DOSSIER D APPEL A CANDIDATURE No : BIODIVERSITE/AC/2014/006 CALL FOR PROPOSALS OFFICER1 (Version francaise ci-apres) Background The EU-funded Bio-diversity Programme ( Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States ) covers six countries (Comoros, Madagascar, Mauritius, Seychelles, Kenya and Tanzania) and is implemented by the Indian Ocean Commission. The area covered by the programme includes island and coastal States with extensive coastlines, offshore islands and Exclusive Economic Zones which are rich in natural resources. It aims at building on existing tools, or developing new tools that are appropriate for enhancing biodiversity conservation and the use of coastal, marine and island specific biological resources at regional, national and community levels. It will promote social and economic policies and associated mechanisms contributing towards sustainable development and poverty alleviation; and strengthen national and regional institutional capacities for sustainable management of biological resources in line with priorities set in the existing and future regional strategies' and policies. The Overall Objective of the Programme is : To contribute to regional integration by ensuring more effective, coherent, coordinated and adaptive biodiversity management in line with international and regional agreements and priorities for sustainable development and to improve livelihood. The Specific Objective of the Programme is: To develop and strengthen national and regional capacity to manage the direct and indirect use of coastal, marine and islandspecific eco-systems towards the sustainable conservation of bio-diversity. The Expected Results at regional, national and community levels are: Result 1: Improved and harmonised policies, and legal and institutional frameworks for the sustainable use of bio-diversity are developed across the region. Result 2: Education, sensitisation, communication and information tools for the management of the use of bio-diversity are developed, enhanced and applied in support of decision-makers at regional, national and community levels. Result 3: Improved systems for networking and exchange of data, statistics and other biodiversity-related information are established. Result 4: Bio-diversity Thematic Centres, are created (or enhanced) as mechanisms for exchanging information, and experience and best practice in, the sustainable use of biodiversity. Result 5: The contribution of bio-diversity to sustainable economic development and sustainable livelihoods is supported or enhanced. Result 5 will be achieved through the launching of Calls for Proposals CFP) aiming at promoting active involvement of Non States Actors including Local communities, in the sustainable management of Biodiversity in ESA-IO region. The CFP component is managed by a Long Term Expert assisted by a Call for Proposals 1 The post is open to all candidates without any gender discrimination. BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 1
Officer. Description of the post Responsibilities and functions The Call for Proposals Officer will assist in the management of the Call for Proposals of the IOC Biodiversity project (amount earmarked for this component: 4.5 million). The Call for Proposals Officer will be based in the Project Management Unit (PMU) at IOC Head Office and will work under the supervision of the LT Expert in charge for the calls for proposals. The Call for Proposals Officer may have to undertake short missions in the beneficiary countries. The main responsibilities are as follows: Provide a high-level of administrative and clerical support to the CFP scheme, including the preparation of the CFP documents and the organisation of the information sessions within the beneficiary countries; Be responsible for the day-to-day management of the CFP database; Manage documents related to applications to the CFP and the Monitoring and Evaluation of CFP projects already underway; Assist the organisation of CFP-related missions; and, Assist the communication officer in ensuring that all CFP-related materials posted on the IOC website is up-to-date. Education and experience The applicant must have the following skills and experience: A University Degree (min. B.Sc. or equivalent) in a relevant domain 5 years relevant professional experience with a minimum of 3-years within a project management unit or an NGO. Fluency with Office-based applications and ability to manage database (Excel). Ability to follow up a large portfolio of projects in 6 different countries and two languages. Fluency in written and spoken English and French. Experience of working in the Indian Ocean / East Africa region is desirable Knowledge of EU grant procedures is an advantage. The applicant will submit three professional references with his/her CV Duration of the assignment The assignment will start no later than 30 days after notification of the award of contract. The project will be implemented through two successive programme-estimates (PE) of about 18 months each. BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 2
Contract will be a fixed duration contract under PE1, renewable under PE2 subject to availability of funds. Transfer of the contract from PE 1 to PE 2 is subject to prior approval of PE2 by the EU Delegation. The total duration of the assignment cannot exceed the implementation period of the project i.e. 14 th November 2017. Evaluation of performance The performance of the Call for Proposals Officer will be subject to a permanent monitoring by the Programme Coordinator and the CFP Expert. The selected candidate will undergo a 3 months-probation period. Remuneration The remuneration package will be conformant to IOC remuneration IOC scale for cadre intermediaire.. Application and selection procedures The application will include a resume with three references, a covering letter, copies of diplomas & certificates of employment with reference from the direct supervisor) and will be sent or filed in person at the office of the project (Biodiversity Project IOC Blue Tower, 4 th Floor, Ébène), or sent by e-mail to the following address: Attn. Biodiversity Project Project Management Unit cfp.biodiversity@coi-ioc.org The envelope (or email) must be marked "Biodiversity Project Recruitment Cll for proposal assistant" or BIODIVERSITE/AC/2014/006. Deadline for submission of applications: before 5 th December 2014 at 16:00 hours (Mauritius hour) Only applicants deemed eligible will be contacted for an interview. Attn. Projet Biodiversité Project Management /unit cfp.biodiversity@coi-ioc.org Kindly use the CV template below BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 3
