Le mode EDI Principes généraux Juillet 2017
Sommaire 2 1. Introduction 1.1. Qu est-ce que l EDI? 1.2. Dans quels cas utiliser l EDI? 1.3. Les fonctionnalités disponibles en EDI 1.4. La documentation disponible sur l EDI 1.5. Recourir à un opérateur de dématérialisation 2. Les différents types de flux 2.1. Les trois types de flux dans Chorus Pro 2.2. Les flux entrants (émis par le fournisseur) 2.3. Le flux pivot (de Chorus Pro au destinataire) 2.4. La feuille de style 2.5. Les flux retours émis par Chorus Pro 2.6. Le flux annuaire (FAR37)
1.1. Qu est-ce que l EDI? Définition et acteurs concernés 3 Chorus Pro est une solution mutualisée de dématérialisation des factures. Elle permet la transmission de ces dernières selon trois modes : Portail EDI Service Ce document de présentation s adresse uniquement aux émetteurs de factures en EDI. En EDI, Chorus Pro permet d émettre des informations par flux issus des SI des émetteurs de type : Structures privées Structures publiques hors collectivités locales (Hélios) et services de l Etat (Chorus) Les flux sont ensuite acheminés vers Chorus Pro qui met à disposition les factures aux bons destinataires publics. La transmission en mode EDI permet l automatisation de l envoi des factures et l implémentation des flux retours qui acheminent les statuts des flux et des factures. Cette transmission en mode EDI peut avoir lieu : en émettant directement ses flux vers la solution Chorus Pro, en émettant ses flux via un opérateur de dématérialisation.
1.2. Dans quels cas utiliser l EDI? Intérêts et contraintes 4 Quels sont les avantages du mode EDI? Emission entièrement automatisée des factures, Programmation d envois réguliers permettant d industrialiser l envoi d une volumétrie importante. Dans quel cas l utilisation du mode EDI est-il recommandé? Une volumétrie conséquente de factures vers les destinataires publics, Un SI performant permettant la constitution automatisée de flux XML. Quelles sont les contraintes inhérentes à l utilisation du mode EDI? Des développements informatiques et coûts afférents à prévoir, Des travaux de raccordement préalables, sauf en cas de recours à un opérateur de dématérialisation, Des délais de mise en œuvre à considérer (phase de test, raccordement technique, etc.), La nécessité de disposer d un SI résilient, Un mode d accès (Portail ou API) à prévoir pour les fonctionnalités de gestion des utilisateurs/structures et d accès à l assistance (voir slide suivante). Rappel : Le choix du mode d émission retenu par le fournisseur est libre, non exclusif (les modes peuvent être cumulés) et indépendant du mode d accès du destinataire.
1.3. Les fonctionnalités Chorus Pro Modalités d accès aux différentes fonctionnalités 5 L EDI est un mode d émission des factures qui permet également la réception du cycle de vie de celles-ci. Un mode d accès au portail ou via les API est toutefois indispensable dans le cadre de Chorus Pro. En particulier, la création de compte(s) utilisateur(s) ainsi que le paramétrage de la structure émettrice sur le Portail Chorus Pro est nécessaire, même lorsque l EDI est le seul mode d émission envisagé. Fonctionnalités disponibles en EDI Fonctionnalités non disponibles en EDI Emission et archivage de factures simples, de sous-traitance et de cotraitance, de travaux Mise à disposition de l annuaire Suivi du traitement des factures (flux retours) Gestion des comptes et des habilitations Création, gestion et paramétrage des fiches structures Gestion des sollicitations Consultation des factures émises Recyclage et complètement des factures Consultation des engagements juridiques de l Etat Validation des factures de cotraitant/sous-traitant et association des documents de marchés de travaux
1.4. La documentation disponible sur l EDI Communauté Chorus Pro et Portail de qualification 6 La Communauté Chorus Pro contient toute la documentation relative au projet Chorus Pro, qu elle soit d ordre réglementaire, technique ou fonctionnelle. La rubrique «Documentation technique» comporte de nombreux documents relatifs au mode EDI : Les spécifications externes constituent le document de référence concernant le mode EDI. Elles sont accompagnées de plusieurs annexes. Les certificats sont obligatoires pour tout raccordement : ce document explique les modalités de cette obligation. Le catalogue de tests comprend l ensemble des exemples de flux disponibles pour téléchargement. Le Portail de qualification permet d effectuer une demande de raccordement, d envoyer et de recevoir des flux afin de les tester.
