Processus d élaboration d un projet de construction Document de travail
TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION..3 LES ÉTAPES DE RÉALISATION D UN PROJET.. 4 PHASE DE PLANIFICATION 1. AVANT-PROJET......5 La demande du client.....5 L étude d opportunité..5 2. ÉTUDES DE FAISABILITÉ.....6 La programmation des besoins. 6 Les études techniques.....6 3. DÉFINITION DU PROJET...8 Les principales constituantes d un budget de projet..9 PHASE DE RÉALISATION...10 4. CONCOURS D ARCHITECTURE 10 5. PLAN ET DEVIS.11 La formation de l équipe des professionnels.11 Les étapes de conception.11 6. APPEL D OFFRES.12 7. TRAVAUX 13 8. LIVRAISON DE L OUVRAGE..14 PHASE D EXPLOITATION... 15 9. EXPLOITATION..15 ANNEXE...16 MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 2
INTRODUCTION Le ministère met à la disposition de sa clientèle le présent guide visant à faciliter la compréhension et le suivi du processus dans lequel s élabore un projet de construction. Ce processus illustre sommairement les phases et les étapes de réalisation d un projet, à compter du dépôt de la demande d aide financière du client jusqu à l exploitation de l ouvrage. Le succès d un projet dépend essentiellement de l énergie qu on lui accorde mais aussi de la rigueur déployée dans l ordonnancement des très nombreuses activités qui s y déroulent. Le présent document ne constitue qu une vulgarisation et la synthèse d un processus beaucoup plus vaste et complexe. Le ministère recommande donc aux organismes qu il soutient de s adjoindre, dès le début des études de faisabilité, les services d un gestionnaire de projet compétent et expérimenté. Ce professionnel de la construction aura comme responsabilité d orchestrer avec rigueur le travail des nombreux intervenants à l intérieur d un cadre budgétaire limité et un échéancier de réalisation serré. Gestion de projets : «La gestion de projet est l application des connaissances, expertises, outils et techniques de planification, d organisation et de contrôle des activités et des ressources dans le but de satisfaire les exigences et les attentes des intervenants ayant un intérêt dans le projet.» Association des ingénieurs-conseils du Québec MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 3
LES ÉTAPES DE RÉALISATION D UN PROJET DE CONSTRUCTION PHASE ÉTAPES PHASE DE PLANIFICATION : 1- Avant-projet 2- Études de faisabilité 3- Définition du projet PHASE DE RÉALISATION : 4- Concours d architecture 5- Plans et devis 6- Appel d offres 7- Travaux 8- Livraison de l ouvrage PHASE D EXPLOITATION : 9- Exploitation NOTE : Voir le diagramme en annexe illustrant les différentes phases et étapes du «Processus d élaboration d un projet de construction». PROJET : «Processus unique qui consiste en un ensemble d activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d atteindre un objectif conforme à des exigences telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources.» ISO 1006 :1997 MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 4
PHASE DE PLANIFICATION La planification du projet constitue la phase la plus importante et la plus déterminante du processus devant conduire à la réalisation d un projet. De cette première phase résulteront les données et les décisions qui encadreront l ensemble des activités liées à la réalisation du projet. ÉTAPE-1 : AVANT-PROJET À cette première étape du processus, le ministère reçoit une demande de la part d un organisme dans le cadre de son programme de soutien financier aux immobilisations à vocation culturelle. Analyse de la demande du client : Cette demande doit être exhaustive, documentée et faire notamment état des éléments suivants : - mise en situation; - identification et conséquences des problèmes rencontrés; - objet de la demande; - programmation culturelle projetée; - plan d affaire et/ou étude de marché; - énoncé sommaire des besoins; - description du projet souhaité, sans esquisse; - critères de localisation; - ordre de grandeur des coûts anticipés; - impacts prévus sur le budget de fonctionnement; - argumentation pertinente; - identification des partenaires financiers; - plan de financement projeté. Étude d opportunité : - admissibilité et recevabilité de la demande; - la pertinence et priorité du projet dans un contexte local, régional ou national; - étude comparative des coûts de réalisation et d entretien de l immeuble; - la capacité du demandeur d assumer la gestion de l équipement et d en assurer la pérennité; - l impact récurant sur le budget d opération de l organisme. DÉCISION : À la suite de son analyse, le ministère informe le demandeur de ses décisions en regard de l admissibilité et de la recevabilité de sa demande ainsi que de la pertinence et de la priorité qu il accorde au projet soumis. MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 5
