Organisation Le phénomène organisationnel a) Définition et cadre théorique Une définition: «ensemble de règles visant à rendre possible la coordination d un ensemble de moyens divers (humains, financiers, matériels, informationnels) en vue de la production d un bien ou d un service» Un phénomène du XXe siècle L organisation, c est Une activité identification /mise en place / agencement d éléments (changement, adaptation à l environnement) Un objet, une construction Résultat de l activité / structure (organigramme, procédures, cahier des charges, règles, but, objectifs) Une entité sociale personnes / groupes / stratégies / pouvoir (conflits entre personnes/résistances au changement/stratégies/intérêts/interactions) La sociologie des organisations Différence entre prescrit et réel Volonté de réduire l écart, d améliorer la performance Prescriptif Comment doit être l organisation Descriptif Comment est l organisation Les 3 grands courants théoriques d étude des organisations Rationalistes : Taylor Relations humaines : Mayo Rationalité limitée et acteur stratège : Crozier
Exemple: expliquer la mauvaise qualité Entreprise de production : trop de pièces défectueuses fabriquées Cause : comportements des ouvriers. Les machines ne sont pas en cause. Comment expliquer cette mauvaise qualité? mauvaise formation manque d effectif pas assez de surveillance mauvaise ambiance pression, stress Quelles actions entreprendre pour corriger la tendance et revenir à une norme meilleure? réorganisation assouplir les horaires amélioration des infrastructures tournus des tâches contrôle, avertissement, sanctions responsabiliser augmentation du salaire, prime de mérite, bonus (motivation) former les employés Exemple: le court-circuitage des communications hiérarchiques Communications définies par des règles précisant les circuits officiels. Le plus souvent descendantes ou ascendantes. (n, n+1, n+ 2, ) Parfois court-circuitées : le supérieur directement informé sans passage par la voie hiérarchique Les questions à se poser: L explication des comportements: démarche Choix d un modèle d analyse Recueil des observations nécessaires Objectivité, rigueur, régularité, multi dimensions Identification des problèmes à expliquer Construction des hypothèses A RETENIR Une organisation, c est des personnes, des activités, une structure La sociologie des organisations s intéresse au décalage entre prescrit et réel La démarche de résolution consiste à identifier le problème puis à proposer des hypothèses Il existe trois grands modèles théoriques: Taylor, Mayo, Crozier
Les principes Objectifs Comprendre que toute organisation implique: finalité / buts / objectifs résoudre les questions de : intégration / différenciation / adaptation à l environnement Comprendre que les organisations se différencient par finalités / buts / objectifs donnés manière de solutionner : intégration / différenciation / adaptation à l environnement Préciser la définition Organisation consiste à faciliter la réalisation d un objectif commun: produire un bien ou un service. Pour atteindre cet objectif : moyens / ressources / principes généraux sont mobilisés. Objectifs et finalités: illustration Peter Drucker critique la prépondérance des buts financiers. Il dit : «Les analystes financiers ne comprennent rien au business. Ils croient que les entreprises font de l'argent. C'est faux : elles font des parfums, des journaux ou des voitures.» Distinguer l organisation par les finalités, buts, objectifs Finalités: intentions générales, orientation à long terme, raison d être de l organisation économique sociale (accès bien/service aux personnes défavorisées) culturelle (théâtre - école) Buts: résultat général à obtenir lucratif (croix-rouge : finalité sociale mais but lucratif) non lucratif satisfaction d un intérêt général ou particulier Objectifs: opérationnel, défini dans le temps et à l aide de critères. Outil de pilotage, modifiable en fonction de l activité ou des contraintes N01 en Suisse dans les 2 ans sur notre marché
Structures organisationnelles et contraintes environnementales Une organisation, c est: Division du travail Coordination Décision / gestion des conflits (risques de conflits) Forme des organisations dépend fortement des contraintes de l environnement Distinguer les organisations selon les principes: Le principe de différentiation : Diviser travail et activités de l organisation pour assumer production (bien / service), puis identifier ressources / compétences nécessaires. Répond aux questions suivantes: Comment : diviser le travail (plus ou moins grande spécialisation) définir les postes attribuer les moyens recruter les compétences contrôler le travail rémunérer le travail Le principe de coordination (ou intégration) Unifier, rendre cohérente, synchroniser les activités nées de la division du travail Comment : faire communiquer les parties entre elles? coordonner les activités? hiérarchiser et ordonner les activités? Réduire les effets néfastes de la différenciation Effets néfastes: si parties considèrent que les objectifs intermédiaires (département) sont + importants que ceux de l organisation. Application du principe : (propre à l entreprise suivant organisation et contexte) autorité centralisée fonctionnement en équipes, responsabilisation, autonomie et management participatif
Le principe d adaptation à l environnement Appréhender les évolutions de l environnement afin de définir : adaptations des produits / services offerts procédures internes les + pertinentes Exemple de mise en application : Études de marché / veille / benchmarking Outil PESTEL (politique-économique-social-technique-écologique-légal) Mise en place d une CRM (Customer relationship management) A RETENIR Les organisations se différencient par leurs buts ou leurs objectifs Les 3 principes de construction des organisations l intégration différenciation adaptation à l environnement
