SOLUTION DE GESTION D UN CLUB SERVICE

Transcription

1 SOLUTION DE GESTION D UN CLUB SERVICE

2 Créé par un LIONS pour des LIONS Déjà 12 ans de fonctionnement «Réduire drastiquement les temps administratifs tout en augmentant notre efficacité et ainsi transformer ce temps gagné en heures efficaces de «don de soi», notre vrai métier!

3 Un outil de gestion SIMPLE Du PC au smartphone : une connexion internet suffit «Ce n est pas le membre qui va au site mais le site qui vient au membre» directement au travers d un simple compte rendu très puissant et communicant. Une adresse internet personnalisée pour la gestion du Club

4 Un outil de gestion SÉCURISÉ Sauvegarde automatique, maintenance quotidienne et mise à jour permanente. Tous les documents sont présents dans le cloud : Vous ne perdez plus rien, tout est centralisé Plus de problème d historique et de transmission d un bureau au suivant Chaque club est indépendant: (Adresse et accès) Les fonctionnalités sont accessibles via des droits en fonction du poste de chacun

5 Un outil de gestion RAPIDE Les membres des 103 Ouest et Sud Est sont pré-chargés à la mise en route. (Les autres sont en attente des feux verts de leurs gouverneurs) Un tutoriel apprend pas à pas au bureau à utiliser les principales fonctionnalités disponibles.(1h max) Une aide en ligne spéciale Trésorier. Un principe: toutes les données ne sont saisies qu une seule fois. Rapidement il permettra le paiement par CB en ligne des factures membres

6 Un outil de gestion PUISSANT Réunions : inscription, compte rendu, repas, facturation : une chaîne de traitement automatique. Actions : inscription et planning sont gérés et partagés en temps réel Gestion des heures de «don de soi» jusqu au Livre blanc Comptabilité gestion simplifiée, accessible à des non comptables

7 CE QUE PEUT FAIRE LE PRÉSIDENT Gérer le bureau Gérer les commissions Gérer les actions Gérer les opérations (manifestations) avec planning Il possède un tableau de bord basé sur le livre blanc. Il suit les statistiques de présence et d heures «don de soi».

8 CE QUE PEUT FAIRE LE SECRÉTAIRE Gérer les membres Gérer les réunions Confirmer les présences en validant les inscriptions en séance. Assurer la saisie en ou hors-séance du compte rendu Diffuser par mail les comptes rendus Editer le Livre blanc Réaliser les ing internes ou sur Sympathisants Assurer les formalités juridiques et administratives : - Déclarations préfecture - Gestion des statuts et du règlement intérieur - Assemblées Générales

9 CE QUE PEUT FAIRE LE TRÉSORIER Saisir de façon simple et explicite toutes les opérations entrainant des écritures comptables Emettre la facture trimestrielle aux membres incluant automatiquement cotisations, repas en fonction des présences, et autres frais. La relance de retards de règlements se fait automatiquement via les s comptes rendus Suivre séparément comptes de fonctionnement et œuvres Reprendre les comptes «Fondation Lions» et «LCIF» A étudier: les relations Club/District (Suivi de paiements - Changes)

10 CE QUE PEUT FAIRE LE TRÉSORIER Effectuer les rapprochements bancaires Emettre des factures vers les tiers Le module de comptabilité proposé est une comptabilité simplifiée de type «Recettes-Dépenses». Il est utilisable sans aucune connaissance comptable. Il permet également un suivi analytique par action, par cause et par comptes de gestion. Une solution sûre et pérenne : sauvegardée en ligne et transmissible d année en année. Se former à son utilisation demande moins d une heure.

11 CE QUE PEUT FAIRE LE CHEF DU PROTOCOLE Gérer les présences aux statutaires Relancer les prochaines réunions Gérer les formules repas Il reçoit automatiquement quelques jours avant chaque réunion la liste des inscrits pour déterminer le nombre de repas à commander (paramétrable). Chaque membre non inscrit reçoit une relance automatique quelques jours avant (paramétrable).