ÉTAPE-2 : ÉTUDES DE FAISABILITÉ Le ministère ayant jugé de la recevabilité de la demande et de la pertinence du projet soumis, le demandeur devient donc promoteur. Il mandatera son gestionnaire de projet afin de planifier et coordonner l ensemble des activités liées à la tenue des études de faisabilité, lesquelles sont essentielles à l atteinte de ses objectifs. La formation d une équipe de professionnels de la construction et de spécialistes du domaine concerné s impose afin de soutenir le promoteur dans l expression de ses besoins ainsi que pour le déroulement des études techniques. Cette étape doit s amorcer en procédant à une recherche empirique pour fin de repérage de quelques projets de référence, de solutions modèles et d intervenants expérimentés. Programmation des besoins - description détaillée des besoins : nature, objectif, fonction, etc.; - superficies et dimensions minimales des locaux (tableau des superficies); - liens fonctionnels et visuels exigés ou souhaités (diagramme fonctionnel); - conditions ambiantes recherchées; - finis spéciaux; - services requis : plomberie, électricité, etc.; - liste du mobilier et des équipements à intégrer à l ouvrage; - liste du mobilier et des équipements admissibles, autre qu intégrés; - toute autre exigence susceptible d influencer le coût du projet; - estimation des superficies nettes majorées de +/- 25% pour les superficies de support : chambres électromécaniques, circulations horizontales et verticales, locaux sanitaires, pertes pour colonnes et murs; - anticipation des coûts vs les superficies au programme; - échéance souhaitée; - analyse des besoins énoncés; - élaboration du programme des besoins; - approbation par le ministère. Études techniques - analyse et évaluation des différentes solutions immobilières offertes: agrandissement ou transformation de l existant, construction neuve, acquisition, location, PPP; - collecte de l information disponible : plans originaux ou transformations, devis, plans de cadastres et topographiques, études diverses, avis de non-conformité, évaluation de la valeur marchande; - organisation de l équipe de professionnels mandatés pour les études; - engagement des professionnels : architecte, ingénieurs, laboratoire, arpenteur, estimateur, scénographe, acousticien, urbaniste, paysagiste, archéologue spécialiste en ascenseurs ou en services alimentaires, : o élaboration des mandats spécifiques; o négociations des honoraires; MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 6
o préparation et signature des contrats; o paiements des honoraires et des dépenses; o réunions de démarrage et de coordination; o analyse des rapports; - études géotechniques et environnementales: zone inondable, hauteur de la nappe phréatique, nature du sous-sol, sa capacité portante et sa caractérisation; - évaluation du potentiel patrimonial et consultation auprès de la CBC; - évaluation de potentiel archéologique et historique du site; - impact urbain : réglementation d urbanisme, circulation, stationnement, transports en commun, environnement bâti, ; - expertises sur le bâtiment et existant : o architecture : toiture, murs, maçonnerie, fenestration, ascenseurs, hauteurs dalle à dalle, services, mise aux normes, installations sanitaires, état de vétusté, ; o structure : type, capacité portante, état général, trame des colonnes, ; o mécanique : chauffage, ventilation, climatisation, plomberie, ; o électricité : entrée, distribution, éclairage, services, câblage informatique et téléphonique, ; o ouvrages spécialisés : scénographie, services alimentaires, ; - relevés et mesurages; - vérification des sources de subventions disponibles notamment en ce qui a trait aux divers programmes d économie d énergie dans les bâtiments neufs ou existants ( OEE, AEE, HQ, etc, ); - identification et évaluation des risques (grille de risques) : o accès au site; o services disponibles; o horaires de travail limités; o travaux dans un édifice occupé; o aire de protection d un bâtiment classé; o services souterrains existants; o zone sismique; o grève, conflit, surchauffe du marché; o environnement sensible; - conditions particulières de mise en œuvre susceptibles d influencer le budget, l échéancier ou d autres paramètres de réalisation; - développement durable, stratégie bioclimatique, certification «LEED». DÉCISION : À la lumière des constatations des professionnels et des recommandations de son gestionnaire de projet, le promoteur évalue la pertinence de poursuivre et compléter la planification du projet. Il informe le ministère du résultat des études et de ses décisions qui en découlent. MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 7
