"Simplifier la gestion du Fonds social européen" Elsa Kmiecik, DG Emploi, Affaires sociales et Inclusion, unité de coordination FSE Elsa.Kmiecik@ec.europa.eu 1
Réduction de la durée de rétention des documents Plus grande flexibilité dans l'organisation des programmes et des systèmes SIMPLIFICATION Proportionnalité accrue Alignements des règles des Fonds Allègement de l'exercice de compte rendu 2
Financement à taux forfaitaire Art.67d) CPR Options de coûts simplifiés Barèmes standard de coûts unitaires Art.67b) CPR Montants forfaitaires Art.67c) CPR 3
Financement à taux forfaitaire Art.67d) CPR Options de coûts simplifiés Barèmes standard de coûts unitaires Art.67b) CPR Montants forfaitaires Art.67c) CPR 4
D un système de coûts réels Coûts justifiés intégralement sur base réelle Coûts directs = 6.000 1. Dépenses de personnel 5.000 Personnel interne rémunération 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 200 Pers. int. déplacement 300 Personnel externe rémunération 1.000 Personnel externe - déplacement 0 2. Participants 0 2. Développement produit 1 000 Dépenses non amortissables 200 Publicité 150 Coûts organisationnels 650 Autres coûts 0 Coûts indirects = 1 000 Frais de personnel (management) 350 Équipement et autres immobilisations 25 (amortissements) Frais de gestion interne, comptabilité, management 120 Doc. générale et publicité pour les formations et la structure 65 Fourniture de bureau 110 Frais postaux et télécom 20 Taxes et assurances 150 Matériel mobilier (amortissement) 85 Biens immobiliers 0 Honoraires comptables (externes) 75 Autres coûts 0 Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 5
à un taux forfaitaire pour les coûts indirects Coûts justifiés intégralement partiellement sur base réelle Coûts directs = 6.000 1. Dépenses de personnel 5.000 Personnel interne rémunération 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 200 Pers. int. déplacement 300 Personnel externe rémunération 1.000 Personnel externe - déplacement 0 Coûts indirects = 1 002 (méthode de calcul à justifier): Coûts indirects = 16.7% des coûts directs 6.000 x 16.7% = 1.002 2. Participants 0 2. Développement produit 1 000 Dépenses non amortissables 200 Publicité 150 Coûts organisationnels 650 Autres coûts 0 Total coûts : 6.000 + 1.002 = 7.002 6
à un taux forfaitaire pour les coûts indirects Coûts justifiés intégralement partiellement sur base réelle Coûts directs = 6.000 1. Dépenses de personnel 5.000 Personnel interne rémunération 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 200 Pers. int. déplacement 300 Personnel externe rémunération 1.000 Personnel externe - déplacement 0 Coûts indirects = 1 002 Utilisation de l'article 68(1) (b) CPR Coûts indirects = jusqu'à 15% des coûts directs de personnel sans justification 4.500 x 15 % = 675 2. Participants 0 2. Développement produit 1 000 Dépenses non amortissables 200 Publicité 150 Coûts organisationnels 650 Autres coûts 0 Total coûts : 6.000 + 675 = 6.675 7
à un taux forfaitaire de 40% des dépenses directes de personnel Coûts justifiés intégralement partiellement sur base réelle Coûts directs de personnel = 4.500 1. Dépenses de personnel 4.500 Personnel interne rémunération 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 200 Pers. int. déplacement 300 Personnel externe rémunération 1.000 Personnel externe - déplacement 0 Autres coûts = Jusqu à 40% des dépenses directes de personnel 4.500 x 40% = 1.800 2. Participants 0 Total coûts : 4.500 + 1.800 = 6.300 8
Financement à taux forfaitaire Art.67d) CPR Options de coûts simplifiés Barèmes standard de coûts unitaires Art.67b) CPR Montants forfaitaires Art.67c) CPR 9
D un système de coûts réels Coûts justifiés intégralement sur base réelle Coûts directs = 6.000 1. Dépenses de personnel 5.000 Personnel interne rémunération 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 200 Pers. int. déplacement 300 Personnel externe rémunération 1.000 Personnel externe - déplacement 0 2. Participants 0 2. Développement produit 1 000 Dépenses non amortissables 200 Publicité 150 Coûts organisationnels 650 Autres coûts 0 Coûts indirects = 1 000 Frais de personnel (management) 350 Équipement et autres immobilisations 25 (amortissements) Frais de gestion interne, comptabilité, management 120 Doc. générale et publicité pour les formations et la structure 65 Fourniture de bureau 110 Frais postaux et télécom 20 Taxes et assurances 150 Matériel mobilier (amortissement) 85 Biens immobiliers 0 Honoraires comptables (externes) 75 Autres coûts 0 Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 10
à des barèmes standards de coûts unitaires Coûts justifiés intégralement sur base réelle calculée Coût unitaire La formation coûte 1,000 par personne ayant finalisé le parcours Réalisation prévue 7 personnes suivront la formation= Un total de 7 personnes auront finalisé le parcours Montant maximum de la subvention 7 personnes x 1,000 = 7,000 Réalisation effective 1 participant a décroché au milieu du parcours = 6 personnes formées Dépenses éligibles retenues 6 personnes formées x 1,000 = 6,000 11
Financement à taux forfaitaire Art.67d) CPR Options de coûts simplifiés Barèmes standard de coûts unitaires Art.67b) CPR Montants forfaitaires Art.67c) CPR 12
D un système de coûts réels Coûts justifiés intégralement sur base réelle Coûts directs = 6.000 1. Dépenses de personnel 5.000 Personnel interne rémunération 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 200 Pers. int. déplacement 300 Personnel externe rémunération 1.000 Personnel externe - déplacement 0 2. Participants 0 2. Développement produit 1 000 Dépenses non amortissables 200 Publicité 150 Coûts organisationnels 650 Autres coûts 0 Coûts indirects = 1 000 Frais de personnel (management) 350 Équipement et autres immobilisations 25 (amortissements) Frais de gestion interne, comptabilité, management 120 Doc. générale et publicité pour les formations et la structure 65 Fourniture de bureau 110 Frais postaux et télécom 20 Taxes et assurances 150 Matériel mobilier (amortissement) 85 Biens immobiliers 0 Honoraires comptables (externes) 75 Autres coûts 0 Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 13
à des montants forfaitaires Coûts justifiés intégralement sur base réelle calculée Réalisation prévue La formation aura lieu Montant forfaitaire La formation devrait coûter 7,000 Dépenses éligibles Formation= 7,000 Réalisation effective (1) La formation a lieu (2) La formation n a pas lieu ou a lieu partiellement Dépenses éligibles retenues (1) La formation a lieu = 7,000 (2) La formation n a pas lieu ou a lieu partiellement= 0 Max: 100,000 EUR 14 contribution publique!
