Compte rendu du Conseil d Administration du 2 juin 2015. Le Président ouvre à 10h35 la réunion semestrielle du CA qui s est tenue au golf de CHOLET. Il souhaite la bienvenue aux 11 membres présents (est absent excusé: Fernand CANSELIER), puis remercie la Direction du golf de nous avoir accueillis pour cette réunion du CA et la poursuite de la journée avec les délégués, enfin il rappelle l ordre du jour. Il passe la parole au trésorier puis au secrétaire. 1 - Le point sur les effectifs et leur évolution (Jean Paul GONNET) : Le trésorier présente son tableau de suivi des effectifs qui montre une sensible augmentation en 2015 par rapport à 2014 (+3% environ). En 2014 > 1207 membres et pour 2015 (au 31 mai) > 1245 membres (dont 3 adhésions reçues la veille) 2 - Point sur le début de saison sportive (Alain SMONDACK) (doc.1 & doc.2) 2.1 - Le championnat de match-play : 2.1.1 - Les résultats Le secrétaire remercie Michel PIERRE, membre du CA, pour la réalisation du programme de saisie des résultats et des classements qui allège particulièrement sa tâche de compilation des résultats. Merci également aux délégués qui se sont rapidement adaptés et ont bien utilisé ce programme. Les tableaux des résultats des 3 divisions sont présentés et nos félicitations adressées aux 3 clubs champions (ANGERS A, SAVENAY A & NANTES ERDRE B). 2.1.2 - Les éventuelles difficultés rencontrées et la formule pour 2016. Le tableau des montées et descentes est validé. Pour 2016 les match-plays se dérouleront selon la formule actuelle et pour diversifier d avantage les rencontres le tirage au sort des MP se fera parmi les 8 clubs de la même zone de la même division et non sur 4 clubs d un même sous groupe comme en 2015, avec peut être des déplacements plus lointains. L autonomie accordée aux délégués pour gérer l ordre des MP aller-retour et les changements de dates lorsque nécessaire a été bien utilisée. La météo n a pas été cette année trop perturbante, mais c est la programmation des carottages sur cette période qui entraine de nombreuses adaptations du calendrier. 2.2 - Les greensomes (Point sur les deux premières journées) (doc.3) Participation de 223 équipes lors de la 1 ère journée et de 218 lors de la 2 ème journée (274 équipes de composition identique ou différente ont participé à l une voire aux deux journées) Compte tenu de l engouement pour cette formule de compétition, il apparait nécessaire de passer en 2016 de 4 à 5 lieux de rencontres par journée. Au regard des statistiques par zone et du fait également qu en zone ouest il y a 16 clubs et 10 clubs en zone est, sur les 5 rencontres : 3 auront lieu en zone ouest et 2 en zone est.
Réduisant le nombre d équipes par rencontre pour diminuer la durée globale des compétitions, la question du nombre de points attribués aux équipes classées parmi les premières pouvait se poser (notamment dans le cas où le nombre d équipes est inférieur au nombre de places attribuant des points, ce qui c est produit en 2015). Le CA a, dans l immédiat, choisi le maintien de la répartition actuelle des points. La Vice-présidente demande que les greensomes soient replacés sur des jeudis en 2016, la CAEF pouvant en 2016 choisir une autre semaine ou un autre jour de la semaine que ceux qui sont programmés pour les GS. La 3 ème journée de greensomes aura lieu le 16 juin, il sera donc possible de communiquer les listes de qualifiés en brut et en net au plus tard le vendredi 19 juin (la finale des greensomes est prévue le mardi 30 juin à NANTES ERDRE). Pour avoir environ 60 équipes en finale, un «surbooking» en net sera fait notamment en prenant toutes les équipes à égalité de points au niveau du cut. 2.3 - Les compétitions en stableford par équipes : 2.3.1 - Classements par points, fréquentation,(doc.4) A mi-championnat la lutte pour le Trophée Jean BENTZ et pour les places qualificatives pour les trophées Est/Ouest (Trophée JULAUDE) bat son plein. La participation globale est très satisfaisante (2558 départs soit + de 102 en moyenne par compétition avec un maximum à 142 et un minimum à 50) La participation par club au global et à l extérieur est analysée, en valeur absolue et en pourcentage des membres inscrits. (doc.5 & doc.9) 2.3.2 Incidence de la ZTA (Zone Tampon Ajustée) (doc.4 & doc.10), Lors des 25 premières rencontres il a été attribué en ZTA: 6 x 0pt, 3 x 1 pt, 9 x 2pts, 3 x 2pts et 5 x 4pts (NC*) * => no counting Les points stableford de chaque joueur sont majorés de la ZTA par nos informaticiens, pour les classements individuels bruts & nets, et donc sont également pris en compte pour majorer les points attribués à l équipe. Par équipe, l écart entre les nombres de points maxi et mini reçus par la ZTA est de 45pts : un club ayant reçu 75pts par la ZTA, et d autres seulement 30pts après 5 tours. 