Vade-mecum à l annexe n 2 Aide juridique de première ligne Permanence avec rendez-vous 1 Bénéficiaire/Client 2 Mission 3 Prestation de Services (Art. 1.7) usager (Art 05) AJPL (05/02) permanence avec RDV consultant PROCESSUS SUPPORT PROCESSUS SUPPORT PHASE PREALABLE 1. SOUS-PROCESSUS : GESTION DES ROLES 1.1. Activité : gestion de la liste des avocats volontaires 1.1.1. Tâche : vérifier l inscription des avocats aux tableaux 1.1.2. Tâche : prendre acte des spécialités (en ce inclus les généralistes) et des spécificités (= fréquence et lieu géographique) des avocats, pour lesquelles ils sont volontaires 1.1.3. Tâche : mise à jour de la fiche avocat via encodage des spécialités et des spécificités dans l application informatique utilisé par les ordres 1.2. Activité : mise à jour du rôle suite à modification de la fiche de l avocat 1.2.1. Tâche : établir la concordance entre les spécificités et les rôles (= nécessité des permanences) 1.2.2. Tâche : encodage dans le tableau des rôles 1.2.3. Tâche : informer l avocat 1.2.4. Tâche : informer les lieux de permanence (maison de justice, justice de paix, CPAS ) 1
1.3. Activité : mise à jour du rôle suite à la demande de l avocat 1.3.1. Tâche : rendre acte de la demande de l avocat 1.3.2. Tâche : veiller au remplacement de l avocat 1.3.3. Tâche : veiller au remplacement de l avocat 1.3.4. Tâche : en cas de remplacement possible, mettre à jour le rôle 1.4. Activité : mise à jour du calendrier suite à la demande de l avocat 1.4.1.1. Tâche : prendre acte de la demande de l avocat 1.4.1.2. Tâche : vérifier la légitimité de la demande 1.4.1.3. Tâche : veiller au remplacement de l avocat 1.4.1.4. Tâche : en cas de remplacement possible, mettre à jour le calendrier 1.5. Activité : mise à jour du rôle suite à la demande de la CAJ 1.5.1. Tâche : rendre acte de la demande 1.5.2. Tâche : vérifier la légitimité de la demande 1.5.3. Tâche : veiller à répondre à la demande en remplaçant l avocat 1.5.4. Tâche : le cas échéant, veiller à répondre à la demande en adaptant le rôle 1.6. Activité : mise à jour du calendrier suite à la demande de la CAJ (différentes sources possibles) 1.6.1. Tâche : prendre acte de la demande 1.6.2. Tâche : vérifier la légitimité de la demande 1.6.3. Tâche : veiller à répondre à la demande en remplaçant l avocat 1.6.4. Tâche : le cas échéant, veiller à répondre à la demande en adaptant le calendrier 1.6.5. Tâche :. En cas de remplacement possible, mettre à jour le calendrier 1.7. Activité : communication des modifications 1.7.1. Tâche : informer l avocat 1.7.2. Tâche : adapter la communication aux usagers (folders, site internet ) 2. SOUS-PROCESSUS: GESTION DE CAJ 2.1. Activité : réunions d administrateurs 2.1.1. Tâche : préparation de la réunion 2
2.1.2. Tâche : participation à la réunion 2.1.3. Tâche : rédaction des PV 2.2. Activité : gestion des indemnités 2.2.1. Tâche : collationner l ensemble des prestations réalisées 2.2.2. Tâche : contrôle des prestations 2.2.3. Tâche : indemniser les avocats 2.3. Activité : gestion des demandes administratives 2.3.1. Tâche : prendre les appels téléphoniques 2.3.2. Tâche : indicater les demandes écrites 2.3.3. Tâche : traitement de la demande 2.3.4. Tâche : réorientation de la demande OUTPUT : LES PERMANENCES AVEC RENDEZ-VOUS SONT ORGANISÉES ENCODER LA DATE DE FIN DE L ORGANISATION DES PERMANENCES DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION PROCESSUS MÉTIER PHASE ACTIVATION PHASE ACTIVATION INPUT : INSTALLATION DE LA PERMANENCE AVEC RENDEZ-VOUS ENCODER LA DATE DE LA PERMANENCE ET LE LIEU DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION 3
1. SOUS-PROCESSUS : MISE EN PLACE DE LA PERMANENCE AVEC RENDEZ-VOUS 1.1.1. Tâche : téléphoner préalablement pour vérifier les inscriptions 1.1.2. Tâche : veiller au matériel nécessaire OUTPUT : LE CONSULTANT EST APPELÉ À LA CONSULTATION PHASE EXÉCUTION PHASE EXECUTION INPUT : LE CONSULTANT EST PRIS EN CHARGE ENCODER L HEURE DE DEBUT DE LA CONSULTATION 1. SOUS-PROCESSUS : GESTION DE LA DEMANDE 1.1. Activité : analyse de la demande 1.1.1. Tâche : écouter le consultant 1.1.2. Tâche : entendre le consultant 1.1.3. Tâche : questionner si nécessaire 1.2. Activité : traitement de la demande 1.2.1. Tâche : élaborer une solution avec le consultant 1.2.2. Tâche : donner des renseignements pratiques 1.2.3. Tâche : fournir des informations juridiques 1.2.4. Tâche : fournir un premier avis juridique 1.2.5. Tâche : si nécessaire, envoyer vers une instance ou une organisation spécialisée 2. SOUS-PROCESSUS : COMPLÉTION DU DOSSIER 4
2.1. Activité : élaboration de la fiche consultant nécessaire à l élaboration du rapport annuel (article 508/6 du Code judiciaire) 2.1.1. Tâche : récolte des données 2.1.2. Tâche : remplir la fiche 2.1.3. Tâche : transmettre la fiche à la CAJ OUTPUT : L AJPL EST DISPENSÉE ENCODER L HEURE DE FIN DE LA CONSULTATION DANS SYSTÈME DE L ADMINISTRATION PHASE CLÔTURE PHASE CLÔTURE INPUT : LA DERNIERE CONSULTATION EST TERMINEE 1. SOUS-PROCESSUS : CLOTURE ADMINISTRATIVE 1.1. Activité : encodage des données 1.1.1. Tâche : encoder dans le programme CAJ OUTPUT : LA PERMANENCE EST CLÔTURÉE ENCODER L HEURE DE FIN DE LA PERMANENCE DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION OPÉRATEURS (CONDITIONS D'ACCÈS À LA PRESTATION) 5