DOSSIER D APPEL A CANDIDATURE No : BIODIVERSITE/AC/2014/006 ASSISTANT CHARGE DES APPELS A PROPOSITIONS2 1. Contexte : Le projet «Biodiversité» de la COI finance sur les ressources du 10ieme FED, couvre 6 pays ACP (Comores, Madagascar, Ile Maurice, Seychelles, Kenya et Tanzanie). Il est mis en œuvre par la Commission de l Océan Indien. La région de l Afrique orientale et australe - Océan Indien (AOA-OI) comprend des îles et des Etats continentaux côtiers avec des longues bandes côtières, des îles au large et des zones économiques exclusives qui sont riches en ressources naturelles, caractérisées par la présence d espèces migratoires emblématiques qui sont globalement menacées (UICN) et extrêmement vulnérables : les oiseaux nicheurs, les tortues marines, les mammifères marins, etc Par le passé la région AOA-IO possédait une biodiversité plus riche et des espèces endémiques plus nombreuses ; les écosystèmes jouaient un rôle très important, faisant vivre les populations locales et plus récemment permettant le développement économique. Cependant beaucoup de ces écosystèmes se sont dégradés à la suite de pressions dues à l augmentation de la population humaine et du développement économique. Les effets de cette dégradation des écosystèmes incluent la destruction des habitats, la surexploitation des ressources vivantes et des ressources en eau, les pollutions, la dégradation des sols et l introduction (souvent par inadvertance) d espèces exotiques envahissantes. Le changement climatique doit très certainement déjà engendrer une aggravation de ces phénomènes, par la fréquence et la gravité des processus naturels comme l érosion des côtes, les tempêtes, les sécheresses ; les incendies de forêts, les infiltrations d eau de mer, etc Les effets négatifs sur les écosystèmes et la perte d habitats essentiels n ont pas, à ce jour, été atténués en particulier par une réponse politique harmonisée. Néanmoins, les habitats tropicaux marins variés de l écorégion (barrières récifales, récifs frangeants, prairies sous-marines, mangroves, estuaires, lagons, hauts fonds et atolls coralliens, bancs, monts sous-marins, remontées d eaux froides [upwellings] et haute mer) possèdent toujours une biodiversité marine riche. Par exemple, le récif-barrière de la côte ouest de Madagascar est le troisième plus long récif du monde et le Plateau des Mascareignes possède un des plus importants herbiers marins. Et bien que certains stocks de thon soient en déclin, l océan Indien occidental bénéficie d une des pêcheries parmi les moins surexploitées dans le monde. Le programme sur la biodiversité se propose de bâtir sur des outils déjà existants et si nécessaire en développer de nouveaux qui soient appropriés, fonctionnels et pratiques permettant d améliorer la conservation et l utilisation de la biodiversité. De tels outils pourraient comprendre le développement et/ou la diffusion d un guide de bonnes pratiques. L objectif global est de contribuer à l intégration régionale en assurant une gestion de l utilisation de la biodiversité plus efficace, cohérente, coordonnée et adaptative, ceci 2 Tous les postes dans le cadre du projet sont ouverts à tout candidat sans distinction de sexe. BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 4
conformément aux priorités et accords internationaux et régionaux pour le développement durable et promouvoir des moyens d existence durable. L objectif spécifique est de développer et renforcer les capacités nationales et régionales à gérer l utilisation directe et indirecte des écosystèmes côtiers, marins et propres à chaque île en vue d une conservation durable de la biodiversité. Les domaines de résultats (ou domaines d intervention) attendus au niveau régional, national et communautaire sont : Domaine de résultats 1 : les politiques et les cadres juridiques et institutionnels pour l utilisation de la biodiversité sont renforcés et harmonisés et en place dans l ensemble de la région ; Domaine de résultats 2 : Des outils éducatifs, de sensibilisation, de communication et d information sur la gestion de l utilisation de la biodiversité sont développés, améliorés et utilisés par les décideurs au niveau régional, national et communautaire ; Domaine de résultats 3 : Des systèmes améliorés pour le réseautage et l échange de données, de statistiques et d informations se rapportant à la biodiversité sont établis ; Domaine de résultats 4 : Des centres thématiques sur la biodiversité sont créés (ou renforcés) afin de servir de plateformes d échange d information et de bonnes pratiques sur l utilisation durable de la biodiversité ; Domaine de résultats 5 : La contribution de la biodiversité au développement économique durable et aux moyens d existence durable est soutenue ou renforcée au travers du mécanisme d appels à proposition et d un programme de subvention spécial. Le résultat 5 sera atteint a travers un appel a propositions (AAP ou CFP en anglais) visant a promouvoir la participation active d acteurs non étatiques, notamment des ONG, des associations communautaires, des communautés locales mais aussi des instituts de recherche et autres institutions a vocation non commercial, dans la gestion durable des ressources de la biodiversité. La composante Appels a Propositions est gérée par un expert long terme au sein de l Unité de Gestion de projet basée a la COI. Description du poste rôle et responsabilités L Assistant en Appels a Propositions 3 va appuyer l Unité de Gestion du projet dans la mise en œuvre du volet Appel a Propositions du projet Biodiversité de la COI (soit un budget de 4.5 millions). L Assistant en Appels a Propositions intègrera l Unité de Gestion du projet, basée au siège de la COI (Ebène, Ile Maurice) et travaillera en proche collaboration et sous la supervision du Spécialiste en Appels a Proposition au sein de l UGP. Il sera base a l UGP mais pourra être appelé à effectuer de courtes missions dans les pays participants au projet. 