Initiative de transformation de l administration de la paye du gouvernement du Canada Exposé présenté à l Institut de la gestion financière Présenté par : Brigitte Fortin, sous-ministre adjointe déléguée Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération 29 novembre 2012
Enjeux Transformation de l administration de la paye Pourquoi changer? Technologie obsolète Manque d intégration aux systèmes de ressources humaines Capacité à respecter les politiques et les exigences législatives de plus en plus compromise Attentes relatives à un plus grand nombre d options libreservice Nécessité de processus opérationnels simplifiés et normalisés Taux de roulement et d attrition élevés chez les experts du domaine de la rémunération 2
Initiative de transformation de l administration de la paye (ITAP) Projet de modernisation des services et des systèmes de paye Remplacement du système de paye en place depuis 40 ans par une solution commerciale et adoption de processus opérationnels inspirés des pratiques courantes de l industrie Planification : d octobre 2009 à décembre 2012 Mise en œuvre : de décembre 2012 à février 2016 Projet de regroupement des services de paye Regroupement progressif des services de paye des ministères et des organismes vers le Centre des services de paye de la fonction publique, ce qui entraînera la création de 550 postes de fonctionnaires à Miramichi, au Nouveau-Brunswick Planification : d octobre 2009 à décembre 2011 Mise en œuvre : de décembre 2011 à décembre 2015 Résultat stratégique global Viabilité à long terme des services et des systèmes d administration de la paye du gouvernement du Canada (GC). Une fois entièrement mise en œuvre, l Initiative entraînera des économies pouvant aller jusqu à 78,1 M$ par année. 3
Nouvelle solution de paye du GC Projet de modernisation des services et des systèmes de paye Remplacement du Système régional de paye (SRP) par une solution commerciale : PeopleSoft Paye 9.1 Solution technologique moderne et répandue, inspirée des normes de l industrie ; Solution mise à la disposition des ministères utilisant le SRP ; Intégration d une nouvelle solution de paye au Système de gestion des ressources humaines (SGRH) adopté par le GC (PeopleSoft) ; Fonctions Web libre-service (destinées aux employés et aux gestionnaires) ; et Solution plus intuitive et mieux adaptée, dans laquelle les processus opérationnels sont intégrés à des flux de travaux automatisés. 4
Nouveau Centre des services de paye Projet de regroupement des services de paye Le nouveau Centre des services de paye de la fonction publique à Miramichi, au Nouveau-Brunswick, est entré en activité en mars 2012 pour les ministères utilisant ou qui planifient d utiliser PeopleSoft Ressources Humaines. Le transfert des tâches des ministères vers le Centre se fait selon une démarche progressive, mesurée et réfléchie (du printemps 2012 jusqu à l exercice 2015-2016). Embauche de 146 employés de la rémunération en vue de la vague 1, en 2012 (20 000 comptes de paye) ; Embauche de 197 employés en vue de la vague 2, en 2013 (40 000 comptes de paye) ; et Embauche de 207 employés en vue de la vague 3, en 2015 (32 000 comptes de paye). Une fois que la nouvelle solution de paye du GC aura été entièrement mise en œuvre, en 2015-2016, le Centre des services de paye doublera sa productivité et gérera 184 000 comptes de paye. Nous établissons des partenariats avec les collèges communautaires pour la formation. Nous réalisons une étude de faisabilité portant sur le regroupement des services des ministères qui n utilisent pas actuellement le SGRH du GC(PeopleSoft). 5
Interface Libre-service de paye Intégration sans heurts Libreservice de RH Vision de l avenir Modèle d administration de la paye final visé (en 2016-2017) Employés, gestionnaires, RH et Finances des ministères utilisant PeopleSoft Employés, gestionnaires, RH, Finances et conseillers en rémunération des ministères n utilisant pas PeopleSoft 2 2 SGRH de PeopleSoft 1 Solution de paye du GC 4 Systèmes de RH autres que PeopleSoft 3 Centre des services de paye à Miramichi, au N.-B. (CR destinés aux clients de PeopleSoft) Légende Solution de paye du GC Ministères utilisant le SGRH du GC (PeopleSoft) Ministères n utilisant pas PeopleSoft 6
