PROCÉDURE DE RECONNAISSANCE Bureau coordonnateur de la garde en milieu familial En vigueur à compter du 1 er janvier 2016
PROCÉDURE DE RECONNAISSANCE La démarche préalable Pour toute information sur le processus de reconnaissance à titre de responsable en service de garde (RSG), toute personne peut se renseigner auprès du bureau coordonnateur par téléphone, sur le site internet ou en se présentant au bureau coordonnateur. Toute personne désirant débuter le processus de reconnaissance (requérante) doit se présenter au bureau coordonnateur situé au 566, rue Panet à Mont-Laurier afin d obtenir tous les documents nécessaires à la demande de reconnaissance du CPE La Fourmilière. La requérante dispose de 12 mois pour fournir tous les documents nécessaires, à partir de la date de réception de la trousse de reconnaissance. 1 Prise de contact avec le bureau coordonnateur (B.C.) 1.1 La requérante intéressée remet son curriculum vitae au bureau coordonnateur, afin d ouvrir son dossier et de faire le suivi de la démarche de reconnaissance. 1.2 Le B.C. lui remet en personne la trousse de reconnaissance et fait remplir le formulaire pour les vérifications d absence d empêchement (VAE) à la requérante et l informe que tous les occupants de la résidence doivent se présenter en personne au B.C. pour remplir ce formulaire. 1.3 La directrice du milieu familial et l agente de conformité sont responsables des procédures de reconnaissance et soutiennent les requérantes dans leur démarche. 1.4 La requérante s assure de bien remplir les documents de la trousse de reconnaissance et retourner l ensemble des documents au B.C. Elle peut utiliser «la liste des documents à retourner» afin de s assurer que sa demande est complète. 1.5 La requérante doit prendre un rendez-vous avec la directrice du milieu familial afin de lui remettre tous les documents. Si le dossier est incomplet, le B.C. dispose d un délai de 30 jours pour informer par écrit la requérante des documents manquants. 1.6 La requérante dispose de 12 mois pour retourner tous les documents complets suivant la remise de la trousse (à l exception du certificat de la police d assurance et de la preuve du perfectionnement de 6 h.). Après ce délai, une lettre est envoyée à la requérante pour l informer de la fermeture de son dossier. 2
2 Réception de tous les documents de la trousse de reconnaissance 2.1 Si la requérante demande des places subventionnées avec le formulaire, le B.C. dispose de 15 jours pour aviser par écrit la requérante s il y a des places subventionnées ou non à attribuer. Suite à cet avis, la requérante dispose de 30 jours pour retirer sa demande. 2.2 L attribution des places subventionnées est déterminée par la politique de répartition et de récupération des places subventionnées qui a été mise en place par le B.C. (site : www.cpelafourmiliere.com). 2.3 Suite à la réception du dossier complet le B.C. dispose de 90 jours pour faire toutes les démarches de reconnaissance (entrevues, visite du milieu, analyse) et rendre une décision finale. 2.4 Le B.C. peut arrêter le processus à n importe qu elle étape, si la requérante ne répond pas aux exigences établies dans le tableau des étapes de la requérante qui veut devenir RSG. 3 Analyse de la demande Seulement lorsque tous les documents sont retournés au B.C. 3.1 Les agentes de soutien pédagogique analysent et corrigent le questionnaire de présélection. Si le résultat est inférieur à 85 points sur 125 : la requérante ne remplit pas les conditions établies, le dossier sera présenté comme une non-recommandation d accréditation au conseil d administration et un avis de refus de reconnaissance lui sera envoyé. Si le résultat obtenu est supérieur à 85 points sur 125 : les démarches se poursuivront. 3.2 Soit à la résidence de la requérante ou au bureau coordonnateur, l agente de conformité lui remet le document du «profil d une RSG» et prend les rendez-vous pour les entrevues soit de la requérante et des personnes de 14 ans et plus habitant dans al résidence. 4 Prise de référence L agente de conformité téléphone aux personnes référées dans les documents fournis par la requérante pour vérification. 3
