Règlement intérieur de l'amicale de la Région Poitou-Charentes Règlement Intérieur de l'amicale Région Poitou-Charentes 1 Version - 13/04/2017
REGLEMENT INTÉRIEUR DE L'AMICALE RÉGION POITOU-CHARENTES PRÉAMBULE Créée le 5 octobre 1992, l Amicale Région Poitou-Charentes dite «ARPC» est une association régie par la loi du 1 er juillet 1901. Elle a son siège social à la Maison de la Région Poitou-Charentes : 15 rue de l Ancienne Comédie à Poitiers. Conformément à l'article 19 des statuts de l'association, le règlement intérieur fixe divers points relatifs au fonctionnement pratique de l'amicale. L'association est administrée par un Bureau composé de 10 membres : 1. Le Président 2. Le Vice-Président 3. Le Trésorier 4. Le Trésorier adjoint 5. Le Secrétaire 6. Le Secrétaire adjoint 7. 4 membres L'Association a pour but de gérer, au bénéfice de ses membres, des actions : d'entraide, d'animation culturelle sportive ou festive, favorisant l'accès à des activités de loisirs, culturelles ou sportives, de groupements d'achats, Et toute autre action tendant à favoriser un esprit convivial et une réelle solidarité entre ses membres. Le Bureau de l'amicale Les membres du bureau sont tous des bénévoles. Aussi, il est demandé aux adhérents de privilégier les contacts avec les correspondants de l'amicale lors des permanences, par courriel, ou par l'intermédiaire de la Boîte aux lettres de l'amicale (située au RDC Bât Cornouailles). Les informations liées aux activités proposées par l'amicale sont accessibles sur le site internet de l'amicale : http//amicale-rpc.jimdo.com. Le code d'accès figure sur la carte amicaliste de l'année en cours. Règlement Intérieur de l'amicale Région Poitou-Charentes 2 Version - 13/04/2017
ARTICLE 1 : L'inscription à l'amicale Sont admis comme membres adhérents à l ARPC les personnes citées ci-dessous travaillant sous l'autorité de l'administration Générale et sur le site de la Maison de la Région Poitou- Charentes ou les services territorialisés : titulaires ou stagiaires de la Fonction Publique, contractuels, vacataires et apprentis justifiant d une présence de 6 mois minimum (6 mois passés ou à venir), agents mis à disposition de la Région par d autres organismes, justifiant sur l honneur, de ne pas bénéficier d avantages de ces organismes. Pourront également être membres : Les agents retraités de la Région, Les agents des services territorialisés de la Région, Les agents de la Région travaillant à l ANSES laboratoire de Niort, Les adhésions sont valables à compter du 1er janvier et pour l année civile et acceptées jusqu'à fin janvier. Après cette date, seuls les nouveaux arrivants à la Région pourront adhérer. L'amicaliste doit être agent de la Région pour profiter des activités de l'amicale. En cas de départ en cours d'année, l'agent ne pourra plus bénéficier d'autres avantages que ceux pour lesquels il se serait inscrit avant de partir. Exemples : une demande de remboursement d'une location antérieure au départ mais déposée après le départ de l'agent sera refusée. Par contre, un voyage qui a lieu après le départ de l'agent sera possible si l'inscription a eu lieu avant. Les personnes absentes peuvent confier à un collègue le soin de prendre leur adhésion, sous réserve de présenter les pièces nécessaires. Pour les nouveaux adhérents, il sera demandé un document justifiant leur appartenance à la Région : pour titulaires ou stagiaires de la Fonction Publique : l'arrêté de nomination, pour les vacataires, contractuels et apprentis, le contrat justifiant d'une présence minimum de 6 mois au sein de la Région. Les tarifs pour adhérer sont les suivants : amicaliste seul = 15 amicaliste avec enfants = 25 ce tarif donne accès aux enfants de l'agent amicaliste jusqu'à 17 ans. amicaliste en famille = 40 ce tarif donne accès : au conjoint ou personne vivant maritalement aux enfants jusqu'à 17 ans. Règlement Intérieur de l'amicale Région Poitou-Charentes 3 Version - 13/04/2017