Sur quoi sont fondés les coûts simplifiés? Sur la base d une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable Sur la base d une méthode applicable aux politiques de l Union pour le même type d opération et de bénéficiaire Sur la base d une méthode applicable aux subventions 100% EM pour le même type d opération et de bénéficiaire Sur la base des taux et des méthodes fixées par les règlements Sur la base d un projet de budget (FSE, < 100.000 EUR de soutien public) 15
Pourquoi utiliser les coûts simplifiés? Taux d'erreur Réalisations et résultats Charge administrative 16
La simplification du FSE? C'est à vous de jouer! 17
L'approche "audit" des Coûts simplifiés Evénement de lancement du Programme opérationnel national FSE 2014-2020 Paris, 1er décembre 2014 Gueorgui Kostov, DG Employment, Audit FSE Gueorgui.Kostov@ec.europa.eu
Les avantages de l'utilisation des coûts simplifiés sont évidents Moins de charge administrative Réduction des erreurs Contrôle et vérification simplifiés Accent sur la réalisation et les résultats mais il faut être aussi attentif aux risques qui y sont liés!
Risques: Montants forfaitaires Barèmes standards de coûts unitaires Différentes interprétations de la définition des réalisations; Montants déclarés ne reflétant pas les réalisations effectuées; "Ecrémage" des participants; Discrimination de certains opérateurs Financement à taux forfaitaire Répartition incorrecte de coûts Déclaration de coûts non éligibles Non-respect des taux fixés
Conseils: Montants forfaitaires Barèmes standards de coûts unitaires Description claire et détaillée des résultats attendus; Préciser les participants ciblés; Prendre en considération les "facteurs externes" pouvant influencer la réalisation/résultats de l'opération et établir ex ante un % de variation accepté Définition détaillée des coûts éligibles et distinction claire entre coûts directs/indirects; Financement à taux forfaitaire Vérification des coûts déclarés servant de base au calcul du taux forfaitaire; Vérifier si le taux forfaitaire utilisé et les résultats de la méthodologie de calcul appliquée sont cohérents
Compatibilité avec les Aides d'etat La conformité avec les règles d'aides d'état applicables doit être assurée. Dans le cadre des fonds ESI le contrôle se fait au niveau de l'autorité de gestion. Autorité de gestion Vérifier le respect de l'intensité maximale de l'aide et seuils de notification en cas de présence d'aide d'etat La méthodologie doit permettre d'identifier clairement les coûts éligibles utilisés pour définir la valeur de l'option choisie, afin de pouvoir exclure les coûts non-admissibles en vertu des règles d'aides d'état.
Compatibilité avec les Marchés publics Opération ou projet 100% externalisée via marché public Les Options de coûts simplifiés de l'art. 67 1 b)-d) sont non applicables Opération ou projet en partie externalisée via marché public Le bénéficiaire doit garder le contrôle de la gestion et la mise en œuvre du projet
Approche général de l'audit Autorité de Gestion/Organisme intermédiaire Vérification de la méthodologie utilisée pour les Coûts simplifiées Piste d'audit: Conservation du dossier complet sur la méthodologie et la base utilisée pour définir les OCS
Approche général de l'audit Bénéficiaire Vérification de la correcte application de la méthodologie Piste d'audit: Le bénéficiaire assure une piste d'audit adéquate et conserve les pièces justificatives pour les: Réalisations/résultats : si application des montants forfaitaires ou des barèmes standard de coûts unitaires Coûts réels uniquement si cette catégorie de coûts a servi de base pour le calcul d'un taux forfaitaire
Audit des opérations Mise en œuvre correcte de la méthode de calcul des coûts simplifiés Vérification des pièces justificatives: - réalisations/ résultats - montants forfaitaires, barèmes standards de coûts unitaires; - coûts réels - si ont servi de base pour un taux forfaitaire Pour les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou la catégorie calculé par taux forfaitaire: pas d'audit des coûts réels ni des documents financiers sous-jacents. Le projet doit être en conformité avec les règles UE et nationales sur les marchés publics, les aides d'etat, etc Utilisation obligatoire des Couts simplifiés pour un soutien public <50.000 EUR (FSE)
Audit des Plans d'action Communs L'audit financier se rapporte seulement aux conditions de paiement définies dans la Décision de la Commission: réalisations et résultats Cela présuppose des systèmes fiables pour recueillir et conserver les données et une interprétation commune des indicateurs. Concernant les dépenses encourues par le bénéficiaire, les pratiques nationales de comptabilité s'appliquent. Elles ne sont pas soumises à l'audit de l'autorité d'audit ni de la Commission.
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