ÉTAPE-3 : DÉFINITION DU PROJET Les besoins ayant été entièrement énoncés puis approuvés et les études ayant permis d identifier l ensemble des contraintes et des paramètres de réalisation, le promoteur fait part de ses décisions et de ses directives au gestionnaire du projet ainsi qu à son équipe de professionnels. Ces derniers pourront, au moyen d une modélisation, définir le projet dans ses moindres détails puis en estimer le budget et les délais de réalisation. L ensemble des données relatives au projet sera consigné dans le programme de construction : - modélisation; - définition du projet; - estimation par éléments de construction, Uniformat II* niveau-3, +/-15% : o budget de soumission; o budget de construction; o budget du projet; - montage financier; - mode d exécution des travaux : conventionnel, par phases et/ou par lots, ordonnancement des étapes de réalisation; - scénario et échéancier de réalisation : phases / lots / délais; - élaboration du programme de construction : o programme des besoins; o critères de design; o exigences techniques générales et spécifiques; o paramètres de mise en œuvre; o budget de soumission; o échéancier de réalisation; o rapports pertinents ; - «analyse de la valeur». DÉCISION : Une fois le programme de construction approuvé par le ministère, le promoteur peut entreprendre les préparatifs pour la réalisation du projet. * Uniformat II Le budget doit être monté et présenté conformément à la norme UNIFORMAT-II ASTM-E-1557-01 de niveau 3. Ce mode de classification regroupe les coûts par éléments du bâtiment par opposition au mode Master Format lesquels les regroupe par spécialités de la construction (divisions de 1 à 16). Le mode UNIFORMAT II offre une meilleure compréhension aux décideurs et permet ainsi un contrôle rigoureux du budget tout au long des études préparatoires ainsi que durant l étape de préparation des plans et devis. Il n est cependant pas utilisé par les entrepreneurs qui ont, quant à eux, recours au mode Master Format. Pour cette raison, un logiciel a été mis au point pour faciliter la transition entre les deux modes de classification au moment d aller en appel d offres. MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 8
Le tableau qui suit résume les principaux postes budgétaires pour l établissement du budget d un projet. LES CONSTITUANTES PRINCIPALES D UN BUDGET DE PROJET Matériaux et main d oeuvre $ Mobilier intégré $ Équipement spécialisé intégré $ Conditions particulières de mise en œuvre $ Frais généraux de l entrepreneur $ Administration et profit de l entrepreneur $ Taxes applicables $ Contingences d estimation et de design $ Total Budget de soumission : $ Autres frais (permis, déménagements, ) $ Œuvre d art $ Taxes applicables à ce chapitre $ Indexation $ Contingences de construction $ Total Budget de construction :.. $ Coût des études préparatoires $ Coût du concours $ Honoraires professionnels $ Équipement autre qu intégré $ Financement du projet $ Acquisition édifice et/ou terrain $ Financement des acquisitions $ Coûts afférents $ Taxes applicables à ce chapitre $ Inflation $ Contingences de projet $ Total BUDGET DU PROJET :..... $ MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 9
PHASE DE RÉALISATION La phase de planification ayant permis de définir précisément les objectifs, le contenu et les paramètres de réalisation du projet, de confirmer le cadre financier et d obtenir l ensemble des autorisations requises, le donneur d ouvrage amorce le déroulement de la phase de réalisation. Il doit préalablement signer la convention qui le liera au le ministère pour une durée déterminée. ÉTAPE 4 : CONCOURS D ARCHITECTURE À cette première étape de la phase de réalisation, le gestionnaire du projet doit constituer sa nouvelle équipe de professionnels. À cet effet, les règles du ministère en regard de sa participation financière oblige la tenue d un concours pour l engagement de l architecte si le budget de construction est de 2M$ et plus. - engagement du conseiller professionnel; - élaboration du règlement et du programme spécifique au concours; - préparation des documents d appel d offres; - constitution du jury; - formation de la commission technique; - validation du programme et de la réglementation par le MCC et l OAQ; - lancement de l appel de candidatures à l échelle du Québec; - visite des lieux pour les soumissionnaires; - réception des candidatures; - évaluation et choix des finalistes par le jury; - dépôt des prestations; - analyse par la commission technique laquelle fait rapport au jury; - évaluation des prestations par le jury; - Choix du lauréat. DÉCISION : L architecte choisi se verra confié le mandat d élaborer les plans et devis et d assurer les services durant la construction. MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 10