L'agent établit une liste précisant les noms des enfants et/ou conjoint ou personne vivant maritalement sous réserve d'un document justifiant cette situation : factures, quittances indiquant une domiciliation commune, PACS etc..., amicaliste retraité = 25 Ces tarifs peuvent être modifiés uniquement lors de l'assemblée Générale. ARTICLE 2 : L'engagement de l'agent Amicaliste En adhérant à l'arpc, l'agent s'engage à respecter les consignes formulées par le Bureau de l'arpc pour chaque activité. En cas de non respect des règles, l'arpc se garde la possibilité d'exclure l'agent Amicaliste. ARTICLE 3 : Les billetteries L'ARPC propose un accès à deux types de billetteries aux agents Amicalistes : Billetterie avec quota dès lors qu'il y a une participation financière de l'arpc sur le prix d'achat. Billetterie sans quota lorsque le prix de vente correspond au prix d'achat des billets par l'arpc. Chaque Amicaliste peut acheter toute billetterie avec ou sans quota durant toute l'année lors des permanences de l'amicale et dans la limite des stocks disponibles. Pour les billetteries avec quotas, l'amicaliste s'engage à respecter le quota fixé par le Bureau de l'arpc et disponibles sur le site internet de l'amicale. Le quota ne crée pas de droit, il reste un mode de calcul. Les quotas sont doublés pour une adhésion «amicaliste avec enfants» ou «amicaliste en famille». L'agent peut à titre exceptionnel retirer la billetterie pour un collègue amicaliste qui ne serait pas en mesure de venir à la permanence à condition d'avoir le règlement de celui-ci. Aucune billetterie ne sera distribuée par voie postale ni par navette interne. ARTICLE 4 : Participation aux activités quelque soit l'activité proposée, le Bureau de l'arpc définit des règles préalables ( modalités d'inscription, tarifs, nombre de participants minimum et maximum), si le nombre de participants minimum n'est pas atteint, le Bureau de l'arpc se réserve le droit d'annuler l'activité si le nombre de participants maximum est atteint, le Bureau de l'arpc pourra définir des règles d'attribution spécifiques des places. seules les inscriptions complètes avec règlement complet seront enregistrées, les enfants d'agents amicalistes sont considérés comme personnes extérieures dès Règlement Intérieur de l'amicale Région Poitou-Charentes 4 Version - 13/04/2017
leur majorité et au regard de la date prévue pour la manifestation en question, en cas de désistement à une activité seul le bureau peut décider d'une nouvelle attribution des places, en cas de difficulté ou de désistement, il est impératif de prévenir le bureau au plus tôt, en cas de non respect de ces règles ou de non participation, le prix extérieur de l'activité sera demandé à l'amicaliste sauf cas de force majeure, après validation du bureau. ARTICLE 4-1 : Les participations aux activités et à la location de matériels L'Amicale participe à vos frais : d adhésion annuelle à une activité sportive ou culturelle (1 remboursement par an par amicaliste ou pour chaque membre d'une adhésion «amicaliste avec enfants» ou «amicaliste en famille») à des locations de matériels (dans la limite de trois par an par amicaliste ou de 6 pour une adhésion «amicaliste avec enfants» ou «amicaliste en famille»). La participation est de 30 % de la cotisation annuelle, déductions faites des tickets sport ou des chèques vacances. Le montant de la participation pour ces deux types de dépenses ne peut être inférieur à 5 et sera plafonné à 46 par cotisation ou par location. Tous les justificatifs doivent être accompagnés d'un formulaire de demande disponible sur le site internet de l'amicale. Pour les activités, la demande sera faite une seule fois au cours de l'année (entre septembre et juin) avec l'ensemble des cotisations pour l'adhésion «amicaliste avec enfants» ou «amicaliste en famille». ARTICLE 4-2 : Les voyages L'inscription : En s'inscrivant, l'agent Amicaliste s'engage à la fois sur sa participation effective au Voyage mais aussi au respect des consignes (inscription, règlement...). EN CAS D ANNULATION de l'agent amicaliste, le Bureau de l ARPC