ÉTATS DES DÉBOURS ET DES ENCAISSEMENTS (MODÈLES ET INSTRUCTIONS) ANNÉE 2013 PROGRAMME LOGEMENT ABORDABLE QUÉBEC
AIDE-MÉMOIRE Documents à transmettre à la SHQ au plus tard le 30 avril 2014 : Le Rapport de l auditeur indépendant pour chacune des phases du programme. L'État des débours et des encaissements pour chacune des phases du programme, signé par le représentant officiel de la Municipalité 1 ou par le responsable désigné par la Municipalité 2. Si aucun débours ni aucun encaissement n a été fait dans une phase donnée, transmettre seulement la Confirmation de la Municipalité signée par le représentant officiel de la Municipalité 1 (ne pas transmettre le rapport de l auditeur indépendant ni l état des débours et des encaissements) S'il y a lieu, un rapport de l auditeur indiquant les anomalies qu'il a relevées lors de l audit de l'état des débours et des encaissements. Le cas échéant, tous les renseignements pertinents permettant de concilier les débours et les encaissements lorsqu'il y a des écarts entre les montants indiqués dans l état audité et ceux qui sont indiqués sur les réclamations que vous nous avez fait parvenir ou ceux qui ont été saisis dans l'application PAH, pour l'année 2013. 1. Le représentant officiel de la Municipalité est le directeur général, le secrétaire-trésorier ou toute autre personne en autorité. 2. Le responsable désigné par la Municipalité est la personne qui a préparé l'état financier, la personne responsable du programme à la Municipalité ou toute autre personne désignée par la Municipalité.
INSTRUCTIONS À L'INTENTION DE L AUDITEUR INDÉPENDANT Rapport de l auditeur indépendant Un rapport doit être produit pour chacune des phases du programme. L auditeur doit : auditer l'état des débours et des encaissements; certifier que son audit a été effectué conformément aux normes d audit généralement reconnues du Canada; s'assurer que les débours et les encaissements sont conformes aux termes et conditions de l'entente et aux règles administratives du programme. L auditeur doit utiliser le modèle de rapport de l auditeur indépendant présenté en annexe. Ce modèle de rapport a été préparé sur la base des Normes canadiennes d audit (NCA) en vigueur depuis le 14 décembre 2010 et des dispositions contenues dans l entente de gestion conclue entre la Société d'habitation du Québec (SHQ) et la Municipalité. Au deuxième paragraphe de la partie Responsabilité de l auditeur de ce rapport : une mention a été ajoutée afin d'indiquer que l audit comporte l appréciation du respect des règles du programme (critères d'admissibilité, exigences reliées à l'exécution des travaux, modalités reliées au calcul et au versement de l'aide financière, suivi des engagements des propriétaires, etc.) et des clauses de l'entente. Les modifications appropriées doivent être apportées au modèle de rapport lorsque l auditeur doit y inclure une réserve. Un paragraphe intitulé «Référentiel comptable et restriction à la diffusion» a été ajouté au modèle du rapport de l auditeur indépendant. Rapport de l auditeur indépendant indiquant les anomalies relevées lors de l audit de l'état des débours et des encaissements La SHQ demande à l auditeur de lui transmettre, s'il y a lieu, une copie du rapport indiquant les anomalies qu'il a relevées lors de l audit de l État des débours et des encaissements. Ce
rapport devra aussi présenter les commentaires des représentants municipaux sur les remarques formulées par l auditeur. Rapport produit par la SHQ à la suite des audits effectués à la Municipalité Si la Municipalité a fait l'objet d'un audit par un représentant de la SHQ, l auditeur devra prendre en considération, le cas échéant, les remarques formulées par la SHQ dans les rapports qu'elle a transmis à la Municipalité. État des débours et des encaissements L'État des débours et des encaissements doit : être produit pour chacune des phases du programme, selon le modèle présenté ci-après; être préparé sur la base d'une comptabilité de caisse; être signé par le représentant officiel de la Municipalité 1 ou par le responsable désigné par la Municipalité 2. Notes complémentaires L auditeur doit ajouter aux informations déjà indiquées sur ce document toute information qu'il juge pertinente. Confirmation de la Municipalité L'État des débours et des encaissements n'a pas à être produit si aucun débours ni aucun encaissement n'a été fait pour une phase donnée, au cours de la période de référence. Toutefois, la Municipalité doit confirmer cette situation par écrit en utilisant le modèle de confirmation de la Municipalité présenté en annexe. Ce document doit être signé par le représentant officiel de la Municipalité 1. 1. Le représentant officiel de la Municipalité est le directeur général, le secrétaire-trésorier ou toute autre personne en autorité. 2. Le responsable désigné par la Municipalité est la personne qui a préparé l'état financier, la personne responsable du programme à la Municipalité ou toute autre personne désignée par la Municipalité.
