CAHIER DES CHARGES N 14/002 POUR UN MARCHÉ DE SERVICES AYANT POUR OBJET La désignation d un partenaire pour l organisation d une formation IPI pour des agents immobiliers Demande d offre IPI Approuvée par le Conseil national du 30/10/2014 1
TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES...2 I. AU PRÉALABLE...3 I.1. INFORMATIONS RELATIVES AU PRÉSENT CAHIER DES CHARGES... 3 I.2. CADRE LÉGAL... 3 II. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES...4 II.1. DESCRIPTION DU MARCHÉ... 4 II.2. IDENTITÉ DE L ADJUDICATEUR... 4 II.3. MODE D ADJUDICATION... 5 II.4. TARIF... 6 II.5. FORME ET CONTENU DE L OFFRE... 6 II.6. INTRODUCTION DE L OFFRE... 7 II.7. DELAI D ENGAGEMENT... 7 II.8. CRITÈRES D ADJUDICATION... 7 II.9. OFFRE IRRÉGULIÈRE OU INCOMPLÈTE... 8 III. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES...9 III.1. DIRECTION DE L EXÉCUTION... 9 III.2. RÉVISIONS DU PRIX... 9 III.3. DURÉE... 10 IV. DISPOSITIONS TECHNIQUES... 11 V. ANNEXE : FORMULAIRE D OFFRE... 12 2
I. AU PRÉALABLE I.1. INFORMATIONS RELATIVES AU PRÉSENT CAHIER DES CHARGES Des informations relatives au présent cahier des charges peuvent uniquement être demandées à l'adresse suivante / par courriel envoyé à la personne de contact : Nom : IPI Institut professionnel des agents immobiliers Adresse : Rue du Luxembourg 16B, 1000 Bruxelles (Belgique) Tél : +32 2 505 38 50 Personne de contact : Steven Lee Courriel : steven.lee@ipi.be I.2. CADRE LÉGAL Arrêté Royal du 2 avril 2014 modifiant l AR du 20 juillet 2012 déterminant les règles d organisation et de fonctionnement de l Institut professionnel des agents immobiliers, en particulier l article 43. 3
II. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES II.1. DESCRIPTION DU MARCHÉ Dans le cadre de sa professionnalisation, l Institut Professionnel des Agents Immobiliers (IPI), créé par l AR du 6 septembre 1993, souhaite désigner un partenaire pour l organisation d une formation IPI (in situ) pour ses agents immobiliers agréés. Les agents immobiliers titulaires sont obligés de suivre en moyenne 10 heures de formation permanente chaque année, à calculer sur une période de deux ans. Le choix de la formation est libre, à condition que celle-ci soit en rapport avec les activités professionnelles d un agent immobilier. Le perfectionnement doit particulièrement tenir compte de l actualité juridique ou technique. À ce jour, nous distinguons 3 types de formations : a. Bien que cela ne soit pas obligatoire, des formateurs peuvent demander à l IPI d agréer leur formation, afin que les agents immobiliers aient la certitude que ces formations compteront comme formations permanentes ; b. Les membres de l IPI ont également la possibilité de suivre d autres formations, qui n ont pas été agréées au préalable par l IPI. Dans ce cas, le contrôle est effectué a posteriori par les Chambres de l Institut ; c. Outre les formations proposées par des tiers (points a et b), l IPI peut proposer lui-même une formation gratuite à ses membres (ci-après dénommée «formation IPI»). La présente demande d offre porte sur le point c, à savoir la formation IPI. Il est demandé au prestataire de services (organisateur de formations) de proposer des formations ouvertes aux membres de l IPI. Les membres de l IPI qui s inscrivent à une formation IPI peuvent la suivre gratuitement. L IPI paie le prestataire de services. Pour s inscrire à une formation ou pour consulter l agenda, les membres peuvent se rendre sur le site Internet de l Institut. II.2. IDENTITÉ DE L ADJUDICATEUR Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) Rue du Luxembourg 16B 1000 Bruxelles (Belgique) Numéro d entreprise : 0267.300.821 4
II.3. MODE D ADJUDICATION Dans le cadre du présent cahier des charges, l IPI souhaite rassembler plusieurs devis qu il soumettra au Conseil national pour évaluation. Les offres seront évaluées sur la base des critères d adjudication énumérés au point II.9. L adjudicateur se réserve le droit de négocier avec un ou plusieurs soumissionnaires de son choix au sujet de tous les points des offres reçues et/ou du présent cahier des charges. L adjudicateur se réserve le droit aussi bien de renoncer à l adjudication ou à la clôture du marché que de recommencer la procédure, autrement si nécessaire. 5