1.5. Recourir à un opérateur de dématérialisation Modalités et intérêts 7 Les opérateurs de dématérialisation sont des prestataires privés assurant, conformément à un contrat établi avec un fournisseur, quatre missions principales : Le processus de raccordement à Chorus Pro La garantie des aspects fiscaux (dont archivage) La production et/ou la transmission des flux La récupération et/ou l exploitation des flux retours Le fournisseur est libre de choisir son opérateur de dématérialisation et de définir avec lui les conditions de leur collaboration. Il n existe pas de dispositif de certification des opérateurs. Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opérateur : la solution Chorus Pro prend elle-même en charge l archivage des factures fournisseurs, à valeur probante pour une durée de 10 ans, les fournisseurs peuvent mettre en place une dématérialisation avec des outils internes et se raccorder en direct à Chorus Pro.
Sommaire 8 1. Introduction 1.1. Qu est-ce que l EDI? 1.2. Dans quels cas utiliser l EDI? 1.3. Les fonctionnalités disponibles en EDI 1.4. L espace de qualification 1.5. Recourir à un opérateur de dématérialisation 2. Les différents types de flux 2.1. Les trois types de flux dans Chorus Pro 2.2. Les flux entrants (émis par le fournisseur) 2.3. Le flux pivot (de Chorus Pro au destinataire) 2.4. Les flux retours émis par Chorus Pro 2.5. Le flux annuaire (FAR37)
2.1. Les trois types de flux dans Chorus Pro Présentation synthétique 9 Dans Chorus Pro, trois types de flux peuvent être distingués : Les flux entrants dans Chorus Pro (E1 et E2), qui véhiculent les factures qui sont émises par le fournisseur, les flux sortants de Chorus Pro, appelés flux pivot (S), qui véhiculent les données des factures transmises par le fournisseur et sont reçus par le destinataire, les flux retours, appelés flux cycle de vie (R), qui véhiculent les statuts des factures vers le fournisseur. Fournisseur privé (direct ou via un opérateur de dématérialisation) E1 E2 R * S R Structures publiques Flux Facture Flux Pivot sortant Flux Cycle de vie * Un fournisseur peut également transmettre un mémoire de frais de justice via un flux E3.
2.2. Les flux entrants (émis par le fournisseur) Présentation des différents types et formats 10 Type de flux Description Avantages Inconvénients E1 (Flux structuré facture) Ce flux porte l ensemble des données d une facture transmise par un fournisseur, ainsi que les pièces jointes attachées. Il constitue la pièce ayant valeur probante. Automatisation renforcée des traitements Disponibilité d une feuille de style Nécessité de mapper toutes les données de facturation E2 (Flux mixte facture) Il contient le lot minimal de données de facturation transmis par un fournisseur ainsi que des pièces jointes attachées dont une -a minima- étant la facture à valeur probante. Davantage de flexibilité Développements moindres à mettre en œuvre Automatisation limitée Nécessité de générer des PDF
2.2. Les flux entrants (émis par le fournisseur) Présentation des différents types et formats 11 Type de flux Formats acceptés par Chorus Pro E1 (Flux structuré facture) UBL Invoice CII PES Facture CPP Factures Mixte E2 (Flux mixte facture) UBL Invoice CII PES Facture Tout flux constitué doit respecter les règles de format (XSD), les règles génériques et les règles spécifiques du format les règles spécifiques s imposant aux règles génériques.
2.3. Le flux pivot (de Chorus Pro au destinataire) Description synthétique 12 Le pivot n est pas un flux concernant directement le fournisseur. En effet, il s agit du flux transmis par Chorus Pro au destinataire de la facture. Le flux pivot est le format de référence des données véhiculant les informations nécessaires et suffisantes à l intégration des factures dans les SI de gestion de la Sphère Publique. L existence de ce format unique permet de rendre indépendant le mode de dépôt des factures et le mode de réception par le destinataire Le flux pivot est alimenté différemment selon le flux utilisé par le fournisseur (E1 ou E2). Par exemple, même si les lignes de facturation sont renseignées dans les balises prévues à cet effet dans le flux E2, elles ne seront pas reprises dans le flux pivot, à la différence de celles renseignées dans le flux E1. Le flux pivot contient les données minimales qui permettent le pré-renseignement d une majeure partie des champs nécessaires à la création d un mandat ou d une demande de paiement par le système d information financier des destinataires. Toutes les factures émises peuvent être téléchargées au format Pivot sur le Portail.