c) Les structures Objectifs Comprendre que toute organisation se différencie par ses structures Connaître les principaux types de structure organisationnelle, leurs avantages et inconvénients Définition de la structure organisationnelle Elaborer une structure: éléments clés spécialisation du travail départementalisation chaîne hiérarchique Les grands modèles organisationnels La spécialisation du travail (ou division du travail) Les activités sont-elles subdivisées en tâches distinctes? Division du travail = subdivision des activités en tâches distinctes Idée de base: La départementalisation Sur quelles bases les tâches sont-elles regroupées? Départementalisation: regroupement d activités apparentées garantir coordination Les fonctions (RH, Direction, Marketing, Administration) Autres possibilités (par produit - lieu géographique - type de client) La chaîne hiérarchique Ligne de commandement du sommet à la base Principe de base: autorité: donner des ordres et s attendre à ce qu ils soient suivis Principe de base: unité de commandement: un agent ne doit dépendre que d un seul supérieur Aujourd hui? Les grands modèles organisationnels structure simple par fonctions fonctionnelle par opérations divisionnelle / holding / matricielle par équipe et par projets
Avantages et inconvénients 1. Gestion des connaissances et des compétences 2. Adaptabilité et souplesse 3. Internationalisation et mondialisation 4. Contrôle (moyens pour le management) La structure simple Caractéristique des PME Peu de départements Beaucoup de contrôle Autorité décentralisée Faible formalisation Les 6 types structurels fondamentaux Fonctionnelle (ou bureaucratique) Spécialisation regroupement des activités regroupement physique (étage, bureau) si l organisation grandit / se complexifie environnement stable / gamme de produits peu différenciées
Avantages et Inconvénients (fonctionnelle) Avantages direction : contact avec les opérations contrôles simples définition claire des responsabilités cohérences économies d échelle (exploiter ressources au max.) Inconvénients, risques dirigeants s occupent plus des problèmes routiniers que ceux stratégiques manque de coordination entre les fonctions difficulté gestion de la diversité et d adaptation, rigidité manque de vision globale dévelopmt des connaissances (spécialisation) Organisation par opération Activités par types de produits, marchés ou clients sous-unité regroupe l ensemble des fonctions décentralise les décisions risques de doublons (= répétition, faire 2x la même chose) (économies) Structure divisionnelle Lorsque l entreprise grandit / s internationalise / se diversifie Holding société d investissement ensemble d entreprises liées entre-elles par une participation financière Structure matricielle croisement des dimensions (produits x marchés)
Divisionnelle Division base géographique / clients / produits Avantages adaptation aux spécificités locales spécialisation des connaissances comparaison facilitée mettre en concurrence flexible Inconvénients risque de doublons fragmentation, absence de collaboration conflits entre divisions pour le partage des ressources (Concurrence interne possible) peu d économies d échelle peu de coordination inter-division tendance à l indépendance des divisions
matricielles Avantages facilitent l apprentissage en diffusant les connaissances (cabinets conseil/audit) très flexibles cumuler une perspective globale à une adaptation locale (entreprises internationales ++) Inconvénients remplace ligne hiérarchique claire par des interactions croisées problèmes : durée : nécessaire à la prise de décision conflits dus à l absence de définition précise des tâches et des domaines de compétence. (double hiérarchie) holding Avantages flexibilité et souplesse: possible d acheter ou de vendre des participations en fonction du contexte Inconvénients, risques contrôle difficile: chaque société est autonome normes et cultures différentes, méthodes de travail différentes synergies souvent difficiles (pas de mise en commun) moins de moyen de comparaison
Organisation par équipe et par projets Activités particulières coordonnées par un chef de projet Convient aux environnements instables, nécessitant une réactivité forte (Caractéristique: non permanence de sa forme (projet)) Ensemble de compétences différentes pour réaliser un projet ex. : automobile La structure par projet Ex. construction cinéma, développement informatique
Les structures par projets Avantages équipes motivation / ambiance partage d expériences / meilleures décisions pression du groupe travail performant : habitude responsabilités, travail par objectif Auto contrôle par objectif travail difficile Inconvénients équipes contrôle intérieur équipes rigides sensible à l ambiance visions différentes Avantages projets flexibilité ++ adapté aux projets limités dans le temps adapté à l innovation / conception de nouveaux produits contrôle facilité (délais et objectifs en général clairs) forte implication (malgré délais / contraintes (expatriés p. ex.)) Inconvénients projets tendance à l autonomie des équipes, difficultés de pilotage capitalisation des connaissances difficile ressources pour les projets
Comparaison des structures rien à dire rien à dire Direction en contact avec les opérations Au sein de chaque entreprise oui, mais pas les entreprises entre-elles Fonctionnement interne dur à contrôler (qui fait quoi) floue, habitude Le plus flexible! A RETENIR Les principaux types de structures et leurs caractéristiques Leurs avantages et inconvénients, par rapport à une grille d analyse