II.4. TARIF Le prix est fixé comme suit, selon le principe du prix global. Le prix à mentionner est «all-in» et comprend tous les frais du soumissionnaire (par exemple, matériel de cours, catering durant la pause, traitement administratif des inscriptions et la liste des présences, suivi des formulaires d évaluation, etc.). Le prix global est établi comme suit : Un montant forfaitaire par participant inscrit à une formation dans le cadre d une formation IPI, en mentionnant séparément le taux de TVA. II.5. FORME ET CONTENU DE L OFFRE Le soumissionnaire établit son offre en français. L offre est élaborée sur la base des formulaires prévus à cet effet dans les documents du marché. Si le soumissionnaire établit son offre sur d autres documents, lui seul porte l entière responsabilité de la correspondance parfaite entre les documents qu'il utilise et le formulaire joint aux documents du marché. Le soumissionnaire est censé avoir rédigé son offre selon ses propres constatations, opérations, calculs et estimations. Tous les documents établis ou complétés par le soumissionnaire ou son mandataire sont datés et signés par lui. Les ratures, annotations, ajouts ou modifications, tant dans l offre que dans les annexes, pouvant influencer les conditions essentielles du marché comme les prix, les délais ou les spécifications techniques doivent aussi être signées par le soumissionnaire ou son mandataire. 6
II.6. INTRODUCTION DE L OFFRE Cahier des charges du 30/10/2014 Référence : 14/002 L offre doit être envoyée par courrier recommandé et reçue par l IPI ou déposée à la réception de l IPI, avec signature pour réception (pendant les heures de service : du lundi au vendredi de 8h30 à 16h00), au plus tard le 5 décembre 2014. L offre doit être enfermée dans une double enveloppe. L enveloppe intérieure doit comporter la mention «OFFRE FORMATION IPI». L enveloppe extérieure doit être envoyée à l adresse suivante : IPI Institut professionnel des agents immobiliers à l attention de Stefaan Jonckheere Rue du Luxembourg 16B 1000 Bruxelles II.7. DELAI D ENGAGEMENT Le délai pendant lequel le soumissionnaire est engagé par son offre est de 60 jours civils à compter de la date ultime de réception. II.8. CRITÈRES D ADJUDICATION Les critères suivants s appliquent à l adjudication du marché : N Description Pondération 1* Prix 30 Le soumissionnaire est tenu de fixer les honoraires de façon transparente sous forme de montant forfaitaire par participant à une formation dans le cadre d une formation IPI. Les points seront accordés sur la base de la formule suivante : score dx = 30 x (Pl / Px) avec : - score dx = points obtenus par le soumissionnaire x - Pl = le prix du soumissionnaire régulier et sélectionné le moins disant - Px = le prix du soumissionnaire x 2* Plan d approche avec un commentaire sur l organisation pratique des formations. 15 3* Valeur technique de la prestation de services, avec un commentaire ou un ajout détaillé sur les sujets suivants : 35 7
- expérience dans le domaine de la formation en immobilier. - une liste des principaux services similaires fournis au cours des dernières années prouvant l expertise accumulée et rétribuée dans la matière visée. - une liste des professeurs avec lesquels l adjudicataire a collaboré au cours des dernières années, en mentionnant leur domaine professionnel. - une liste des lieux où l adjudicataire a organisé des formations au cours des dernières années. 4* Disponibilité permanente du backoffice du soumissionnaire (permanence téléphonique du secrétariat les jours de semaine, pendant les heures de bureau). 20 (*) Le soumissionnaire est tenu de fournir une description / explication détaillée pour chacun de ces critères d adjudication. L adjudicateur se réserve le droit de demander une explication supplémentaire aux soumissionnaires. II.9. OFFRE IRRÉGULIÈRE OU INCOMPLÈTE Les offres ne répondant pas aux exigences minimales posées peuvent être automatiquement exclues. Si une offre ne contient pas suffisamment d informations et s il est dès lors pratiquement impossible de l'évaluer sérieusement, cette offre peut être automatiquement exclue. Sous peine d irrégularité, l offre ne peut pas faire référence à des conditions de vente générales ou particulières pour répondre à des exigences spécifiques, ni mentionner ces conditions au verso ou en annexe. 8
III. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES III.1. DIRECTION DE L EXÉCUTION La direction de l exécution des services sera assurée par : Nom : Stefaan Jonckheere Téléphone : +32 2 505 38 50 Courriel : stefaan.jonckheere@biv.be III.2. RÉVISIONS DU PRIX Les conditions suivantes s'appliquent au marché en matière de révision du prix : Adaptation annuelle à l indice des prix à la consommation Le prix de base mensuel mentionné au point II.4. sera adapté une fois par an au coût de la vie. L indexation est effectuée chaque fois à la date anniversaire de l entrée en vigueur du contrat. Cette adaptation est réalisée sur la base des fluctuations de l indice des prix à la consommation. Le prix adapté ne peut pas être supérieur au montant obtenu en appliquant la formule suivante : prix de base mensuel multiplié par le nouvel indice et divisé par l indice de départ. Le prix de base par participant est le prix mentionné au point II.4 du cahier des charges. Le nouvel indice est l indice calculé et désigné à cette fin pour le mois précédant celui de l anniversaire de l entrée en vigueur du contrat. L indice de départ est l indice des prix à la consommation du mois précédant le mois au cours duquel le marché a été adjugé. 9
