faciliter la connaissance de l association et de son projet, Une attestation du responsable de l association selon laquelle l association ne récupère pas la TVA sur ce projet, Le pouvoir habilitant le signataire à engager l association, Un relevé d'identité bancaire ou postal en original (au format BIC/IBAN), Les propositions détaillées et les devis indiquant la durée prévisionnelle ainsi que le délai de l'action, En cas d étude, joindre le cahier des charges, En cas de recrutement, objet de l action, joindre la fiche de poste, En cas d investissement, fournir les diagnostics et/ou études préalables si existants. Les documents techniques fournisseurs garantissant les certifications et les performances des équipements (rendement, traitement des fumées, etc.). Si le projet exige un permis de construire ou une déclaration de travaux, la copie de la demande ou si disponible la copie du permis de construire accordé. Les tableaux financiers au format Excel ci-joints dûment complétés 9