12 POUR TOUS Toutes les infos collectives sont accessibles à tous. Les informations essentielles sont envoyées par . L inscription aux réunions se fait directement d un simple clic depuis le mail de son dernier compte rendu de réunion. Le calendrier est partagé et centralisé. Il est mis à jour en temps réel.

13 Ca n est qu une étape la première vers la construction d un réseau social international reliant les clubs entre eux. Une application mobile simplifiée fin 2015 Le logiciel est prévu multilingue dés 2016 La mutualisation permet entre autre: Le partage de savoir-faire et d expériences Le partage des ressources «Sympathisants» en ing sur une région L optimisation des calendriers La consolidation automatique des livres-blancs La gestion des districts et des zones Le regroupement pour accéder à des services et achats La mise à jour de vos sites existants Un chat entre membres connectés, invitation lors de voyage à vos imaginations

14 Quelques écrans d illustration parmi les fonctionnalités

15 Calendrier interactif avec mise à jour automatique

16 Exemple d compte rendu Données perso Automatique 1 clic clic 1 clic 1 clic Partie saisie par le Secrétaire Automatique 1 clic 1 clic 1 clic Insertion photo vidéo

17 Planning des actions/opérations avec mise à jour automatique depuis les inscriptions sur l

18 Accès aux opérations comptables pour des «non-comptables»

19 Rapprochements bancaires directement à partir des relevés Internet

20 Tutoriel individuel évalué pour l apprentissage des membres du bureau Prémices réseau social: Mise en contact entre les membres connectés Sept 2015 Connectés en ce moment Cliquez pour entrer en contact Jacky TAFFIN Michel ROY André PELTIER HENNEBONT Amand ERABIT FOUGERES LA FERTE BERNARD SAINT MALO Michel DUBOIS ANGERS ROI RENE Joel PARENT SAINT CALAIS Jacky Bonjour Amand, alors comment s est passé votre opération tulipes cette année? Amand Plutôt bien nous avons fait un bénéf de 2300 c est mieux que l an passé, Faut dire que nous avions de la belle marchandise Jacky Nous c était moyen, vous vous approvisionnez où? Amand Une boite d Orléans, laisse un message à Louis Georges il te donnera les coordonnées

21 En 3 mois 36 clubs ont déjà adhéré ANGERS ROI RENE LE MANS CENTRE NANTES VALLEE DE L'ERDRE ANGERS VAL DE MAINE LE MANS CITE DES 24 HEURES PAYS DE FOUGERES ANGERS-CITÉ LE MANS HORIZON PONTIVY AURAY LE MANS PLANTAGENET QUIMPER CORENTIN DOYEN DE BRETAGNE CHOLET MAUGES MACHECOUL PAYS DE RETZ RENNES ARMORIQUE DINARD MAMERS PERSEIGNE RENNES HERMINE DURTAL LA FLECHE MAYENNE RENNES RIVES DE L'ILLE HENNEBONT PAYS D'ORIENT MAYENNE MEDUANA SAINT BRÉVIN CÔTE DE JADE LA BAULE OCEANES NANTES CENTRE SAINT CALAIS VAL DE BRAYE LA FERTE BERNARD NANTES ILE DE NANTES SAINT MALO LAVAL PREMIER NANTES OCEAN SAUMUR YOLANDE D'ARAGON LE MANS ALIENOR NANTES SUD VITRE 19 sont en attente de décision du nouveau bureau

22 Le 103 Ouest fier d être au départ de cette aventure Conditions d adhésion pour le district multiple Une participation aux frais de démarrage de 10 /membre comprenant: - La mise en place sur internet du domaine myassoc du club - Le pré chargement de tous les membres - Un an de fonctionnement gratuit - L engagement de remboursement pendant 3 mois en cas d insatisfaction. - Un service d aide par mail ou téléphone. Comment faire? Le flyer Myassoc dans vos sacs de congressiste contient les points d entrée Inscrivez vous auprès de Jacky TAFFIN sur le stand Sur Internet: Myassoc.org Pour les districts OUEST et SUD-EST (Autres districts en attente des feux verts des gouverneurs)