appliquera la même réglementation que celle de l agence de voyage (y compris sur la participation de l amicale), un règlement sera signé dans ce sens. Le nombre et la liste des participants : Le Bureau de l'arpc définit un nombre de participants minimum pour assurer le voyage mais aussi un nombre de participants maximum. Si le nombre de participants minimum n'est pas atteint, le Bureau de l'arpc se réserve le droit d'annuler le Voyage. Si le nombre de participants maximum est atteint, le Bureau de l'arpc étudie les inscriptions des participants en utilisant la «grille à points» qui reprend la situation de Règlement Intérieur de l'amicale Région Poitou-Charentes 5 Version - 13/04/2017
chaque amicaliste sur les 5 dernières années. Le nombre de points par voyage est calculé par tranche de participation : Part de l'amicale pour un adulte amicaliste Points De 0 à 100 0,5 De 101 à 200 1 De 201 à 300 1,5 + de 300 2 Les personnes prioritaires seront celles qui auront le moins de points. Pour des raisons organisationnelles, la présence d'un membre du bureau de l'amicale peut être indispensable. Pour les Voyages, les tarifs présentés par l'amicale ne comprennent généralement pas : les boissons, la hausse éventuelle du carburant (avion) la location d'une voiture, les dépenses personnelles et les pourboires ARTICLE 5 : Réservation des Mobil-homes Rappel des modalités d'inscription : Le Bureau de l'amicale propose une première période d'inscriptions. Au cours de cette période, les agents intéressés remettent leur bulletin d'inscription avec leur règlement lors des permanences ou dans la boîte aux lettres de l'arpc. Seules les inscriptions complètes avec les règlements seront enregistrées par les membres du bureau. Au cours de la première période, les agents ne peuvent déposer qu'une seule demande d'inscription. À l'issue de cette période, les inscriptions définitives seront confirmées par l'amicale après d'éventuels tirages au sort dans le cas où plusieurs amicalistes souhaitent la même semaine ou le même week-end. Avant le tirage au sort, sont prioritaires : la réservation la plus longue (semaine ou WE complets), l'amicaliste n'ayant jamais bénéficié d'un mobil-home, l'amicaliste n'ayant pas bénéficié l'année précédente (n-1) d'un mobil-home, - l'amicaliste n'ayant pas bénéficié d'une autre réservation de mobil-home durant la même saison. Dans la mesure du possible, il pourra être proposé à l'amicaliste non retenu une autre destination pour la même période. Les amicalistes non retenus disposeront d'un délai maximum de 15 jours pour se repositionner sur les créneaux disponibles restants. Règlement Intérieur de l'amicale Région Poitou-Charentes 6 Version - 13/04/2017
Dans un second temps, après avoir mis à jour les calendriers de disponibilités de chaque mobil-homes, une nouvelle «vague» d'inscriptions est proposée par le Bureau de l'arpc. Les demandes de réservations sont alors traitées par ordre d'arrivée tout en privilégiant les réservations les plus longues (les amicalistes ayant déjà obtenu un mobil-home pour l'année ne seront cependant pas prioritaires). Paiement Le règlement se fait au moment de la réservation, il est encaissé au début du mois de la réservation. Obligation L'amicaliste doit être présent, dans le mobil home, pendant toute la durée de la location. À défaut, il se verra dans l obligation de payer le prix affiché par le camping (tarif public) et pourra être exclu du service de location. L'amicaliste doit présenter à son arrivée au camping : une pièce d'identité et la carte amicaliste. En cas de désistement, il appartient à l'amicaliste d'en faire part à la personne responsable du Mobil-Home (voir contact) pour une bonne gestion de la liste d attente. En cas de non remplacement, aucun remboursement ne sera possible. ARTICLE 6 : Les règlements Tous les règlements à l'ordre de l'arpc doivent être faits par chèque ou en espèces uniquement si l'amicaliste fait l'appoint. Règlement Intérieur de l'amicale Région Poitou-Charentes 7 Version - 13/04/2017