2.3.3 - départage des équipes en cas d égalité pour la 1 ère place Il s agit là de départager, en fin de rencontre et immédiatement, dans le cadre d un règlement interne à notre association, les équipes qui seraient à égalité de points au total par équipe. La décision est attendue de tous et le délégué organisateur doit utiliser une règle simple, visible et compréhensible de tous pour attribuer le lot qui revient à l équipe classée première. Le départage se fera donc en comparant visuellement pour chaque club les 5 èmes en net, puis les 6 èmes, puis les 7 èmes etc jusqu au départage. (Le cas de La BAULE/PORNIC départagés au 14 ème net restera exceptionnel) Le départage lors du classement général final reste celui prévu au règlement (9 ème puis 10 ème résultat), nos informaticiens n ont donc pas à prendre en compte le départage tel qu évoqué ci-dessus. 2.3.4 Examen de la demande de 4 rencontres en Ouest à chaque tour pour 2016. La demande d avoir 4 rencontres en Ouest à chaque tour est débattue. Il n est pas équitable sportivement d avoir des clubs qui reçoivent 3 fois et d autres 2 fois si l on reste sur un calendrier avec 10 tours. Le classement étant annuel et non pluriannuel. La possibilité de 8 tours seulement en ouest allègerait le calendrier très chargé notamment en Mai et Juin du fait des compétitions départementales. Un projet de calendrier sera étudié sur 8 tours. Le classement final se ferait alors sur les 8 tours, sans retirer le ou les 2 scores plus faibles. La Zone Est conserverait ses 10 tours afin que chaque club reçoive 2 fois, mais il faudrait alors soustraire 2 résultats (lesquels : les 2 plus faibles? le meilleur et le plus faible? les 2 meilleurs???)
Attention : les directeurs de golf voyant les inscrits en nombre plus faible, avec une forte proportion de joueurs locaux, pourraient être moins enclins à une réduction du prix des green-fees. 2.3.5 dotations. Les membres semblent satisfaits des nouveautés dans les dotations. Il a été demandé pourquoi la 1 ère en brut dame ne reçoit pas un lot identique au 1 er brut homme? Le Président n y est pas opposé, c est à noter pour les dotations en 2016. 2.3.6 dates limites pour les inscriptions, proposition d un timing optimisé. Le calendrier est connu de tous depuis Avril et est visible sur notre site. Les membres pour la plupart auront noté les dates qui leurs conviennent dans leurs agendas alors il n est pas nécessaire d envoyer une invitation trop tôt, d ailleurs de nombreux membres attendent souvent le dernier moment pour s inscrire en fonction de la météo ou d éventuel imprévu. Par ailleurs la multiplication des rencontres dans une même quinzaine génère parfois des confusions et des oublis Une trop grande anticipation entraine souvent des scratchs, un nouveau contrôle des inscrits s il y a eu compétition entre deux et une réédition de cartes de scores. Pour les rencontres prévues volontairement le jeudi le timing optimisé suivant est proposé: * envoi de l invitation à J-7, c est à dire le jeudi soir de la semaine précédente ou le vendredi à 10h. * retour des listes d inscription à J-3, c est à dire pour le lundi à 12h. * entrée des inscrits dans RMS à J-3 ou J-2, c est-à-dire le lundi après midi ou le mardi matin. * publication des départs à J-2 au soir, c est-à-dire le mardi soir, le webmaster les récupère sur la ffgolf. * coordination des différentes tâches au jour J de la compétition (starter, distribution des balles, commissaire de parcours, enregistrement des scores, affichage et animations autour des résultats, remise des prix et pot de l amitié) * envoi du fichier «golfxxxxx.tur du xx xx 2015» le soir même du jour J à Fernand CANSELIER et Michel SEVIN. * envoi du Compte Rendu de la rencontre au plus tard à J+3 c est-à-dire le dimanche suivant, par mail au Président et au Trésorier et du chèque correspondant au solde «droits de jeu encaissés - dépenses» à J+4 au plus tard c est-à-dire le lundi suivant à notre trésorier Jean Paul GONNET. Le calendrier 2016 qui sera préparé dès le mois d aout 2015 prévoira une seule compétition par semaine et de ne jouer que les jeudis. Le secrétaire a proposé d organiser début 2016 une réunion d une demi-journée pour les délégués, nouveaux et anciens qui le souhaiteront, aux fins de répondre à leurs questions et «balayer» ensemble les règlements et autres documents d organisation dans le but de faciliter leur rôle de délégué. 3 - Validation de la 2 ème partie du calendrier 2015 (version 9 pour juin, septembre et octobre) (doc.12) Le secrétaire attire l attention de tous sur le calendrier sous sa version 9 qui reprécise: *les dates de la rencontre Bretagne / Pays de la Loire > les mercredi 23 & jeudi 24 septembre. *la date des trophées Est/Ouest > le jeudi 1 er octobre, qui est devenu disponible car sans le trophée des seniors de la ligue initialement prévu ce jour là. 4 - Trophée M. Rault (23 juin à AVRILLE et 2 juillet à NANTES VIGNEUX) Les invitations spécifiques à chacune des 2 journées du Trophée et du Critérium seront adressées à tous les clubs par les délégués organisateurs. Les délégués s efforceront de recenser les inscriptions de leurs membres pour faciliter le travail des organisateurs.