2.4. La feuille de style Utilisation de la feuille de style 13 Pour visualiser des factures émises par flux de type E1, dans Chorus Pro et au sein des SI des destinataires, il est nécessaire d utiliser une feuille de style. Ces feuilles de style doivent être contenues dans le flux EDI. Les feuilles de style permettent une visualisation PDF des flux structurés uniquement (E1) et sont spécifiques à chaque format utilisé pour transmettre les factures (UBL, CII, PES). Chorus Pro offre aux fournisseurs deux alternatives : Fournir et utiliser leur propre feuille de style, avec une mise en forme propre. ou Utiliser une feuille de style générique, qui restitue les mentions légales ainsi que l'ensemble des informations obligatoires et facultatives présentes dans la pièce jointe facture du pivot. Encoder la feuille de style (UTF-8) sur une URL (HTTP) du réseau internet du fournisseur ; Aucune feuille de style référencée dans le flux Référencer l URL dans la balise «text/xsl» de l en-tête du flux ; La feuille de style est stockée sur Chorus Pro (récupérable même si l URL n est plus valide). Feuille de style générique automatiquement utilisée
2.4. La feuille de style Exemple de feuille de style 14 Ci-dessous est représentée une feuille de style générique complète. Les différents champs ont été remplis avec les données génériques du format E1 UBL Invoice, représentées en italique. Pour rappel, le remplissage de toutes les balises n est pas obligatoire. Le résultat d affichage dépend des données contenues dans le flux.
2.5. Les flux retours émis par Chorus Pro Introduction 15 L émission de factures via Chorus Pro en mode EDI permet de recevoir des flux retours informant du statut des flux et des factures émises. L exploitation de ces flux retours par le SI du fournisseur est optionnelle. En effet, la visualisation des factures intégrées et le suivi de leur traitement par le destinataire sont également possibles via le Portail et l espace «Factures émises» dédié. Toutefois, seuls les flux retours permettent d informer le fournisseur du motif d une éventuelle non-intégration de ses factures dans Chorus Pro. De plus, l exploitation de ces flux retours permet une automatisation de l évolution des statuts des factures dans le SI du fournisseur, facilitant ainsi le suivi et le pilotage du recouvrement. Lorsque le fournisseur transmet ses factures via un opérateur de dématérialisation, c est ce dernier qui reçoit les flux retours émis par Chorus Pro. Il est chargé de les renvoyer vers le fournisseur selon les modalités définies avec lui.
2.5. Les flux retours émis par Chorus Pro Comptes rendus d intégration 16 Les comptes rendus d intégration sont émis par Chorus Pro à destination du fournisseur pour l informer de la recevabilité du flux et de la bonne l intégration de ses flux et factures. Comptes rendu d irrecevabilité Compte rendus de rejet Motifs Erreurs de compression et/ou d archivage du flux transmis, une ou plusieurs factures comportant des erreurs au niveau du format XSD (non respect des règles de structuration du flux). Mauvaise alimentation des entités et non respect des formats imposés par la solution (format des dates, IBAN ), erreur de codification (type de facture, cadre de facturation...), incohérence des données (numéro de facture ). Conséquences Rejet total du flux, génération automatique d un compte rendu d irrecevabilité. Rejet total ou partiel du flux, selon le mode de rejet choisi par le partenaire lors du raccordement, génération automatique d un compte rendu de rejet. Ces comptes rendus sont générés au format CPPStatut, décrit dans le chapitre 5.2.3 des spécifications externes. Leur exploitation permet l identification, le cas échéant, de la ou des factures à l origine de l erreur ainsi que le motif de l erreur.
2.5. Les flux retours émis par Chorus Pro Flux cycles de vie des factures 17 Le flux Cycle de Vie est utilisé pour transmettre les statuts des factures aux fournisseurs, afin qu ils bénéficient de la restitution de l avancement d une facture. Il appartient au fournisseur de choisir le format dans lequel seront transmis les cycles de vie qu il recevra, mais le format CPPStatut est à privilégier, compte tenu de la richesse des informations qu il contient. Il est décrit dans le chapitre 5.2.3 des spécifications externes.
2.6. Le flux annuaire (FAR37) Transmission, contenu et exploitation Le flux annuaire, appelé FAR37, contient la liste de toutes les structures destinataires de factures dans Chorus Pro. 18 Il est exploité par les utilisateurs de Chorus Pro afin d obtenir : les informations légales des destinataires (SIRET, raison sociale, téléphone, adresse postale...), le caractère actif ou non des structures publiques dans Chorus Pro, les paramétrages de ces structures ainsi que de leurs services. Ces données peuvent évoluer selon les choix des entités publiques. Modalités de mise à disposition du flux annuaire : Raccordement en direct FAR37 quotidiennement transmis, dans son intégralité, aux partenaires raccordés ayant demandé l abonnement à ce flux lors de leur raccordement à la solution. Raccordement via un opérateur de dématérialisation FAR37 transmis à l opérateur. Les fournisseurs concernés peuvent en sus se raccorder à Chorus Pro, dans le but de recevoir le FAR37 tout en maintenant la transmission des factures via l opérateur. Les données du FAR37 sont également disponibles au format Excel («Annuaire des entités publiques dans Chorus Pro» actualisé chaque semaine), ainsi qu un guide d utilisation de cet annuaire des destinataires, sur la Communauté Chorus Pro.