RAPPORT DE L AUDITEUR INDÉPENDANT À la Société d'habitation du Québec, Nous avons effectué l audit de l état des débours et des encaissements de la Municipalité de pour le programme Logement abordable Québec volet privé, phase, pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2013 (appelé ci-après «l état»). Cet état a été préparé par la direction de la Municipalité de sur la base des dispositions en matière d informations financières stipulées dans l entente entre la Société d habitation du Québec et la Municipalité de concernant la gestion du programme. Responsabilité de la direction pour l état La direction est responsable de la préparation de cet état conformément aux dispositions en matière d informations financières stipulées dans l entente entre la Société d'habitation du Québec et la Municipalité de concernant la gestion du programme, ainsi que du contrôle interne qu elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d un état exempt d anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d erreurs. Responsabilité de l auditeur Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur l état, sur la base de notre audit. Nous avons effectué notre audit selon les normes d audit généralement reconnues du Canada. Ces normes requièrent que nous nous conformions aux règles de déontologie et que nous planifiions et réalisions l audit de façon à obtenir l assurance raisonnable que l état ne comporte pas d anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans l état. Le choix des procédures relève du jugement de l auditeur, et notamment de son évaluation des risques que l état comporte des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d erreurs. Dans l évaluation de ces risques, l auditeur prend en considération le contrôle interne de l entité portant sur la préparation de l état afin de concevoir des procédures d audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d exprimer une opinion sur l efficacité du contrôle interne de l entité. Un audit comporte également l appréciation du respect des règles du programme et des clauses de l entente, du caractère approprié des méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l appréciation de la présentation d ensemble de l état.
Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d audit. Opinion À notre avis, les informations financières présentées dans l état des débours et des encaissements de la Municipalité de pour le programme Logement abordable Québec volet privé, phase, pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2013, ont été préparées, dans tous leurs aspects significatifs, conformément aux dispositions en matière d informations financières stipulées dans l entente entre la Société d'habitation du Québec et la Municipalité de concernant la gestion du programme. Référentiel comptable et restriction à la diffusion Cet état a été préparé afin de permettre à la Municipalité de de répondre aux exigences de la Société d habitation du Québec. En conséquence, il est possible que l état ne puisse se prêter à un usage autre. Notre rapport est destiné uniquement à la Municipalité de et à la Société d habitation du Québec et ne devrait pas être transmis à des parties autres que la Municipalité de et la Société d habitation du Québec. Signature de l auditeur Date du rapport de l auditeur Adresse de l auditeur
ÉTAT DES DÉBOURS ET DES ENCAISSEMENTS Pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2013 NOM DE LA MUNICIPALITÉ NUMÉRO DE LA MUNICIPALITÉ PHASE DÉBOURS (voir la note complémentaire 2) ENCAISSEMENTS (voir la note complémentaire 3) EXCÉDENT DES DÉBOURS SUR LES ENCAISSEMENTS Les notes complémentaires font partie intégrante de l'état des débours et des encaissements. (Représentant officiel de la Municipalité ou responsable désigné par la Municipalité) DATE
NOTES COMPLÉMENTAIRES Pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2013 NOM DE LA MUNICIPALITÉ NUMÉRO DE LA MUNICIPALITÉ PHASE 1. STATUT ET NATURE DES ACTIVITÉS En vertu de l'entente sur l'administration du programme Logement abordable Québec volet privé, la Municipalité administre sur son territoire son programme municipal, approuvé par la Société d'habitation du Québec (SHQ). Ce programme vise la construction de logements locatifs dont les loyers sont abordables pour des ménages à revenu moyen. L'administration du programme comprend l'examen de l'admissibilité d'un projet, le calcul, l'autorisation et le déboursement de l'aide financière ainsi que le contrôle du respect par le propriétaire des conditions du programme municipal, le tout en conformité avec les termes et conditions du programme de la SHQ. Par ailleurs, la SHQ rembourse à la Municipalité quatre-vingt-cinq pour cent (85 %) des «débours», diminués des «encaissements», qui sont faits en conformité avec l'entente. 2. DÉBOURS Les débours correspondent à l'aide financière versée par la Municipalité en vertu du programme. 3. ENCAISSEMENTS Les encaissements correspondent aux remboursements de sommes versées en trop par la Municipalité au demandeur dans le cadre du programme. Sont donc exclues les sommes reçues de la SHQ ou toute autre contribution reçue pour le financement du programme.
CONFIRMATION DE LA MUNICIPALITÉ 1 Pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2013 NOM DE LA MUNICIPALITÉ NUMÉRO DE LA MUNICIPALITÉ PHASE DÉBOURS 0,00 $ ENCAISSEMENTS 0,00 $ La Municipalité n'a fait aucun débours ni aucun encaissement durant la période du 1 er janvier au 31 décembre 2013 et elle confirme s'être assurée du respect par le propriétaire des conditions du programme municipal, le tout en conformité avec les termes et conditions du programme de la SHQ. (Représentant officiel de la Municipalité) DATE 1. Ce document doit être produit uniquement si, dans une phase, aucun débours ni aucun encaissement n'a été fait au cours de la période du 1 er janvier au 31 décembre 2013.