5 Entrevues 5.1 L entrevue pour la requérante est faite par l agente de conformité, la directrice du milieu familial et/ou l agente de soutien pédagogique au bureau coordonnateur ou au domicile de celle-ci. 5.2 Les entrevues pour le conjoint, les adultes ou les adolescents de 14 ans et plus vivant dans le milieu familial sont faites par l agente de conformité ou la directrice du milieu familial au bureau coordonnateur ou au domicile de la requérante. 5.3 Si la requérante entend être assistée par une autre personne, le bureau coordonnateur doit s assurer de la conformité de son dossier selon la règlementation. 5.4 Si la requérante ne remplit pas les conditions établies, le dossier sera présenté comme une non-recommandation d accréditation au conseil d administration et un avis de refus de reconnaître lui sera envoyé. 5.5 Si la requérante remplit les conditions établies, l agente de conformité remettra le document d évaluation du milieu physique dans le but de préparer la visite de la résidence privée où elle entend fournir le service de garde afin de vérifier la conformité des lieux. 6 Visite de la résidence privée dans son intégralité 6.1 Après rendez-vous avec la requérante, la visite de la résidence et les dépendances sont effectuées par l agente de conformité et la directrice du milieu familial afin d observer la conformité des lieux en fonction des articles de Loi et du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance du Québec. 6.2 Si le milieu physique est jugé non-conforme, une lettre énumérant les motifs à apporter sera remise. Le dossier sera présenté au C.A. S il y a accréditation, la candidate devra s engager à mettre son milieu physique conforme avant l ouverture de celui-ci. 7 Acceptation ou refus de reconnaissance par le conseil d administration 7.1 Le CPE la Fourmilière acceptera seulement les demandes de reconnaissance dont le service de garde offre aux parents de bénéficier des 10 heures de garde auxquelles ils ont droit selon l article 6 du Règlement sur la contribution réduite, à moins que la requérante vise la garde selon un horaire atypique. 7.2 Le C.A. prend connaissance du rapport qui résume l évaluation de la requérante concernant l article 51 du Règlement ainsi que des observations et des 4
recommandations de l agente de conformité et prend la décision finale de l acceptation ou non de la reconnaissance. Il n existe aucun processus de révision de la décision du conseil d administration suite à un refus de reconnaissance. Si la requérante entend faire une nouvelle demande de reconnaissance, celle-ci peut le faire après un délai d un an suivant la date de refus. 8 Transmission de l acceptation de reconnaissance ou de la reconnaissance conditionnelle ou du refus de la reconnaissance 8.1 Le bureau coordonnateur doit aviser par écrit la requérante qui a demandé une reconnaissance de sa décision. (R art. 61) 8.2 Si la requérante ne peut fournir une preuve de couverture d assurance (R art 51) ou la preuve qu elle a suivi 6 heures de perfectionnement, un avis de reconnaissance conditionnelle lui sera remis, jusqu à ce qu elle fournisse ces documents, au plus tard 12 mois après l ouverture de dossier. 8.3 Lors de la réception des preuves de ces documents, un avis de reconnaissance lui sera remis. L avis d acceptation doit contenir les renseignements suivants : 1. La date de prise d effet de la reconnaissance et la date de son expiration ; 2. Le nombre d enfants de moins de 18 mois, le nombre maximum de places au permis et le nombre de places subventionnées que la responsable peut recevoir ; 3. L adresse de la résidence où seront fournis les services de garde. Le bureau coordonnateur joint à l avis d acceptation les renseignements mentionnés au paragraphe 1 er du premier alinéa de l article 45 et une description des moyens qu il entend prendre pour s acquitter des obligations prévues à l article 42 de la Loi ainsi qu une copie de son agrément. 9 Reconnaissance de la requérante Lorsque la requérante est reconnue, une rencontre est prévue afin que : L agente de conformité lui remet un cartable administratif avec les documents nécessaires pour le fonctionnement de son service de garde ; L agente de soutien pédagogique l informe du déroulement du soutien pédagogique d une nouvelle RSG et lui remet des documents qui touchent le soutien pédagogique ; La secrétaire et la commis comptable l informent des démarches administratives. 5
10 Renouvellement de la reconnaissance La reconnaissance d'une personne responsable d'un service de garde est accordée pour une période de trois (3) ans (Loi art. 55). Après ce délai, le B.C. procèdera à un renouvellement de la reconnaissance en vertu du règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance. (R art. 72-73-74) Afin d'alléger le texte, le genre féminin est fréquemment utilisé et ne se veut d'aucune façon discriminatoire. 6