5 - Liste des clubs participants à la rencontre Pays de la Loire/Bretagne (23 et 24 septembre sur les golfs de CICE-BLOSSAC et la FRESLONNIERE): Les 16 clubs qualifiés, dans l ordre du classement par équipes de 2014 sont : La BAULE + PORT BOURGENAY + PORNIC + SAVENAY + La DOMANGERE + LAVAL + NANTES ERDRE + GUERANDE + St JEAN de MONTS + BAUGE + CARQUEFOU + Les FONTENELLES + L ILE d OR + ANGERS + SARGE + NANTES VIGNEUX. En cas de désistement de l un de ces clubs, les suivants au classement pourraient être sollicités: SAUMUR puis ANJOU Golf 6 - Trophées Est/Ouest > le 1 er octobre : Le secrétaire déterminera les parcours neutres dès le 19 septembre après le 10 ème tour et le classement définitif des équipes. Les dotations pour la remise des prix de ces trophées (hors trophées remis lors de la soirée de gala) pourraient être données aux délégués organisateurs, par le Président, lors de la rencontre Bretagne/Pays de la Loire. 7 - Avancement de l'organisation de la Journée Finale et dîner de gala à AVRILLE (Daniel SOUL) La salle d AVRILLE est retenue depuis plusieurs mois déjà et peut contenir environ 350 personnes. Le menu est défini et est communiqué aux membres du CA. Le secrétaire proposera l affectation des clubs qui joueront sur l un des 3 parcours, à partir du tableau des statistiques de participation en rapport avec l éloignement des clubs du lieu du gala. 8 - Point sur le budget en cours (situation à fin mai) : adhésions-cotisations, dépenses, prévisions... (Jean-Paul GONNET.) Le trésorier rappelle au CA que le budget 2015 a été prévu de façon volontairement déficitaire pour absorber l excédent de 2014. Les adhésions sont déjà à fin mai supérieures à l objectif et les recettes seront probablement au dessus de 2014 si les participations (génératrices des droits de jeux) sont bonnes. Au 31 mai les recettes sont de 65008 euros et les dépenses à 70443 euros soit un déficit de 5435 euros. A noter que parmi les dépenses certaines sont engagées pour l ensemble de l année (polos et balles) et d autres par anticipation (soirée de gala). A l appui de son tableau de suivi des droits de jeux, le trésorier fait remarquer une tendance de certains clubs qui formalisent «les gestes» (habituellement à la discrétion du délégué et d un montant faible) par une demande de restitution de 1 euro par participant sur les 5 euros de droits de jeux Il serait bon que le CA se positionne face à ces demandes, la «ponction» ne pourrait-elle pas être faite sur les green-fees que génère notre organisation. 9 - Point sur la gestion des résultats (Michel SEVIN) Les informaticiens renouvellent leurs demandes pour que les fichiers «.tur» leur soient adressés au plus vite : le soir même si possible. 10 - Info sur le site internet (Michel WINKEL) Nb de visites au 1 er juin : Déjà près de 12000 visites. Il n est plus nécessaire d adresser les départs au webmaster si ceux-ci sont envoyés à la ffgolf, car ils sont récupérés automatiquement par un lien. Le webmaster informe que Michel SEVIN est désormais en mesure de le remplacer en cas de besoin.
11 - Questions diverses. Prix des GF en 2016 (Patrick BALAGUER) Il a été constaté que les tarifs des greenfees «en corpo» sont inférieurs à ceux pratiqués aux Seniors Golfeurs des Pays de la Loire alors que nous génèrerions plus de GF. Le budget golf, du fait de la multiplication des rencontres voire de la participation en couple, pourrait peut-être être ainsi allégé et/ou favoriser une plus grande participation. Notre Président déclare qu il prendra contact avec le Président de la Ligue pour s informer sur sa démarche de négociation pour les corpos auprès des différents golfs de notre Ligue. Listes d inscription : il est demandé aux délégués d apporter le plus grand soin dans la rédaction des listes notamment en classant les joueurs dans l ordre des désidératas d horaires et en rapprochant dans la liste les joueurs en covoiturage. Les 5 minutes de plus passées par chaque délégué feront gagner beaucoup de temps à l organisateur que nous sommes tous à tour de rôle «svp, rédigez vos listes telles que vous aimeriez les recevoir»