3 L utilisation du masculine dans le texte est purement formelle, Le poste est ouvert aux candidatures sans aucune discrimination de genre. BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 5
Les principales taches de l Assistant en Appels a Propositions sont les suivantes: Fournir un appui administratif de haut niveau a la mise en œuvre de l Appel à Propositions, notamment en termes de préparation de documents, organisation de sessions d information et de formation dans les pays bénéficiaires, En charge de tenue à jour des bases de données relatives à l appel à proposition Gestion et suivi des différents documents et rapports dans le cadre de l appel à propositions et la mise en œuvre des projets une fois les subventions accordées, Assister l UGP dans l organisation de terrain Assister la personne en charge de la Communication pour s assurer que l information concernant l appel à propositions et les projets est à jour. Profil du candidat: éducation et expérience Un diplôme universitaire (BAC+4) dans un domaine en relation avec le projet ou un diplôme de gestion. Une expérience professionnelle pertinente de 5 ans dont au moins 3 ans au sein d une unité de gestion de projets ou au sein d ONG. Bonne maitrise des applications Windows et des programmes de gestion de données (Excel). Capacité de suivre un important portefeuille de projets sur des thématiques différentes dans six pays de la région et dans deux langues de communication. Maitrise des langues française et anglaise parlées et écrites Expérience professionnelle dans la région COI /Afrique de l Est est souhaitable Connaissance des procédures d appel à propositions et subventions du FED est souhaitable. Dans son CV le candidat donnera trois références professionnelles (avec contact téléphonique ou e-mail). Durée du contrat Le contrat devra débutera dans les 30 jours qui suivent la notification du contrat au candidat retenu. Le projet sera mis en œuvre à travers deux devis-programme d environ 17 mois chacun. Le contrat sera un contrat de durée déterminée correspondant à la durée du premier devisprogramme. Il pourra être renouvelé pour la durée du second devis-programme sujet à la validation de ce DP 2 par le bailleur. Le transfert du contrat du DP1 vers le DP2 est sujet à l approbation préalable du DP2 par la Délégation de l Union européenne. La durée totale du contrat y compris son extension ne peut pas dépasser la fin de la période de mise en œuvre du projet c.-à-d. le 14 Novembre 2017. Evaluation de la prestation BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 6
La prestation sera suivie en permanence par le Coordinateur du projet et le spécialiste en AAP au sein de l UGP. Il est prévu une période probatoire de 3 mois avant confirmation du contrat définitif. Rémunération Le poste correspond au niveau cadre intermédiaire dans la grille de rémunération de la COI. Dépôt de la candidature et procédure de sélection Le dossier de candidature comportera un CV en anglais ou en français, copies des diplômes & attestations d emplois avec référence du superviseur direct et sera envoyé ou remis en main propre au bureau du projet (Projet Biodiversité - COI Blue Tower, 4th Floor, Ebène), ou envoyé par e-mail à l adresse suivante: Attn. Projet Biodiversité Project Management /unit cfp.biodiversity@coi-ioc.org Date ultime de remise des candidatures: 05 décembre 2014 avant 16h00. Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrence BIODIVERSITE/AC/2014/006); - le nom du candidat. Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat avec objet : Recrutement de «Assistant charge des appels a propositions» Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés. Nous vous prions d utiliser le modèle de CV joint. BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 7
MODELE DE CURRICULUM VITAE 1. Nom de famille: 2. Prénoms: Photo 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Sexe : 7. No de Carte D identité No de Passeport : 8. Adresse : 9. Téléphone (Domicile) : Portable : 10. E-mail : 11. Education Institution Date début Date Fin certificat(s) obtenu(s): 12. Diplôme: Institution Date début Date Fin Diplôme(s) obtenu(s): 13. Connaissances Linguistiques Langue Lu Parlé Écrit Commentaires N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 8
14. Expérience Professionnelle Date Debut Date Fin Position Organisation/ Compagnie Brève Description du poste N/B : A indiquer également votre situation actuelle 15. Références Nom Prénom Position Organisation/ Compagnie coordonnées de contact Justification : N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence.si vous êtes dans l impossibilité de fournir cette référence, veuillez apporter une justification 16. Affiliation à une organisation professionnelle: Date Debut Nom Adresse Domaine (Mgt- Recherche-RH etc ) Apport a votre personne 17. Autres compétences: Domaine (Ex : Connaissances informatiques-formateurgestion de projets etc...) Détails BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 9
18. Expérience spécifique dans la région: Date début Date fin Pays Actions 19. Autres informations pertinentes Items (Ref de publication etc ) Details BIODIVERSITE/AC/2014/006 Page 10
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