Calendrier de mise en œuvre Phases du Projet de modernisation des services et des systèmes de paye (d octobre 2009 à février 2016) Définition Oct. 2009 à nov. 2012 Conception Déc. 2012 à janv. 2014 Développement et essais Juin 2013 à mars 2015 Transition et déploiement Juil. 2014 à déc. 2015 Transformation opérationnelle, participation des parties prenantes, mise en accord des dirigeants, communications, gestion du changement - Décembre 2012 à décembre 2015 Projet de regroupement des services de paye (d octobre 2009 à décembre 2015) Vague 1 146 employés 20 000 comptes Mars 2012 à sept. 2013 Vague 2 197 employés 40 000 comptes Sept. 2013 à mars 2015 Vague 3 207 employés 32 000 comptes Janv. 2015 à janv. 2016 Vague 4 Transfert des 92 000 comptes restants au Centre des services de paye Juil. 2 015 Oct. 2015 Déc. 2015 7 = Déploiement de la nouvelle solution de paye du GC
ITAP Économies liées aux gains d efficacité Sommaire des économies (annuelles, à compte de l exercice 2016-2017) Économies découlant de la normalisation et économies d échelle Projet de regroupement des services de paye Économies découlant de l intégration harmonieuse entre le SGRH du GC(PeopleSoft) et la nouvelle solution de paye du GC Projet de modernisation des services et des systèmes de paye Économies liées aux fonctions libre-service destinées aux employés et aux gestionnaires Projet de modernisation des services et des systèmes de paye Économies découlant des modifications de processus et des calculs automatisés de la paye Projet de regroupement des services de paye et Projet de modernisation des services et des systèmes de paye Économies TOTALES découlant des gains d efficacité que le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) doit dégager Par année 10,8 M$ 35,3 M$ 17,6 M$ 14,4 M$ 78,1 M$ 8
Financement et économies Économies affectées en fonction du sondage sur l évolution des effectifs de la communauté en rémunération fait à l automne 2010 : Le sondage a permis de trouver des ressources en rémunération dans chaque ministère ; et Les fonds pour les ressources affectés financement du Centre de la paye et le résiduel est inclus dans les économies du 78,1 M$. Transfert de fonds et des économies: Le transfert de fonds à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour le fonctionnement du Centre de la paye et le résiduel est inclus dans les économies du 78,1 M$ ; et Le Secrétariat du Conseil du Trésor sera responsable de dégager, à compter de l exercice 2016-2017, les économies annuelles pangouvernementales de 78,1 M$ indiquées dans la présentation au Conseil du Trésor approuvée en 2009. 9
Calendrier de transfert du financement et des tâches du Projet de regroupement des services de paye Dans chaque vague, la majorité des fonds sont prévus dans le cadre financier. La part prévue dans ce cadre diminue progressivement, au fur et à mesure qu augmente la proportion du financement assurée par chaque organisation (en fonction du transfert des comptes au Centre des services de paye). La diminution se poursuit jusqu à ce 100% des fonds et des comptes soient transférés pour financer le Centre de la paye. Vagues 1 et 2 (sur 18 mois) Étape 1 (mois 0-6) Étape 2 (mois 7-12) Par le projet Source de financement Par l organisation Transfert de la charge de travail 80 % 20 % 20 % 64 % 36 % 36 % Étape 3 (mois 13-18) Étape 4 (mois 19 et suivants) 48 % 52 % 52 % 0 % 100 % 100 % Remarque 1 : À l étape 1 des vagues 1, 2 et 3, la source des fonds est transférée à la semaine 0 et la charge de travail est transférée après 7 semaines de formation. Remarque 2 : La vague 3 s étend sur 12 mois en raison de la mise en œuvre de la nouvelle solution de paye du GC, en 2015. Dans ce cas, l étape 1 correspond aux mois 0 à 3; l étape 2, aux mois 4 à 7; l étape 3, aux mois 8 à 12; l étape 4, au mois 13 et aux suivants. 10
Projet modernisation des services et des systèmes de paye et Projet de regroupement des services de paye Activités à venir... Projet modernisation des services et des systèmes de paye : Commencement de la mise en œuvre configuration du nouveau système de la paye et définition détaillée des processus opérationnels par IBM, l intégrateur de système ; et Mise en œuvre des 3 étapes par groupe de ministères en 2015. Projet de regroupement des services de paye : Poursuivre la mise en œuvre de la vague 1 qui touche 12 ministères d ici septembre 2012 (de 7 000 comptes actuellement à 20 000 compte) ; Se préparer à la vague 2 qui touche 27 ministères qui aura lieu en septembre 2013 (40 000 comptes) ; et Effectuer un étude de faisabilité pour les ministères n utilisant pas PeopleSoft. 11