ÉTAPE-5 : PLANS ET DEVIS À cette étape, le projet prendra forme avec la conception et l élaboration des plans et devis de construction. Organisation de l équipe des professionnels chargés de la réalisation : - octroi du contrat à l architecte choisi à l issue concours; - engagement des ingénieurs et autres spécialistes : o mandats; o documents d appels d offres; o appels publics de candidatures; o comités de sélection; o négociations des honoraires; o signature des contrats. Activités à chacune des étapes des plans et devis : CONCEPT (plans et devis à +/- 20% d avancement) - réunions de démarrage et de coordination; - validation ou ajustement du concept retenu lors du concours d architecture; - élaboration des concepts en ingénierie et autres; - validation des programmes de subventions applicables; - budget de soumission +/-15% de précision; - intégration des arts à l architecture (début du processus de sélection); - «analyse de la valeur»; - vérification et approbation des concepts en architecture, ingénierie et pour les ouvrages spécialisés. PRÉLIMINAIRES (plans et devis à +/- 60% d avancement) - élaboration des plans et devis préliminaires dans chacune des disciplines; - validation du programme de construction; - validation du budget de soumission, +/-10% de précision; - «analyse de la valeur»; - Vérification et approbation. DÉFINITIFS - élaboration des plans et devis définitifs; - intégration des infrastructures relatives à l œuvre d art; - confirmation du budget de soumission; - validation de l échéancier de construction. DÉCISION : Le budget ayant été confirmé en tenant compte de la conjoncture des marchés et de tous les paramètres susceptibles d influencer le résultat des soumissions, le projet est maintenant prêt pour appel d offres. MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 11
Étape-6 : APPELS D OFFRES Préalablement au lancement de l appel d offres, le donneur d ouvrage doit s assurer de la disponibilité du financement conformément à l échéancier de construction. Voici une liste des activités à prévoir au cours de cette étape : - préparation des documents d appel d offres : - instructions aux soumissionnaires; - conditions générales; - contrat type; - impression des plans et devis; - préachats d équipements; - publications : grands quotidiens, journaux spécialisés, SEAO; - visites des soumissionnaires; - réponses aux questions et addenda; - ouverture et analyse des soumissions, procès-verbal. - recommandation. DÉCISION : Le résultat des soumissions est maintenant connu, le donneur d ouvrage décide d adjuger le contrat. Certains ajustements et préparatifs peuvent dès maintenant être effectués: - émission des plans «POUR CONSTRUCTION»; - dépôt de la demande de permis; - réception et analyse de la ventilation détaillée du coût des travaux; - réception de la cédule des travaux de l entrepreneur; - exercice de rationalisation ou d allègement du projet afin de minimiser les dépassements de coûts, le cas échéant; - obtention du financement supplémentaire si requis; - négociations avec le plus bas soumissionnaire; - obtention des cautionnements d exécution et avenants d assurances; - signature du contrat. MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 12
Étape-7 : TRAVAUX Le contrat ayant été octroyé au plus bas soumissionnaire conforme par le donneur d ouvrage, le gestionnaire du projet procède à l émission de l avis d exécution à l entrepreneur général. Cet avis met en branle les activités suivantes coordonnées par le gestionnaire du projet : - validation du mandat et du plan de surveillance des consultants; - réunion de démarrage et directives du gestionnaire de projet; - rôles de chacun des intervenants et les canaux de communication; - scénario et échéancier des travaux; - coordination avec les opérations courantes des occupants; - liste et coordonnées des sous-traitants et noms de leurs représentants; - avis d ouverture de chantier, Régie du bâtiment et CSST; - programme de sécurité sur le chantier; - coordination entre les divers intervenants : entrepreneurs, consultants, client, mcc, archéologue, artiste, agent de sécurité; - mise à jour des «plans annotés» par l entrepreneur; - réunions de coordination hebdomadaires ou bimensuelles; - activités de surveillance des professionnels : o conformité aux plans, devis et autres documents contractuels; o conformité aux lois, codes, normes et réglementation en vigueur; o qualité d