III.3. DURÉE Le marché entre en vigueur le 1 er janvier 2015 pour une durée de minimum 1 an et de maximum 4 ans. Après la première année, le contrat est résiliable par l adjudicateur ou l'adjudicataire, moyennant l envoi d un courrier de résiliation recommandé. À cet égard, il convient de respecter un délai de préavis d au moins six mois, une résiliation n étant possible qu un 1 er janvier ou un 1 er juillet. 10
IV. DISPOSITIONS TECHNIQUES Le marché consiste à organiser une formation à l attention des membres de l IPI inscrits au rôle linguistique francophone, cette formation étant liée aux activités professionnelles de l agent immobilier (intermédiaire, syndic, régisseur). La formation doit tenir compte des aspects juridiques, économiques, financiers, techniques et pratiques de la profession. La formation proposée (session de formation) doit consister en une formation de 3 heures par session de formation (pause de maximum 30 minutes comprise). Les sessions de formation doivent être organisées en français ou en allemand. Sur base semestrielle, les sessions de formation doivent aborder minimum 5 thèmes et maximum 10 thèmes, et sont organisées en minimum 4 et maximum 8 endroits. Afin de toucher au maximum tous les membres de l IPI, le soumissionnaire est tenu de viser une répartition géographique optimale lors du choix des lieux de formation. Le nombre total de sessions de formation est limité à maximum 120 par année civile. Le nombre de participants de l IPI pour lesquels l IPI intervient financièrement est limité à 30 par session de formation. L adjudicataire a le droit de laisser d autres personnes participer à cette formation. Deux fois par an (avant le 15 mai et avant le 15 novembre), l'adjudicataire communiquera un programme de formation à l'ipi, en tenant compte au maximum des suggestions éventuelles de l'ipi. L adjudicataire a le libre choix des professeurs. L IPI se réserve le droit, en cas de plaintes nombreuses et récurrentes, de refuser des professeurs. L IPI a la possibilité d effectuer des contrôles sur le lieu de formation (droit de visite). L IPI peut également mener des enquêtes de satisfaction auprès des membres ayant suivi la formation. L IPI s occupe uniquement de l annonce de l offre de formation à ses membres et leur offre également la possibilité de s inscrire par le biais du site Internet de l IPI. Pour le reste, c est toutefois le soumissionnaire qui assure le suivi des inscriptions ainsi que le traitement administratif. Le soumissionnaire utilise à cette fin le backoffice de l IPI. Le soumissionnaire organise un secrétariat permanent pour répondre aux questions de membres de l IPI intéressés par l offre de formation et pour assurer le traitement administratif des inscriptions. Le soumissionnaire est responsable de la fixation des lieux de formation, de la fourniture des équipements (TI) nécessaires, de l accueil des inscrits, du repas pendant la pause, de la disponibilité du matériel de cours et des formulaires d évaluation. L'adjudicataire est tenu d introduire chaque mois une facture ainsi qu une liste globale des participants inscrits par le biais de l IPI. Le paiement par l IPI est effectué dans les 30 jours civils. 11
L IPI peut, sans indemnité de rupture, mettre immédiatement un terme au marché si l adjudicataire manque à ses obligations ou si la qualité des formations dispensées est manifestement insuffisante. V. ANNEXE : FORMULAIRE D OFFRE OFFRE POUR LE MARCHÉ AYANT POUR OBJET : «pour l organisation d une formation IPI pour des agents immobiliers» IMPORTANT : CE FORMULAIRE DOIT ÊTRE ENTIÈREMENT COMPLÉTÉ ET SIGNÉ PAR LE SOUMISSIONNAIRE. TOUS LES MONTANTS DOIVENT ÊTRE MENTIONNÉS À LA FOIS EN CHIFFRES ET EN TOUTES LETTRES. Personne physique Soussigné (nom et prénom) : Qualité ou profession : Nationalité : Domicile (adresse complète) : Téléphone : Fax : Courriel : Personne de contact : Ou (biffer ce qui ne convient pas) : Société La société (dénomination, forme juridique) : Nationalité : Siège social : Numéro d entreprise : Téléphone : 12
Fax : Courriel : Personne de contact : Représentée par le(s) soussigné(s) : (Les mandataires joignent à leur offre l acte authentique ou sous seing privé démontrant leur compétence ou une copie certifiée conforme de leur procuration). S'ENGAGE À : Honoraires Honoraires comme prix global : (montant forfaitaire mensuel, hors TVA)... Taux de TVA :... Paiements Les paiements seront effectués valablement par virement au compte... van de l institution financière... ouvert au nom de. Documents joints en annexe Sont joints à cette offre les documents datés et signés qui, conformément au cahier des charges de ce marché, doivent ou peuvent y être annexés, en particulier en vue de remplir les critères d'adjudication prévus au point II.9 : 13
- Plan d approche - Valeur technique de la prestation de services - Permanence de la prestation de services Établi à le Le soumissionnaire, Signature : Nom et prénom : Fonction : 14