Activités à venir... (suite) Applications Web de la rémunération Application libre-service de paye pour services supplémentaires: Destinée à tous les ministères ; Employés et gestionnaires capables de préapprouver et d approuver les demandes de paiement de services supplémentaires ; Règles opérationnelles et contrôles intégrés ; et Mouvements de paye automatisés en cours de mise en œuvre (2012-2013). Calculateur de la rémunération au rendement: Nouveaux outils d élaboration de scénarios ; Données de paye en vue de l évaluation du versement lié à la rémunération au rendement tirées du SRP ; Création automatique de mouvements une fois le versement approuvé ; Mise en œuvre en vue de la rémunération au rendement de 2013 ; et Explorer la faisabilité de l élaboration d un outil automatisé de récapitulation du temps. 12
Leçons retenues Étude de rentabilité : Participation de la Direction générale des finances tôt dans le processus et à des jalons importants ; Valider à l aide d analyses comparatives, de normes et de faits Contrat : Besoins opérationnels et techniques détaillés ; Négocier, négocier et négocier avec les experts en approvisionnement ; Prix plafond et prime ; et Transparence de la gestion de la contingence. Gestion des risques : Grille 5X5 ; Catégorisation des risques ; et Prendre des risques. 13
Leçons retenues (suite) Surveillance et rapport Cadre de rendement des impacts ; Valeur acquise ; et Vérifications internes et révisions indépendantes externes. Gouvernance Surveillance de cadres supérieurs, surveillance de la gestion des risques, Comité directeur des intervenants, Comité consultatif en infotechnologie, rencontres de breffage régulières avec le sous-ministre, rencontres de breffage avec la Direction du dirigeant principal de l information. Durabilité tout au long des projets : Conviction!!! Priorité de la haute gestion: participation et intérêt ; Prise de décisions opportune ; Capter le bon moment ; et Travail d équipe avec des responsabilités bien définies. 14
Questions et discussion 15
Appendices 16
Ministères et organismes de la vague 1 Commission de l immigration et du statut de réfugié Sécurité publique Canada - Bureau de l Inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité - Commission des plaintes du public contre la Gendarmerie royale du Canada - Bureau de l enquêteur correctionnel - Comité externe d examen de la Gendarmerie royale du Canada Ressources naturelles Canada - Administration du pipeline du Nord Affaires autochtones et Développement du Nord Canada - Agence canadienne de développement économique du Nord Commission des libérations conditionnelles du Canada Gendarmerie royale du Canada 17
Ministères et organismes de la vague 2 Patrimoine canadien Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs Agriculture et Agroalimentaire Canada Commission canadienne du lait Commission canadienne des grains Conseil des produits agricoles du Canada Bureau du Conseil privé Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité Commission d enquête sur le déclin des populations de saumon rouge du fleuve Fraser Secrétariat de la Commission des nominations publiques Citoyenneté et Immigration Canada Environnement Canada Table ronde nationale sur l environnement et l économie Agence canadienne d évaluation environnementale Santé Canada Conseil d examen du prix des médicaments brevetés Agence canadienne de contrôle de la procréation assistée Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Parcs Canada Agence canadienne d inspection des aliments Service correctionnel Canada Affaires étrangères et Commerce international Canada Agence de la santé publique du Canada Ministère de la Défense nationale Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes Office national du film du Canada 18
Ministères et organismes de la vague 3 Conseil canadien des relations industrielles École de la fonction publique du Canada Sécurité des télécommunications Commission du droit d auteur Ministère des Finances Pêches et Océans Canada Ressources humaines et Développement des compétences Canada Industrie Canada Ministère de la Justice Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Anciens Combattants Canada Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l Ontario Bureau du directeur des poursuites pénales Passeport Canada Commission de la fonction publique Greffe du Tribunal de la concurrence Tribunal des anciens combattants (révision et appel) 19