exécution et respect des règles de l art; o test et performance de l équipement; o cadence des travaux et suivi de l échéancier; o sécurité sur le chantier et les environs; - procédures de changement au contrat : o dépôt de la demande de changement; o soumission de l entrepreneur avec pièces justificatives; o vérification et négociation du prix et de l impact sur l échéancier; o émission de l ordre de changement (avenant au contrat de l entrepreneur) : changement de programme, changement de design, imprévu de chantier ou imprévu de design; - approbation des dessins d atelier, échantillons, tests et expertises; - gestion des paiements des entrepreneurs, consultants et autres fournisseurs de biens ou de services; - gestion des dénonciations de contrats et des quittances; - mises en service des équipements et formation des employés d entretien; - préparation du programme d entretien planifié; - dépôt des garanties et des manuels d opérations; - inspection des consultants pour fin de réception provisoire des travaux : liste des travaux à parachever et des déficiences à corriger et recommandations au donneur d ouvrage; - Émission du certificat de réception provisoire des travaux. DÉCISION : Le donneur d ouvrage a l'obligation de procéder à la réception des travaux exécutés dans le cadre de tout contrat de construction lorsque l ouvrage est prêt pour l usage auquel il est destiné. MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 13
Étapes-8 LIVRAISON DE L OUVRAGE Nous avons pris soins de séparer cette étape de la précédente afin d insister sur l importance de bien encadrer les activités de fin de chantier. L étape de la livraison de l ouvrage concerne principalement le suivi de la correction des déficiences et des travaux à parachever. Les activités suivantes y ont cours : - aménagement des locaux; - début des délais de garanties; - correction des déficiences et parachèvement des travaux; - début de l occupation des lieux par les usagers; - demande de réception définitive de l entrepreneur général auprès du donneur d ouvrage; - élaboration des plans «tel que construit» par les professionnels, dans leurs spécialités respectives; - inspection finale des consultants; - recommandation de réception définitive au donneur d ouvrage; - attestation de conformité avec les organismes concernés; - obtention des quittances finales et levée des hypothèques légales, le cas échéant. DÉCISION : Lorsque les travaux sont complétés à 100% et l ensemble des déficiences ont été corrigées à sa satisfaction, le donneur d ouvrage procède à l émission du certificat de réception définitive de travaux. Par cette procédure, il met fin à tout lien contractuel avec l entrepreneur. MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 14
PHASE EXPLOITATION La délivrance du certificat de réception définitive des travaux a mis fin à tout lien contractuel entre le donneur d ouvrage et l entrepreneur. Bien que cette procédure soit obligatoire pour le donneur d ouvrage, elle ne dégage pas l entrepreneur de ses obligations en vertu du code civil, de la validité des garanties ou des malfaçons qui pourraient s avérer avec le temps. Étape-9 EXPLOITATION Le propriétaire a maintenant l obligation, envers le ministère et ses autres partenaires financiers, d assurer la pérennité de l immeuble et des équipements. Par ailleurs, le ministère procède à un suivi post construction relativement à l entente cadre le liant le propriétaire. Certaines vérifications seront effectuées au cours de la durée de cette entente : - y a-il occupation par des tiers d une partie de l immeuble?; - l utilisation est-elle conforme aux ententes?; - l achalandage est-il conforme au plan d affaires?; - le budget de fonctionnement annuel est-il conforme aux clauses du protocole d entente?; - confirmation des assurances sur l immeuble et les équipements; - état du remboursement de la dette; - inspection sommaire annuelle de l état d entretien de l immeuble. Le propriétaire doit de plus assurer la pérennité de l équipement par une saine gestion immobilière : - application des recommandations du programme d entretien planifié; - octroi et suivi des contrats de service; - déroulement des opérations courantes; - rapports de performance; - exécution des travaux d entretien et réparations dans les meilleurs délais; - gestion des garanties. Préparé par : CLAUDE CLOUTIER, architecte Ministère de la Culture et des Communications du Québec Direction des immobilisations 225, Grande-Allée Est, RC-C Québec (Québec) G1R 5G5 Téléphone 418-380-2343 poste 7092 Télécopieur 380-2349 claude.cloutier@mcc.gouv.qc.ca MCC Direction des immobilisations Claude Cloutier, architecte juin 2005 15